Понятие документ, его развитие и определение

7.планы  (производственные; строительно-монтажных,  проектно-изыскательских, научно-исследовательских  работ; внедрения новой техники; кооперированных поставок продукции; распределения продукции по установленной номенклатуре; доходов по жилищно-коммунальному хозяйству, по капитальному ремонту; работы коллегии, научно-технического совета, ученого совета и т.д.);

8.положения (о министерстве; структурном подразделении; премировании и т.д.);

9.программы  (проведения работ и мероприятий;  командировок и т.д.);

10.расценки  на производство работ; 

11.сметы  (расходов на содержание аппарата  управления, зданий, помещений, сооружений; использования средств фонда предприятия; на подготовку и освоение производства новых изделий; на капитальное строительство и т.д.);

12.стандарты  (государственные, отраслевые, республиканские,  технические условия);

13.структура  и штатная численность; 

14.тарифные ставки;

15.уставы  государственных предприятий (объединений), входящих в состав объединений  и т.д.);

      16.формы унифицированных документов;

17.штатные  расписания и изменения к ним.

2. «Реквизиты датирования и индексации документов»

       Здесь речь пойдет о реквизитах под номерами 11, 12, 13, 14. 
 
Реквизит № 11 «Дата» 
Написание– дата есть обязательным реквизитом документа, без даты документ теряет юридическую силу. Дата подписания или утверждения может стать датой документа. Датой письма или приказа является день их подписания, датой плана или инструкции – день утверждения. Отдельную группу составляют такие документы, как протокол, акт, датой которых является время фиксирования в них фактов, явлений, поступков. 
Датой документа, который принимается коллегиальным органом, есть дата его принятия. Датой вступления в силу распорядительного документа – день его получения адресатом, если документ не оговорен другим термином. Элементы даты пишутся тремя парами арабских цифр, в один ряд, в последовательности: число, месяц, год. Обязательному датированию и подписанию подлежат все служебные документные отметки связанные с их происхождением (резолюции, согласования, визы, отметки про исполнение документа и направление его в дело). Допускается оформлять дату в последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2003.06.05, а также использовать словесно-цифровой способ, например, 05 июня 2004 г. Проставлять ноль в обозначении дня месяца, если он содержит одну цифру, – обязательно.

Расположение– проставляется дата подписания документа в его левой верхней стороне вместе с исходящим номером (левее от него) на седьмой строке. Если документ составлен не на бланке, его дата проставляется ниже левее. 
Реквизит № 12 «Индекс документа» (Исходящий номер) 
Написание– часто включает три пары арабских чисел, где первая пара – индекс структурного подразделения автора документа, вторая – номер дела где находится (сохраняется) копия документа, третья – порядковый номер по журналу учета. 
Расположение– в левой верхней части документа на седьмой строке правее от одиннадцатого реквизита. 
Реквизит № 13 «Ссылка на документ» 
Написание– включает в себя дату и индекс, указанные учреждением, которое издало документ, на который дается ответ. Указанный реквизит переписывается особой, которая составляет документ с инициативного документа. Реквизит "Ссылка на регистрационный номер и дату документа" оформляется преимущественно в письмах-ответах. Сведения в реквизит переносятся с поступившего документа и соответствуют регистрационному номеру и дате поступившего документа.

 
Расположение– пишется на восьмой  строчке под одиннадцатым реквизитом. 
Реквизит № 14 «Место составления или издания документа» 
Написание– включает в себя название населенного пункта, где издается документ. 
Расположение– проставляется правее от тринадцатого реквизита. В документе, автором которого является филиал организации, указывается место нахождения последнего.

   При указании места составления не ставится буква "г" перед наименованиями городов, оканчивающихся на "бург" и "град", а также Москвой.

   Место составления или издания документа  относится к реквизитам, используемых для изготовления бланков.

3. реквизиты  оформления текста.

В нее  входят реквизит с номерами 16, 19, 21

Реквизит  № 16 «Адресат» (кому предназначен документ) 
Написание– документы могут быть адресованы учреждению, его структурным подразделениям, или конкретной служебной особе, их наименования пишутся в именительном падеже. При этом если документ адресован структурному подразделению, то над его наименованием необходимо указать наименование организации. Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно. При адресовании документа должностному лицу, его должность и фамилию указывают в дательном падеже, инициалы указывают перед фамилией. Между инициалами и фамилией должен быть пробел 
Расположение– на девятой строке документа, по середине.

