Особенности управления полиграфическими предприятиями

    Рассмотрим  эту структуру более подробно. Итак, во главе фирмы находится  инвестор, который является ее владельцем. Наемный директор осуществляет оперативное  управление и контроль за деятельностью предприятия. Директору подчиняются менеджеры среднего звена — коммерческий директор, технолог и офисменеджер, который в большинстве случаев выполняет и обязанности кассира. Бухгалтерию ведет бухгалтер (эту работу также может выполнять специализированная фирма), который подчиняется непосредственно директору. И наконец, далее следуют исполнители — дизайнеры, верстальщики, операторы и курьеры (рис. 2).

    Офисменеджер принимает заказы и распределяет их между непосредственными исполнителями. В его обязанности также входят проведение кассовых операций, подготовка первичной отчетности, контроль процесса выполнения заказа и оперативное информирование директора о возможных проблемах. Офисменеджер — очень важная фигура в данной схеме организации работы, так как на нем фактически лежит задача оперативной координации действий всех работников в динамично меняющихся условиях. Он постоянно должен принимать решения: кому передать на исполнение тот или иной заказ, какому заказчику можно предоставить скидку, а от какого заказа лучше вообще отказаться, какие работы следует выполнять своими силами, а какие — передать субподрядчикам.

    Офисменеджеру необходимо владеть всей информацией. Он должен знать, на какой стадии готовности находятся уже принятые в работу заказы, какова ситуация с расходными материалами, какое оборудование может в ближайшее время потребовать технического обслуживания и чем в данный конкретный момент занят каждый работник.

    Цена  ошибки офисменеджера может быть очень высока — например, приняв заказ, который по техническим причинам не может быть выполнен (оборудование, необходимое для его выполнения, вышло из строя или работник, ответственный за выполнение заказа, не обладает должной квалификацией), он рискует потерять не только этот заказ, но и заказчика. А поскольку  предусмотреть все возникающие ситуации очень сложно, успех зависит от умения офисменеджера общаться с клиентом и от способности произвести на него хорошее впечатление — в противном случае в следующий раз заказчик обратится в другую фирму.

    При большом потоке заказов одного офисменеджера может быть не достаточно. В этом случае прием денег и подготовку первичной документации можно поручить кассиру, а количество офисменеджеров, занимающихся приемом заказов и их сопровождением, постепенно увеличивать.

    Оплата  работы офисменеджеров может быть построена по схеме «ставка плюс процент от операционной прибыли». Таким образом, офисменеджеры будут прямо заинтересованы в привлечении наиболее выгодных клиентов и не будут брать в работу те заказы, которые не приносят прибыли.

    Технолог  отвечает за обслуживание оборудования, за покупку расходных материалов и за решение различных технических  вопросов. Он обязан своевременно информировать  офисменеджера либо директора о необходимости ремонта или текущего обслуживания оборудования, должен осуществлять обучение работников и техническое консультирование офисменеджеров. В его обязанности также входят выбор расходных и запечатываемых материалов, определение оптимальных параметров печати, настройка цветовых профилей.

    В идеале технолог должен подготовить  образцы печати на всех возможных  носителях для каждого вида печатного  оборудования, которые можно будет  демонстрировать заказчикам. Печать на них должна быть отработана и  отлажена с целью получения предсказуемого результата. В компании «Абрикос»  мы затратили немало времени на подготовку таких образцов, зато теперь их использование  очень помогает нам при работе с заказчиками. В результате значительно  снизились расходы, связанные с  печатью пробных образцов и выбором  оптимального носителя, так как заказчик заранее может получить представление  о результатах печати.

    Склад материалов должен быть по возможности  организован аккуратно и удобно. Например, для листовой бумаги хорошо подходит стеллаж, на полках которого имеются  таблички или ярлычки, по которым легко определить, какая бумага где лежит. Для рулонных материалов удобно использовать стойки, также снабженные пояснительной информацией.

