Расчет экономической эффективности и срока окупаемости проекта

Кассир осуществляет прием, хранение и выдачу наличных денег, ценных бумаг и бланков строгой отчетности, расчеты с покупателями за приобретаемые ими товары с использованием контрольно-кассовой машины, выдачу покупателям чеков ККМ, оформление учетно-отчетной кассовой документации.

Отдел запасов -  определение текущей потребности в лекарственных средствах и изделиях медицинского назначения, своевременное представление заказов на них, приемки товаров по количеству и качеству, обеспечение правильного хранения, организация предметно-количественного учета, проведение лабораторных и фасовочных работ, отпуск товара обособленным структурным подразделениям, лечебно-профилактическим учреждениям.

Работник склада осуществляет постановку, организацию и полное руководство работой склада, включая обеспечение необходимых санитарно-гигиенических, технологических и иных условий хранения товарно-материальных ценностей.
Обеспечивает контроль ведения учета складских операций, а также составление и предоставление необходимой отчетности, в соответствии с действующим законодательством и нормами и правилами, действующими на данном предприятии.
Обеспечивает сохранности хранящихся на складе товарно-материальных и иных ценностей.

Фасовщик осуществляет фасовку, подсчет продукции. Наклеивает этикетки, производит маркировку оберточного материала, раскрой и разрезку упаковочного материала вручную или на автоматическом станке по заданным размерам или шаблону. Выполнение указаний фармацевта и провизора, связанных с производственной деятельностью. Фасовщик несет ответственность за качество выполняемой работы и санитарное состояние рабочего места.

Обслуживающий персонал – надзор за чистотой рабочих мест в аптеке и уборка помещения, доставка и сопровождение продукции, документов.

Санитарка-уборщица проводит влажную уборку во всех производственных помещениях не реже 1 раза в смену, ежедневно вначале смены мыть теплой водой и смачивать дезинфицирующим раствором резиновые коврики перед входом в производственные помещения, мыть и стерилизовать аптечную посуду в соответствии с установленными правилами. Соблюдать правила хранения чистой посуды. По мере необходимости, но не реже 1 раза в смену освобождать мусоросборники на рабочих местах фармацевтов, фасовщиц и провизоров-технологов.  Выполнять вспомогательные работы (освобождение от упаковочного материала, подсчет товарных мест) в период приема и инвентаризации ТМЦ.

Водитель обеспечивает экспедиторскую и курьерскую функции по доставке и сопровождению материалов, а также бухгалтерских и других документов, оформление документации по приему и сдаче грузов, контроль за погрузкой, обеспечение сохранности груза.

1.2. Основные процессы деятельности ООО " БиоТонфарма"

Для анализа процессов работы аптеки воспользуемся CASE-средством Bpwin. Bpwin поддерживает методологии IDEF0 (функциональная модель), IDEF3 (WorkFlow Diagram) и DFD (DataFlow Diagram).

Наиболее удобным языком моделирования бизнес-процессов является IDEF0, где система представляется как совокупность взаимодействующих работ или функций. Такая чисто функциональная ориентация является принципиальной – функции системы анализируются независимо от объектов, которыми они оперируют. Это позволяет более четко смоделировать логику и взаимодействие процессов организации.

Объектами моделирования IDEF0 являются системы. Описание IDEF0 модели построено в виде иерархической пирамиды, в вершине которой представляется самое общее описание системы, а основание представляет собой множество более детальных описаний.

Функциональная модель предназначена для описания существующих процессов на предприятии (так называемая модель AS-IS) и идеального положения вещей - того, к чему нужно стремиться (модель ТО-ВЕ). Анализ функциональной модели позволяет понять, где находятся наиболее слабые места, в чем будут состоять преимущества новых процессов и насколько глубоким изменениям подвергнется существующая структура организации. Детализация процессов позволяет выявить недостатки организации даже там, где функциональность на первый взгляд кажется очевидной. При проектировании информационных систем обычно предполагается, что понятия функциональная модель и модель процессов одно и то же [28, 236-264].

