Специфика документооборота бухгалтерии ОАО «Азарэнне»

Все сотрудники имеют  доступ к единой информационной базе отдела. При этом специалист по бухгалтерии работает только с той информацией, которая ему необходима и представлена в привычной для него форме независимо от степени автоматизации его деятельности.

На предприятии в  отделе бухгалтерии ежедневно выполняется  более  25 операций (приход материалов, отпуск в производства, движение средств  по расчетному счету, по кассе, расчеты  с подотчетными лицами, расчеты с  персоналом по оплате труда, с бюджетом и т.д.). Участок бухгалтерии на исследуемом предприятии  работает достаточно интенсивно (главный бухгалтер ежедневно проводит в работе более 9 часов).

В работе бухгалтера задействован факсимильный аппарат «НР 4255», персональный компьютер хорошей конфигурации (Intel Pentium 4, 256 DDR, 15 LCD SAMCUNG), принтер НР 1010, ксеро-копировальный аппарат НР.

На персональном компьютере главного бухгалтера установлен Microsoft Office 2002. Среди часто используемых приложений можно выделить Word и Excel. В своей работе главных бухгалтер совместно использует данные приложения для создания отчетов, заявлений и т.д. Так же на компьютере бухгалтера установлена справочно-нормативная программа «ГЛАВ-БУХ ИНФО», обеспечивающая доступ к нормативным документам, декретам и положениям по ведению учета.

Формы бухгалтерской  отчетности, как внешней, так и  внутренней, также разрабатываются  главным бухгалтером и утверждаются в приказе по учетной политике. Кроме того, главный бухгалтер определяет:

- отчетный период, за который составляется та или иная форма отчета;

- объем и сроки представления отчетности внутренним и внешним пользователям; 

- круг должностных лиц (внутренних пользователей), которым представляются определенные формы отчета;

- наименования и адреса учреждений (внешних пользователей), которым представляется бухгалтерская отчетность

- способ представления отчетности (почтой, курьером,  
телекоммуникационными каналами связи и пр.);

- фамилии работников бухгалтерии, ответственных за составление конкретных форм отчетности.

Организация может не иметь в своем штате главного бухгалтера и специалистов бухгалтерской  службы. Она может поручить ведение  бухгалтерского учета и составление  отчетности сторонним предприятиям или лицам, на которых при этом возлагаются та же ответственность и те же обязанности в области бухгалтерского учета, что и на штатного главного бухгалтера.

Технология учетных  работ предполагает последовательное выполнение определенных процедур по различным разделам учета. Независимо от хозяйственных операций, совершаемых на предприятиях и в организациях технология учетных работ включает регистрацию события или объекта учета, обработку зарегистрированных данных и обобщение их в 00етствующИХ учетных документах в разрезе аналитических и синтетических счетов, а также в формах бухгалтерской отчетности. рассмотрим функционирование автоматизированных систем обработки учетной информации на отдельных участках учета.

Последовательность автоматизированной обработки информации по учету основных средств и нематериальных активов включает настройку системы, заполнение и корректировку необходимых справочников создание базы данных о наличии основных средств и нематериальных активов на предприятии регистрацию операций по ИХ движению обработку введенной информации и формирование учетных регистров.

Разработан перечень типовых задач, включающий : учет наличия и движения основных средств в натуральном и стоимостном измерении по объектам, материально ответственным лицам и структурным подразделениям; учет износа основных средств; учет ремонтов основных средств; учет объектов основных средств, сданных в аренду; формирование сведений о Наличии драгоценных металлов и камней в составе основных средств; расчет переоценки основных средств; формирование и печать регистров синтетического и аналитического учета, отчетности основных средств.

Информационное содержание задач включает: формирование данных о движении и наличии основных средств по запросу, на дату проведения инвентаризации, на начало и конец отчетного периода; определение излишков и недостач основных средств; формирование данных о сумме начисленного износа, о фактических затратах на ремонт основных средств, о результатах переоценки основных средств и др.  
Структура информации АРМ по учету основных средств представлена в (Приложение А) и включает входную (первичную), нормативно-справочную и выходную (результатную) информацию.

