Специфика документооборота бухгалтерии ОАО «Азарэнне»

СОДЕРЖАНИЕ

 

 

Введение………………………………………………………………………….3

1. Этапы автоматизации  предприятия………………………………..........6
2. Специфика документооборота бухгалтерии ОАО «Азарэнне»………..9
3. Выбор программного продукта. Анализ типовой конфигурации 1С…18
4. Доработка типовой конфигурации 1С………………………………….21

Заключение……………………………………………………………………..25

Список использованных источников…………………………………………27

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

 

 

В современных условиях динамично развивается рынок  комплексных интегрированных систем автоматизации предприятий и учреждений самого различного профиля (финансовых, промышленных, офисных) и самых различных размеров с разнообразными схемами иерархии, начиная от малых предприятий численностью в несколько десятков человек и завершая крупными корпорациями численностью в десятки тысяч сотрудников. Такие системы предназначены для решения задач как предприятия в целом (управление финансовыми ресурсами, управление запасами, планирование и производство, сбыт и снабжение, техническое обслуживание и ремонт оборудования, управление персоналом и т.п.), так и уровня его производственных подразделений, цехов и участков.

Наличие такой системы  поможет бухгалтерскому отделу в  его повседневной деятельности (формирование экономических данных в удобном, для машины, для хранения и анализа виде; подготовка первичных документов, отчетности; регистрация хозяйственных операций движения товарноматериальных ценностей), что приведет к росту производительности труда персонала, а также если и не полностью устранить вероятность ошибки в принимаемых расчетах, то хотя бы снизить вероятность её появления до некоторого минимума.

Фактически проблема автоматизации стала актуальной для каждого предприятия. Уже  не стоит вопрос “надо или не надо автоматизировать”, предприятия  столкнулись с проблемой: каким образом это осуществить. Подобная переориентация предприятий объясняется следующими основными причинами:

• повышением степени организационной и финансовой самостоятельности;
• выходом на зарубежный рынок;
• стремлением ряда западных компаний производить свои товары в России;
• завершением периода “островковой” автоматизации;
• возрастающей ориентацией предприятий на бизнес-процессы, т.е. деятельности, имеющие ценность для клиента;
• появлением на рынке как зарубежных, так и отечественных систем автоматизации, опыта их внедрения и использования и др.

Главная особенность  индустрии систем автоматизации  различных предприятий и учреждений, характеризующихся широкой номенклатурой  входных данных с различными (и  нетривиальными) маршрутами их обработки, состоит в концентрации сложности на начальных этапах анализа требований и проектирования спецификаций системы при относительно невысокой сложности и трудоемкости последующих этапов. Фактически здесь и приходит понимание того, что будет делать будущая система и каким образом она будет работать, чтобы удовлетворить предъявленным к ней требованиям. А именно нечеткость и неполнота системных требований, нерешенные вопросы и ошибки, допущенные на этапах анализа и проектирования, порождают на последующих этапах трудные, часто неразрешимые проблемы и, в конечном счете, приводят к неуспеху всей работы в целом.

С другой стороны, не существует двух одинаковых организаций. Даже в  таком учреждении как Сбербанк России на уровне его отделений и филиалов выявляются различия в применяемых технологиях. А следовательно, простое тиражирование даже очень хорошей системы управления предприятием никогда не устроит заказчика полностью, поскольку не может учесть его специфики. Более того, в данном случае возникает проблема выбора именно той системы, которая наиболее подходит для конкретного предприятия. А эта проблема осложняется еще и тем, что ключевые слова, характеризующие различные системы, практически одни и те же:

• единая информационная среда предприятия;
• режим реального времени;
• независимость от законодательства;
• интеграция с другими приложениями (в том числе с уже работающими на предприятии системами);
• поэтапное внедрение и т.п.

Следует отметить, что  для большинства предприятий  необходим и предваряющий автоматизацию  этап - наведение порядка в их деятельности, создание рациональных технологий и бизнес-процессов. Речь даже не идет о жестком их реинжиниринге, в современных российских условиях происходит массовый бизнес-инжиниринг.

Основными целями проектов по автоматизации предприятий являются:

• представление деятельности предприятия и принятых в нем технологий в виде иерархии диаграмм, обеспечивающих наглядность и полноту их отображения;
• формирование на основании анализа предложений по реорганизации организационно-управленческой структуры;
• упорядочивание информационных потоков (в том числе документооборота) внутри предприятия;
• выработка рекомендаций по построению рациональных технологий работы подразделений предприятия и его взаимодействию с внешним миром;
• анализ требований и проектирование спецификаций корпоративных информационных систем;
• рекомендации и предложения по применимости и внедрению существующих программ управления предприятиями.

В данном проекте автоматизация  проводится на ОАО «Азарэнне». Данная организация занимается оптовой торговлей. Перепродажей товаров, приобретенных исключительно для этой цели. Оптовая торговля осуществляется на ОАО «Азарэнне» через оптовые склады и базы. В оптовом торговом центре оборудован торговый зал, в котором на стеллажах, полках, витринах размещается товар в упакованном виде, готовый для оптовой продажи, а также выставлен образец этого товара. В оптовом торговом центре можно сочетать оптовую торговлю с розничной. Для осуществления розничной торговли необходимо иметь кассовый аппарат.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Этапы автоматизации предприятия

 

Описание этапов автоматизации  лучше всего рассмотреть на примере  «каскадной» технологии внедрения. От других технологий она отличается тем, что переход на каждый следующий  этап начинается только после полного завершения предыдущего.

«Каскадная» технология преимущественно применяется при  стандартном или проектном внедрении. Её важнейшие свойства – максимальная детализация на уровне формирования технического задания, которая и позволяет последовательно переходить от этапа к этапу.

Обследование  и постановка задач – начальный этап, который имеет целью изучить существующие на предприятии бизнес-процессы, документопотоки, аналитику учёта, внутреннюю и внешнюю отчётность. Результаты обследования позволяют понять объём и сложность работ, и сформулировать основные задачи автоматизации – то есть способы и методы реализации проекта. Кроме того, на этом этапе определяется рамочная стоимость всех работ, а также стоимость работ по формированию Технического задания.

Формирование  Технического задания – ключевой этап работы. На основе предыдущего этапа в нём описываются и согласуются изменения, необходимые для приведения базового продукта в соответствие со спецификой организации учёта на предприятии. 

Заказчик, в процессе консультаций со специалистами Исполнителя, проясняет свои требования к системе  учёта. Исполнитель формулирует  и конкретизирует их, то есть создаёт техническое задание на внедрение автоматизированной системы.  
Составной частью технического задания является График работ, который позволяет как Исполнителю, так и Заказчику контролировать ход работ.

Адаптация программного продукта – комплекс работ по изменению типовой базовой версии программ реализующий требования Заказчика согласно техническому заданию. 
В соответствии с техническим заданием выполняется настройка программного продукта под специфику учета на предприятии. Создаются формы ввода данных и получения информации.

Поставка и  тестирование – необходимый этап работ, который позволяет проверить соответствие функциональных возможностей и эксплуатационных характеристик автоматизированной системы заявленным требованиям. 
Проведение тестирования установленного программного обеспечения на соответствие техническому заданию проводится на базе данных с тестовыми примерами на рабочих местах Заказчика. При проведении тестирования проверяются как отсутствие сбоев, так и результаты вычислений.

Обучение работников Заказчика включает в себя курсы ознакомления с программным продуктом "1С:Предприятие" в "Авторизованном учебном центре 1С" на территории Исполнителя, а также обучение в форме консультаций непосредственно на рабочем месте Заказчика.

В качестве дополнительной услуги могут быть составлены пользовательские инструкции, которые будут содержать описание:

·   последовательности действий пользователя данного вида задач при ведении учета;

·   документов, необходимых для ввода данных;

·   отчетов, используемых для контроля и анализа учета.

