Принципы отбора документов при ЭЦД

Существует еще ряд критериев. Например, языковые или художественные особенности документа (документ отбирают на хранение независимо от его содержания, происхождения и принадлежности), степень сохранности фонда и  некоторые другие, но рассматривать  их здесь нет необходимости, так как к документам функционирующего учреждения они, как правило, не применяются.

Разработка критериев ведется  давно, вырабатывались они постепенно, менялось понимание сущности некоторых  критериев, изменялись формулировки и  представления о ценности наиболее важных критериев. Процесс этот продолжается; возможно, появятся новые критерии, а ныне существующие будут переосмыслены.⁷

 

 

Заключение

 

Поводя итоги данной работы, хочется  еще раз подчеркнуть значимость и обязательность проведения экспертизы ценности документов.

Во-первых, хранение сверх сроков увеличивает  расходы на их содержание и затрудняет поиск  и использование действительно  нужных документов.

Во-вторых, преждевременное уничтожение  документов может нанести серьезный  ущерб как организации и государству, так и каждому отдельному гражданину.

Поэтому очень важно правильно  оценить каждый документ и определить сроки его хранения с учетом  возможности дальнейшего использования.

При ЭЦД документы должны изучаться не обособленно друг от друга, а с учетом их взаимосвязи, с учетом их места и значения в составе всего комплекса архивных документов, т.к. одни  документы дополняют другие, третьи повторяют первые, а четвертые полностью поглощены вторыми.

В данной работе подробно рассмотрены  основные принципы отбора документов при проведении экспертизы ценности документов, являющиеся одновременно универсальными, общенаучными принципами.

В процессе исследования нам удалось  выяснить, что принцип историзма, является основным, определяющим происхождение, содержание документа, его внешние особенности. Исходя из данного принципа, все явления, факты и события необходимо рассматривать в их развитии.

Принцип всесторонности и  комплексности совпадает с общенаучным принципом целостности, т.е. пониманием явлений действительности, как единства частей целого в многообразии их проявлений, связей, а также с общенаучным принципом системности, т.е. рассмотрением объекта как системы взаимосвязанных и взаимообусловленных элементов.

Принципы архивоведения  составляют методологическую основу экспертизы, которая определяет систему критериев ценности документов. Данные критерии также подробно рассмотрены в настоящей работе.

В заключении хочется добавить, что сегодня сотрудники, привлекаемые осуществлять экспертизу ценности документов, должны быть не только квалифицированными работниками, знающими структуру, функции, состав документации организации, но и на должном уровне знать основные принципы и критерии ЭЦД, а также уметь их применять.

 

Список источников и литературы

 

1. Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»
2. Основные правила работы архивов организаций. Росархив, ВНИИДАД. М., 2004. – 152с.
3. Приказ Минкультуры от 25 августа 2010 г. № 558 «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения».
4. Экспертиза ценности управленческих документов и комплектование ими государственных архивов (теория и методика) / Федер. арх. агентство; ВНИИДАД; сост.: М. П. Жукова, Н. А. Пучко, О. В. Усанова и др. - М., 2007. - 224 с.
5. Вовкотруб О.В., Фионова Л.Р. Архивоведение. /О.В. Вовкотруб, Л.Р.Фионова/ Учебное пособие, Пензенский государственный университет, 2005, 132с.
6. Кошелева Е.А. Номенклатура дел организации/ Е.А.Кошелева //Секретарь-референт. 2008. №1. С. 31-32.
7. Принципы, методы, основные критерии определения ценности документов. организационное и нормативно-методическое обеспечение ЭЦД. URL: http://document-ved.ru/otvety-po-dokumentovedeniyu-principy-metody-osnovnye-kriterii-opredeleniya-cennosti-dokumentov.html. Дата обращения: 29.10.2012.
8. Делопроизводство. Организация работы с документами. Делопроизводство на компьютере. URL.: http://libsib.ru/deloprozvodstvo/organizatsiya-raboti-s-dokumentami-deloproizvodstvo-na-kompiutere/podgotovka-dokumentov-k-peredache-na-archivnoe-chranenie. Дата обращения: 29.10.2012.

¹ Основные правила работы архивов организаций Росархив, ВНИИДАД. М., 2004. – С.8.

² Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

³ Вовкотруб О.В., Фионова Л.Р. Архивоведение. /О.В. Вовкотруб, Л.Р.Фионова/ Учебное пособие, Пензенский государственный университет, 2005, С.72 – 73.

⁴ Кошелева Е.А. Номенклатура дел организации/ Е.А.Кошелева //Секретарь-референт. 2008. №1. С. 31-32

⁵ Принципы, методы, основные критерии определения ценности документов. организационное и нормативно-методическое обеспечение ЭЦД. URL: http://document-ved.ru/otvety-po-dokumentovedeniyu-principy-metody-osnovnye-kriterii-opredeleniya-cennosti-dokumentov.html. Дата обращения: 29.10.2012.

⁶ Делопроизводство. Организация работы с документами. Делопроизводство на компьютере. URL.: http://libsib.ru/deloprozvodstvo/organizatsiya-raboti-s-dokumentami-deloproizvodstvo-na-kompiutere/podgotovka-dokumentov-k-peredache-na-archivnoe-chranenie. Дата обращения: 29.10.2012.

⁷ Делопроизводство. Организация работы с документами. Делопроизводство на компьютере. URL.: http://libsib.ru/deloprozvodstvo/organizatsiya-raboti-s-dokumentami-deloproizvodstvo-na-kompiutere/podgotovka-dokumentov-k-peredache-na-archivnoe-chranenie. Дата обращения: 29.10.2012.