Понятие документ, его развитие и определение

   При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.

   Примерный перечень документов, подлежащих утверждению, приводится в приложении 4 Государственной системы документационного обеспечения управления и содержит следующие виды документов:

• акты (проверок и ревизий; приема законченных строительством объектов, оборудования; списания; экспертизы; передачи дел; ликвидации организаций, учреждений, предприятий и т.д.);
• задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство; на проведение научно-исследовательских, проектно-конструкторских и технологических работ; технические и т.д.);
• инструкции (правила) (должностные; по документационному обеспечению управления; технике безопасности; внутреннего трудового распорядка и т.д.);
• нормативы (расхода сырья, материалов, электроэнергии; технологического проектирования; численности работников и т.д.);
• отчеты (о производственной деятельности, командировках, научно-исследовательских работах и т.д.);
• перечни (должностей работников с ненормированным рабочим днем; предприятий, на которые распространяются определенные льготы; типовых документальных материалов, образующихся в деятельности министерств, ведомств и др. организаций с указанием сроков хранения материалов и т.д.);
• планы (производственные; строительно-монтажных, проектно-изыскательских, научно-исследовательских работ; внедрения новой техники; кооперированных поставок продукции; распределения продукции по установленной номенклатуре; доходов по жилищно-коммунальному хозяйству, по капитальному ремонту; работы коллегии, научно-технического совета, ученого совета и т.д.);
• положения (о министерстве; структурном подразделении; премировании и т.д.);
• программы (проведения работ и мероприятий; командировок и т.д.);
• расценки на производство работ;
• сметы (расходов на содержание аппарата управления, зданий, помещений, сооружений; использования средств фонда предприятия; на подготовку и освоение производства новых изделий; на капитальное строительство и т.д.);
• стандарты (государственные, отраслевые, республиканские, технические условия);
• структура и штатная численность;
• тарифные ставки;
• уставы государственных предприятий (объединений), входящих в состав объединений и т.д.);
• формы унифицированных документов;
• штатные расписания и изменения к ним.

 
Расположение– в правой верхней  стороне бланка на четвертой строке, напротив восьмого реквизита. 
Реквизит№23«Подпись».Написание– обязательный реквизит служебного документа. В учреждениях, которые функционируют на основе единоначальности, документ подписывает одна служебная особа – ее руководитель, его заместитель или управляющий структурного подразделения. Право подписи устанавливается приказом управляющего учреждения или инструкцией по делопроизводству. 
Документы, которые отправляются в высшие организации, а также распорядительные и наиважнейшие внутренние, подписывает управляющий учреждения, или его заместитель. В состав подписи входит: определение должности (полная, если документ напечатан не на бланке), личная подпись, инициалы и фамилия особы, которая подписала документ. 
Расположение– подпись ставится на нижнем поле документа, в правой части на двенадцатой строке. Допускается в реквизите "Подпись" центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки. 
Реквизит № 24 «Гриф согласования» 
Написание– оформляется согласно с соответствующими требованиями в двух вариантах: согласование с конкретной должностной особой; согласование с коллегиальным органом. В первом случае после слова «СОГЛАСОВАНО» определятся наименование должности служебной особы. Включают название утверждения, с которым согласовывается документ, личная подпись, расшифровка подписи и дата. Во втором случае после слова «СОГЛАСОВАНО» определяется вид документа, его номер и дата. Слово «СОГЛАСОВАНО» печатается большими буквами без кавычек на лицевой странице документа. 
Расположение– ставится в правой нижней части документа. Под двадцать третьим реквизитом. 
Реквизит № 25 «Виза» 
Написание– состоит из личной подписи особы, которая визирует и даты. В случае необходимости отмечается должность того, кто визирует, а подпись расшифровывается, то есть указывается фамилия, имя, отчество. 
Расположение– на документе внутреннего использования виза ставится на первом экземпляре, расположена на тринадцатой строке правее от двадцать четвертого реквизита в нижнем поле документа. 
Реквизит № 26 «Печать» 
Написание– подпись ответственной особы утверждается печатью на документах, которые требуют утверждения прав граждан и юридических особ, фиксации факта затраты денег и материальных ценностей, а также предусмотренных актами (трудовые книги, титульные списки). Кроме того, печать проставляется на уставах (положениях) учреждений, договорах, поручениях. Печати ставятся на копиях документов, которые отсылаются в другое учреждение. Отпечаток печати надо ставить так, чтобы он накрывал часть наименования должности особы, которая подписала документ. 
Расположение– проставляется печать в нижнем правом поле документа правее от двадцать третьего реквизита.

5. реквизиты  о получении и исполнении документов.

