Личность в структуре вербальных коммуникаций организации

Министерство  образования и науки Российской Федерации

Федеральное агентство по образованию

Государственное образовательное  учреждение

Высшего профессионального  образования

«Алтайский государственный  технический университет

им. И.И. Ползунова»

 

 

 

РЕФЕРАТ

 

 

                       По дисциплине:  «Организационное поведение»

Тема: «Личность в структуре вербальных коммуникаций организации»

 

 

                                                

                                                                

 

 

 

 

                                                                 Реферат защищен с оценкой «     »           

                                                                   «     »____________200_ г.              

 

 

 

 

 

 

 

 

 

  Студент группы КзМ-61                  Проскурина М. С.

             Преподаватель                              Золотов В. И.                                                                                              

 

 

 

 

 

 

 

Ключи 2008 г.

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ…………………………………………………………3

 

1. Вертикальные и горизонтальные потоки информации в организации, их эффективность………………………………………4

 

2. Вербальное  общение как тип социально-психологической  коммуникации…………………………………………………………7

 

3. Дисфункции  вербальной коммуникации, конфликтогены  и конфликтное поведение…………………………………………………..10

 

4. Вербальные  приемы управления организационным  поведением..................................................................................................17

 

5. Вербальные  формы наказания………………………………….21

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ …………………………………………………….23

 

СПИСОК  ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ………………..24

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

Вербальное  общение является наиболее исследованной  разновидностью человеческой коммуникации. Кроме этого, это наиболее универсальный способ передачи мысли. На вербальный человеческий язык можно ‘перевести’ сообщение, созданное с помощью любой другой знаковой системы. Например, сигнал красный свет переводится как ‘проезд закрыт’, ‘остановитесь’; поднятый вверх палец, прикрытый ладонью другой руки, как ‘прошу дополнительную минуту перерыва’ в спортивных состязаниях и т.п.

Речевая сторона  коммуникации имеет сложную многоярусную структуру (от дифференциального признака фонемы до текста и интертекста) и  выступает в различных стилистических разновидностях (различные стили и жанры, разговорный и литературный язык, диалекты и социолекты и т.п.). Все речевые характеристики и другие компоненты коммуникативного акта способствуют его (успешной либо неуспешной) реализации. Говоря с другими, мы выбираем из обширного инвентаря (в современной лингвистике иногда говорят: поля) возможных средств речевой и неречевой коммуникации те средства, которые нам кажутся наиболее подходящими для выражения наших мыслей в данной ситуации. Это – социально значимый выбор. Процесс этот и бесконечен, и бесконечно многообразен.

Поэт О.Э.Мандельштам  писал: “Я слово позабыл, что я  хотел сказать: слепая ласточка в  чертог теней вернется...”. Сколько  таких ласточек не долетают до цели, и сколько не могут покинуть своего гнезда в ‘чертоге теней’ – столько неточных высказываний и невысказанных мыслей тянутся за нами в жизни и общении.

 

 

 

 

 

1. Вертикальные и горизонтальные потоки информации в организации, их эффективность.

Выделяют  по разным основаниям следующие виды организационных коммуникаций:

Горизонтальные потоки сообщений в организации имеют место чаще, чем вертикальные. Они направлены на решение задач координации и обычно имеют неформальный характер. Горизонтальные каналы более оперативны. Здесь люди расположены говорить открыто, потому что взгляды работников одинакового ранга совпадают чаще. Наиболее простой и менее дорогостоящей формой горизонтальных коммуникаций является прямой контакт между руководителями, занимающимися решением общей проблемы. Например, цех А перевыполнил задания по производству комплектующих, которые переходят в цех Б. Решение о принятии цехом Б сверхплановой продукции может быть принято в вышестоящем звене вертикальных коммуникаций, а может быть реализовано на уровне руководителей цехов. Перегрузка вертикальных коммуникаций при втором варианте снижается. Но есть опасность, что руководители цехов А и Б примут решение, которое не отвечает интересам организации в целом. Поэтому в организации должна быть налажена информационная система, позволяющая оценивать последствия решений, принимаемых на низших горизонтальных уровнях коммуникаций.