 
Реквизит № 19 «Заглавие к тексту» (приказ) 
Написание– неотъемлемая часть текста документа, независимо от его вида и назначения (кроме телеграмм, телефонограмм, и ответов на письма граждан). Этот реквизит отражает главную идею текста. Заглавие должно быть лаконичным и точным. Печатается заглавие маленькими буквами через один межстрочный интервал. В конце заглавия точка не ставиться. 
Расположение– пишется на девятой строчке в левой стороне. включает в себя краткое содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа.

   Заголовок может отвечать на вопросы:

   о чем (о ком)?, -Приказ о создании аттестационной комиссии;

   чего (кого)?, -Должностная инструкция ведущего эксперта.

   Заголовок располагается под реквизитами  бланка, печатается через один интервал и не должен занимать более пяти строк. В конце заголовка точка не ставится. Заголовки печатаются без кавычек и не подчеркиваются.

   Заголовок составляется исполнителем к любому документу формата А4, кроме телефонограмм, телеграмм, извещений.

   К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок допускается не указывать.⁶

   Бланк документа при необходимости  может включать ограничительные  отметки для верхних границ зон  расположения реквизита "Заголовок  к тексту".

 
Реквизит № 21 «Текст документа» 
Написание– главный реквизит документа ради которого создается документ. Приступая к составлению текста, в первую очередь необходимо определить его цель, убедиться в соответствии содержания компетенции выбранного учреждения, правильно определить вид документа для фиксации управленческого решения. Связной текст документа может также складываться на основе трафарета, или макета, которые размещают постоянную информацию и имеют пропуски для внесения измененной информации. 
Расположение– посередине документа, на десятой строке, под реквизитом номер шестнадцать.

   Текст документа составляют на государственном  языке Российской Федерации или  на государственных языках субъектов  Российской Федерации в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации.²

   Официальная переписка и иные формы официальных  взаимоотношений между государственными органами, организациями, предприятиями, учреждениями субъектов Российской Федерации с адресатами в Российской Федерации ведутся на государственном языке Российской Федерации – русском языке.³

   Тексты  документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.⁴

   При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени ("имеете", "владеете" или "были", "находились" и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.⁵

   При составлении таблицы ее графы  и строки должны иметь заголовки, выраженные именем существительным  в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.⁶

   Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают  причины, основания, цели составления  документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения).⁷

   В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации - автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту,⁸ при этом дата оформляется словесно-цифровым способом.

   В документах (приказ, распоряжение и  т.д.) организаций, действующих на принципах  единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа ("приказываю", "предлагаю", "прошу").

   В документах коллегиальных органов  текст излагают от третьего лица единственного  числа ("постановляет", "решил").

   В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа ("приказываем", "решили").

   Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "постановили", "решили").

   В документах, устанавливающих права  и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа ("отдел осуществляет функции", "в состав объединения входят", "комиссия установила").

   В письмах используют следующие формы  изложения:

1. первого лица множественного  числа ("просим направить", "направляем  на рассмотрение");

2. первого лица единственного числа  ("считаю необходимым", "прошу  выделить");

3. третьего лица единственного числа ("министерство не возражает", "ЗАО "Термика" считает возможным").

   В деловой переписке принята форма  изложения текста от первого лица множественного числа (просим, сообщаем, направляем, напоминаем, высылаем и  т.д.), так как должностное лицо, подписавшее письмо, выступает от имени организации.

   Изложение текста письма от первого лица единственного числа (прошу, предлагаю, направляю и т.д.) возможно в двух случаях:

1. письмо оформляется на должностном  бланке;

2. письмо носит конфиденциальный  характер или содержит персональное  обращение к адресату.

3.Текст  документов рекомендуется печатать на бланках формата А4 через 1,5-2 межстрочных интервала, на бланках формата А5 и менее - через один межстрочный интервал.

4. реквизиты утверждения документа.

К данной группе относятся реквизиты  № 17, 23, 24, 25, 26

Реквизит  № 17 «Гриф утверждения» 
Написание– если документ утверждается конкретной особой (служебной), то гриф утверждения содержит также элементы: слово «УТВЕРЖДАЮ», наименование должности, личная подпись, инициалы и фамилия особы, которая утвердила документ, дата утверждения. В утвержденные документы нельзя вносить какие – либо поправки, исправления или дополнения без разрешения особы, которая их утвердила. Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом.