Деловые переговоры

Введение

Переговоры представляют собой неотъемлемую часть нашей повседневной жизни. Ведение переговоров сопровождает любую совместную деятельность. Как правило, целью переговоров является достижение договоренности об участии сторон в деятельности, результаты которой будут использованы для обоюдной выгоды. Деловые переговоры ведутся в рамках сферы ведения бизнеса участников и имеют более узкую задачу – достичь договоренности о взаимовыгодном обмене ресурсов, совместном инвестировании ресурсов, распределении прибыли, полученной от совместной деятельности.

В деловых переговорах часто стороны имеют прямо противоположные цели, в этом случае задачей каждого из собеседников является завершение переговоров договоренностью, служащей его интересам. Проявлять твердость в главном, будучи гибким, обсуждая второстепенные вопросы – пожалуй, основная задача переговоров. Уступить в малозначимом и настоять на основном, пойти на компромисс в одном вопросе в обмен на уступку в другом: очень похоже на игру в шахматы, да ведь переговоры и есть игра, в которой побеждает наиболее подготовленный и искусный.

Ведение деловых переговоров – это также состязание личностей, их точек зрения, подходов к миропониманию. Переговоры опытных бизнесменов для наблюдающих со стороны могут выглядеть как скупой обмен малозначащими фразами. Их исход может зависеть от слабых коммуникативных сигналов, неосознанно посылаемых каждым из собеседников. Именно эти сигналы свидетельствуют о сильных и слабых сторонах участников переговоров.

Существуют различные способы и методы ведения деловых переговоров, которые позволяют умело и грамотно завоевать доверие противоположной стороны. Класс ведения переговоров при этом, который чувствуется собеседником, сразу и намного повышает авторитет и деловую репутацию в его глазах. Стиль ведения деловых переговоров вырабатывается, несомненно, на опыте многих встреч. Однако важно заботиться о том, чтобы каждый раз в процессе делового общения проявлялись качества человека.

Показателем успешного ведения деловых переговоров является – умение наладить личностный контакт, создание благоприятной эмоциональной атмосферы, понимание и изменение позиции другой стороны в ходе переговоров.

Актуальность настоящей темы заключается в преобладающей роли ведения переговоров в нашей жизни. Рассмотрение проблемы ведения переговоров способствует успешному ведению переговорных процессов при правильном подборе методов и приемов.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.ПОДГОТОВКА И  ВЕДЕНИЕ ДЕЛОВЫХ ПЕРЕГОВОРОВ

1. 1 Организация проведения деловых переговоров

 

Деловые переговоры можно определить, как обмен мнениями с целью достижения взаимоприемлемого соглашения. К переговорам как явлению деловой жизни следует относить не только определенным образом согласованные и организованные контакты заинтересованных сторон, но встречу, беседу, разговор по телефону (телефонные переговоры).

К переговорам обычно приступают, когда имеется обоюдное желание найти взаимовыгодное решение проблемы, поддерживать деловые контакты и дружественные отношения, когда отсутствует ясная и четкая регламентация для решения возникших проблем, когда по тем или иным причинам правовое решение не представляется возможным, когда стороны осознают, что любые односторонние действия становятся неприемлемыми или невозможными.

Деловые переговоры – это не только сфера расширения бизнеса, но и важнейшая часть PR-деятельности организации, формирующая и эффективно поддерживающая ее имидж. Успешное и профессиональное ведение переговоров расширяет положительное информационного поля о фирме, способствует привлечению к ней внимания потенциальных клиентов и партнеров.

К сожалению, роль деловых переговоров в современном отечественном предпринимательстве пока еще не высока. Очевидно и то, что в деловом сообществе растет осознание важности переговоров в развитии любого бизнеса и понимание роли и значения совершенствования культуры их ведения.