В сфере  розничной торговли региональные управляющие сбытом обычно встречаются для обсуждения общих проблем, координации стратегии сбыта, обмена информацией о продукции. В компаниях наукоемких отраслей ключевые руководители среднего звена из производственных, маркетинговых и проектно-исследовательских отделов координируют действия по обновлению продукции. На основе базовой технологии компании могут выпускать разные продукты, поэтому чрезвычайно важно через научно-исследовательский отдел получать информацию о том, чего хочет рынок. Это позволяет организации сохранять близость к потребителю и продолжать эффективно удовлетворять его запросы. Подобным образом производственники должны дать обоснование затрат на внедрение технологических инноваций проектно-исследовательского отдела. В обмене информацией по горизонтали часто участвуют комитеты или специальные группы.

Дополнительные  выгоды от коммуникации по горизонтали  заключаются в формировании равноправных отношений, которые являются важной составляющей удовлетворенности работников организации.

Прямые  контакты, как и механизм интеграции, не всегда применимы. Они используются, когда в общую работу вовлечены два подразделения. Если решение проблемы требует большего числа подразделений, то создают целевые группы или команды. Целевая группа - это форма горизонтального контакта для решения общих проблем подразделений разного профиля. Целевая группа носит временный характер, она существует до тех пор, пока нерешена проблема. С ее решением все участники группы возвращаются к своим прежним должностным обязанностям. Команда создается на постоянной основе для решения часто (постоянно) возникающих проблем.

Вертикальные потоки информации чаще страдают от различных дисфункций. Потоки сообщений сверху вниз преобладают, так как начальство предпочитает издавать распоряжения, чем слушать мнения подчиненных. При этом некоторые менеджеры передают работникам огромное количество информации до тех пор, пока те не обнаруживают коммуникативной перегрузки. Расположившиеся на нижних этажах сотрудники имеют множество коммуникативных потребностей. По данным опросов большинство менеджеров пребывает в уверенности, что они прекрасно понимают потребности подчиненных, хотя на самом деле это не так. Например, исследования выявили потребности: в своевременном инструктаже по поводу выполнения рабочих заданий, в обучении (при усложнении задач), в обратной связи (оценка результатов деятельности), в новостях о деятельности организации в целом, в социально-психологической поддержке.

Восходящие  вертикальные коммуникации по данным специальных исследований имеют самую низкую эффективность. Обычно до руководителя крупной компаний от основания пирамиды доходит не больше десяти процентов информации. Исследования ведомств федерального правительства США показали, что если даже и существуют средства обратной связи, высшие должностные лица не используют их полностью. Если восходящий поток ослабевает в силу ограниченности восходящих коммуникаций, руководство компании начинает испытывать нехватку данных, необходимых для принятия взвешенных решений, утрачивает представление о потребностях сотрудников. По мнению Дж. Ньюстрома и К. Дэвиса менеджеры должны настраиваться на сотрудников так же, как на интересующий их радио или телеканал.

Такая настройка сопряжена с рядом трудностей.

Первая  из них - задержки, гораздо более  медленное (чем при нисходящих вертикальных коммуникациях) движение информации. Торможение возникает на каждом уровне иерархии, так как менеджеры пытаются самостоятельно решить проблему,

Вторая  трудность - фильтрация информации, иногда в форме цензуры негативной информации о работе подразделения. 

Третья  трудность - повышенная потребность  в обратной связи, ответе. Далеко не каждый рядовой сотрудник обращается к вышестоящему руководству с предложениями, жалобами и т.п. Если уж он решился на это, потребность в ответе у него велика. Отсутствие реакции подавляет восходящие коммуникации.

Четвертая проблема - искажение или сознательное изменение сообщения таким образом, чтобы оно способствовало достижению чьих-то личных целей, Например, непосредственный руководитель сотрудника организации передает вверх информацию об изобретении таким образом, что его считают инициатором, соавтором предлагаемого новшества.