На рисунке 1.2 представлена контекстная диаграмма «как есть» функциональной модели   «Работа аптеки (закупка и реализация фармацевтической продукции)». Входной информацией модели являются фармацевтический и парафармацевтический товар, товарно-транспортные накладные по форме №А-1.13, сопроводительные (упаковочные) листы, упаковочные вкладыши по форме №А-1.15, сертификаты качества товаров, данные анализа фармрынка, договоры поставки, а также  денежные средства покупателей. На выходе процесса- товары покупателей, заказы поставщикам, оплата поставщикам, документация по товарообороту, журнал учета рецептуры, товарный отчет по форме №А-2.28, журнал регистрации поступления товаров по группам, книга учета наркотических и других лекарственных средств, акты списания медикаментов, реестр выписанных покупателям требований-накладных, оборотная ведомость по лицевым счетам покупателей и прочим расходам, стеллажные карточки по форме №А-1.9, акты товарных ревизий. Механизмами модели «Учет Работа аптеки (закупка и реализация фармацевтической продукции)» являются заведующий аптекой, который руководит аптекой в соответствии с действующим законодательством, организует работу коллектива по осуществлению обеспечения населения лекарственными препаратами, взаимодействие с другими учреждениями здравоохранения, обеспечивает наличие минимального ассортимента лекарственных средств, контролирует выполнение работниками аптеки приказов и распоряжений, организует финансово-хозяйственную деятельность аптеки, организует работу по кадровому планированию. Также работники бухгалтерии, которые выполняет работу по ведению бухгалтерского учета имущества, обязательств и хозяйственных операций (учет основных средств, товарно-материальных ценностей, реализации продукции, результатов хозяйственно-финансовой деятельности, расчеты с поставщиками и заказчиками, а также за предоставленные услуги). Также в качестве механизмов модели представлены сотрудники склада, осуществляющие постановку, организацию и полное руководство работой склада. Еще одним механизмом являются работники торгового зала – фармацевты и провизоры, которые осуществляют прием рецептов и требований лечебно-профилактических учреждений, отпуск лекарственных средств и изделий медицинского назначения, участвуют в приемке товаров, распределении его по местам хранения.

Регламентирующими стрелками служат нормативное законодательство Российской Федерации, трудовой кодекс РФ, учетная политика, а также приказы и распоряжения директора.

На рисунке 1.3 представлена диаграмма декомпозиции функциональной модели «Работа аптеки (закупка и реализация фармацевтической продукции)». Декомпозиция функциональной модели разбивается на 5 процессов: прием товаров от поставщиков, распаковка и проверка товаров, формирование цены и реализация продукции, оформление отчетности, документирование итоговых данных. Переход от первого процесса ко второму происходит после получения разрешения на проведение соревнований. Анализ результатов начинается после составления протокола гонки. Регламентирующие стрелки спортивный кодекс, устав клуба и законодательство Российской Федерации поступает на все процессы функциональной модели.

На рисунке 1.4 представлена диаграмма декомпозиции процесса «Подготовка к проведению соревнования», которая в свою очередь включает 6 процессов: внесение составов команд,  регистрация судейской бригады, проверка лицензий и страховки спортсменов, проведение медицинской комиссии, проверка техники и экипировки спортсменов и занесение в отчеты результатов проверок и составов. Тренеры хозяев и гостей подают составы своих команд на гонку. Эта информация поступает на вход работы «Внесение составов команд», которой управляет главный секретарь соревнований. Далее происходит регистрация судейской бригады. Механизмами этой работы являются главный судья и секретарь соревнований. На выходе мы получаем отметку о регистрации. По запросу на проверку лицензий спортсменов главный судья проводит проверку на предмет наличия страховки и лицензии гонщиков обеих команд. Отчет о проверке лицензий формируется на выходе этой работы. Следующая работа процесса подготовки к проведению соревнований - проведение медицинской комиссии. Этой работой занимается главный врач соревнований. На выходе получаем результаты медицинской комиссии. По запросу на проведение технической комиссии технический комиссар, вместе с директором соревнований проводят осмотр экипировки спортсменов и мотоциклетной техники. В итоге, технический комиссар формирует результаты технической комиссии, в которых отражает наличие или отсутствие нарушений в экипировке и технике спортсменов. По результатам всех комиссий некоторых спортсменов могут не допустить к участию в соревнованиях. Окончательные результаты технической комиссии, а так же отметка о регистрации судейской бригады, сформированные составы команд, результаты медицинской и мандатной комиссий поступают на вход блока «занесение в отчеты результатов проверок и составов». Механизмами этой работы являются – секретарь соревнований, который формирует официальные документы перед проведением соревнований, а так же  главный судья, который дает разрешение на проведение соревнований. Процесс подготовки к проведению соревнований полностью регламентирован спортивным кодексом МФР.

