Типичные ошибки в языке и стиле служебной документации

             Типы графических сокращений:

• точечные: стр.- страница, др. - другие, т. п. - тому подобные, см. — смотри, эт. - этаж, ул. — улица и др.;
• дефисные: г-н - господин, гр-н — гражданин;
• косолинейные: п/о — почтовое отделение, б/г — без года и др.;
• нулевые, или курсивные (как правило, так обозначаются физические величины: т, кг, см, л);
• комбинированные: ж.-д. — железнодорожный, сев.-зап. - северозападный и др.

 Слоговые и частично  сокращенные аббревиатуры пишутся  с большой буквы, если обозначают  индивидуальные названия организаций,  учреждений, предприятий: Минздравмедпром,  Моспроект, Мос-трансагентство и  др.

 Родовые наименования  пишутся со строчной буквы:  госархив, вуз и др.Инициальные  аббревиатуры независимо оттого, являются ли они обозначением  собственного имени или нарицательного, пишутся заглавными буквами: ЕСД,  МЭП, СНИП, ГТК.

 Звуковые аббревиатуры  пишутся прописными буквами, если  образованы от имени собственного, и строчными, если образованы  от нарицательного слова: РАУ  - Российская академия управления, но: вуз, роно.

 Первая часть аббревиатур  смешанного типа, образованных частично  из начальных букв и усеченных  слов, пишется заглавными буквами,  вторая часть — строчными:  НИИТмаш, ВНИИоргтехники; а аббревиатуры, образованные из усеченных слов (или полного слова) и из  начальных букв, пишутся следующим  образом: в первой части первая  буква заглавная (если аббревиатура  обозначает имя собственное), остальные  — строчные; если аббревиатура  обозначает нарицательное слово,  все буквы первой части строчные, а буквы второй части — заглавные:  КунцевоКРТ, ГорБТИ.

 При употреблении графических  сокращений следует помнить, что  они не должны оканчиваться  на гласную.

 Допускается употреблять  только общепринятые графические  сокращения, зафиксированные в государственных  стандартах и словарях.

 Графические сокращения  во множественном числе, как  правило, не удваиваются, исключение  составляют: гг. - годы, пп. - пункты и  некоторые другие.

 Не допускается перегружать  текст графическими сокращениями, не рекомендуется применять несколько  графических сокращений в коротком  тексте.

Устаревшая лексика.Стилистические помехи возникают часто при злоупотреблении так называемым канцелярским языком. Деловые письма нередко содержат «осколки» языковых штампов, почерпнутых из пыльных бумаг столетней давности. Среди устаревшей лексики выделяются две категории слов: архаизмы и историзмы.

Историзмы - это слова, вышедшие из употребления в связи с исчезновением обозначавшихся ими понятий.

 Употребление таких  слов в управленческой документации  недопустимо, их следует заменять  современными словами и оборотами:

Архаизмы - это слова, называющие существующие реалии, но вытесненные из употребления синонимичными словами. При сем препровождаю — так начинаются многие сопроводительные письма. Если бы не упоминание о «разбивках плана» или «штатных расписаниях», то можно было бы предположить, что письмо взято из канцелярии Петра I.

 В старину официальные  бумаги начинались так: Сим  письмом извещаем... . Затем последовала  смена местоимений и писать  стали: Этим письмом... . Развитие  падежных конструкций привело  к многообразию начал делового  письма: В этом письме... ; При этом  направляю Вам....

 Указание на данное  письмо с течением времени  приняло формы не совсем понятных  и совершенно излишних идиом:  В настоящем подтверждаем, что... .

 Такое начало письма  затрудняет процесс его изучения.

 К числу архаичных  слов и оборотов, получивших распространение  в деловой переписке, следует  отнести: каковой вместо который;  вышепоименованный вместо указанный  выше; на предмет вместо для;  настоящим предлагается вместо  для; отношение вместо письмо; приобщить к делу вместо в  дело; при сем вместо при этом.

 Как избежать стилистических  ошибок? Составителю документа нетрудно  построить стилистическую конструкцию  — предложение или несколько  предложений в едином целом,  если он будет располагать  набором готовых, уже проверенных  долголетней практикой конструкций  или фраз и словосочетаний, по  аналогии с которыми можно  было бы сформулировать свою  мысль.

 Сложились устойчивые  модели для выражения стандартных  аспектов содержания.

 Так начинаются письма-напоминания,  письма-подтверждения, письма-извещения  и другие одноаспектные письма  информационного характера. Такое  начало писем можно Назвать  глагольным. Ключевым словом в  этих письмах являются глаголы  от первого лица единственного  или множественного числа.

Устоялись модели выражений, объясняющих мотивы совершения того или иного действия:

 В порядке оказания  технической помощи... В связи  с тяжелым положением... Ввиду  срочности заказа...

 В связи с проведением  совместных работ по... В соответствии  с предварительной договоренностью  и решением...

Предлагаемые варианты являются наиболее распространенным началом  стандартного делового письма.

 Среди начинающих сотрудников  аппарата управления бытует мнение, что якобы стиль служебных  документов — столь специфичный  стиль литературного языка, что  требуются исключительные усилия  для овладения им.

 В действительности  же для этого вполне достаточно  той подготовки в знании русского  языка, которую дает наша средняя  школа. И не следует изощряться  в стиле изложения, искать какие-то  особые языковые приемы при  интерпретации стандартных данных. Пишите просто, лаконично, объективно, и тогда наши служебные документы  будут истинно деловыми. Именно  эти цели преследует унификация  языка служебных документов, проводимая  в государственном масштабе.

