Совершенствование кадрового делопроизводства в негосударственном предприятии

       Во-вторых, продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска не должна быть меньше установленной законодательством.

       В-третьих, при разделении отпуска на части хотя бы одна из его частей должна быть не менее 14 календарных дней (ст. 125 ТК РФ). 
Кроме того, следует обратить внимание на то, чтобы отпуск был запланирован в пределах рабочего года работника, за который он предоставляется.

       При оформлении отпусков надо помнить, что  ежегодный оплачиваемый отпуск должен быть продлен в случаях:

       - временной нетрудоспособности работника;

       - исполнения работником во время ежегодного оплачиваемого отпуска государственных обязанностей, если для этого законом предусмотрено освобождение от работы;

       - в других случаях, предусмотренных законами, локальными нормативными актами организации.

       Когда работник берет трудовой отпуск, необходимо оформить приказ на отпуск. Бланк приказа  на отпуск утвержден постановлением  Государственного комитета Российской Федерации по статистике от 05.01.2004 № 1¹¹. Если в отпуск идет один сотрудник, приказ о предоставлении отпуска составляется по форме № Т-6, если несколько работников, то приказ на отпуск выпускают по форме № Т-6а. Приказ на отпуск должен составляется заранее. Ознакомить работника под роспись с датой начала отпуска не менее чем за две недели (ч. 3 ст. 123 ТК РФ). Оформленный приказ передается в бухгалтерию и на его основании производится расчет причитающегося работнику среднего заработка за отпуск, который оформляется на бланке формы N Т-60. За три дня до начала отпуска работнику выдаются отпускные, согласно  статьи 136 части 9 ТК РФ.

Все приказы о предоставлении отпусков регистрируются в журнале регистрации приказов о предоставлении отпуска. Журнал пронумерован, прошнурован, закреплен печатью организации и росписью руководителя организации. 

6. Порядок оформление документов при переводе

       Перевод на другую работу  (должность)  может  носить постоянный или временный  характер.

       Перевод сотрудника  постоянно на другую работу (должность) может производиться  по многим причинам, а именно:

       -перевод  на более высокую должность;

       -понижение  в должности по результатам  аттестации;

       -перевод  в соответствии с медицинским  заключением;

       -переезд  работодателя в другую местность  и многие другие.

       В ТК РФ, возможные случаи перевода разделены на три группы. Согласно ч. 1 ст. 72.1 ТК РФ под переводом понимаются:

       - изменение трудовой функции работника  при продолжении работы у того же работодателя;

       - изменение структурного подразделения,  к которому относится работник (если структурное подразделение было указано в трудовом договоре), при продолжении работы у того же работодателя;

       - перевод на работу в другую местность вместе с работодателем.

       Перечень  должностных обязанностей, включаемых в трудовую функцию работника, как  правило, указывается в трудовом договоре или должностной инструкции. В случае изменения должностных обязанностей оформляется перевод работника. Например, если бухгалтер повышен до должности главного бухгалтера.

       При переводе работника необходимо придерживаться определенных правил, соблюдение которых поможет избежать ряда проблем. Перевод производится только с согласия работника Особенно это стоит учесть, если работник переводится на другую должность, специальность, требующие иной квалификации.

       По  поводу назначения нового испытательного срока, при переводе сотрудника на новую  должность, ТК РФ четкого ответа не дает. Но из  ст. 70 ТК РФ следует, что  условие об испытании работника  может быть предусмотрено лишь при  заключении трудового договора, то есть при приеме работника на работу. Поэтому при переводах в организации новый испытательный срок не устанавливается.

       Чтобы избежать проблем, необходимо:

       - предупредить работника в письменной форме за два месяца о предстоящем переводе, чтобы по истечении этого срока работник мог дать четкий ответ "согласен" или "несогласен" с предложением на изменение условий труда;

       - в случае если работник согласился с новыми условиями, необходимо зафиксировать этот факт в письменной форме, например в виде подписи сотрудника под приказом о переводе или в виде написания им заявления о переводе;

       - в случае если работник по истечении срока отказался от перевода, можно его уволить (пункт 7, статья 77 Трудового кодекса РФ). В этом случае необходимо выплатить работнику компенсацию за неиспользованный отпуск и выходное пособие.

