Макроэкономика

По крайней мере, необходимо два лица - отправитель и получатель.

Отправитель - это любой индивид (сотрудник), имеющий определенные идеи, намерения, информацию и цель коммуникации.

Отправитель формулирует  смысл того, что и почему он хочет  передать другому участнику процесса коммуникации.

Кодирование - перевод информации отправителя в комплекс коммуникационных символов (слов, действий, выражения лица и т.п.). Основной формой кодирования выступает язык коммуникаций.

Сообщение - информация, которую отправитель передает желаемому получателю, формируется в результате кодирования. Отправитель ставит своей целью выражение сообщения в вербальной или невербальной форме.

Каналы, по которым передается сообщение в организации, различны. Информация может передаваться путем  личного общения, телефонных переговоров, групповых встреч, передачи сообщений  по факсу, докладных и служебных  записок, документов, графиками производства и отгрузки продукции и т.д.

Получатель - индивид, воспринимающий сообщение отправителя.

Декодирование - процесс превращения сообщения в имеющую смысл форму. Коммуникация успешна, когда получатель получил и понял отправленное сообщение. Чем ближе декодированное сообщение к намерению, выраженному отправителем, тем более эффективна коммуникация.

Не следует отождествлять  отправку сообщения и его передачу. Передача осуществляется только в случае, когда получатель реально получил  сообщение.

Результаты декодирования  зависят от навыков, установок, знаний, ожиданий, социокультурной среды  получателя.

 

Обратная связь - присутствует, когда получатель демонстрирует  реакцию на полученное сообщение. Это  может быть любой сигнал получателя отправителю - кивок, подразумевающий  понимание вопроса, быстрый ответ  по электронной почте и т.д. Дает возможность отправителю установить, получено ли сообщение и вызвало  ли оно ожидаемую реакцию.

Когда адресат, получивший сообщение, отвечает отправителю, роли сторон изменяются. Между ними формируется взаимный информационный поток, реакция каждой стороны выражается в обратной связи  на сообщение.

По субъекту и средствам  коммуникаций:

 

• а) Межличностные;

 

• б) Коммуникации с помощью технических средств, информационных технологий.

 

По форме общения:

 

• а) Вербальные;

 

• б) Невербальные.

 

По каналам общения:

 

• а) Формальные;

 

• б) Неформальные.

 

 

По организационному признаку (по пространственному расположению каналов):

 

• а) Вертикальные;

 

• б) Горизонтальные;

 

• в) Диагональные.

 

По направленности общения:

 

• а) Нисходящие;

 

• б) Восходящие.

 

Межличностные коммуникации - коммуникации, осуществляемые между  людьми в ситуациях «лицом к лицу»  и в группах с помощью слов и несловесных средств общения.

Коммуникации, осуществляемые с помощью технических средств, информационных технологий в современных  условиях приобретают важнейшее  значение. Осуществляются с помощью  электронной почты, телекоммуникационных систем, управленческих информационных технологий (УИС) и др. Менеджеры  с помощью УИС могут, например, обратиться к другим сотрудникам  за информацией, нужной для решения  проблем, а могут также изучить  литературу о современных достижениях  в какой-либо интересующей их области.

Вербальные коммуникации - коммуникации, осуществляемые с помощью  устной речи как системы кодирования.

 

Большую часть рабочего времени  многие менеджеры тратят на личное общение с другими индивидами. Достоинствами устных коммуникаций являются быстрота, спонтанность и  возможность широкого использования  невербальных сигналов одновременно со словами. По данным А. Мейрабиана лишь 7% сообщений определено их вербальным содержанием, 93% имеет невербальную природу, из которых 38% определено модуляцией голоса, а 55% - выражением лица.

Невербальные коммуникации - сообщения, посланные отправителем без использования устной речи как  системы кодирования, с помощью  жестов, мимики, поз, взгляда, манер  и т.д. Они выступают как средства коммуникации в той степени, в  которой их содержание может быть интерпретировано другими. С помощью  вербальных коммуникаций передается информация, а невербальные коммуникации передают отношение к партнеру по сообщению.

Формальные коммуникации - позволяют упорядочивать и ограничивать информационные потоки; определяются существующими регламентами:

 

•  организационными (схема организационной структуры),

 

•  функциональными (положение об отделах и службах, содержащее раздел «Взаимосвязи между подразделениями»).

 

Формальные коммуникативные  каналы широко используются в организациях, имеющих иерархическую структуру  управления.

Неформальные коммуникации - социальные взаимодействия между  людьми, выражение человеческой потребности  в общении; дополняют формальные коммуникации. Неформальную систему  коммуникаций часто называют «виноградной лозой», информация в ней часто  распространяется с помощью слухов.

 

Горизонтальные коммуникации - коммуникации, направленные на координацию  и интеграцию деятельности сотрудников  различных отделов и подразделений  на одних и тех же уровнях иерархии для достижения целей организации; способствуют повышению эффективности использования всех видов ресурсов организации.

Диагональные коммуникации - коммуникации, осуществляемые работниками  отделов и подразделений различных  уровней иерархии. Они используются в случаях, когда коммуникации работников организации другими способами  затруднено.

Межличностные коммуникации. Эффективность межличностных коммуникаций зависит, прежде всего, от обратной связи. С ее помощью отправитель понимает, передано ли сообщение, получено ли оно  и правильно ли понято получателем. Именно наличие обратной связи превращает коммуникацию в двусторонний процесс.

Получатель должен быть убежден  в компетентности отправителя. В  зависимости от своей компетентности, предшествующего опыта разные люди по-разному могут интерпретировать одно и то же сообщение, что обусловливает  различные подходы к кодированию  и декодированию информации. При  некомпетентности отправителя коммуникация может не состояться

На эффективность межличностных  коммуникаций влияет совместимость  любого рода. Психологическая несовместимость  отправителя и получателя, неприятие  получателем целей и задач, которые  формулируются в сообщении разрушают коммуникацию.

 

Таким образом, значение коммуникаций трудно переоценить, они важны для  руководителей организаций по следующим  причинам:

 

• Коммуникации необходимы для эффективности управления;

 

• Коммуникации необходимы для утверждения авторитета и выражения воли руководителя;

 

• Хорошо налаженные коммуникационные сети содействуют обеспечению организационной эффективности. Если организация эффективна в области коммуникаций, она эффективна и во всех других видах деятельности.

 

• Коммуникации имеют сложную и гибкую структуру. Только знание закономерностей построения коммуникаций может принести успех.

 

На эффективность коммуникаций оказывают влияние различные  факторы. Общение людей осуществляется с помощью вербальных и невербальных методов. Вербальные коммуникации реализуются посредством устных (диалог, совещание, переговоры, презентации и т.п.) или письменных (приказы, распоряжения, инструкции, письма и пр.) сообщений, невербальные - осуществляются посредством языка телодвижений (осанка, жесты, поза, выражение лица и пр.) и параметров речи (интонация, тембр голоса, темп речи, громкость голоса, произношение, стиль речи и пр.).

Способы обеспечения коммуникации хорошо известны - это слушание, речь, чтение, письмо. По значимости слушание находится на первом месте, занимая  до 45% времени межличностных коммуникаций. Речь занимает до 30% времени межличностных  коммуникаций (диалоги, совещания, переговоры, презентации). Для повышения эффективности  коммуникаций важно уделять большое  внимание культуре речи. Чтение играет важнейшую роль, особенно для людей, имеющих аналитический ум и владеющих техникой быстрого чтения. Чтение составляет около 15% времени межличностных отношений.

Тип личности человека имеет  также большое значение в процессе коммуникации. Своевременное распознавание  типа личности собеседника позволит вам адаптировать свои предложения  и даст дополнительную возможность  добиться успеха в переговорах.

 

2. Внутренние коммуникации

Внутренние коммуникации - это любые коммуникации внутри организации. Они могут быть устными  или письменными, непосредственными  или виртуальными, личными или  групповыми. Эффективные внутренние коммуникации всех направлений - сверху вниз, снизу вверх и по горизонтали - это одна из основных задач любой  организации. Хорошая внутренняя коммуникация позволяет установить ролевые взаимодействия и распределить ответственность  работников

Коммуникацию часто определяют как обмен информацией. Это всегда диалог. Диалог, в котором может  участвовать большое количество людей. В структуре организации  требование двусторонней коммуникации означает способность менеджмента  прислушиваться к работникам, и верно  интерпретировать передаваемые им сообщения. Это позволяет определить сильные  и слабые стороны производственного  процесса, и соответственно корректировать управленческие решения.

Корпоративные отделы внутренних коммуникаций, зародившись в недрах кадровых, за 80-е-90-е годы приобрели самостоятельность. Там же, где этого до сих пор не произошло, функции внутренней коммуникации могут по старинке выполнять кадровики, либо топ-менеджмент, либо отделы маркетинга и PR.

Внутренние коммуникации должны помогать работнику понимать корпоративную культуру, цели и ценности. Все сотрудники должны быть в курсе событий и решений, которые касаются работы всех отделов. Особенно важны хорошие внутренние коммуникации в период кризиса, когда надобно, чтобы каждый сотрудник не просто подчинялся указаниям сверху и выполнял инструкции, но мог действовать самостоятельно, имея в виду общую ситуацию и выгоду всей фирмы. Внутренняя коммуникация связывает все отделы компании воедино, через все уровни, и формирует чувство общности.

Внутреннюю коммуникацию нельзя однажды установить и забыть об этом. Процесс должен постоянно  поддерживаться и изменяться в соответствии с развитием компании. Методы налаживания  внутренних коммуникаций разрабатываются  все более детально, в зависимости  от разных групп интересов, которые  существуют в компании, и особенностей построения их взаимодействия, пересечения  сфер деятельности.

Во внутренних коммуникациях  важны суть, каналы и даже форма  информации. Форма очень сильно влияет на сообщение, один и тот же факт можно сообщить так, что он будет  воспринят в негативном или позитивном ключе, оставит людей равнодушными или, напротив, вызовет интерес. Если компания вкладывает огромные средства и применяет самые передовые  технологии для того, чтобы обеспечить себе PR - то есть отношения с общественностью - то она должна столь же внимательно относиться и к внутренним отношениям. Самое сложное - найти нужный баланс между коммуникацией «сверху вниз» и «снизу вверх», чтобы демократичность и восприимчивость менеджмента к новым идеям не влияла на исполнительность и дисциплинированность сотрудников.

Признаки хорошей внутренней коммуникации:

• Информативность - это должен быть не просто набор слов, а что-то, что как-то повлияет на работу.
• Ясность - сообщение должно быть составлено с учетом восприятия тех, кому оно предназначено.
• Своевременность. Сотрудники должны получать необходимую информацию раньше, чем она выходит за пределы фирмы и предоставляется клиентам, партнерам, конкурентам.
• Независимость и беспристрастность - любая ложь или недосказанность все равно рано или поздно вскроются.
• -Лаконичность.