Деловые переговоры

Таким образом, подготовка переговоров включает в себя следующие основные моменты:

- анализ характера проблемы, что выражается в определении  предмета переговорного процесса, наиболее полной информации о  партнере, наличии альтернатив, а  также интересов обеих сторон.

- планирование ведения  переговоров, т.е. обозначение переговорной  концепции, определение основных  целей, задач, а также стратегии  переговоров. При планировании важно  провести экономические расчеты, обозначить основные позиции, возможные  вариации, подготовить необходимую  техническую и справочную документацию;

Подготовка деловых переговоров предполагает также предварительное планирование организационных моментов. Важная роль отводится первым контактам с партнером.

Деловые беседы или переговоры в целом предназначены для взаимного обмена мнениями, которые проводятся в форме различных предложений по решению обсуждаемой проблемы, что позволит добиться соглашения, отвечающего интересам обеих сторон, а также достичь результатов, устраивающих всех участников переговоров.

Подготовка к ведению деловых переговоров предполагает:

- определение повода проведения  переговоров,

-определение обстоятельств, при которых ведутся переговоры (возможно несовпадение интересов или др.);

-  определение цели, (к  примеру, заключение соглашения);

- определение характера  вопроса, политического, экономического, социального или культурного.

Таким образом, при ведении любых переговоров необходима тщательная подготовка. В зависимости от интенсивности их проведения, в частности с использованием анализов, расчетом экономического эффекта, заключений и др., возрастают шансы на успех. И совершенно противоположный результат наблюдается в случае ведения переговоров, когда в должной мере не учитываются различные объективные и субъективные аспекты.

 

 

1.2.1 Этапы переговоров

 

Как известно, любые управленческие действия начинаются с определения целей. В отношении управления организациями необходимо рассматривать проблему, которую надлежит решать, с точки зрения достижения целей организации с наибольшим успехом. Здесь важно детально вести учет всех особенностей предстоящих переговорных процессов. Поэтому первая ступень к достижению желаемой цели в переговорах – ведение записей, причем для группы работников над подготовкой к переговорам – демонстративный расклад ключевой проблемы на доске. В таком случае каждый сотрудник будет иметь о ней полное представление перед глазами.

Вторая ступень – это планирование, т.е. поиск оптимального пути и его основательное изучение. В свою очередь планы зависят от цели и средств. В качестве средств выступает не только финансовое обеспечение переговоров, но и личности, которые осуществляют принятые решения с опорой на свой творческий потенциал и возможности. Предмет изучения должен также отражать обстоятельства, сопровождающие выбранный вариант решения. При этом необходимо учитывать наличие или отсутствие правовых противопоказаний, возможность прецедентов, последствий, использование информации, имеющей вероятностный характер.

Все эти пункты должны быть выяснены к началу переговоров, т.к. они представляют собой те грани, в пределах которых принимаются решения при полном изучении всех обстоятельств.

Для реализации выбранного решения, необходимо ответить на многие вопросы, что позволит хорошо провести подготовку. Важно определить:

- степень отличия цели  партнера по переговорам от  своей собственной;

- вероятность отличия  выбранных партнером путей от  своих вариантов;

- особенности параметров  плана (сроков, средств, людей) партнера;

- возможность обладания  партнером информацией, неизвестной  вам, или наоборот;

- представления партнера  об организационном обеспечении  своего варианта решения.

Важно учитывать, что уже на этапе подготовки к переговорам совершается установка рабочих отношений с партнером. К примеру, вступая в переговоры, стороны могут обсуждать повестку дня и процедурные вопросы. Чисто «технические» сбои на начальном этапе переговоров могут негативно отразиться на дальнейшем ходе переговоров. Поэтому важно даже таким на первый взгляд незначительным моментам уделять пристальное внимание. Также и характер взаимоотношений с партнером по переговорам может оказывать значительное влияние на результат.

Подготовка к любым переговорам предполагает проведение диагностики состояния дел, определение сильных и слабых сторон, прогнозирование расстановки сил, выяснение конкретных участников переговоров.

По мнениям исследователей считается, что от правильной организации зависит 50% успеха всей последующей деятельности.

В наиболее обобщенном виде можно выделить четыре основных этапах ведения деловых переговоров:

- первый этап – предварительный  отбор позиций, т.е. определение позиций, точек зрения, концепций и мнений  между участниками;

- второй этап – обсуждение  взаимных интересов, позиций, принципов (обоснование и выдвижение аргументов  в поддержку своих взглядов, суждений  и предложений);

- третий этап – выработка  договоренностей или поиск взаимоприемлемого  решения, а также согласование  позиций;

- четвертый этап –  завершение проведения переговорного  процесса.

Первый этап переговоров – позволяет осуществить две цели участников процесса переговоров, т.е. дать понять оппонентам о вашей осведомленности об их интересах, которые вы их учитываете; определить пространство для маневров. Как правило, начало переговоров знаменуется заявлением обеих сторон об их интересах и желаниях.

Второй этап переговоров предполагает установление уровня личностного контакта, способствующего продвижению в содержательном плане. На данном этапе важно учитывать следующие моменты:

   - уверенное поведение  при переговорах, как явный признак  компетентности;

- настойчивость. Стиль ведения  переговоров может быть агрессивный, пассивный или настойчивый.

-  взаимопонимание как  надежная основа хороших контактов  между людьми.

Третий этап переговоров отражает поиск решения приемлемого для обеих сторон. На данном этапе определяются возможности друг друга, степень реальности требований каждой из сторон и как их выполнение может повлиять на интересы другого участника.