Реквизиты 18, 20, 22, 27, 28, 29, 30, 31

Реквизит  № 18 «Резолюция» 
Написание– надпись на документе сделаная управляющим учреждения или его подразделения, которое содержит указания для исполнения документа. Состоит из таких элементов: фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись, дата. В резолюциях на документе с типичными сроками исполнения, которые не требуют специальных (дополнительных) указаний для исполнения, отмечается исполнитель, ставится подпись автора резолюции, дата. 
Расположение– ставится на шестой строке в верхнем поле документа, левее от десятого реквизита (вид документа). 
Реквизит № 20 «Постановление документа на контроль» 
Написание– отмечается словом «КОНТРОЛЬ» или буквой «К», ее можно писать от руки (красным, синим или зеленым цветом), или делать при помощи резинового штемпеля. 
Расположениепроставляется в левом верхнем поле на седьмой строке на самом крае бланка. 
Реквизит № 22 «Отметка о приложении» 
Написание– приложения дополняют, объясняют отдельные вопросы документа или документ в целом. При наличии приложений, дополнение отмечается в тексте или после текста документа, перед подписью. Дополнения должны оформляться на стандартных листах и иметь все необходимые для конкретного вида документа реквизиты. 
Расположение– в нижнем правом поле документа над двадцать третьим реквизитом. 
Реквизит № 27 «Отметка о копиях» (изготовлении и утверждении) 
Написание– реквизит содержит данные о копиях (их количестве), место их нахождения, адресаты тех, кому они были направлены. Количество копий определяется нормативными актами (особенно для документов с ограниченным доступом) или диктуется практической необходимостью. 
Расположение– ставится в правом нижнем поле документа правее двадцать второго реквизита. 
Реквизит № 28 «Отметка об исполнителе данного документа» 
Написание– содержит фамилию непосредственного исполнителя и номер его рабочего телефона. 
Расположение– проставляется на обратной стороне документа в нижней части (на последней строке слева). 
Реквизит № 29 «Отметка о выполнении документа и отправлении его в дело» 
Написание– состоит из короткой справки про выполнение (если нет документа о выполнении), слов «В дело» и номера дела, и номера дела, к которому документ будет подшит, даты направления его в дело и подписи исполнителя. Этот реквизит свидетельствует про то, что работа над документом завершена. 
Расположение– ставится в нижнем левом поле в левом углу на последней строке. 
Реквизит № 30 «Отметка о перенесении информации на ЭВМ» 
Написание– включает информацию, перенесенную на ЭВМ, дату перенесения, номер массива, подпись особы, ответственной за перенесение данных. 
Расположение– проставляется в нижней части документа, на последней строке, (посередине). 
Реквизит № 31 «Пометка о получение документа» (входящий номер) 
Написание– эта отметка содержит такие элементы: сокращенное название учреждения, дата получения документа, индекс документа. Отметка делается от руки или с помощью резинового штемпеля организации. 
Расположение– проставляется в нижнем правом поле документа, на последней строке, в правом углу. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Заключение.  
 
В заключении необходимо отметить, что документ представляет собой целостную, сложную, самоорганизованную систему. 
Он отображает факты, события, предметы, явления объективной действительности и мыслительной деятельности человека. Он создается посредством письма, графики, рисунка, фотографии, звуко- и видеозаписи. Документ изготавливается на специальном материале (бумаге, фотопленке ит.п.). 
   Чтобы документ имел юридическую силу, процесс его создания строго регламентируется и осуществляется по установленным правилам. Это подчёркнуто и в определении термина документ в законе "Об информации, информатизации и защите информации": "документированная информация (документ) -зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими её идентифицировать". 
Документ, зафиксировав (отобразив) информацию, тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возвращение к информации во времени. 
 Как носитель информации документ выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей. Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы. В управленческой деятельности документ выступает и как предмет труда, и как результат труда, так как принятое решение записывается, закрепляется в документе. 
 

Список  использованной литературы.  
 
1.Современное делопроизводство. Кирсанова М.В 
М: Инфра – М 2000.

 
2.Документоведение. Кушнаренко Н.Н, Киев.:Знание 2000

 
3.Зиновьева Н.Б, Сояпина Н.А… 
Документ коммуникации и восприятия. Лекции по курсу «документоведение». Краснодар: 95г.

 
4. Делопроизводство. Кузнецова Т.В  М:2003г.

5. электронная версия журнала «делопроизводство»:

http://www2.termika.ru/dou/progr/magd.html

6. электронная версия журнала справочник  секретаря и офис-менеджера:

www.klerk.ru/relize/?7489

7. истоия русского литературного  языка. Н.А.Мещерский. издательство Ленинградского унивеситета, 1981. 
 

.