Методика организации и ведения переговоров

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Методика и организация ведения  переговоров

 

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ…………………………………………………………..………..	3
ТЕОРИЯ ПЕРЕГОВОРНОГО ПРОЦЕССА…………………………………	5
1.1. Сущность переговоров………………………………………………….	5
1.2. Организация переговоров………………………………………………..	8
1.3. Методика проведения переговоров……………………………………..	14
2. АНАЛИЗ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ООО «АЛЬЯНС»…………………………..	18
2.1. Характеристика деятельности ООО «Альянс»…………………………	18
2.2.  Анализ проведения  переговоров в ООО «Альянс»……………………	20
3. МЕТОДИКА РАЗРАБОТКИ И РЕКОМЕНДАЦИИ  ПО ВЕДЕНИЮ ПЕРЕГОВОРОВ……………………………………………………………….	23
3.1. Характеристика методических рекомендаций  по технологии завершения переговоров……………………………………………………...	23
3.2. Правила проведения переговоров……………………………………….	26
ЗАКЛЮЧЕНИЕ………………………………………………………………..	28
СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ……………………………...	29
ПРИЛОЖЕНИЕ

 

 

ВВЕДЕНИЕ

Актуальность темы. Основным способом разрешения конфликтов являются переговоры. Их проведение - одна из важнейших сторон деятельности любой организации. Поэтому необходимо рассмотреть важнейшие особенности переговорного процесса более подробно.

Под переговорами понимается особый вид совместной деятельности двух или нескольких лиц, не связанных  отношениями прямого подчинения, направленной на решение стоящих  перед ними проблем. Задача переговоров  состоит в нахождении такого варианта, который позволил бы оптимизировать возможный результат. Это достигается  сближением в процессе их проведения позиций сторон на основании общности их целей, наличия разных путей их достижения, возможности сочетания  интересов путем взаимных уступок, потери от которых оказываются значительно  меньшими, чем были бы при отсутствии соглашения. ¹

Переговоры не обязательно  могут быть связаны с преодолением каких-либо конфликтов. Часто они  ведутся в условиях сотрудничества для его продолжения или большей  эффективности, правда, последнее характерно для внешних переговоров.

Деловые переговоры можно  определить как обмен мнениями с  целью достижения взаимоприемлемого  соглашения. К переговорам как  явлению деловой жизни следует  относить не только определенным образом  согласованные и организованные контакты заинтересованных сторон, но встречу, беседу, разговор по телефону (телефонные переговоры).²

Степень изученности. В  разработке данной темы были использованы работы таких авторов как: Аминов И.И., Гришина Н.В., Евдокименко, А.С. и др.

Целью данной работы является раскрытие темы «Методика и организация ведения переговоров» и ее изучение, исходя из поставленной цели, были определены следующие задачи:

- Разобрать сущность переговоров;

- Исследовать организация переговоров;

- Определить методику проведения переговоров.

- Провести анализ деятельности ООО «Альянс» и проведение переговоров в ней.

- Сформировать методические рекомендации по успешному проведению переговоров.

- Сделать выводы.

Структура данной работы состоит  из: введения, 3 глав, заключения и списка используемой литературы.

 

1. ТЕОРИЯ  ПЕРЕГОВОРНОГО ПРОЦЕССА

1.1. Сущность переговоров

Переговоры — коммуникация между сторонами для достижения своих целей, при которой каждая из сторон имеет равные возможности в контроле ситуации и принятии решения. В узком смысле рассматривается как один из методов альтернативного урегулирования споров. В более широком смысле, переговоры — это коммуникационное взаимодействие людей или социальных групп. В процессе общения между участниками коммуникации происходит обмен разного рода информацией.

Функции переговоров

• Поиск совместного решения проблемы
• Информационная функция
• Коммуникативная функция
• Регулятивная функция
• Пропагандистская функция
• Решение собственных внутренне- и внешнеполитических задач

В целом же следует отметить, что любые переговоры многофункциональны и предполагают одновременную реализацию нескольких функций. Но при этом функция  поиска совместного решения должна оставаться приоритетной.

Виды и классификация переговоров

Существуют две основные разновидности переговоров:

• позиционные;
• рациональные.

Описанные выше две разновидности  переговоров также могут проходить  как:

• мягкие переговоры;
• жёсткие переговоры.

 

Позиционные переговоры могут  протекать в двух формах — мягкой и жёсткой. Суть первой состоит в том, что стороны готовы ради достижения соглашения и сохранения хороших отношений идти на бесконечные уступки друг другу, что, в конце концов, приводит к принятию неэффективного для обеих сторон решения. Суть жёстких переговоров — настаивание любой ценой на своей, обычно крайней позиции, большей частью игнорирующей интересы другой стороны.

Относительно других классификаций  переговоров, то они различаются  по числу и уровню участников, кругу  обсуждаемых вопросов, механизмом принятия решений, продолжительности, регулярности проведения, степени официальности  и обязательности исполнения принимаемых  решений.

Стадии переговоров

• Подготовка к переговорам;
• Переговорный процесс;
• Завершение переговоров и анализ их результатов.

