Отчет по практике в Обществе с ограниченной ответственностью «Коралл плюс»

Кроме того, предприятие  имеет право при необходимости  вносить дополнительные реквизиты в унифицированные формы, включать дополнительные строки и графы, расширять или сужать их, использовать вкладные листы для удобства размещения и обработки необходимой информации. Запрещено только изменение или удаление реквизитов из унифицированных форм (включая код и номер формы, наименование документа и т.п.).

В состав кадровой документации ООО «Коралл плюс»  входят следующие документы:

- трудовой договор  (контракт);

- приказ (распоряжение) о приеме на работу (форма №Т-1);

- личная карточка (форма № Т-2);

- приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска (форма № Т-6);

- приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора (контракта)

(форма №  Т-8);

- личные заявление  работников предприятия и др.

Трудовой договор, заключенный в письменной форме  – это акт индивидуально-договорного характера, который должен отражать условия труда работника и обязательства сторон, предусмотренные законодательством, коллективным договором, соглашениями.

Согласно Трудового  кодекса Российской Федерации трудовой договор – это соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязан предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату, а работник обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию, а также соблюдать действующие в организации правила внутреннего трудового распорядка.

В трудовом договоре указываются:

– фамилия, имя, отчество работника;

– наименование работодателя, наименование организации;

– место работы;

– дата начала работы;

– наименование профессии в соответствии со штатным  расписанием или конкретная трудовая функция;

– права и  обязанности работника;

– характеристика условий труда, компенсации и  льготы работникам за работу в тяжелых, вредных и опасных условиях;

– режим труда  и отдыха;

– условия оплаты труда;

– виды и условия  социального страхования.

Трудовой договор  составляют в двух экземплярах, каждый из которых оформляется как подлинник: содержит подписи работодателя и работника, заверяется печатью организации. Один экземпляр хранится в ООО «Коралл плюс», а второй – у работника.

Трудовой договор  вступает в законную силу с момента  подписания его сторонами. Трудовой договор аннулируется, если работник не приступил к работе в установленный договором срок без уважительной причины в течение недели.

Наиболее многочисленную по видам и разновидностям группу кадровых документов составляет организационно-распорядительная документация, охватывающая вопросы организационно-правового обеспечения деятельности сотрудников, документирования движения кадров, соблюдения трудовой дисциплины и многие другие.

При оформлении организационно-распорядительных документов ООО «Коралл плюс» (приказов, протоколов, актов и т.д.) выполняются типовые управленческие действия, связанные с согласованием, подписанием, утверждением этих документов, с доведением их до сведения работников под расписку. При этом на документах проставляются стандартные надписи: подпись, гриф утверждения, визы согласования и ознакомления. Отдельные надписи называются реквизитами документа и влияют на его юридическую силу, в связи с чем требуют правильного оформления в соответствии с действующими нормативами. Важно подчеркнуть, что правила оформления отдельных реквизитов являются общими для разных видов организационно-распорядительных документов.

При приеме на работу в ООО «Коралл плюс», работник должен предоставить следующие документы:

- заявление  о приеме на работу с подписью  директора  (Приложение 2);

- паспорт или  иной документ, удостоверяющий личность;

- трудовую книжку, за исключением случая, когда  трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства;

- страховое  свидетельство государственного  пенсионного страхования;

- документы воинского учета – для военнообязанных и лиц, подлежащих воинскому учету;

- документ об  образовании, о квалификации или  наличии специальных знаний –  при поступлении на работу, требующую  специальных знаний или специальной  подготовки;

- справку формы  2-НДФЛ с предыдущего места работы;

- медицинскую  справку.

На основании  этих документов оформляется приказ о приеме работника в ООО «Коралл  плюс», с которым он знакомится под  роспись (Приложение 3). В приказе указывается наименование структурного подразделения, в котором предстоит работать сотруднику, профессия, (должность), испытательный срок (если он устанавливается при приеме), а также условия приема на работу, характер предстоящей работы, оплата труда. Далее заполняется личная карточка работника. Форма личной карточки Т-2 утверждена постановлением Госкомстата России от 06.04.01 №26 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» (Приложение 4).

При кодировании  сведений в личной карточке Т-2 необходимо руководствоваться рядом правил по заполнению, определенных Стандартом по автоматизированным системам управления кадрами. Личная карточка Т-2 является основным учетным документом. Заполняется в обязательном порядке на всех работников организации ООО «Коралл плюс». Срок хранения каточки – 75 лет. При изменении сведений о работнике в его личную карточку вносятся соответствующие данные, которые заверяются подписью менеджера по персоналу.

Штатное расписание – документ, который определяет структуру организации и численность должностей каждого наименования в конкретных структурных подразделениях в организации. В соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации штатная структура и штатное расписание разрабатываются организацией самостоятельно. Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, набавках и месячном фонде заработной платы. Утверждается приказом руководителя организации или уполномоченным им лицом. Штатное расписание составляется и утверждается по состоянию на 1 января ежегодно.

Деятельность  всех работников ООО «Коралл плюс»  регламентируется должностными инструкциями, утвержденными руководителем организации.

Должностная инструкция - это организационно–правовой документ, определяющий задачи, функции, основные обязанности и ответственность сотрудника предприятия при осуществлении им служебной деятельности согласно занимаемой должности. Должностная инструкция состоит из следующих разделов: общие положения, права, обязанности, ответственность, квалификационные требования. Должностная инструкция составляется по каждой должности организации, носит обезличенный характер и объявляться сотруднику по расписку при заключении трудового договора, в том числе при перемещении на другую должность, а также при временном исполнении обязанностей по должности.

