Совершенствования управления дебиторской задолженностью Урмарского АТП - филиала ГУП ЧР «Чувашавтотранс»

1. Последовательно  анализируется каждый вид инвентаризируемого расчета:

-Расчеты с  покупателями и заказчиками (балансовый  счет 62)

Аналитика ведется  в разрезе задолженности за поставленные товары (работы, услуги) и авансов  полученных по каждому покупателю (заказчику).

Данные аналитического учета за поставленные товары (работы, услуги) должны обеспечивать возможность получения необходимой информации:

- по покупателям  и заказчикам по расчетным  документам, срок оплаты которых  не наступил;

- по покупателям  и заказчикам по не оплаченным  в срок расчетным документам;

- по векселям, срок поступления денежных средств по которым не наступил;

- по векселям, дисконтированным (учтенным) в банках;

- по векселям, денежные средства по которым  не поступили в срок;

- по покупателям  и заказчикам в рамках группы  взаимосвязанных организаций, о деятельности которой составляется сводная бухгалтерская отчетность.

Проверяются акты сверок (выверок) с покупателями и  заказчиками. Акты должны быть подписаны  обеими сторонами. Суммы, отраженные в  акте, сверяются с данными бухгалтерского учета.

На основании  данных аналитического учета и актов  сверок выявляется:

- задолженность,  подтвержденная дебиторами;

- задолженность,  не подтвержденная дебиторами;

- задолженность  с истекшим сроком исковой  давности.

Проверяется обоснованность списания безнадежной задолженности. Задолженность списывается при наличии письменного обоснования и приказа руководителя. Списание безнадежной задолженности возможно:

- по истечении  срока исковой давности. Срок  исковой давности составляет 3 года с момента возникновения задолженности;

- при неплатежеспособности  должника. Суммы списанной задолженности  сопоставляется с суммами, отраженными  на забалансовом счете 007 «Списанная в убыток задолженность неплатежеспособных дебиторов» (задолженность учитывается за балансом в течение пяти лет с момента списания для наблюдения за возможностью ее взыскания в случае изменения имущественного положения должников).

-Расчеты с  поставщиками и подрядчиками (балансовый  счет 60)

Аналитика ведется  в разрезе задолженности за поставленные товары (работы, услуги) и авансов выданных по каждому поставщику (подрядчику).

Данные аналитического учета должны обеспечивать возможность  получения необходимых данных о  расчетах с поставщиками (подрядчиками):

- за полученные  товарно-материальные ценности, принятые выполненные работы и потребленные услуги, включая предоставление электроэнергии, газа, пара, воды и т.п.;

- по доставке  или переработке материальных  ценностей, расчетные документы  на которые акцептованы и подлежат  оплате через банк;

- за товарно-материальные ценности, работы и услуги, на которые расчетные документы от поставщиков или подрядчиков не поступили (так называемые неотфактурованные поставки);

- по излишкам  товарно-материальных ценностей,  выявленным при их приемке; 

- за полученные  услуги по перевозкам, в том числе расчеты по недоборам и переборам тарифа (фрахта), а также за все виды услуг связи и др.

Проверяется обоснованность отражения задолженности по авансам  выданным (в соответствии с условиями  договора и платежными документами).

Проверяются акты сверки с поставщиками и подрядчиками. Акты должны быть подписаны обеими сторонами. Суммы, отраженные в акте, сверяются с данными бухгалтерского учета.

На основании данных аналитического учета и актов сверок выявляется:

- задолженность, подтвержденная  кредиторами;

- задолженность, не подтвержденная  кредиторами;

- задолженность с истекшим  сроком исковой давности.

Проверяется обоснованность списания кредиторской задолженности. Задолженность списывается при  наличии письменного обоснования  и приказа руководителя.

-Расчеты с  подотчетными лицами (балансовый счет 71)

Аналитический учет ведется по каждой сумме, выданной под отчет.

Выявляются  подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные  сроки. Предприятия выдают наличные деньги под отчет в размерах и  на сроки, определяемые руководителями предприятий. Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки, предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.

Проверяется правомерность  выдачи наличных денег под отчет. Круг лиц, имеющих право на получение  денежных средств в подотчет, устанавливается  приказом руководителя.

Проверяется соблюдение порядка выдачи наличных денег под  отчет:

выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного  подотчетного лица по ранее выданному  ему авансу;

передача выданных под отчет наличных денег одним  лицом другому лицу запрещается;

 расчеты  с персоналом по оплате труда ( балансовый счет 70)

-Расчеты с  разными дебиторами и кредиторами  (балансовый счет 76)

Данные аналитического учета должны обеспечивать возможность  получения необходимой информации по каждому дебитору и кредитору  о расчетах:

- по имущественному  страхованию;

- по личному  страхованию; 

- по страхованию  предпринимательских рисков и  гражданской ответственности;

- по претензиям;

- по суммам, удержанным из оплаты труда  работников организации в пользу  других организаций и отдельных  лиц на основании исполнительных документов или постановлений судов;

- по договорам  аренды, поручения, комиссии и  др.

Учет расчетов с разными дебиторами и кредиторами  в рамках группы взаимосвязанных  организаций, о деятельности которой  составляется сводная бухгалтерская  отчетность, ведется на счете обособленно.

Проверяются акты сверок с дебиторами и кредиторами. Акты должны быть подписаны обеими сторонами. Суммы, отраженные в акте, сверяются с данными бухгалтерского учета.

Если при  инвентаризации выявлена задолженность  с истекшим сроком исковой давности, то она списывается с баланса организации:

Дебет 91-2, Кредит 62 (76, 71, 70…) - списана дебиторская задолженность с истекшим сроком исковой давности;

Дебет 63, Кредит 62 (76…) - списана дебиторская задолженность, по которой ранее был создан резерв по сомнительным долгам.

