Технические документы как средство товарной информации

Технические документы

   Еще одним  средством товарной информации  являются технические документы. Они содержат различную информацию о товарах. Подразделяются на следующие группы: товарно-сопроводительные, эксплуатационные.

 Товаросопроводительные  документы (ТСД) – документы, содержащие необходимую и достаточную информацию для идентификации товарных партий на всем пути их товародвижения. ТСД предназначены для изготовителей и продавцов, поэтому относятся к коммерческой информации. ТСД в зависимости от характеристик товара подразделяются на виды: количественные, качественные, расчетные и комплексные.

 Количественные  ТСД – технические документы, предназначенные для передачи и хранения информации о количественных характеристиках товаров: отвесы, заборные листы, упаковочные листы, спецификации, акты об установленном расхождении в количестве товаров, коммерческие акты, акты отбора проб. Кроме размерных характеристик, в них обязательно содержатся сведения идентифицирующие товар, к которому эти характеристики относятся.

 Акты об установленном  расхождении в количестве товаров  составляют в тех случаях, когда  фактическое количество товаров  при приемке не совпадает с  количеством, указанным в документах. Наиболее часто такие акты составляют для товарных партий импортных товаров. Составляют их в присутствии материально-ответственного лица предприятия-получателя, представителя иностранного поставщика, а при его отсутствии и согласии – эксперта Торгово-промышленной палаты или компетентного представителя незаинтересованной организации.

 Коммерческий  акт составляют при обнаружении  количественных расхождений между  фактическими и документальными  данными при приемке товарных партий от органов ж/д транспорта, представитель которых обязательно  должен присутствовать. Указанные документы  предназначены для передачи поставщику сведений о количественных потерях при транспортировании, обнаруженных при приемке.

 Качественные  ТСД – документы, предназначенные для хранения и передачи информации и качестве товаров, их значениях, градациях качества, а также наименованиях товаров, их изготовителях, датах выработки и др.

 Они подразделяются на необязательные и обязательные (сертификаты  соответствия, качественные удостоверения, гигиенический, фитосанитарный сертификаты  и др).

 Качественные  удостоверения предназначены для информации о градациях качества  и идентифицирующих партию данных. Перечень сведений, которые должны содержаться в них, устанавливается в стандартах. Эти сведения включают: номер и дату выдачи документа, регистрационный и учетный номера сертификата, срок его действия, номер партии для упакованной продукции, наименование и адрес отправителя, получателя, наименование продукции и сорта, номер партии, результаты определения качества по действующим стандартам, количество упаковочных единиц, номер и вид транспортного средства, обозначения действующего стандарта.

 Заявления-декларации – документы, подтверждающие под персональную ответственность изготовителя соответствие установленным требованиям. Может быть составлено для товаров, не вошедших в номенклатуру продукции, подлежащей обязательной сертификации. Этот документ служит основанием для выдачи сертификатов соответствия по форме с использованием заявлений-деклараций. Тогда на его основании выдается сертификат, с которым товар поступает в торговлю.

 Акты списания – предназначены для передачи, хранения и учета информации о недоброкачественной продукции. Кроме работников торговли в их составлении должны принимать участие представители органов санитарно-эпидемиологического надзора. Они являются основанием для вывоза опасных товаров на свалку и их уничтожения, а также для списания отходов как актируемых качественных потерь.

 Расчетные ТСД  – документы, предназначенные для  документального оформления соглашения о ценах, оплате транспортных расходов, совместном (или одностороннем) покрытии расходов, в том числе транспортных, других издержек, если в составленном договоре купли-продажи (или поставки) эти сведения были не предусмотрены.

 К расчетным  ТСД относятся протокол согласования цен, счет-фактура, счет или иные документы о ценах.

 Основным  назначениям счетов является информация о цене и стоимости товара для  его оплаты. Сведения о количестве товаров, упаковке также присутствуют, но они не являются основными.