Последняя, заключительная, стадия переговоров по своему значению не уступает первым двум. На завершающем этапе переговоров происходит подведение результатов и побуждение клиента к принятию решения. На последнем этапе проводятся промежуточные итоги, инициативно завершаются переговоры, назначается следующая встреча, делается адресное личное пожелание клиенту и т.д.

Обозначенные этапы не всегда следуют друг за другом. Одновременно при уточнении позиций, стороны могут координировать сразу несколько вопросов, либо отстаивать свои интересы, иногда прибегая к организации для этого специальных рабочих органов – экспертных групп. В завершении переговоров стороны могут снова перейти к уточнению некоторых элементов своих позиций. Хотя в основном последовательность выделенных этапов должна сохраняться, несоблюдение которой может привести к чрезмерному затягиванию переговоров, а возможно и к их срыву.

Следовательно, можно выделить четыре основных способа подачи позиций, которыми участники могут воспользоваться в процессе ведения переговоров:

- выделение общности в  позициях;

- выделение различий в  позициях;

- открытые позиции;

- закрытые позиции.

Правильный выбор способа подачи на конкретном этапе может составить тактический шаг.

Участник переговоров могут использовать во время выступлений как один, так и все четыре способа подачи позиции, в данном случае можно говорить о составе выступления из одного или нескольких тактических шагов

Координирование общности, как и открытие позиции, представляют собой разновидность «мягкого» кооперативного поведения. И наоборот, закрытие позиций, а также подчеркивание различий – являются примером жесткого, или конкурентного типа ведения переговоров. Правильный выбор стратегии – исходит из логики ситуации. В данном случае из-за отсутствия универсального решения, чаще всего применяется пропорциональное соотношение позиций.

Как уже отмечалось, особенно важным фактором на переговорах является репутация, которая характеризуется способностью долго сохраняться вопреки противоречащим ей фактам. Поэтому очень актуально беречь репутацию, поскольку при нарушении выполнения договоренностей возможно негативное последствие в отношении дальнейшего взаимодействия не только с одним партнером, но также и с другими. Это связано с тем, что информация о степени надежности партнеров имеет свойство быстро распространяться.

Итак, всем этапам, которые включает в себя процесс ведения переговоров, характерно сохранение равенства интересов обеих сторон, обстановка протекания переговоров и  подготовленность участников и подведение промежуточных результатов переговорного процесса.

 

 

 

 

1.3 Методы ведения

                                      деловых переговоров

Существует много различных учебных пособий, методических рекомендаций, приемов и методов подготовки, предназначенных только для помощи переговорщику, но самым лучшим методом является тот, к которому он придет сам.

О любом методе переговоров можно достаточно верно судить с помощью трех критериев:

- он должен привести  к разумному соглашению, если  таковое вообще возможно;

- он должен быть эффективен;

- он должен улучшить  или, по крайней мере, не испортить  отношения между сторонами.

В практике при проведении деловых переговоров используются следующие основные методы:

- Вариационный метод;

- Метод интеграции;

- Метод уравновешивания;

- Компромиссный метод.

 

1.3.1 Вариационный  метод 

 

Вариационный метод используется во время подготовки к сложным переговорам. Это можно рассматривать на примере, когда уже заранее можно предвидеть отрицательную реакцию противоположной стороны.

 В данном случае  необходимо  выяснить следующие вопросы:

- каким может быть идеальное, независимое от условий реализации, решение определенной проблемы  в комплексе;

- от каких аспектов  идеального решения можно отказаться, учитывая при этом все проблемы  в целом, личные особенности партнера  и его предположительную реакцию;

- в чем надлежит рассматривать  оптимальное решение проблемы (высокую  степень вероятности осуществления) при дифференцированном подходе  к        ожидаемым  результатам, трудностям, нарушениям;

- каковы аргументы, необходимые  для должного реагирования на  предполагаемое предположение партнера, которое обусловлено несовпадением  интересов и их односторонней  реализацией;

- каким может оказаться  вынужденное решение возможное  для принятия на переговорах  на ограниченный срок;

- вид экстремальных предложений  партнера, которые следует отклонить  в обязательном порядке аргументы, используемые для этого.

Подобный расклад ситуации выходит за рамки чисто альтернативного анализа предмета переговоров. В данном случае требуется обзор всего предмета деятельности, творчества и реальных оценок.

 

 

1.3.2 Метод интеграции 

 

Предназначением этого метода является убеждение партнера в необходимости оценки круга проблем переговоров с учетом общественных взаимосвязей, а также следующих из этого потребностей развития кооперации.

 Применение данного  метода, разумеется, не дает гарантий  для достижений соглашений в  деталях. Пользоваться методом интеграции  следует только в тех случаях, когда, к примеру, партнер не учитывает  общественные взаимосвязи и пытается  осуществить свои интересы с  узковедомственных позиций. Может  также быть случай, когда партнер  пытается добиться осознания  противоположной стороной необходимости  интеграции. Но нельзя упускать  из виду законные интересы  партнера. Вот почему необходимо  избегать нравоучительных призывов, которые оторваны от интересов  партнера и не связаны с  определенным предметом обсуждения. В таком случае нужно изложить  партнеру свои позиции и подчеркнуть, какого рода действия от него  ожидаются в рамках совместной  ответственности за результаты  переговоров.

Независимо от несовпадения с партнером ведомственных интересов, нужно особо выделить необходимость и исходные точки решения обсуждаемой проблемы на переговорах.