Списание долга  в убыток вследствие неплатежеспособности должника не является аннулированием задолженности. Эта задолженность  должна отражаться за бухгалтерским  балансом в течение пяти лет с  момента списания для наблюдения за возможностью ее взыскания в случае изменения имущественного положения должника. В течение этого времени списанная задолженность должна числиться за балансом на счете 007 «Списанная в убыток задолженность неплатежеспособных дебиторов».

2. Данные инвентаризации заносятся в приложение к форме № ИНВ-17 «Справка к акту инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами». Справка составляется в разрезе синтетических счетов бухгалтерского учета.

3. На основании  справки заполняется форма № ИНВ-17. Акт составляется в двух экземплярах и подписывается ответственными лицами инвентаризационной комиссии. Один экземпляр акта передается в бухгалтерию, второй остается в комиссии. Акт хранится в архиве организации 5 лет.

2.4 Политика управления и методика анализа дебиторской задолженности

Политика управления дебиторской задолженностью представляет собой часть общей политики управления оборотными активами и маркетинговой  политики предприятия, направленной на расширение объема реализации продукции и заключающейся в оптимизации общего размера этой задолженности и обеспечении современной ее инкассации.

В отличие от производственных запасов и незавершенного производства, которые не могут быть резко изменены, дебиторская задолженность  представляет собой весьма вариабельный и динамичный элемент оборотных средств, существенно зависящий от принятой в организации политики в отношении покупателей продукции. Поскольку дебиторская задолженность представляет собой обездвижение собственных оборотных средств, т.е. в принципе она не выгодна организации, то с очевидностью напрашивается вывод о ее максимально возможном сокращении. Дебиторская задолженность может быть сведена до минимума, тем не менее этого не происходит по многим причинам, в том числе и по причине конкуренции.

С позиции возмещения стоимости поставленной продукции  продажа может быть осуществлена одним из трех способов:

предоплата (товар  оплачивается полностью или частично до передачи его продавцом);

оплата за наличный расчет (товар оплачивается полностью в момент передачи товара, т.е. происходит как бы обмен товара на деньги);

оплата в  кредит (товар оплачивается через  определенное время после его  передачи покупателю).

Вырабатывая политику кредитования покупателей своей  продукции, организация должна определиться по следующим ключевым вопросам:

срок предоставления кредита (чаще всего в организации  существует несколько типовых договоров, предусматривающих предельный срок оплаты продукции);

стандарты кредитоспособности (критерии, по которым поставщик определяет финансовую состоятельность покупателя и вытекающие отсюда возможные варианты оплаты);

система создания резервов по сомнительным долгам (предполагается, что, как бы ни была отлажена система  работы с дебиторами, всегда существует риск неполучения платежа, хотя бы по форс-мажорным обстоятельствам; поэтому, исходя из принципа осторожности, необходимо заранее создавать резерв на потери в связи с несостоятельностью покупателя);

система сбора  платежей (сюда входят процедуры взаимодействия с покупателями в случае нарушения условий оплаты, совокупность показателей, свидетельствующих о существенности нарушений в оплате, система наказания недобросовестных контрагентов и др.); система предоставляемых скидок.

Как бы ни была эффективна система отбора покупателей, в ходе взаимодействия с ними не исключаются всевозможные накладки, поэтому организация вынуждена создать некоторую систему контроля за исполнением покупателями платежной дисциплины.

Формирование  политики управления дебиторской задолженностью организации (или ее кредитной политики по отношению к покупателям продукции) осуществляется по следующим основным этапам.

1. Анализ дебиторской  задолженности организации в  предшествующем периоде.

2. Формирование  принципов кредитной политики  по отношению к покупателям продукции.

3. Определение  возможной суммы оборотного капитала, направляемого в дебиторскую  задолженность по товарному (коммерческому)  кредиту.

4. Формирование  системы кредитных условий.

5. Формирование  стандартов оценки покупателей  и дифференциации условий предоставления кредита.

6. Формирование  процедуры инкассации дебиторской  задолженности.

7. Обеспечение  использования в организации  современных форм рефинансирования  дебиторской задолженности.

8. Построение  эффективных систем контроля  за движением и своевременной инкассацией дебиторской задолженности.

Анализ дебиторской  задолженности организации в  предшествующем периоде

Основной задачей  этого анализа является оценка уровня и состава дебиторской задолженности  организации, а также эффективности  инвестированных в нее финансовых средств. Анализ дебиторской задолженности по расчетам с покупателями проводится в разрезе товарного (коммерческого) и потребительского кредита.

На первом этапе  анализа оценивается уровень  дебиторской задолженности организации и его динамика в предшествующем периоде. Оценка этого уровня осуществляется на основе определения коэффициента отвлечения оборотных активов в дебиторскую задолженность, который рассчитывается по следующей формуле:

                                                                  КОАдз = ДЗ/ОА                                                       (1)

где КОАдз —  коэффициент отвлечения оборотных  активов в дебиторскую задолженность;

ДЗ — общая  сумма дебиторской задолженности  организации (или сумма задолженности отдельно по товарному и потребительскому кредиту);

ОА — общая  сумма оборотных активов организации.

На втором этапе  анализа определяются средний период инкассации дебиторской задолженности  и количество ее оборотов в рассматриваемом  периоде. Средний период инкассации дебиторской задолженности характеризует ее роль в фактической продолжительности финансового и общего операционного цикла организации. Этот показатель рассчитывается по следующей формуле: