Понятие документ, его развитие и определение

     Глава II. Типы информации, содержащейся в документе, функции документа в документоведении, типы носителей документа.

     Главной составляющей документа выступает информация, т.е. самые различные данные, сведения, сообщения, знания, предназначенные для передачи в процессе коммуникации. В Федеральном законе "Об информации, информатизации и защите информации" закреплено следующее определение понятия "информация"- это сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления".

В настоящее время общество переживает информационный бум. Любая организация, также как и каждый человек  в отдельности, может существовать, только обмениваясь информацией. В нынешних условиях очень важно вовремя получить нужную информацию в необходимом объеме. Другими словами, кто владеет информацией, тот владеет ситуацией.

Основным  инструментом информатизации всех областей человеческой деятельности являются информационные системы. Информационные системы- системы хранения, обработки, преобразования, передачи, обновления информации с использованием компьютерной и другой техники. Данное понятие включает в себя:

Информационные  ресурсы- документы и массивы  документов в информационных системах (библиотеках, архивах, фондах, банках данных, депозитариях, музейных хранилищах и т.д.);

Информационные  массивы, представляющие собой упорядоченную  совокупность данных и (или) документов, необходимых для решения задач  определенной области деятельности;

Информационные  технологии, которые можно определить как систему методов и способов сбора, хранения, анализа, обработки  и передачи информации;

различные средства, обеспечивающие реализацию информационных технологий и тем  самым функционирование всей Информационной Системы. К таким средствам относят программные, технические, лингвистические, правовые, организационные и др.

      Затронув  в своей работе информативную  сторону, указав ряд различных определений, рассмотрев краткую историю документационной сферы в России с древнейших времен и до конца ХХ века, выявив ключевые признаки и основные свойства документа, рассмотрим то, как эти носители информации функционируют в сферах своего применения и распространения.

     Любой документ полифункционален, то есть содержит в себе различные функции, которые с течением времени меняют свое доминирующее значение. Выделяются функции общие и специальные. Общие - это информационная, социальная, коммуникативная, культурная. Специальные - управленческая, правовая, функция исторического источника, функция учета. Рассмотрим каждую из них развернуто.

     Информационная  функция определяется потребностью в запечатлении информации с целью  сохранения и передачи и присуща  всем без исключения документам. Причина  появления любого документа - необходимость фиксировать информацию о фактах, событиях, явлениях, практической и мыслительной деятельности. Информацию, содержащуюся в документах можно подразделить на:

     1) ретроспективную (относящуюся к  прошлому);

     2) оперативную (текущую);

      3) перспективную (относящуюся к  будущему).

     Существуют  и другие классификации информации:

     разделение  на первичную и вторичную;

     деление по жанрам;

     классификация по видам;

     дифференциация  по носителям и проч.

     Каждый  документ имеет информационную емкость (или информационный потенциал), то есть количество и качество информации. Информационная емкость характеризуется такими показателями: полнота, объективность, достоверность, оптимальность, актуальность информации, ее полезность и новизна. Чем выше эти показатели, тем ценнее документ.

     Социальная  функция тоже присуща многим документам, так как создаются они для удовлетворения различных потребностей как общества в целом, так и отдельных его членов. Документ также сам может влиять на социальные отношения них в зависимости от назначения, роли в данном обществе, причем может не только стимулировать их развитие социальных процессов, но и тормозить.

     Коммуникативная функция выполняет задачу передачи информации во времени и пространстве, информационной связи между членами общества. Без обмена сведениями, мнениями, идеями социальные связи не могут поддерживаться. Можно выделить две категории документов, в которых ярко выражена коммуникативная функция:

     1) документы, ориентированные в  одном направлении (законы, указы, распоряжения, приказы, инструкции, жалобы, докладные записки и др.);

     2) документы двустороннего действия (деловая и личная переписка,  договорные документы и т.д.) .

     Культурная  функция - способность документа  сохранять и передавать культурные традиции, эстетические нормы, ритуалы, принятые в обществе (кинофильм, фотография, научно-технический документ и др.).

     Управленческая  функция выполняется официальными документами, которые специально созданы  для целей и в процессе управления (законы, положения, уставы, протоколы, решения, сводки, отчеты и др.). Эти документы играют большую роль в информационном обеспечении управления, они многообразны, отражают различные уровни принятия решений.

     Правовая  функция присуща документам, в  которых закрепляются изменения правовых норм и правонарушений. Можно выделить две категории документов, наделенных правовой функцией: изначально обладающие ею и приобретающие ее на время .В первую группу входят все документы, устанавливающие, закрепляющие, изменяющие правовые нормы и правоотношения или прекращающие их действие, а также другие документы, влекущие за собой юридические последствия. Сюда относятся все правовые акты органов государственной власти (законы, указы, постановления и др.), судебные, прокурорские, нотариальные и арбитражные акты, все договорные, удостоверительные документы (паспорта, пропуска, удостоверения и т.д.) и оправдательно-финансовые документы (накладные, приходные ордера, счетно-платежные требования и т.п.) Ко второй категории относятся документы, которые на время приобретают эту функцию, являясь доказательством каких-либо фактов в суде, органах следствия и прокуратуре, нотариате, арбитраже. В принципе любой документ может быть доказательством и тем самым временно будет наделен правовой функцией.

     Функция исторического источника изучается исторической наукой. Существует две точки зрения: первая - документ становится историческим источником с момента передачи его на архивное хранение; вторая - документ наделяется этой функцией с момента его возникновения, но осознается эта функция человеком лишь когда документ поступает в архив. Таким образом, эта функция начинает доминировать в документе, если он выступает как источник информации для историка, исследующего ту или иную проблему.

     Функция учета дает не качественную, а количественную характеристику информации, связанной с хозяйственными, демографическими и иными социальными процессами с целью их анализа и контроля. Основные виды учета - статистический, бухгалтерский, оперативный отражаются в статистических и финансово-экономических документах, плановой, отчетной, документации. Автор документа, как правило, наделяет его какой-то одной функцией, объективно же этот документ несет и иные функции и с течением времени удельный вес той или иной функции изменяется. Перечисленные функции можно подразделить на функции оперативного характера, время действия которых ограничено (управленческая, правовая, учета) и функции постоянно действующие (информационная, социальная, исторического источника). Например, аттестат зрелости содержит информационную, культурную, социальную, правовую и функцию исторического источника.

Знание  функций документа необходимо для  работы в делопроизводственной сфере. Этот навык помогает решить ряд нижеперечисленных  задач:

1.определить  подлинную ценность документа, социальную значимость его содержания;

2.правильно  понять роль документной информации (в отличие от устной, недокументной)  в удовлетворении разнообразных  читательских потребностей общества;

3.осуществить  научную классификацию и типологию  документа (распределение документов по разным признакам на виды и типы);

4.определить  наиболее оптимальные пути и  средства его изготовления, переработки,  распространения, хранения и использования  в библиотеках, архивах, книжных  магазинах и т. д.;

5.разработать  теоретические основы документоведения, сформировать его понятийный аппарат и т.д.

Функции документов выражены не в единичном  документе, а в комплексе документов, крупном документальном массиве.

     Документ  как некая универсалия принадлежит  первично-эмпирической реальности, поэтому мы в своей работе не можем обойти стороной такой аспект, как «материальные носители информации». Для создания документов используются различные материальные объекты: бумага, магнитные и оптические диски, кинопленка и др., которые служат для закрепления и хранения на них речевой, звуковой или изобразительной информации. Одна из возможных классификаций носителей информации может быть представлена следующим образом:

     1) бумажные носители (носители информации  на бумаге несветочувствительные, носители для репрографических процессов - термобумага, диазобумага, фотопленка, калька и т.д.),

2) микроносители визуальной информации;

3) звуконосители;

4) видеоносители;

5)магнитные  носители;

6) перфоносители - магнитные для записи кодированной информации.

     Информатизация  общества, бурное развитие микрографии, компьютерной техники и проникновение  ее во все сферы человеческой деятельности определили появление документов на новейших, нетрадиционных или так называемых небумажных носителях информации. Понятие "новейший" и "нетрадиционный" документ во многом условны и служат для названия группы документов, которые в отличии от традиционных - бумажных, как правило, требуют для воспроизведения информации использование технических средств. К этой группе принадлежат документы в виде фильмов, микрофиш, звуковых магнитных записей, а также в виде дискетных носителей для компьютерного чтения (например дисков, дискет).Документы на новейших носителях информации относятся к классу технически-кодированных, содержащих запись, доступную для воспроизведения только с помощью технических средств, в том числе звуковоспроизводящей, проекционной аппаратуры или компьютера. Документы на новейших носителях информации также имеют свою классификацию. Их делят на:

     1. Документы на перфорированных носителях информации (перфоленты, перфокарты и др.)

     2. Документы на магнитных носителях  (магнитные карты, ленты, дискеты  и жесткие диски, видеодиски)

     3. Документы на оптических носителях  информации (оптические документы) - микрографические документы (микрофильмы,  микродиски, микрокарты) и оптические  диски, информация, с которых считывается с помощью лазерного луча (CD-ROM, аудиокомпакт-диски, видеодиски, магнитооптические диски).

     4. Документы на галографических  носителях информации (галограммы). 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

    Глава III . реквизиты документа.

    Заключительная глава нашей работы будет посвящена такому неотъемлемому атрибуту документа, как его реквизиты. Каждый документ состоит из элементов, которые называются реквизитами. Различные документы имеют разный набор реквизитов. Совокупность реквизитов, определенным образом расположенных в документе, составляет формуляр этого документа. Формуляры, характерные для определенного вида документов называются типовыми. Графические модели или схемы построения документов имеют название "формуляробразец". Всего существует 5 групп реквизитов, в которые входит 31 реквизит.

1. «Реквизиты названия документов»

К этой группе относятся реквизиты под  номерами 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 15. 
        Реквизит № 1. «Государственный герб». Как правило ставится в виде гербовой печати на бланках документов органов государственной власти и других государственных органов, министерств, ведомостей, а также предприятий, организаций в предусмотренных законодательством случаях. Круг подведомственных учреждений, которые могут носить государственный герб на бланки своих документов, определяет каждое министерство. 
Расположение на документе– в верхнем левом углу. Употребляется для утверждения прав определенных особ, при фиксации фактов использования денег и материальных ценностей. Проставлять этот реквизит на документах субъектов предпринимательской деятельности не государственной формы собственности запрещается.

    Государственный герб Российской Федерации представляет собой четырехугольный, с закругленными  нижними углами, заостренный в  оконечности красный геральдический щит с золотым двуглавым орлом, поднявшим вверх распущенные крылья. Орел увенчан двумя малыми коронами и – над ними – одной большой короной, соединенными лентой. В правой лапе орла – скипетр, в левой – держава. На груди орла, в красном щите, – серебряный всадник в синем плаще на серебряном коне, поражающий серебряным копьем черного опрокинутого навзничь и попранного конем дракона. Установлено три варианта изображения Государственного герба на бланках документов: многоцветный вариант на геральдическом щите, одноцветный вариант на геральдическом щите и одноцветный без геральдического щита.