Входная информация представлена первичными документами, отражающими  движение основных средств. Как правило, в современных бухгалтерских  программах используются формы (реквизиты) типовых документов, обязательных для всех предприятий и организаций: товарная накладная (ф. ТН-1); товарно-транспортная накладная (ф. ТТН-2); акт (накладная) приемки-передачи (внутреннего перемещения) основных средств (ф. ОС-1); акт приемки-сдачи отремонтированных, реконструированных и модернизированных объектов (ф. ОС-2); акт на списание основных средств (ф. ОС-З);  акт на списание автотранспортных средств (ф. ОС-4);  инвентарная карточка учета основных средств (ф. ОС-б); опись инвентарных карточек по учету основных средств (ф. ОС-7);   карточка учета движения основных средств (ф. ОС-8); инвентарный список основных средств (ф. ОС-9).

 Первичная информация  представлена следующими данными:  
наименование объекта, дата, номер документа, код операции, синтетический счет (счет, субсчет, код аналитического учета), первоначальная стоимость объекта основных средств, инвентарный номер, код затрат, код амортизационных отчислений, вид оборудования, год выпуска, заводской номер, пробег транспортных средств, дата ввода в эксплуатацию, признак наличия драгоценных металлов, дата начала уплаты налога на недвижимость и др. 

Технология автоматизации  учета товарно-материальных ценностей  возможна в нескольких вариантах: использование  АРМ в бухгалтерии и (или) АРМ на складском и цеховом уровнях. В силу специфики операций по учету материальных ресурсов и учету готовой продукции и товаров отдельно разрабатываются АРМ по учету материальных ценностей и АРМ по учету готовой продукции.

Функциональное назначение комплекса задач по учету материальных ценностей состоит в выполнении следующих системных учетно-контрольных операций:

1) автоматизация документирования  всех операций по движению  материальных ценностей;  
2) выявление и отражение затрат, связанных с заготовлением материальных ценностей;  
3) соблюдение установленных норм запасов материальных ценностей;  
4) контроль за отпуском материальных ценностей на производство и другие цели;  
5) систематизация и обобщение данных о наличии и движении материальных ресурсов и выдача необходимых сведений по запросу пользователей.

Комплекс включает следующие  задачи: учет поступления материальных ценностей по складам и  
учет расхода материальных ценностей на производство, в порядке внутреннего перемещения и на сторону;  учет остатков материальных ценностей на складах и у МОЛ; учет малоценных и быстроизнашивающихся предметов (МБП) в эксплуатации; учет переоценки материальных ценностей; учет использования горюче-смазочных материалов (ГСМ), спецодежды и обуви; учет драгоценных металлов в составе узлов, деталей и изделий; расчет лимитов материалов; формирование и печать регистров синтетического и аналитического учета и форм отчетности.

Комплекс задач по учету материальных ценностей является объемным по числу как используемых входных документов, так и выходной информации. Структура информации по учету материальных ценностей представлена в (Приложении В).

Оперативная информация по движению материальных ценностей  отражается в следующих первичных  документах:

товарно-транспортной накладной (ф. ТТН- 2);

 приходном ордере (ф. М-4);

акте приемки материалов (ф. М-7);

 накладной-требовании на отпуск (внутреннее перемещение) материалов (ф. М-11);

 лимитно-заборной карте, акте  на списание МБП (ф. МБ-8) и  др.  
Постоянная нормативно-справочная информация объединяет справочники счетов и субсчетов, кодов операций, номенклатуры ценника материалов, поставщиков, получателей, материально ответственных лиц, подразделений, объектов учета затрат, статей расхода, норм расхода и запасов материалов.  
При организации АРМ на складском и цеховом уровнях появляется возможность оперативной обработки информации. Так, при оприходовании материальных ценностей на склад кладовщик, используя справочник номенклатуры-ценника материалов, автоматически разносит данные о приходе по карточкам складского учета (номер документа, код основного счета, номер склада, код материала, цена, количество, сумма) и формирует приходный ордер. При отпуске материалов со склада в цех в карточках складского учета кладовщик отражает расход и формирует соответствующий документ (лимитно-заборную карту, накладную-требование на отпуск). Одновременно в бухгалтерии в АРМ материальных ценностей появляется информация об изменениях в наличии материалов.

При отражении операций по движению МВП выполняется автоматическое начисление износа в размере 50 или 100 % стоимости предметов. Учет использования спецодежды и обуви организуется в соответствии с установленными нормативами по каждому работнику.