Горизонтальный  процесс управления должен сочетаться с вертикальным процессом. При формировании целевой группы, работающей в течение определенного периода времени, обычно встает вопрос о методах выполнения заданий. Работник может быть полностью освобожден от обязанностей в своем подразделении, или часть времени тратить в целевой группе, а другую - на выполнение своих прямых обязанностей. Такой подход практикуется в проектных организациях. Опыт показывает, что при небольшом числе полностью занятых в группе людей и большинстве участников, занятых в ней неполный рабочий день, удается получать хорошие результаты. В этом случае не теряется контакт с работниками специализированных подразделений. Полный отрыв отрезает сотрудников от источников информации за пределами группы и снижает эффективность работы.

2. Вербальное  общение как тип социально-психологической коммуникации.

Общение является основной составляющей труда таких  специалистов, как менеджеры, юристы, психологи, бизнесмены, рекламисты и  т.п. Поэтому владение общением, средствами вербальной коммуникации необходимо для каждого делового человека.

К вербальным средствам  общения относится человеческая речь. Специалистами по общению подсчитано, что современный деловой человек  за день произносит примерно 30 тыс. слов,  или более 3 тысяч слов в час. Его величество Общение правит людьми, их жизнью, их развитием, их поведением, их познанием мира и самих себя как части этого мира. И всякая попытка осмыслить коммуникацию между людьми, понять, что ей мешает и что способствует, важна и оправдана, так как общение - это столп, стержень, основа существования человека.

В зависимости  от намерений коммуникантов (что-то сообщить, узнать, выразить оценку, отношение, побудить к чему-либо, договориться и т.д.) возникают разнообразные  речевые тексты. В любом тексте (письменном или устном) реализуется система языка.

Итак, язык - это система знаков и способов их соединения, которая служит орудием выражения мыслей, чувств и волеизъявлений людей и является важнейшим средством человеческого общения. 

А еще язык - это зеркало культуры, в нем отражается не только реальный мир, окружающий человека, не только реальные условия его жизни, но и общественное самосознание народа, его менталитет, национальный характер, образ жизни, традиции, обычаи, мораль, система ценностей.

Таким образом, язык используется в самых разных функциях. Сколько их? Лучше других ответил на этот вопрос американский лингвист Э.Сепир: «Трудно с точностью установить функции языка, так как он настолько глубоко коренится во всем человеческом поведении, что остается очень немногое в функциональной стороне нашей сознательной деятельности, где язык не принимал бы участия». Назовем основные:                                    

Коммуникативная. Язык выступает в роли основного средства общения. Благодаря наличию у языка такой функции люди имеют возможность полноценного общения с себе подобными.

Познавательная. Язык как выражение деятельности сознания. Основную часть информации о мире мы получаем через язык.

Аккумулятивная. Язык как средство накопления и хранения знаний. Приобретенные опыт и знания человек старается удержать, чтобы использовать их в будущем. В повседневной жизни нас выручают конспекты, дневники, записные книжки. А «записными книжками» всего человечества являются разного рода памятники письменности и многовековая художественная литература, которая была бы невозможна без существования письменного языка.

Конструктивная. Язык  как средство формирования мыслей. При помощи языка мысль «материализуется», приобретает звуковую форму. Выраженная словесно, мысль становится отчетливой, ясной для самого говорящего.

Эмоциональная. Язык как одно из средств выражения чувств и эмоций. Эта функция реализуется в речи только тогда, когда прямо выражается эмоциональное отношение человека к тому, о чем он говорит. Большую роль при этом играет интонация.

Контактоустанавливающая. Язык как средство  установления контакта между людьми. Иногда общение как бы бесцельно, информативность его нулевая, лишь готовится почва для дальнейшего плодотворного, доверительного общения.

Этническая. Язык как средство объединения народа.

Люди пользуются письменной коммуникацией реже, чем  устной. Но с приходом электронной  почты важность письменного общения  сильно возросла.

Любое письменное сообщение имеет одно несомненное  преимущество перед устным. Составляя его, вы имеете возможность подумать, привести в порядок свои мысли и в случае необходимости даже переписать набело. Устные, не документируемые распоряжения отдаются при решении задач малой и средней сложности в небольших группах. Сложную структурированную вербальную информацию лучше передавать в письменном виде с требованием обратной связи. В условиях срочности используют смешанные формы (сначала устные, в том числе и телефонные, а за тем письменные).