Любые переговоры – это процесс осуществления эффективных межличностных коммуникаций, это использование наработанных навыков коммуникативной риторики, с поправкой на характер личности партнера. Важнейшей составной частью переговорного процесса является общение сторон, их эффективная межличностная коммуникация. Коммуникативные способности участников переговоров, умение общаться, вступать в контакт и вести разговор, во многом определяют их успех в целом.

Коммуникативный аспект переговоров является определяющим и потому переговорный процесс рассматривается как составная часть речевой коммуникации (прежде всего, диалог, аргументация), как умение эффективно использовать речевое воздействие для достижения поставленных целей.

В овладении искусством переговоров важную роль играет практика. Поэтому особое внимание уделяется анализу методов и приемов ведения переговоров.

Как уже было отмечено, переговоры представляют собой важнейший инструмент для урегулирования деловых отношений или конфликтов. Само намерение вести переговоры в любой, а тем более в конфликтной ситуации, очень ответственно и задача состоит в том, чтобы не упустить шанс и воспользоваться стремлением сторон к решению проблем.

Переговоры как один из видов создания и поддержания диалога с деловыми партнерами могут проводиться с целью:

- установления деловых  отношений;

- выяснения позиций сторон  по одному или нескольким вопросам;

- обмена информацией;

- урегулирования отношений;

- углубления взаимопонимания;

- достижения новых соглашений;

- подписания соглашений.

Прежде всего, должен быть четко осознан и оговорен предмет переговоров, ясно определены желаемые цели, которых стремятся достичь стороны.

Если одна из сторон полагает, что она способна самостоятельно и эффективно решить свои проблемы, оснований для переговоров мало. Если, конечно, другой стороне не удастся убедить в том, что совместное решение ее проблем будет более эффективным. Не состоятся переговоры и в том случае, если правовое поле в полной мере позволяет решить все возникшие вопросы.

Наконец, стороны должны проявить желание к совместному поиску путей решения и достижения поставленных целей. Это, естественно, подразумевает готовность обеих договаривающихся сторон пойти на взаимные уступки, понимание интересов друг друга.

Совпадение интересов или слишком большое расхождение интересов лишают переговоры смысла. Переговоры с большей степенью вероятности ориентированы на успех, когда интересы одной и другой стороны и совпадают, и расходятся в равной мере.

Все это свидетельствует о том, что переговоры, направленные на достижение договоренностей, – процесс многогранный и включает в себя несколько стадий:

- подготовка к переговорам (включая и определение проблемы, требующей решения);

- определение потребностей  и целей;

- отбор материала и  фактов;

- выявление интересов  сторон;

- определение зоны пересечения  интересов («зоны решения»);

- определение объективных  критериев;

- формирование предложений  и их вариантов;

- стратегическое планирование;

- тактическое планирование;

- маневры и система  убеждения;

- выдвижение запасных  вариантов;

- анализ результатов достигнутых  соглашений и договоренностей  и контроль за их реализацией.

Технология переговоров – процесс творческий, который трудно описать как данность. Каждый переговорный процесс отличается от любого другого и имеет свой индивидуальный подход. Более того, нет и универсального алгоритма успеха на переговорах. По мнению многих специалистов, предмет переговоров не оказывает существенного влияния на технологию их ведения.

Основные виды и методы ведения переговоров с течением времени сохраняют свое значение, изменяется их структура, правила, приемы работы с возражениями и деловой этикет.

На технологию ведения переговоров в большей степени оказывают влияние менталитет, национальные стили, методы и приемы делового общения, культура речевого поведения в обществе в целом. Вот почему, например, американские методики по искусству ведения переговоров мало способствуют оптимизации переговоров в среде отечественного бизнеса.