       Перевод при аттестации кадров. Круг сотрудников, подлежащих аттестации, ТК РФ не ограничен. Так как целью аттестации является проверка квалификации сотрудников, она не должна проводиться для работников, трудовые функции которых не требуют специальных знаний или подготовки. Во избежание возможных споров, рекомендуем включить в трудовой договор с работником пункт об обязанности проходить аттестацию. Проведение аттестации  может проводиться как планово, в соответствии с утвержденным аттестационной комиссией или руководителем организации графиком, так и внепланово - по инициативе самого сотрудника или его руководителя. Плановая аттестация работников, проводится по усмотрению руководства, но рекомендуем  проводить, не реже одного раза в три-пять лет. Срок проведения аттестации организация  устанавливается исходя из штатной численности аттестуемых сотрудников и других факторов, рекомендуемый  срок от 3 до 6 месяцев.

       Для проведения аттестации необходимо:

       1. Утвердить положение об аттестации.

       2. Создать приказ об образовании  аттестационной комиссии. В котором  определить состав аттестационной  комиссии. Количественный и персональный  состав комиссии утверждается  руководителем организации. В  данном приказе предусмотреть  председателя, заместителя, секретаря и членов комиссии.

       3. Издать приказ о ее проведении аттестации. Который должен содержать следующую информацию: сроки и место проведения аттестации; круг сотрудников, подлежащих аттестации; основания проведения аттестации (если аттестация внеочередная); порядок оформления результатов аттестации. Установить порядок подготовки и передачи в аттестационную комиссию сведений о том, кто из сотрудников и когда повышал квалификацию, аттестационных листов по предыдущей аттестации, отзывов клиентов и коллег и др.

       4.Создать  График проведения аттестации.

       5.Уведомить  о проведении аттестации сотрудников.

       6.Утвердить  подготовленный перечень вопросов  для аттестационных заданий.

       Необходимо, перед аттестацией проверить, наличие  должностных инструкций, на сотрудников, которые будут проходить аттестацию. Так как при их отсутствии суд может признать незаконным, увольнение сотрудника по результатам аттестации. Выписка из протокола аттестационной комиссии приобщается к личному делу.

       По  результатам аттестации  комиссия  выносит на рассмотрение руководителю организации рекомендации. А именно, о поощрении отдельных работников за достигнутые успехи, об установлении, изменении или отмене надбавок к должностным окладам, о повышении квалификации отдельных сотрудников и др. Аттестационная комиссия при выдаче рекомендаций должна указать мотивы, по которым они сформулированы.

       С учетом оценок и рекомендаций аттестационной комиссии, руководитель организации  принимает решение в отношении  аттестуемого работника. Согласно ч. 3 ст. 81 ТК РФ увольнение по основанию, предусмотренному п. 3 ч. 1 ст. 81 ТК РФ, допускается только в том случае, если невозможно перевести работника с его согласия на другую работу. Таким образом, в приказе должно содержаться распоряжение отделу кадров о предложении работникам перевода на другие имеющиеся в организации должности. Если работник соглашается на перевод, данное согласие  выражается в письменной форме, то издается приказ о переводе. Если же работник отказывается от перевода или в организации нет другой работы, то издается приказ о его увольнении.

        Порядок оформления перевода работника на новое место: если работник переводится по собственной инициативе, он должен написать соответствующее заявление в произвольной форме на имя руководителя;  
издается приказ (распоряжение) (Унифицированная форма №Т-5, №Т-5а утвержденные Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»).  Основанием для издания приказа о переводе будет являться изменение к трудовому договору, подписанное обеими сторонами, а именно - дополнительное соглашение. По требованию работника работодатель обязан выдать ему заверенную копию указанного приказа. Запись о постоянном переводе на другую работу вносится в трудовую книжку работника, а также в личную карточку работника (форма №Т-2). ¹²  

7. Расторжение трудового договора

        Расторжение трудового  договора между работодателем и  работником может происходить по разным причинам: расторжение по инициативе работника, расторжение трудового договора по инициативе работодателя, расторжение трудового договора по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон. Но между всеми этими причинами есть общая черта - расторжение трудового договора всегда сопровождается множеством юридических тонкостей, требований ТК РФ и ГК РФ, а также требует профессиональных знаний не только в юриспруденции, но и в кадровом управлении.

