Типичные ошибки в языке и стиле служебной документации

 

Введение

Работая с официальными документами, секретарь должен знать и владеть  не только языковыми, но и стилистическими  нормами, присущими официально-деловому стилю — функциональной разновидности  русского литературного языка, используемой в качестве средства общения в  сфере административного управления.

 Ежегодно в стране  составляется свыше 60 млрд. управленческих  документов, из них только организационно-распорядительных  более 6 млрд.

 Как составить служебный  документ? Как быстро и правильно  сформулировать запрос, предложение,  обосновать претензию, сделать  запись совещания? Экономисты  подсчитали, что па составление  служебных документов работники  аппарата управления тратят от 30 до 70% рабочего времени.

 Отсюда видно, сколь  важна рационализация этого процесса  для улучшения деятельности аппарата  управления. Рационализация составления  служебных документов требует  знания определенных правил и  норм, а также особенностей служебных  документов.

Не зная элементарных правил, при составлении деловых писем  работники аппарата управления тратят на этот процесс значительную часть  рабочего времени и допускают  притом немало ошибок. Наиболее часто  встречаются структурные ошибки, возникающие из-за отсутствия разработанных  типовых писем.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Лексические  ошибки

Употребление специальной  лексики. Понятие «специальная лексика» включает в себя термины и профессионализмы.

Термин — это слово  или устойчивое словосочетание, которому приписано определенное понятие, употребляемое  в науке, технике и других областях специальной деятельности. Употребление терминов в строго фиксированном  значении обеспечивает однозначность  понимания текста, что очень важно  в деловом общении.

 Термины, используемые  в управленческой документации, - это отраслевая терминология, отражающая  содержание той предметной области,  которой посвящен документ, и  специальные слова и выражения,  сложившиеся в сфере административного  управления и документационного  обеспечения управления.

 Правильность и стабильность  употребления терминов устанавливают  терминологические словари и  стандарты, которые способствуют  упорядочению терминологии.

 Употребляя термины  в деловой документации, необходимо  предусматривать, что термин должен  быть понятен и автору, и адресату, и при необходимости раскрывать  содержание термина, что можно  сделать несколькими способами:

• дать официальное определение термина;
• расшифровать его словами нейтральной лексики;
• заменить термин общепонятным словом или выражением.

 Нередки случаи неправильного  употребления терминов в текстах  документов чаще всего в связи  с незнанием их значения. Трудности  в употреблении терминов объясняются  еще и постоянным изменением  системы терминов: меняется содержание  уже существующих понятий, возникают  новые, часть понятий устаревает  и обозначающие их термины  выходят из употребления; один  и тот же термин может получить  новое значение при сохранении  старого, что вызывает его многозначность (полисемию).

 При употреблении многозначных  терминов следует учитывать, что  в каждом конкретном случае  термин употребляется только  в одном из своих значений. Если одно и то же понятие  обозначается несколькими терминами,  возникает синонимия терминов.

 Термины-синонимы имеют разное звучание, но совпадают по значению (например, термины «анкета» и «вопросник»). Они могут быть полными (абсолютными) или частичными (относительными). При употреблении терминов-синонимов важно обращать внимание на то, какую сторону или свойства понятия необходимо обозначить, выделить в контексте.

 Существует и такое  явление, как омонимия терминов, при которой два термина или  более совпадают по звучанию, но обозначают разные понятия.  Явление это, однако, в пределах  одной терминосистемы встречается  редко.

Профессионализмы возникают  в двух случаях:

• специальная область деятельности не имеет своей терминологии (охота, рыболовство, ремесла и др.).
• слово становится неофициальным заменителем термина (например, трансплантация - пересадка, карданное устройство - кардан и др.).

           Область употребления профессионализмов  — это, как правило, устная  речь. Использование профессионализмов  в текстах документов крайне  нежелательно.