    Технолог  помимо прочего разрабатывает для  операторов, обслуживающих оборудование, различного рода инструкции и рекомендации, с помощью которых новые сотрудники смогут быстрее освоить технику  и пройти обучение. Поскольку технолог занимается исключительно техническими вопросами, его заработная плата  не должна зависеть от полученной прибыли  и может базироваться на фиксированной  ставке. В качестве поощрения технолог может получать премии, например за внедрение новой технологии или  за разработку методики повышения качества печати.

    Коммерческий  директор возглавляет отдел маркетинга, задача которого — обеспечить компанию достаточным объемом заказов и загрузить оборудование. В его подчинении находятся менеджеры, занимающиеся обзвоном потенциальных клиентов и прямыми продажами. Коммерческий директор должен владеть информацией о ситуации на рынке, конкурентах и перспективных направлениях развития бизнеса. Именно он разрабатывает стратегию продвижения на рынке предоставляемых фирмой услуг и определяет маркетинговую политику компании.

    Оплата  коммерческого директора должна быть напрямую связана с эффективностью его работы, а следовательно, зависеть от операционной прибыли. Так как коммерческий директор лично контактирует с заказчиками, необходимо предложить ему такие условия оплаты, которые исключают бы стремление замкнуть наиболее интересных заказчиков на себя лично — в противном случае существует риск, что, перейдя в конкурирующую фирму, коммерческий директор уведет с собой «своих» заказчиков. Организация оплаты коммерческого директора и менеджеров, занимающихся прямыми продажами, — особая тема, которую мы рассмотрим в отдельной статье.

    В заключение следует отметить, что  как бы грамотно ни была организована структура управления предприятием, его успех в конечном счете зависит от качества предоставляемых услуг и от уровня квалификации непосредственных исполнителей: дизайнеров, операторов и других специалистов. О том, как организовать их работу, мы также поговорим в следующей статье 

    В первой части мы рассмотрели структуру  организации и управления салоном  оперативной полиграфии. Теперь обратим  внимание на тех, кто непосредственно  выполняет заказы, — дизайнеров, операторов печатной техники, менеджеров и других работников.

    В условиях современного динамичного  рынка только сбалансированная, хорошо отлаженная структура может обеспечить надежную, прибыльную и бесперебойную  работу предприятия. Такая структура  должна быть стабильной и легко масштабируемой. Если кто-то из работников по тем или иным причинам (болезнь, увольнение или загруженность другими заказами) не может выполнять свои обязанности, то другой сотрудник должен быть способен заменить его.

    Существует  ряд факторов, которые могут способствовать созданию и успешному функционированию подобной структуры. 

    Автоматизированная  система управления

    Для выполнения оперативного учета и  анализа результатов работы предприятия  применяются различные по сложности  решения. Наиболее простой способ — использовать для ведения оперативного учета документ Excel, созданный под специфику работы конкретного предприятия. В этом случае все расчеты производятся менеджером в полуавтоматическом режиме, что, с одной стороны, делает систему в значительной степени зависящей от человеческого фактора (например, менеджер может ошибиться, занося данные, или в запарке просто забыть внести ту или иную информацию), а с другой — обеспечивает высокую гибкость и позволяет осуществлять расчет всех необходимых показателей в режиме реального времени. Именно так был организован учет в салоне оперативной полиграфии «МетаПринт»: система учета, созданная на основе документа Excel, использовалась на протяжении более трех лет, обеспечивая возможность в любой момент получать информацию о текущей кассе, операционной прибыли, рентабельности, выполнять статистическую обработку данных, рассчитывать себестоимость работ и заработную плату сотрудников.

    Однако  если для небольшого предприятия, работающего  по упрощенной схеме налогообложения, каким был печатный салон «МетаПринт», такой системы вполне достаточно, то для средних и крупных компаний требуется более строгая форма учета и подготовка гораздо большего объема различной отчетной документации. В ручном или полуавтоматическом режиме решение этих задач может занимать слишком много времени. В связи с этим все большую популярность приобретают автоматизированные системы управления, которые могут либо представлять собой специализированные программные решения, либо строиться на основе существующего программного обеспечения, например «1С: Предприятие».