        Основаниями прекращения  трудового договора являются:

1) соглашение  сторон (статья 78 настоящего Кодекса);

2) истечение  срока трудового договора (статья 79 настоящего Кодекса), за исключением  случаев, когда трудовые отношения  фактически продолжаются и ни  одна из сторон не потребовала  их прекращения;

3) расторжение  трудового договора по инициативе  работника (статья 80 настоящего Кодекса);

4) расторжение  трудового договора по инициативе  работодателя (статьи 71 и 81 настоящего  Кодекса);

5) перевод  работника по его просьбе или  с его согласия на работу  к другому работодателю или  переход на выборную работу (должность);

6) отказ  работника от продолжения работы  в связи со сменой собственника  имущества организации, с изменением  подведомственности (подчиненности)  организации либо ее реорганизацией (статья 75 настоящего Кодекса);

7) отказ  работника от продолжения работы в связи с изменением определенных сторонами условий трудового договора (часть четвертая статьи 74 настоящего Кодекса);

8) отказ  работника от перевода на другую  работу, необходимого ему в соответствии  с медицинским заключением, выданным  в порядке, установленном федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, либо отсутствие у работодателя соответствующей работы (части третья и четвертая статьи 73 настоящего Кодекса);

9) отказ  работника от перевода на работу  в другую местность вместе с работодателем (часть первая статьи 72.1 настоящего Кодекса);

10) обстоятельства, не зависящие от воли сторон (статья 83 настоящего Кодекса);

11) нарушение  установленных настоящим Кодексом  или иным федеральным законом  правил заключения трудового договора, если это нарушение исключает возможность продолжения работы (статья 84 настоящего Кодекса).

Каждое  из перечисленных оснований расторжения  трудового договора имеет свою уникальную процедуру, имеющую определенную последовательность действий, набор оформляемых документов, требований ТК РФ и т.д.

       Увольнение  по соглашению сторон регулируется ст. 78 Трудового  кодекса. Самый простой способ для работника и работодателя. Сторонам для расторжения трудового договора необходимо лишь составить соглашение о расторжении договора, а также внести соответствующую запись в трудовую книжку работника. Трудовой договор может быть расторгнут в любое время по взаимному согласию работника и работодателя. Как правило, данная норма применяется в ситуации, когда организация решила прекратить отношения с работником, но прямых оснований для его увольнения не имеет. Кроме того, указанная норма нередко используется работодателями при увольнении работника за дисциплинарный проступок или при сокращении штата. Конкретная дата прекращения трудового договора должна быть указана в соглашении сторон. В соответствии с трудовым законодательством инициатором увольнения по соглашению сторон может выступать любая сторона трудового договора. В большинстве случаев такое предложение сотруднику делает работодатель. Иногда, расставаясь с работником при отсутствии прямых оснований для увольнения, организация стоит перед выбором: предложить сотруднику уволиться по собственному желанию или оформить увольнение как соглашение сторон. Второй вариант для работодателя предпочтительнее по следующим причинам. Увольнение по собственному желанию предполагает, что работник самостоятельно и без принуждения (то есть без предложения со стороны работодателя) должен заявить о своем намерении расторгнуть трудовой договор. Поскольку в рассматриваемой ситуации это условие не выполняется, сотрудник может обратиться в суд и доказать, что заявление об увольнении написано в принудительном порядке. Кроме того, работник, подавший названное заявление, может отозвать его до истечения срока предупреждения об увольнении. Напомним, что такое право работнику предоставлено ст. 80 ТК РФ. В конечном итоге указанные факты могут иметь для работодателя различные негативные последствия. При увольнении по соглашению главным является то, что стороны расстаются по взаимной договоренности. Такая договоренность оформляется соответствующим документом, поэтому у работника отсутствуют основания для подачи жалобы в суд. Кроме того, в данном случае в отличие от увольнения по собственному желанию сотрудник не имеет права изменить в одностороннем порядке (без согласия работодателя) решение расторгнуть трудовой договор.