Отчет по практике в ТОО «Рубиком»

До передачи закупленной продукции МОЛ, ответственность  за сохранность продукции осуществляет ОЗП. Регистрация и идентификация  закупленной продукции осуществляется по журналам бухгалтерского и оперативного учета, применяемым на Предприятии согласно номенклатуре дел. Документирование закупок контролирует бухгалтерия. 

Закупки оформляются  документально в виде контрактов, договоров, соглашений, и других документов в соответствии с действующим  Законодательством Республики Казахстан. Допускается при малой стоимости  или значимости закупаемой продукции  производить закупку по счету.

Документальное  оформление передачи закупленной продукции  в собственность Предприятия  осуществляется по установленным формам бухгалтерского учета.

До подписания руководством Предприятие контракты  и договоры должны быть рассмотрены  и согласованы в соответствии с требованиями бухгалтерии. Договора, соглашения на закупку со стороны  Предприятие подписывает. Первый руководитель Предприятия или лицо его, замещающее в соответствии с ДП МПК 702-09 «Анализ  договоров». После осуществления  закупки все оформленные финансовые документы передаются в бухгалтерию. Техническая документация на закупленную  продукцию должна содержать достаточную  информацию:

- наименование, тип, класс, сорт или другую  техническую идентификацию;

- требования  к продукции, заложенные в сопровождающей  ее документации, упаковке, маркировке, проверке и другие технические  данные, включая требования по  сертификации;

- наименование, номер и дату применяемого  к продукции нормативного документа  (ГОСТ, ТУ, СНиП РК и т. д.).

При поступлении  от сотрудников Предприятия в  течение года служебных записок (заявок) на закуп товаров/услуг, непредусмотренных  планом закупки, решение о закупе согласно данных заявок принимает Руководитель Предприятия в индивидуальном порядке.

2.5 Входной контроль

Проверка (входной  контроль) поступившей на ТОО продукции  производится с привлечением работников, в интересах (по заявке) которых была произведена закупка. Организация  входного контроля возлагается на ОЗП, организовавшего закуп продукции. Входной контроль продукции заключается  в сопоставлении сопроводительной документации к установленным требованиям  на продукцию, а также в проверке:

-целостности  упаковки, тары;

- соответствия  по внешнему виду (при возможности);

- соответствия  по количеству и комплектации;

- сроков годности.

Входной контроль продукции на ТОО «Рубиком» начинается с проверки и изучения сопроводительных документов, подтверждающих ее качество и безопасность (сертификатов соответствия, паспортов, эксплуатационной документации). В случае необходимости, например, при закупке сложного оборудования, процедура входного контроля может быть проведена на Предприятии поставщика. Это должно быть указано в соответствующем договоре на закупку. Закупленное технологическое оборудование проверяют ОЗП и/или специалисты Предприятия по данному оборудованию.

Если необходимых  специалистов для проверки технологического оборудования на Предприятии нет, то Предприятие прибегает к помощи стороннего эксперта. 

В случае получения  отрицательных результатов на входном  контроле:

- ОЗП регистрирует  несоответствие (ДП МПК 803-09) и  составляет в 2-х экземплярах  акт на не прошедшую входной  контроль продукцию.

- ОЗП информирует  поставщика продукции об обнаруженном  несоответствии через письмо  с приложенным экземпляром акта  на не прошедшую входной контроль  продукцию.

- ОЗП маркирует  продукцию вывешиванием таблички  с надписью «Брак» и помещает  ее в специально идентифицированное, отгороженное место для хранения  продукции, не прошедшей входной  контроль (изолятор брака). 

Продукция в  изоляторе брака будет находиться до:

- повторной проверки  в присутствии поставщика;

- использования  по другому назначению;

- возврата поставщику;

- уничтожения. 

Решение об использовании  несоответствующей продукции принимает  Первый руководитель Предприятие путем  нанесения резолюции на акте не прошедшей  входной контроль продукции.

6. Наличие системы  аудита на предприятии

Понятие аудит  представляет собой систематический, независимый и документированный  процесс получения доказательств  аудита и объективного их оценивания с целью установления степени  выполнения согласованных критериев  аудита (проверки). Для проведения внутреннего  аудита на предприятии, необходимо формирование группы аудита.

Существуют следующие  требования к аудиторам:

- К проведению  внутренних проверок привлекаются  работники Предприятия, прошедшие  обучение по специальному курсу  подготовки внутренних аудиторов  системы менеджмента качества (СМК)  и системы менеджмента безопасности  пищевой продукции (СМБПП).

- Не реже одного  раза в 3 года внутренние аудиторы  проходят обучение для подтверждения  их квалификации в специализированных  организациях по обучению. Компетентность аудиторов подтверждается в уполномоченных на подтверждение компетентности организациях или путем проведения под руководством компетентного аудитора и получения от него положительного отзыва.

- Руководство  Предприятия при отборе кандидатур  менеджеров для обучения и  работы (экспертами) аудиторами внутренних  проверок СМК И СМБПП учитывает  требования МС ИСО 19011:2002. Подбираются  работники, пользующиеся авторитетом  на Предприятии, спокойные, уравновешенные, умеющие отстоять свое мнение, имеющие необходимое для объективного  оценивания свидетельств аудита  образование.

- В целях обеспечения  независимости и объективности  для осуществления конкретной  проверки назначаются эксперты, не работающие в проверяемом  подразделении.

- Количество  подготовленных аудиторов определяется  по числу сотрудников Предприятия  с таким расчетом, чтобы обеспечить  непрерывность процесса внутренних  проверок.