 Счет-фактура  составляется поставщиком для документального  сопровождения партий товара, следующих  без оформления накладной. Он является основанием для оплаты поступившего товара по безналичному расчету с  оформлением платежного поручения. Счет-фактура является обязательным документом.

 Счет содержит аналогичные данные, но в нем могут  быть и дополнительные сведения об оказываемых услугах.

 Комплексные ТСД – это документы, предназначенные для передачи, хранения информации о количественных, качественных и стоимостных характеристиках товарных партий, а  также для количественного учета их в процессе товародвижения. К ним относят накладные: приходно-расходные, товарно-транспортные, железнодорожные.

 ТСД такого типа являются наиболее распространенным документом при передаче товаров от изготовителя продавцу, от одного посредника другому или органам транспорта.

 В приходно-расходной  накладной содержится следующая  основная информация: наименование и  другие идентифицирующие признаки товара (сорт, артикул и т.д.), его количество (в единицах), а также цена, общая сумма (с учетом НДС и спецналога) отпуска товара. Накладную подписывают МОЛ, сдавшие и принявшие товар, и заверяют круглыми печатями поставщика и получателя.

 Товарно-транспортная накладная – первичный приходный  документ, заполняемый поставщиком и предназначенный для информации получателя о комплексе характеристик товара. ТТН имеет два раздела: товарный и транспортный.

 В товарном разделе  содержатся сведения, позволяющие идентифицировать товар (наименование, адрес и банковские реквизиты поставщика и плательщика, сведения о товаре и таре, кроме того, могут быть указаны суммы НДС и должны быть подписи ответственных лиц, разрешивших отпуск товара, отпустивших и принявших его.).

 Транспортный  раздел (сведения о грузе) заполняется в ходе доставки товара и содержит информацию о дате отправки, номере автомобиля и путевого листа, наименовании и адресе заказчика, грузоотправителя и грузополучателя, пункте погрузки и разгрузки, грузе, а также документах, следующих с грузом, виде упаковки, количестве мест.

 Железнодорожная накладная оформляется при отправке груза ж/д транспортом. По назначению и содержанию она аналогична ТТН, но имеет незначительные отличия (например, данные о номере вагона). Транспортный раздел заполняется при перевозке  и осуществлении погрузочно-разгрузочных работ. 
 

К эксплуатационным документам относят: руководство по эксплуатации, паспорт, этикетки.

Эксплуатационные  документы (ЭД) – документы, предназначенные  для передачи и хранения информации о правилах эксплуатации сложнотехнических товаров.

Они рассчитаны на использование и обслуживание этих товаров, лицами, не прошедшими специальной  подготовки.

В отличие от ТСД, предназначенных в основном для продавцов, ЭД выступают как  носители потребительской информации, хотя ее могут использовать и продавцы.

 Паспорт - эксплуатационный документ, удостоверяющий гарантированные изготовителем основные параметры и характеристики изделия.

 Разделы ПС: общие указания, технические данные, комплект поставки, свидетельство о  приемке, гарантийные обязательства, цена.

 В нем указывают  основные сведения о товаре, указывают  фирму изготовителя, комплектность, инструкцию по сборке товара, меры предосторожности прочую информацию.

   Руководство по эксплуатации - эксплуатационный документ, предназначенный для обеспечения потребителя всеми сведениями, необходимыми для правильного использования и обслуживания изделия.

РЭ содержит описание конструкции изделия, принципы действия, сведения, необходимые для  правильной эксплуатации (использования, хранения) и технического обслуживания, а также основные параметры и характеристики, гарантированные предприятием-изготовителем. Описание работ и операций, проводимых при эксплуатации изделий, указывает в технологической последовательности порядок их выполнения. РЭ содержит следующие разделы: общие указания, технические данные, комплект поставки, требования по технике безопасности, устройство изделия, подготовка к работе, порядок работы, техническое обслуживание, правила хранения, возможные неисправности и методы их устранения, свидетельства о приемке, гарантийные обязательства, цена, приложения