Прежде чем садиться за стол переговоров, следует учитывать  их содержательный аспект, который  предусматривает четкий анализ проблем, диагноз ситуации; формирование общего подхода к переговорам, их целей, задачам, позициям; прогноз изменения  ситуации и результатов, определение  возможных вариантов решения; проектирование благоприятных условий; подготовку предложений и их аргументацию, составление  необходимых документов. Важно также  обратить внимание на тактическую подготовку, которая сориентирована на выбор  методов и способов ведения переговоров, распределение ролей между участниками  команды, на отладку рабочих, деловых  отношений с партнером. И все  эти рекомендации, требования и советы, в конце концов, сводятся к воспитанию культуры делового общения, к преобразованию этой культуры в обычные привычки повседневного профессионального  поведения, к соблюдению правил добропорядочного тона, почтительного отношения к партнеру, толерантности, терпимости к недостаткам в характере людей.³

На сегодняшний день любой человек, живущий в обществе, является человеком, ведущим переговоры. Переговоры — это факт нашей повседневной жизни, основное средство получить от других людей то, чего вы хотите. В  наше время все чаще приходится прибегать  к переговорам: ведь конфликт является, образно говоря, развивающейся индустрией. Каждый человек хочет участвовать  в принятии решений, которые его  затрагивают; все меньше и меньше людей соглашаются с навязанными  кем-то решениями. Хотя переговоры происходят каждый день, вести их как следует  нелегко. Люди оказываются перед  дилеммой. Они видят лишь две возможности  ведения переговоров — быть податливым или жестким. Вторая стандартная стратегия в переговорах предусматривает средний подход — между мягким и жестким, но включает в себя попытку сделки между стремлением достичь желаемого и ладить с людьми.

Для формирования соответствующих  навыков ведения переговоров, помимо государственных программ, во многих странах можно встретить ряд  организаций и сообществ, которые  ведут индивидуальные программы  образования в области ведения  переговоров всех уровней сложности.

Манипуляции при проведении переговоров

Участники переговоров  для того, чтобы добиться выгодного  для себя решения (поведения), могут  использовать различные способы  манипуляции. Наиболее распространенные манипуляции связаны:

С давлением на собеседника. Давление может быть явным или  замаскированным, но в любом случае манипулятор старается показаться влиятельнее и значимее собеседника. Он может намеренно делать условия  переговоров дискомфортными для  другой стороны (ограничение времени  принятия решения, повелительный тон, угрозы и др.).

С действием по принципу «мягко стелет, да жестко спать». В этом случае манипулятор использует обходные маневры, сначала усыпляя бдительность партнера через демонстрацию уважения, дружбы и т. п., а затем предъявляя свои условия. Задача — усыпить бдительность.

С использованием информационного  давления: манипулятор стремиться запутать партнера с помощью неполной/избыточной или неструктурированной информации или некорректной аргументации.

С привлечением третьих  лиц. В этом случае предполагается привлечение  дополнительных участников (реальных или мнимых): обращение к мнению эксперта, проведение переговоров с  распределением ролей с помощниками.

Переговоры  как один из видов создания и поддержания  диалога с деловыми партнерами могут  проводиться с целью:

• установления деловых отношений;
• выяснения позиций сторон по одному или нескольким вопросам;
• обмена информацией;
• урегулирования отношений;
• углубления взаимопонимания;
• достижения новых соглашений;
• подписания соглашений.⁴

 

1.2. Организация  переговоров

Организация проведения переговоров, связана с его подготовкой. Не существует единых безошибочных правил в этом направлении. Однако рекомендуется  следующий вариант схемы такой  подготовки: планирование, сбор материала  и его обработка, анализ собранного материала и его редактирование.

На начальном этапе  планирования определяется тема или  вопросы, которые желательно обсудить, и возможные участники делового разговора. Кроме того, выбирается наиболее удачный момент, и только потом договариваются о месте, времени встречи и организации охраны предприятия (как правило, такие разговоры ведутся тет-а-тет, конфиденциально, без участия посторонних лиц).

Когда совещание уже  назначено, составляется план его проведения. Сначала следует определить стоящие  перед предпринимателем цели, а затем  разрабатывать стратегию их достижения и тактику ведения беседы.

В план включаются ответственные  за выполнение каждого пункта плана  и следующие мероприятия по организации  безопасности совещания (переговоров):

1. Встреча вместе с  клиентом гостей, прибывающих на  встречу.

2. Согласование действий  основной охраны и телохранителей  приглашенных лиц.

3. Охрана одежды, вещей  гостей и их машин на прилегающей  территории.

4. Предупреждение инцидентов  между гостями на встрече.

5. Контроль состояния  напитков, закусок и других угощений (для этих целей используют  тренированных собак).

6. Выявление подозрительных  лиц, находящихся на мероприятии  или в смежных помещениях.

7. Зачистка помещений  (зала переговоров и смежных  комнат) перед проведением переговоров  на предмет извлечения подслушивающих  и взрывных устройств.

8. Установление постов  по фиксации и наблюдению за  лицами:

а) приходящими на деловой  прием или встречу со свертками, с портфелями и т. д.;

б) приносящими на мероприятие  аудио- или видеоаппаратуру;

в) которые приходят на деловой прием или на встречу на непродолжительное время или

неожиданно уходят с  мероприятия.

9. Недопущение прослушивания  разговоров организаторов мероприятия  и гостей в помещениях и  по телефону.

10. Разработка запасных вариантов проведения переговоров (на частной квартире, в гостинице, в автомобиле, на катере, в бане (сауне) и т. п.

Данный перечень мероприятий  не является исчерпывающим. Он может  быть существенно расширен и конкретизирован  в зависимости от условий объекта  охраны, характера мероприятия и  других условий, оговоренных с клиентом.⁵

К числу общих задач, которые решаются при проведении переговоров или других массовых мероприятий, относятся:

1) помещения для переговоров  выбираются таким образом, чтобы  они находились на первом или последнем этажах и размещались между теми помещениями, которые контролируются службой охраны;