Профессиональная  жаргонная лексика — это форма профессионального просторечия (например, наличка, нал, безнал, дострой и др.). Использование такого рода слов недопустимо не только в письменной деловой речи, но и в официальной устной речи.

Неправильное использование  слов терминов. Основное количество помех  в служебных документах относится  к семантическим. Природа их в  ряде случаев кроется в недостаточной  грамотности некоторых адресантов.

          

Стремление придать словам большую значимость выливается в  «терминологическую игру», приводящую к разнообразным стилистическим ошибкам. Часто встречаются обороты, которые в стилистике именуются  расщеплением сказуемого: вместо премировать  пишут производить премирование, вместо монтировать — производить  монтаж, вместо внедрить — осуществить  внедрение.

В служебных письмах очень  много отглагольных существительных  с окончанием -ание, -ение, придающих  речи ярко выраженный канцелярский характер. Нередко также встречаются образованные по их образцу слова с отрицанием, которые особенно затрудняют восприятие текста.

Плеоназмы. Одной из причин плеоназмов (от греч. pleonasmos — излишество) является неправильное употребление иностранных слов. Часто в деловой язык попадают иностранные слова, обозначающие понятия, за которыми закреплен уже русский эквивалент. При использовании иностранного слова необходимо точно знать его смысл. Употребление нескольких слов с одним и тем же значением (конвенция — условие, экстраординарный — особенный) часто затрудняет работу с документами, особенно при обработке их на машине.

 Неправильное употребление  иноязычной лексики, как правило,  ведет к тавтологии. Например, часто  встречаются выражения: промышленная  индустрия (в слове индустрия уже заключено понятие промышленная); форсировать строительство ускоренными темпами (форсировать— и так означает вести ускоренными темпами); потерпеть полное фиаско (фиаско и есть полное поражение).

Тавтология. Лексическим изъяном является и тавтология — смысловой повтор, который возникает в тех случаях, когда в предложении соседствуют однокоренные слова: польза от использования навесных агрегатов; следует учитывать следующие факторы; данное явление полностью проявляется в условиях. Тавтологические повторы делают фразу неблагозвучной и затрудняют ее восприятие, поскольку привлекают к себе особое внимание.

Неразличение слов-паронимов. Паронимами называются близкие по звучанию родственные слова, различающиеся по конкретным смыслам: гарантийный - гарантированный; поместить - разместить; проводить - производить; оплатить - заплатить и т.д. Часто составители деловых писем путают значение слов «командированный» и «командировочный». Слово «командированный» образовано от глагола «командировать» и имеет значение «лицо, посланное в командировку». Например: «командированный специалист». Однако часто вместо слова командированный употребляется слово командировочный. Слово «командировочный» образовано от имени существительного «командировка» и обозначает предметы и обстоятельства, связанные с этим понятием: «командировочное удостоверение», «получить командировочные». Слово командировочный не может относиться к человеку, это — ошибка.

 Иногда составители  деловых писем путают многозначные  глаголы представить и предоставить. Глагол представить имеет значения: предъявить, сообщить (представить  список необходимого оборудования, представить документы); познакомить  с кем-либо (представить коллективу  нового сотрудника) . Глагол предоставить  имеет значение: отдать в чье-либо  распоряжение, пользование (предоставить  транспортные средства); дать право,  возможность сделать что-либо (предоставить  отпуск, предоставить слово).

Ошибки в употреблении слов-синонимов.Синонимами называются слова с одинаковым или очень близким значением: возвести — построить. Слова-синонимы редко бывают полностью тождественны одно другому. Сравним синонимичные глаголы «построить» и «возвести». Глагол построить может употребляться в любом контексте и в сочетании с любым именем существительным, когда речь идет о сооружении, строительстве, постройке чего-либо: построить дом, завод. Глагол возвести в соответствии со значением приставки воз - может употребляться только применительно к тому, что возвышается над чем-либо, поднимается вверх: возвести здание, стены. При употреблении глагола «возвести» нужно учитывать и то, что его не принято сочетать с существительными, называющими постройки служебного повседневно-обиходного назначения. Неправильно: возвести сарай, баню; следует: построить сарай, баню.