    Автоматизированная  система управления должна выполнять  такие основные функции, как:

    •   оформление и регистрация поступающих заказов;

    •   расчет предварительной и фактической себестоимости, затрачиваемых материалов и формирование технологической цепочки выполнения заказа;

    •   планирование и диспетчеризация выполнения заказа;

    •   планирование расходов и закупок;

    •   расчет заработной платы сотрудников;

    •   управление складскими запасами — учет ТМЦ и готовой продукции;

    •   ведение бухгалтерского учета и создание всей необходимой отчетности и документации (счетов, расходных накладных, чеков, платежных поручений и др.);

    •   хранение и систематизация данных о клиентах (ведение базы данных клиентов);

    •   формирование управленческой отчетности;

    •   анализ плановых и фактических показателей работы предприятия.

    Использование автоматизированной системы управления рабочим процессом дает возможность  сократить количество ошибок при  расчете стоимости изготовления заказа, облегчить учет расходных  материалов, получить мощный инструмент для анализа финансовых результатов  работы и в конечном счете повысить производительность труда и прибыль, приносимую предприятием. Непосредственный доступ руководства к первичной информации делает невозможным ее искажение в процессе передачи по цепочке управления, а разграничение прав доступа в зависимости от должности работника позволяет обеспечить необходимую защиту информации.

    Решения на базе существующего программного обеспечения обладают достаточной  гибкостью и в то же время не требуют серьезных затрат на разработку и отладку. Систему можно настроить  с учетом особенностей конкретного  предприятия и в дальнейшем корректировать ее по мере необходимости. Для этого  не нужно нанимать штатного программиста — достаточно приглашать специалиста фирмы-разработчика только для внесения необходимых изменений, а работать в системе может сотрудник фирмы, обучение которого требует сравнительно небольших затрат времени.

    Использование специализированных автоматизированных систем управления оправданно для крупных  и средних предприятий, потребности  которых не могут удовлетворить  системы, построенные на базе тех  или иных готовых программных  продуктов. Разработка собственной  системы управления и учета связана  с большими затратами времени  и средств. На начальном этапе  необходимо произвести анализ существующих на предприятии процессов. Необходимо учесть возможности масштабирования  системы (например, в случае приобретения нового оборудования), корректировки  полученных заказов на лету (не редки  случаи, когда клиент изменяет заказ  уже после того, как тот был  принят в работу), расчета сложных  нестандартных заказов, формирования бухгалтерской отчетности и других документов.

    Следует сказать, что, несмотря на то, что задача построения эффективной системы  автоматизации является весьма сложной  и трудоемкой, наличие подобной системы  значительно повышает производительность работы предприятия и стоит затраченных  на ее разработку усилий. 

    Работа  с персоналом

    Грамотный и квалифицированный персонал играет очень важную роль в работе любого предприятия. Для салона оперативной  полиграфии или рекламно-полиграфической фирмы сотрудники — ее основной капитал. Один хороший дизайнер может сделать фирме имя, и от него зависит, будут ли клиенты пользоваться ее услугами или нет. То же самое можно сказать практически обо всех остальных сотрудниках — если заказчики видят равнодушное отношение или некачественную работу хотя бы одного сотрудника, то у них сложится негативное мнение о фирме в целом и, скорее всего, они начнут искать другого подрядчика.

    Не  менее важно, чтобы каждый работник соответствовал занимаемой должности  и был в состоянии справляться  со своими обязанностями — таким образом можно будет максимально использовать его потенциал и при этом создать у него комфортное самоощущение. Если же навязывать человеку обязанности, к которым у него не лежит душа, то это в конечном счете приведет к росту недовольства собой, а возможно, и к увольнению ценного в других отношениях сотрудника.