Основными предпосылками автоматизации  учета труда и заработной платы являются большая трудоемкость сбора, регистрации и обработки информации, сложность выполняемых расчетов, разнообразие форм входной и выходной информации, постоянное совершенствование и изменение систем оплаты труда и методик их расчетов. Технология учетных операций по труду и заработной плате включает настройку на особенности оплаты труда, алгоритмов расчетов начислений и удержаний, заполнение и корректировку необходимых справочников, создание базы данных о работниках предприятия, регистрацию выполненного объема работ или отработанного времени работниками, обработку введенной информации и формирование учетных регистров.

В практике наблюдаются  различные подходы к технологии обработки информации по учету труда  и заработной платы: по охвату расчетных показателей, содержанию алгоритмов, документированию информационной базы. Расчеты выполняются в строгом соответствии с трудовым законодательством. Основные формулы алгоритмов сводятся к накоплению информации и ее суммированию, таксировке данных, расчету процентных ставок, налогов и т. п. 

Функциональная структура  комплекса включает следующие задачи:  
• расчеты по начислению сдельной заработной платы по данным об индивидуальной или коллективной выработке;

• расчеты по начислению повременной заработной платы по данным табельного учета или другой документации; доплат, премий, надбавок и т. п., заработной платы за первую половину месяца (аванса), отпусков;        

• расчет удержаний: подоходного  налога, за товары, проданные в кредит, по исполнительным листам, ссудам, подотчетным  суммам и др.;

• расчет взносов по социальному  страхованию и обеспечение отчислений в установленные законодательством внебюджетные фонды;

• формирование расчетно-платежной  документации: расчетных ведомостей и листков, лицевых счетов по табельным  номерам работников, платежных ведомостей аванса и расчетов за месяц;

• обобщение расчетов в разрезе структурных подразделений  по видам оплат, категориям, группам  профессий и корреспондирующим  счетам;

• обобщение удержаний  по видам и корреспондирующим  счетам;

• обобщение операций по счету 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» в аналитическом разрезе и другим группировочным признакам.

Основными первичными документами  по начислению заработной платы являются наряды на сдельную работу, наряды-задания, табели учета использования рабочего времени, листки временной нетрудоспособности, протоколы трудового участия членов бригады, справки-расчеты на доплаты, выплату премий и др.

Нормативно-справочная информация представлена заполненными справочниками (виды оплат и удержаний, ставок общих  начислений и удержаний, категорий работающих, корреспондирующих счетов, календарь рабочего времени) и справочниками, формируемыми в процессе внедрения АРМ на предприятии (работающих, структурных подразделений, тарифных ставок, получателей перечислений и др.).  
Выходную информацию составляет расчетно-платежные ведомости, расчетные листки, списки для перечислений, почтовых переводов в аналитическом разрезе по каждому работнику, а также сводки по видам оплат и удержаний, структурным подразделениям и счетам, по объектам затрат и видам удержаний в синтетическом разрезе.

Комплекс задач финансово-расчетных  операций охватывает автоматизацию  той части операций бухгалтерского учета, которая связана с денежными  средствами, финансированием, фондами, резервами, использованием прибыли  и т. п. Эти операции могут проводиться как на одном рабочем месте, так и на рабочих местах, связанных друг с другом. Отсюда следует, что организация базы данных АРМ по учету финансово-учетных операций должна иметь централизованную и распределенную обработку данных.

АРМ по учету финансово-расчетных операций включает работы, которые могут выполняться независимо друг от друга. Это кассовые банковские операции, операции с подотчетными лицами, депонентами, дебиторами и кредиторами, по финансированию и др. 

Выполнение технологической процедуры ввода информации 0уществляется на основе обработки первичных документов (платежных и инкассовых поручений, платежных требований, приходных и расходных ордеров и др.). Ведение информационной базы включает операции регистрации и контроля первичных документов обеспечение хранения информации. Важным моментом является организация рационального хранения и своевременного резервного копирования информации. для сокращения сроков обработки данных применяется нормативно-справочная информация, которая вводится один раз, а затем многократно используется. 

Предусмотрена возможность  ведения учета расчетов не только в национальной денежной единице, но и в иностранных валютах. С  помощью справочника «Валюты» производится регистрация текущих курсов валют, пересчет и разнесение по счетам бухгалтерского учета курсовых разниц по валютным операциям.