Ограниченная  сочетаемость слов.Специфическая особенность деловой речи - ограниченная сочетаемость слов, т. е. ограничение возможностей слова вступать в смысловые связи с другими словами. В зависимости от стиля речи различаются возможности слова сочетаться с другими словами: самыми широкими возможностями сочетаемости обладают слова в литературной или разговорной речи, но в деловом стиле они, как правило, ограничены.

Построение предложений. Особенность делового стиля — преимущественное употребление простых распространенных предложений, односоставных или двусоставных, имеющих обособленные обороты.

 Мотивирующая часть  (обоснование) - ключевое действие - предмет действия.Если предложение  двусоставное (есть и подлежащее, и сказуемое), то предложение может  строиться по той же принципиальной  схеме, но обозначению ключевого  действия будет предшествовать  указание субъекта действия (подлежащее); подлежащее может выноситься в начало текста.

В деловой речи часто употребляются  сложные бессоюзные и сложноподчиненные  предложения со значениями причины, условий, цели, изъяснительные и определительные.Место придаточного предложения в составе главного зависит от того, какой член главного предложения оно поясняет:Если придаточное предложение поясняет какое-либо слово главного, оно, как правило, следует непосредственно за этим словом;Если придаточное относится ко всему главному предложению или к группе сказуемого, то оно ставится перед главным, если акцентируются обстоятельства совершения действия, или после главного, если оно поясняет основную мысль предложения.

Придаточные предложения  рекомендуется по возможности заменять синонимичными причастными и  деепричастными оборотами.

При употреблении деепричастных  оборотов следует помнить, что деепричастие всегда должно быть связано с существительным, обозначающим действующее лицо, - субъект  действия, и ни в коем случае не с  объектом.

 Особый тип предложений  в деловой речи - сложные рубрицированные  перечисления, дающие возможность  языковыми средствами формализовать  передачу однотипной информации: «При проработке данного вопроса  редакцией были сформулированы  специфические требования к выделяемому  помещению:

• оно не должно располагаться на уровне одного этажа;
• должно иметь не менее двух залов площадью 35-40 кв. м каждое для размещения компьютерной техники;
• должно иметь не менее 1 6-ти кабинетов на 2-3 чел. каждый и один зал для заседаний;
• помещение не должно требовать ремонта;
• необходим ряд помещений технического назначения».

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                             2.   Морфологические ошибки

Отступление от правил согласования определений. Если определение относится  к имени существительному, имеющему при себе приложение, оно согласуется  с главным словом сочетания: новый  вагон-лаборатория; Главное слово  в таких сочетаниях обычно стоит  на первом месте. Если определение относится  к сочетанию личного имени  и приложения типа «директор завода Иванова», определение обычно согласуется  с ближайшим именем существительным: наш начальник цеха Петрова.Отступление от этого правила наблюдается в тех случаях, когда определение выражается причастием: выступившая на собрании заместитель директора доцент Сидорова; принимавшая участие в разработке проекта научный сотрудник Алексеева.

Ошибки при употреблении полной и краткой форм имен прилагательных. Составителям деловых писем следует  учитывать, что краткие формы  имен прилагательных более употребительны в официально-деловой речи. Полные формы прилагательных (в именительном падеже) в подобных текстах оказываются  неуместными, ощущаются как разговорные  и даже просторечные.

В случае употребления форм кратких имен прилагательных на - ен, - енен следует учитывать, что в  официально-деловой речи предпочтительно  употребление форм на -енен.

При употреблении количественных числительных в деловых письмах, телефонном разговоре, деловой беседе, при чтении деловых текстов в  официальной обстановке следует  помнить, что все количественные имена числительные склоняются. Чтобы избежать возможных речевых ошибок в текстах, предназначенных для чтения или произнесения в официальной обстановке, наряду с цифровыми обозначениями следует давать их словесные варианты, разумеется, в соответствующих падежных формах.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                 3. Синтаксические ошибки

Ошибки, связанные с несоответствием  контекста и порядка слов.

 Следует помнить - в  русской письменной речи информационная  роль порядка слов возрастает  к концу предложения

Нарушение специфики употребления деепричастных оборотов. Деепричастный  оборот служит средством передачи действия, происходящего одновременно или  в связи с другими действиями. Используя это обстоятельство, через  деепричастный оборот можно передать различные оценочные характеристики внимание, оказанное затронутому  в письме вопросу, заинтересованность в скорейшем завершении работы и  т. д.

 Обязательным условием  употребления деепричастных оборотов  является то, что два действия, одно из которых выражено глаголом-сказуемым,  а другое деепричастием, должны  осуществляться одним и тем  же лицом (или относиться к  одному лицу). Однако составители  деловых писем часто допускают  ошибки в употреблении деепричастных  оборотов.

 Ошибки при употреблении  деепричастных оборотов нетрудно  исправить, заменяя предложения  с деепричастными оборотами предложениями  с обстоятельственными придаточными  частями, а также употребляя  глаголы-сказуемые не в страдательном,  а в действительном залоге.

Ошибки, возникающие в  результате незнания структуры сложного предложения. В деловых письмах  сложноподчиненные предложения, как  правило, используются для выражения  причинно-следственных связей. При  построении сложных предложений  следует учитывать, что наиболее употребительны сложные предложения  с союзами что; который; если; чтобы; где; как; вследствие того, что. Место  придаточного предложения зависит  от того, какой член главного предложения  оно поясняет. Если придаточное предложение  поясняет только одно слово главного предложения, то оно обычно следует  за этим словом. Если придаточное предложение  относится к группе сказуемого в  главном предложении или ко всему  главному предложению, то различаются  два случая: придаточное ставится перед главным, когда акцент делается на обстоятельствах свершения действия, и после главного, когда оно  поясняет основную мысль сложного предложения: Например: Ввиду того, что литье  проводилось ускоренным методом, отжиг  длился два часа. Отжиг длился два  часа, ввиду того, что ...