Переговоры естественным образом разделяются на «стандартные» и «нестандартные»:

- «Стандартные» переговоры, повторяющиеся в условиях того  или иного конкретного рынка  с высокой частотой. Партнерам-участникам  известны основные обстоятельства, сопутствующие деловым контактам, основные принципы бизнес-аргументации, наличие текстов стандартных  договоров, соответствующие данному  типу трансакции. Цель таких переговоров  состоит в согласовании тех  или иных деталей, которые определяются  изменениями на рынке, когда участвую  главным образом две договаривающиеся  стороны (заказчик - исполнитель).

- «Нестандартные» переговоры, которые ведутся в новой ситуации  делового взаимодействия, имеющие  сложный комплекс вопросов и  факторов, влияющих на их результат, релевантных для их решения, включая  и стоимость обсуждаемого проекта. Отличительной особенностью таких  переговоров является их многоступенчатость  в зависимости от количества  возможных посредников: заказчик  – посредник – посредник – исполнитель.

В зависимости от определения степени «стандартности» или «нестандартности» переговоров, организационная часть включает в себя такие важные моменты, как:

 

- определение переговорной  концепции;

- составление досье,

- определение времени,

- пространственная организация,

- определение места переговоров,

- рассадка или расположение  участников,

Также при организации деловых переговоров необходимо учитывать особенности управления механизмами формирования новостей, повышающих имидж. Важную роль в организационной работе отводится учету специфики переговоров с представителями различных деловых структур.

 

 

 

1.2 Теоретическая подготовка к переговорам

Как известно, без подготовки всякое дело лишено успеха. В ходе подготовки переговоров необходимо стремиться к реализации главной цели – усиление желания партнеров к непосредственным контактам. Плохо подготовленные и проведенные переговоры, неверно принятые решения и соглашения могут лишь усугубить разногласия сторон, усилить конфликт.

Цена ошибки на стадии подготовки переговоров может оказаться очень ощутимой. Предварительная подготовка к переговорам во многом создает конкурентные преимущества еще до переговоров. Влиять можно лишь тогда, когда знаешь о партнере всё или почти всё.

Во время подготовки к деловой встрече со всей тщательностью необходимо определить ее программу, очередность вопросов, выносимых на обсуждение, определить, какие из них должны решаться на стадии предварительного обсуждения, какие за столом переговоров.

Получение достоверной информации играет важную роль на начальном этапе подготовки к переговорам. Необходимо собрать всю имеющуюся информацию о партнере по переговорам: серьезный, солидный, надежный, старый, проверенный, перспективный. Тщательно продумать цели и задачи, которые предполагается решать за столом переговоров

Нередко возникает ситуация, когда переговоры начались, а стороны еще не готовы к совместному обсуждению, поиску взаимоприемлемых решений. Отсутствие результата на переговорах не всегда следует воспринимать как неудачу. В случае, когда переговоры заканчиваются без определённых соглашений, тем не менее, они могут выполнять и другие функции, например, координации совместных действий сторон в будущем.

Такие переговоры носят характер предварительного ознакомления с позицией сторон, и на них реализуется информационная функция переговоров. Помимо того, переговоры без достигнутого результата, тем не менее, расширяют понимание обсуждавшихся проблем, позволяют лучше понять позиции сторон, установить личные отношения, т.е. реализовать и еще одну функцию переговоров – коммуникативную.

Вопрос о равном соответствии служебного положения руководителей делегаций имеет принципиальное значение, если переговоры проходят с иностранными партнерами.

Вопрос о месте переговоров не должен казаться простым и малозначащим. Он имеет большое значение, поскольку с ним возникает проблема конфиденциальности переговоров.

Предмет и круг вопросов, выносимых на переговоры, составляет основу переговорной концепции (или позиции) стороны. Он включает и анализ возможных вариантов решений.

Все материалы подготовительной работы должны быть собраны в досье переговоров, в которое включаются и все документы, согласованные на предварительной стадии подготовки, а также необходимые справочно-информационные источники.

Предварительная подготовка к переговорам во многом создает конкурентные преимущества еще до переговоров. Влиять можно лишь тогда, когда знаешь о партнере всё или почти всё.