Ежегодно в 1 квартале года Руководитель Предприятия  издает приказ о проведении внутреннего  аудита СМК И СМБПП. В приказе  Руководитель Предприятия назначает  Главного аудитора систем менеджмента  и сроки представления плана-графика  проведения внутреннего аудита.

Главный аудитор  составляет проект плана-графика проведения внутреннего аудита в текущем  году по форме Ф МПК 802-01(Приложение З) .При составлении план-графика  следует учитывать, что все подразделения  Предприятия, входящие в организационную  структуру СМК и СМБПП, должны быть проверены в течение года. Может также проверяться деятельность в рамках системы менеджмента  отдельных должностных лиц. 

Проект плана-графика  главный аудитор передает на согласование представителю руководства по системам менеджмента и далее Руководителю на утверждение. Утвержденный план-график внутренних проверок должен появиться  в сроки, оговоренные в приказе  Руководителя а, но не позднее трех дней до начала проведения внутреннего  аудита. Главный аудитор знакомит внутренних аудиторов с планом-графиком и рассылает его всем ответственным  по процессам (руководителям подразделений), включенным в график проверки. Оригинал плана-графика передает представителю  руководства по системам менеджмента, который помещает документ в дело с материалами по внутренним проверкам. При возникновении особых ситуаций в процессе деятельности Предприятия, например, появлении претензий от заказчиков, а также по требованию заказчиков, могут быть проведены  внеплановые внутренние проверки СМК  И СМБПП на основании соответствующего приказа Руководителя Предприятия.

Подготовка к  проведению внутренних проверок.

Главный аудитор, назначенный для проведения внутренней проверки подразделения, в соответствии с планом-графиком до начала проверки составляет программу проверки по форме  Ф МПК 802-02. В программе внутренней проверки должно быть учтено наличие  претензий, полученными подразделениями, результаты предыдущих внутренних проверок, важность и сложность выполняемых  работ.

При составлении  программы внутренней проверки главный  аудитор:

- формулирует  цели проверки;

- определяет  объем проверки;

- уточняет методы  и критерии проверки;

- подбирает группу  аудиторов в соответствии с  требованиями.

В зависимости  от объема проверки в группу могут  входить один или несколько человек. В случае появления затруднений  с комплектованием группы аудиторов  главный аудитор обращается к  представителю руководства по системам менеджмента. Главный аудитор проверки осуществляет ознакомление с утвержденной программой проверки всех членов группы аудиторов под роспись (в программе). Не позднее, чем за 2 дня до начала внутренней проверки, главный аудитор  передает программу внутренней проверки представителю руководства по системам менеджмента.

Представитель руководства по системам менеджмента, после получения программы, должен:

- зарегистрировать  программу в журнале по форме  Ф МПК 802-04;

- изготовить  копию программы;

- передать копию  программы руководителю проверяемого  подразделения или в его отсутствии  должностному лицу под роспись  в журнале (Ф МПК 802-04) и дать  необходимые разъяснения о сроках  и целях проверки, составе группы  аудиторов.

Руководитель  подразделения извещает своих сотрудников  о предстоящей проверке и готовит  к проверке необходимые документы.

Проведение проверок.

Перед началом  внутренней проверки Главный аудитор  должен получить оригинал программы  у представителя руководства  по системам менеджмента. Внутренняя проверка СМК И СМБПП начинается со вступительного совещания группы аудиторов с  руководителем (или представителем подразделения) и персоналом проверяемого подразделения. На совещании производится разъяснение целей, объема, методов  и критерий проверки, а также дается разъяснение других требований проверки.

В процессе проведения внутренней проверки производится сбор объективных доказательств посредством  опроса персонала проверяемого подразделения (должностного лица), изучения документов и проведения наблюдений. При этом обязательно производится проверка ведения дел, внутренних и внешних  документов и исполнение запланированных  работ персоналом подразделения. Все  данные, полученные при проверке, аудиторы конспектируют в чек-листе Ф  МПК 802-03 (Приложение К). Записи в чек-листах должны быть достаточными для осуществления  обсуждения результатов проверки. Завершается  внутренняя проверка СМК И СМБПП  проведением заключительного совещания, на котором происходит ознакомление с предварительными результатами проверки, уточняются неясные детали, выясняются мнения сторон, даются ответы на вопросы. Главный аудитор высказывает  общие рекомендации по улучшению  работы подразделения в рамках СМК  И СМБПП.

Оформление результатов  проверки.

По завершению проверки главный аудитор обсуждает  с другими аудиторами результаты, анализирует обнаруженные несоответствия, уточняет, какие документы, разделы  или пункты были нарушены. По результатам  анализа главный аудитор заполняет  Отчет по внутренней проверки Ф МПК 802-02 (приложение И), регистрируя каждое обнаруженное несоответствие. Отчет  подписывает Главный аудитор.

Отчет по результатам  внутренней проверки оформляются главным  аудитором в течение 3-х рабочих  дней после окончания проверки. Главный  аудитор должен ознакомить руководителя подразделения или в его отсутствие представителя подразделения с  отчетом проверки под роспись (в  отчете). Далее, Главный аудитор снимают  для себя копию с отчета, и передает оригинал представителю руководства  по системам менеджмента. Представитель  руководства по системам менеджмента  изготовляет необходимое количество копий отчета и рассылает их заинтересованным лицам под роспись в журнале  Ф МПК 802-04 (Приложение Л).

Корректирующие  действия.

Руководитель  проверенного подразделения (или в  его отсутствие другое должностное  лицо) после получения копии отчета:

- в срок, определенный  приказом о проведении внутреннего  аудита или в течении 3-х  дней после получения отчета  по проверке, если срок приказом  не определен, разрабатывает план  корректирующих действий по результатам  аудита по форме Ф МПК 803-05;

- представляет  копию плана Главному аудитору;