 Неправильное употребление  слов-синонимов происходит от  того, что многозначное слово  может быть синонимично другому  только в отдельном отношении.  Например, характерное для деловых  текстов слово запрос в одном  из значений синонимично слову  требование. В то же время оно  не имеет присущего слову «требование»  значения: норма, порядок, которым  кто-то или что-то должно соответствовать  (требования к качеству продукции,  требования к поступающим на  работу). Нельзя сказать: запрос  к качеству продукции. Слово  запрос не синонимично слову  требование, хотя некоторые компоненты  их смысла совпадают. Например, в сопроводительном письме пишут:  Высылаем ответ на Ваш запрос  от..., а не на Ваше требование ....

Сокращенные слова. Составители служебных документов нередко злоупотребляют сокращениями, не учитывая того, что это может затруднить процесс изучения документа. Трудно догадаться, что аббревиатура потетери означает потенциальные потери, что ЛУ на БВ — это линейный ускоритель заряженных частиц на бегущей волне. Подобная аббревиатура недопустима в деловом письменном общении.

 По происхождению аббревиатуры  могут быть лексическими (кожимит  — имитация кожи) и структурными (главк—главное управление). Часто  аббревиатуры настолько прочно  входят в язык, что употребляются  как самостоятельные слова, например: комсомол.

 Остановимся на правилах  аббревиации, которые не встречают  возражения ни со стороны лингвистов, ни со стороны практических  работников из сферы делопроизводства:

1. Сокращение не должно  совпадать по форме с существующим  словом, перекрещиваться с известной  моделью словосочетания или совпадать  с другим сокращением. 

2. Сокращение должно быть  обратимым, т. е. таким, чтобы  его можно было всегда развернуть  в полное наименование, эквивалентом  которого оно является. Однако  это правило не распространяется  на сокращения, которые уже стали  самостоятельными словами, типа  лавсан, прораб, загс.

3. Сокращения должны соответствовать  нормам русского произношения  и правописания.

 В современной орфографии  действуют в основном три способа  образования аббревиатур:

• по первым буквам слов, входящих в сокращение (ВИНИТИ — Всесоюзный институт научной и технической информации);
• по начальным слогам слов, входящих в сокращение (главбух);
• соединением одного или двух начальных слогов первого слова с полным вторым словом (жилплощадь, хозрасчет).

 Стремление к чрезмерному  сокращению слов также может  вести к языковым помехам. 

Типы аббревиатур:

• инициальные сокращения - сокращения, образованные из начальных букв слов, обозначающих понятие; они, в свою очередь, подразделяются на:
• буквенные (при чтении произносятся буквы): МЧС, ЖСК, АКБ, СП, МП, КБ;
• звуковые (при чтении произносятся звуки): ГОСТ, ГАИ, ТЭО, РЭУ, ДЭЗ, ТЭЦ, ЛЭП, АЭС, МОС ОТИС, ВОСВОД, вуз;
• буквенно-звуковые (при чтении часть слова произносится по буквам, часть - звуками): ГУВД, ТОО, ЦТСА, НИОПИК;
• слоговые сокращения — образованные из частей, слогов слов: зампред, Москомзем, Мосзеленстрой, Доринвест, Мосжилстрой, Мосин-тур, техред, главбух, завгар;
• частично сокращенные слова - образованные из части или частей слов и полного слова: Мослесопарк, Москоллектор, Мосгоркомспорт, Мосрасчетбанк, хозрасчет, рембаза;
• усечения: зам., зав., спец., пред.;
• телескопические сокращения - образованные из начала и конца составляющих слов: рация (ра[ди-остан]ция), бионика (био[логия и электро]ника);
• смешанного типа: ВНИИторгмаш, МосАЭРО, МосгорБТИ.