Однако Заказчик не всегда готов оплатить эту работу. Составление инструкций – трудоёмкий и дорогостоящий процесс, стоимость которого может составить до трети всей стоимости работ.

Ввод в эксплуатацию адаптированного программного продукта продолжается в течение одного-двух месяцев. В течение этого времени могут быть найдены несоответствия программного продукта требованиям технического задания, не выявленные в ходе тестирования. Исполнитель устраняет эти несоответствия в течение оговорённого в договоре времени. 

В ходе ввода в эксплуатацию нередко появляются дополнительные требования по функционалу и интерфейсу, не зафиксированные в техническом задании. Такие требования квалифицируются как Дополнительные работы, а условия их выполнения оговариваются в приложении к договору.

Сопровождение бывает двух видов. Гарантийное предполагает срочное безвозмездное исправление скрытых ошибок, которые невозможно было выявить в результате тестирования и на этапе ввода в эксплуатацию.  
По истечении гарантии, которая длится обычно до 3 месяцев с момента ввода в эксплуатацию, заключается договор послегарантийного сопровождения.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. СПЕЦИФИКА ДОКУМЕНТООБОРОТА ОАО «АЗАРЭННЕ»

 

Учетный процесс организует главный бухгалтер, который подчиняется  непосредственно руководителю организации. При формировании учетной политики главный бухгалтер определяет структуру бухгалтерской службы и уровни подчиненности.

Главный бухгалтер обеспечивает соответствие осуществляемых хозяйственных  операций законодательству Республики Беларусь, контроль за движением имущества и обязательств организации. Поэтому именно главный бухгалтер разрабатывает систему первичного учета. Он определяет, какими первичными документами должны оформляться все хозяйственные операции, которые осуществляются в данной организации. Требования главного бухгалтера по документальному оформлению хозяйственных операций и представлению в бухгалтерию необходимых документов и сведений обязательны для всех работников организации. Без подписи главного бухгалтера денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению. Главному бухгалтеру организации запрещается принимать к исполнению и оформлению документы по операциям, которые противоречат законодательству или нарушают договорную и финансовую дисциплину. О таких документах главный бухгалтер письменно сообщает руководителю организации.

Отдел сбыта

Банк

 

Рис. 1. Взаимодействие бухгалтерии предприятия с остальными отделами

Если руководитель издает распоряжение о принятии указанных документов к учету, то главный бухгалтер исполняет это распоряжение. При этом всю полную ответственность за незаконность совершенных операций несет руководитель.

Каждая хозяйственная  операция должна оформляться первичным документом, только в таком случае она принимается к бухгалтерскому учету. Первичный документ составляется в момент совершения операции или сразу после ее окончания. Учесть операцию значит сделать бухгалтерскую проводку, то есть отразить операцию на счетах бухгалтерского учета. Причем эти счета берутся из рабочего плана счетов, который разрабатывается главным бухгалтером в учетной политике организации.  
Регистры бухгалтерского учета предназначены для систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учету первичных документах. Главный бухгалтер решает, по какой форме и на каких носителях (бумажных или машинных) будет вестись бухгалтерский учет в организации. 

Порядок документооборота в организации также определяется главным бухгалтером в учетной политике. Документооборот - это путь, который проходят документы от момента их выписки до сдачи в архив. В графике документооборота определяется круг лиц, ответственных за оформление документов, указывается порядок, место и время прохождения документа с момента составления до сдачи в архив.  
Инвентаризация имущества и обязательств организации это проверка и документальное подтверждение их наличия, состояния и оценки. Инвентаризация обеспечивает достоверность бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности. Главный бухгалтер разрабатывает, а руководитель утверждает план проведения инвентаризаций в торговой организации. В плане определяют порядок, формы и сроки проведения плановых и внеплановых инвентаризаций. Непосредственно он осуществляет работу с банком, обслуживающим предприятие. В его подчинении находятся два бухгалтера, один из которых занимается основными операциями бухгалтерского учета, связанными с отделом сбыта, а другой — с отделом снабжения. Их работу проверяет и контролирует главный бухгалтер.