Система ДОУ в Макдоналдс

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

СОДЕРЖАНИЕ

 

                                                                                                             Стр.

Введение……………………………………………………………………… Основные термины и определения………………………………….. Организационно-распорядительная документация………………… Распорядительная документация……………………………… Информационно-справочная документация………………….. Организационная документация………………………………. Учредительные документы для общества             с ограниченной ответственностью…………………………………. Организация конфиденциального делопроизводства……………… Организация делопроизводства в ресторане «Макдоналдс»………. Общая характеристика предприятия………………………….. Организационная структура системы  управления  персоналом………………………………………….. Структура должностей…………………………………………. Кадровая политика……………………………………………... Прием новых работников………………………………………. Заключение…………………………………………………………………… Список использованной литературы………………………………………. Приложения…………………………………………………………………..

3 4 5 8 10 11   12 13 14 15   16 16 18 18 20 21 22

 

ВВЕДЕНИЕ

 

 

В соответствии с ГОСТом Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" делопроизводство или документационное обеспечение управления – это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

В соответствии с ГОСТом Р 51141-98 делопроизводство (или ДОУ) предполагает, прежде всего, создание документов или документирование, т.е. запись информации на различных носителях по установленным правилам, которые закрепляются в правовых актах и нормативно-методических документах. Результатом документирования является документ – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Носителем при этом может выступать любой материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде. При документировании необходимо помнить, что данный процесс записи информации на бумаге или ином носителе является строго регламентированным, что, в свою очередь, обеспечивает юридическую силу документа.

Документооборот организации  – это движение документов в организации  с момента их создания или получения  до завершения исполнения или отправления.

Под системой хранения документов подразумевается совокупность средств, способов и приемов учета и  систематизации документов с целью  их поиска и использования в текущей  деятельности.

Подытожив вышесказанное, можно  выделить две составные части  делопроизводства (или ДОУ):

• документирование деятельности;
• организация работы с официальными документами.

В своей работе я раскрыла систему ведения делопроизводства, а также рассмотрела организацию  делопроизводства в ресторане «Макдоналдс». Исследовала состав и структуру, основные цели и задачи предприятия.

 

1. Основные термины и определения

 

Делопроизводство (документационное обеспечение управления) — отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами (ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утв. постановлением Госстандарта РФ от 27 февраля 1998 г. N 28).

Часть делопроизводства, непосредственно  связанная с созданием документов, называется документированием.

Документ – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими её идентифицировать (различить).

Документы – носители первичной информации. Именно в документах информация фиксируется впервые. Это свойство позволяет отличать документы от других источников информации (книг, газет, журналов) содержащих переработанную вторичную информацию.

Различают следующие виды документов:

1. По назначению (средства фиксации фактов (авто протоколы, отчеты) средства передачи документов (письмо, телеграмма)).
2. По происхождению (служебные и личные документы).
3. По форме (индивидуальные, типовые, трафаретные).
4. По срокам исполнения и хранения (постоянные, долговременные, временные).
5. По месту составления (внутренние и внешние).
6. По наименованию (проказы, указы, отчеты).
7. По стадиям создания (выписки, отпуск, оригиналы).

Системы документации – совокупность документов взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения вида сферы деятельности единых требований к оформлению.

Понятие делопроизводства базируется на понятии документирования. Документирование – запись информации на различных носителях по установленным правилам. При документировании на естественном языке создаются текстовые документы. При документировании на искусственных языках создаются документы на машинных носителях.

Документооборот — движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения: отправки и (или) направления в дело. График документооборота — это схема, которая описывает движение первичных документов на фирме от момента их создания (получения) до момента передачи на хранение. Как правило, график составляют под руководством главного бухгалтера. Руководитель должен утвердить его в составе учетной политики фирмы.

В учетной политике не нужно  подробно описывать весь график документооборота. Достаточно отразить лишь его основные положения. Полный график лучше изложить в отдельном приказе по организации.

Система автоматизации документооборота, система электронного документооборота (СЭДО) — автоматизированная многопользовательская  система, сопровождающая процесс управления работой иерархической организации  с целью обеспечения выполнения этой организацией своих функций. При  этом предполагается, что процесс  управления опирается на человеко-читаемые документы, содержащие инструкции для сотрудников организации, необходимые к исполнению.

 

 

2. Организационно-распорядительная документация

 

Организационно-распорядительная документация классифицируется на три группы:

• распорядительная документация (приказы, распоряжения, постановления, решения, указания);
• информационно-справочная документация (письма, телеграммы, телефонограммы, факсы, акты, протоколы, докладные и служебные записки);
• организационная документация (уставы, положения, правила, инструкции, штатные расписания).

Документ состоит из отдельных  информационных элементов, которые  называются реквизитами (подпись, печать, название вида документа, текст документа и т.д.). Совокупность реквизитов документа, расположенных в установленном порядке, составляет формуляр документа. ГОСТ Р 6.30-2003¹ распространяется на организационно-распорядительную документацию, предусмотренную унифицированной системой организационно-распорядительной документацией – приказы, распоряжения, постановления, решения, протоколы, акты, письма, которые фиксируют решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности федеральных органов государственной власти, органов государственной власти субъектов власти РФ, предприятий, организаций и их объединений независимо от организационно-правовой формы и вида деятельности.

ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает следующие реквизиты, которые используются при подготовке и оформлении организационно-распорядительных документов:

 

• государственный герб Российской Федерации;
• герб субъекта Российской Федерации;
• эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
• код организации;
• основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
• идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);
• код формы документа;
• наименование организации;
• справочные данные об организации;
• наименование вида документа;

 

 

 

^{________________________________________________}

     ¹ Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" (принят и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. N 65-ст)

• дата документа;
• регистрационный номер документа;
• ссылка на регистрационный номер и дату документа;
• место составления или издания документа;
• адресат;
• гриф утверждения документа;
• резолюция;
• заголовок к тексту;
• отметка о контроле;
• текст документа;
• отметка о наличии приложения;
• подпись;
• гриф согласования документа;
• визы согласования документа;
• оттиск печати;
• отметка о заверении копии;
• отметка об исполнителе;
• отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
• отметка о поступлении документа в организацию;
• идентификатор электронной копии документа.

 

Бланк документа  – набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа. Бланк документа представляет собой лист бумаги стандартного формата, на котором различными техническими средствами нанесены реквизиты, содержащие постоянную для данного вида документа информацию.

 

Классификация бланков  документов (см. рис. 1 в Приложении 1)

ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" классифицирует бланки организационно-распорядительных документов по следующим признакам:

• расположению реквизитов;
• по автору документа;
• виду документа.

В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков:

• угловой;
• продольный.

В зависимости от автора документа  бланки документов подразделяются на:

• бланк организации;
• бланк структурного подразделения;
• бланк должностного лица.