Требования  должностной инструкции, к примеру, юрисконсульта, изученной мной и  представленной в приложении 5 являются обязательными для сотрудника с момента его ознакомления с инструкцией под расписку и до перемещения на другую должность или увольнения, о чем проставляется отметка, об ознакомлении самой должностной инструкции. Согласованную и утвержденную должностную инструкцию нумеруют, шнуруют, заверяют печатью организации и хранят в отделе кадров организации в соответствии с установленным порядком делопроизводства.

На основании  Федерального закона от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных»⁶ (далее Закон о персональных данных) строится работа с персональными данными сотрудников предприятия. В процессе прохождения практики руководитель практики предложил мне разработать Положение о защите персональных данных работников ООО «Коралл плюс» (Приложение 6).

Персональные данные объективно присущи любому человеку, они подчеркивают правовой статус человека и гражданина. Персональные данные содержат необходимый объем информации о человеке, который участвует в соответствующих правоотношениях. Персональные данные принадлежат непосредственно человеку, и он в их несанкционированном распространении, как правило, не заинтересован, в этой связи неслучайно, что персональные данные охраняются различными правовыми средствами. Исходя из этого вполне логично, что доступ к персональным данным имеет весьма ограниченный круг лиц, работодатель, сотрудники кадровых служб и др. В этой связи значение персональных данных трудно переоценить. В настоящее время правовое регулирование персональных данных привлекает внимание ученых и специалистов-практиков.

В соответствии со ст. 3 Закона о персональных данных персональными данными является любая информация, относящаяся к определенному или определяемому на основании такой информации физическому лицу (субъекту персональных данных), в том числе его фамилия, имя, отчество, год, месяц, дата и место рождения, адрес, семейное, социальное, имущественное положение, образование, профессия, доходы и т.д. Согласно ст. 85 ТК РФ под персональными данными работника понимается информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного работника. В ТК РФ не уточняется, какая именно информация о работнике требуется работодателю. Исходя из этого можно сделать вывод, что работодатель имеет право затребовать от работника только ту информацию, которая характеризует последнего именно как сторону трудового договора, а не как личность. Следовательно, работодатель не может требовать от работника предоставления персональных сведений, которые не связаны с осуществлением его трудовой деятельности в конкретной организации.

Однако, исходя из определения  персональных данных, которое приведено в Законе о персональных данных, можно сделать вывод, что персональные данные - это любая информация, которая позволяет идентифицировать конкретного человека.

Таким образом, для определения  состава персональных данных, необходимых  работодателю в рамках трудовых отношений, рекомендуется руководствоваться формулировкой, приведенной в Трудовом кодексе РФ.

Персональные данные могут содержать следующую информацию:

- фамилия, имя, отчество;

- пол, возраст;

- физиологические особенности  человека;

-образование, квалификация, профессиональная подготовка и  сведения о повышении квалификации;

- состояние здоровья  и сексуальная ориентация;

- принадлежность лица  к конкретной нации, этнической  группе, расе;

- место жительства;

- привычки и увлечения,  в том числе вредные (алкоголь, наркотики и др.);

- семейное положение,  наличие детей, родственные связи;

- факты биографии и  предыдущая трудовая деятельность (место работы, размер заработка,  судимость, служба в армии,  работа на выборных должностях, на государственной службе и др.);

- религиозные и политические  убеждения (принадлежность к религиозной  конфессии, членство в политической партии, участие в общественных объединениях, в т.ч. в профсоюзе, и др.);

- финансовое положение  (доходы, долги, владение недвижимым имуществом, денежные вклады и др.);

- деловые и иные  личные качества, которые носят  оценочный характер;

- прочие сведения, которые  могут идентифицировать человека.

Из указанного списка работодатель вправе получать и использовать только те сведения, которые характеризуют гражданина как сторону трудового договора.

В соответствии с ч. 1 ст. 89 ТК РФ работники имеют право  на полную информацию об их персональных данных и обработке этих данных. Соответственно, работодатель обязан ознакомить их с такой информацией.

Согласно п. 8 ст. 86 ТК РФ работники и их представители  должны быть ознакомлены под роспись с документами, устанавливающими порядок обработки персональных данных работников, а также об их правах и обязанностях в этой области. Следовательно, конкретный порядок доступа работника к своим персональным данным необходимо устанавливать в локальных нормативных актах, определяющих порядок обработки и защиты персональных данных работника. При этом нужно учитывать, что данный порядок должен гарантировать свободу доступа работника к своим персональным данным. Работники, согласно ст. 89 ТК РФ, имеют право на свободный бесплатный доступ к своим персональным данным, в т.ч. на получение копии любой записи, содержащей такие данные.

В соответствии с п. 4 ст. 86 ТК РФ работодатель не имеет права получать и обрабатывать данные работника о его политических, религиозных и иных убеждениях и частной жизни без его письменного согласия, если это не связано с трудовыми отношениями. Неприкосновенность частной жизни гарантирована ст. 23 Конституции РФ, и согласно ст. 24 Конституции сбор, хранение, использование и распространение информации о частной жизни лица без его согласия не допускаются.

Положение о персональных данных, как и любой другой локальный  нормативный акт, издается и утверждается работодателем путем издания приказа, который подписывает руководитель организации или иное уполномоченное на это лицо.