Диаграмма декомпозиции функциональной модели «Проведение соревнований» показана на рисунке 1.5. Она состоит из 3 работ: проведение парада участников, проведение соревновательных заездов и подведение итогов соревнований. Комментатор соревнований, получив разрешение на проведение соревнований, вызывает спортсменов на парад. Затем судья вызывает спортсменов на первый заезд, и проводятся 15 заездов, которые отображены в блоке «Проведение соревновательных заездов». На вход поступают замены в заездах, которые производят тренера обоих команд. Так же входной информацией являются результаты заездов и их время.

Механизмами данной работы являются тренера команд, производящие замены, главный судья, принимающий решения по результатам заездов, хронометрист, замеряющий время заездов и секретарь соревнований, фиксирующий результаты. На выход данной работы поступают результаты гонки для внесения в протокол. В работе «подведение итогов соревнований» главный судья вносит окончательные коррективы в результат гонки, и секретарь соревнований заполняет протокол гонки. Все блоки контролируются законодательством РФ, согласно спортивному кодексу МФР.

На рисунке 1.6 представлена диаграмма декомпозиции функциональной модели «Анализ результатов соревнований».  Первая работа – «Проверка и подпись протокола тренерами команд». На вход поступает заполненный протокол гонки. Механизмы этой работы – тренер гостей и тренер хозяев подписывают протокол и на выходе работы получается протокол на утверждение судьи. Он поступает на вход следующей работы «Проверка и подпись протокола главным судьей», Главный судья проверяет и подписывает протокол. На выходе получаются данные о набранных очках спортсменов. Другой выход этой работы – утвержденный протокол. Он поступает на вход блока «Сбор официальных документов о проведенных соревнованиях». В соответствии со спортивным кодексом, главный секретарь соревнований отправляет официальные документы перед соревнованиями и протокол гонки в МФР. Данные о набранных очках спортсменов поступают в два других блока – «Проведение расчета очковых выплат спортсменам» и «Проведение статистического анализа результатов соревнований». В первом главный бухгалтер рассчитывает сумму выплат спортсменам по набранным очкам, руководствуясь уставом клуба и спортивным кодексом МФР, а так же под контролем законодательства РФ.  Так же на вход этой работы от кассира поступают данные о проданных билетах и программках, а на выход отчет о выручке клуба. В другом блоке поступившие на вход данные о набранных очках спортсменов проходят статистический анализ. Этим занимается в первую очередь тренер команды. На выходе получаются статистические сведения.

Все блоки функциональной модели «Учет и анализ результатов соревнований по спидвею» выполняются последовательно. Без разрешения на проведение соревнований гонка не может начаться и следовательно не произойдет переход на второй блок. Так же без окончательных результатов соревнований не может быть составлена отчетность. Для более полного представления о процессе проведения соревнований необходимо изучить информационные потоки.

1.3. Основные информационные потоки OOO «БиоТонфарма»

Поскольку нам необходимо автоматизировать учет и анализ результатов соревнований по спидвею, рассмотрим движение документов и информации. В процессе работы формируется множество отчетов, документов, актов.

Схема информационных потоков процесса работы одной из аптек аптечной сети ООО «БиоТонфарма» представлена на рисунке 1.7.

Опишем информационные потоки на предприятии:

Директор - бухгалтерия. В бухгалтерии любого предприятия собирается всесторонняя информация о его деятельности. С точки зрения пригодности для целей управления директору могут понадобиться: данные бухгалтерской отчетности; данные о состоянии расчетов с поставщиками и покупателями; данные о товарообороте; данные об издержках; информация о финансовой деятельности предприятия; другая информация учетного характера.

Директор – работники торгового зала. На данном этапе директору может потребоваться следующая информация: данные о товарообороте данного подразделения; данные о структуре ассортимента; информация о трудозатратах в данном подразделении; данные о качестве обслуживания; другая информация управленческого характера.

Директор - персонал. На этом этапе директор контролирует трудовую деятельность коллектива в целом. Одновременно решаются вопросы подбора и перестановки кадров.

Директор - поставщики. В рамках данного информационного потока директора может интересовать следующая информация: общее количество организаций, обеспечивающих поставку товаров в аптеку; величина и динамика абсолютных показателей кредиторской задолженности; удельный вес доли каждого поставщика в общем объеме кредиторской задолженности; условия поставок и расчетов, сложившиеся на предприятии; другая информация о поставщиках.

Работники торгового зала – дирекция: объем реализации; данные о неудовлетворенном спросе; структура реализации, структуру реализации (информация об удельных весах разных видов реализации в товарообороте аптеки), информация о масштабах неудовлетворенного спроса, состояние расчетов с покупателями.