Переписка между организациями

Адресат. Распространенными  вариантами адресования письма являются: адресование фирме (при этом возможен случай, когда в названии фирмы  указана фамилия) и адресование  должностному лицу (когда известна фамилия адресата и когда она неизвестна, когда адресат мужчина и когда женщина). 
Если письмо направляется фирме, то сначала указываются ее название, затем адрес в такой последовательности: номер дома, название улицы, название города, обозначение почтового района (при необходимости). При адресовании письма в США приводится сокращенное название штата, при адресовании в Англию - название графства. Последней строкой указывается страна. Например: 
Continental Supply Company  
312 Sixth Avenue  
New York, NY, 11011  
U.S.A. 
Указание в адресе штата и графства связано с тем, что сама фирма или ее филиал, возможно, расположены в провинциальном населенном пункте, названия которых нередко повторяются. Названия графств и штатов могут приводиться в сокращении. 
В том случае, когда в названии фирмы указана фамилия (несколько фамилий), перед названием приводится слово Messrs. например: 
Messrs John Brown and Co., Ltd. 
При адресовании письма управляющему фирмой, фамилия которого неизвестна, адрес пишется по образцу: 
The Manager  
The Hong Kong Banking Corporation 
Если письмо адресуется управляющему фирмой такого же ранга, фамилия которого известна, то в этом случае фамилия приводится первой, затем указывается должность: 
Mr. Edward W. Hertzfeld, President Hertzfeld  
Home Appliances, Inc. 
Приведенные способы характерны для адресов письма менеджеру или президенту компании. При адресовании письма сотруднику меньшего ранга указывают фамилию сотрудника, затем название фирмы, по возможности название отдела и, наконец, полный адрес. 
Если письмо адресуется мужчине, то перед его фамилией следует писать Mr - сокращение от ель Mister (Mr Alan White; Mr D. C. Robinson и т. п.). адресовании делового письма замужней женщине следует указывать Mrs - сокращение от слова Mistr Для незамужней пишется полностью Miss (Mrs RoseSSt Mrs C. Davies, Miss G. Palmer). Вместо указания Mrs 1 Miss можно применять универсальное сокращение 
При печатании реквизита используют минимальное число знаков препинания. 
Реквизит 5.

Указание на конкретное лицо. Реквизит предназначен для того, чтобы в случае отсутствия фамилии получателя в адресате указать фамилию конкретного должностного лица, кому именно следует читать данное письмо. Если фамилия должностного ЛИЦА неизвестна, указывается название должности или отдела фирмы. 
Строка с указанием должности или фамилии помещается непосредственно под адресом и особо выделятся (печатается другим шрифтом, в разрядку, подчер кивается), например: 
Messrs Black and Sons,  
115 Churchill Avenue  
Maidstone, Kent  
ZH8 92B  
Great Britain  
Attention: Mr P.Wilson  
Gentlemen 
Использование знаков препинания в реквизитах - минимальное. 
Реквизит 6.

Обращение. Вступительное  обращение представляет собой общепринятую стандартную формулу, являющуюся неотъемлемой частью этикета делового письма. Оно  помещается на левой стороне бланка письма под внутренним адресом и пишется на отдельной строке. В деловой корреспонденции принято несколько форм обращений, различающихся своей "тональностью". В письмах к фирмам и организациям обычно употребляются следующие формулы: 
Если письмо адресуется какой-либо фирме, то обычно употребляются обращения Gentlemen:, Ladies:. Подчеркнуто официально звучат обращения: Sir:, Madam:, Sirs:, Mesdames:. Также официальными являются обращения: Dear Sir:, Dear Madam:. 
Обращение с указанием фамилии звучит менее официально: Dear Mr Alien:; Dear Mrs Alien:. 
Есть различие в употреблении знаков препинания в формуле обращения: в США используют двоеточие, в Англии - запятую (Dear Sir:, Dear Mr Smith:,). 
Реквизит 7.

Общее содержание письма. В отечественном делопроизводстве реквизит носит название "заголовок к тексту". Реквизит в сжатой форме ориентирует делового партнера в содержании письма. В англоязычных странах он нередко опускается. 
Общее содержание письма предваряет основной текст, размещается на отдельной строке и всегда выделяется, например: 
Order № 1234 for Snow Racers  
We have recieved your letter... 
Другой вариант оформления реквизита выглядит так: 
Subject: Up-to-date List of Addresser 
Re: Policy №714056 
In re: Letter of Credit № 12/146 
"Re" - это сокращенное выражение "inre", что означает "по делу", "касательно", "относительно". 
В реквизите поощряется открытая пунктуация. 
Реквизит 8.

Текст письма. Основной реквизит делового письма печатается ниже указания на его общее содержание через 3-4 интервала. Текст письма разбивается на абзацы, которых обычно два: в первом содержится смысловая часть документа, во втором приводится заключительная фраза вежливости. 
Смысловая часть должна излагаться деловым, однако подчеркнуто уважительным тоном, отличаться ясностью лексики, быть логичной и убедительной. 
Заключительная фраза вежливости носит стереотипный характер. Вот ряд примеров фразы вежливости: 
Your prompt reply be appreciated (Мы были бы благодарны за ваш скорый ответ); Please accept thanks in advance (заранее примите нашу благодарность): With my personal regards and good wishes (Примите мои наилучшие пожелания) и т. п. 
Если письмо носит характер приглашения, то под текстом письма с правой стороны встречается сокращение R. S. V. R., которое означает: "пожалуйста, ответьте". 
Знаки препинания в тексте письма употребляются в соответствии с правилами пунктуации. 

Реквизит 9.

Завершающая формула  вежливости. Реквизит размещается непосредственно  под текстом письма справа. Формула  вежливости может носить строго официальный, официальный и менее официальный характер. Приведем соответствующие примеры: 
Yours faithfully,  
Yours truly, строго официально: С уважением 
Yours very truly, 
Yours very sincerely,  
Yours sincerely, официально: С уважением. Ваш 
Sincerely yours, 
Very cordially  
Yours cordially, менее официально: Искренне Ваш 
Cordially yours,  
При печатании реквизита поощряется открытая пунктуация. 
Реквизит 10.

Подпись. Реквизит помещается под формулой вежливости. При этом отдельной строкой приводится название фирмы, совпадающее с приведенным  в заголовке. Затем приводится подпись  лица с указанием занимаемой должности, иногда включается и название отдела, например: 
Dennis J. Stenberg, Manager  
L. К. Thompson Manager 
Export Department 
Рекомендуется открытая пунктуация. 
Реквизит 11.

Приложение. Реквизит размещается в левой нижней части  документа отдельной строкой. Наименованию приложения предшествует слово Enclosure (сокращенно - Encl., или Епс.), например: 
Enclosure: Contract  
Encl: 1. Contract  
2. Cheque. 
Нумерация и расстановка знаков препинания осуществляется в соответствии с приведенными примерами. 
Реквизит 12.

Указание на рассылку копий. При необходимости  рассылки письма нескольким адресатам в левом нижнем углу, после указания на наличие приложений, пишется сокращение СС и ставится двоеточие. СС означает carbon copy, т. е. "копия". Затем указываются фамилии лиц и наименования организаций, куда направляются копии, например: 
СС: MrJelfrey H. Winston. 
Mr Robert Baily 
СС: Regional Sales Department 
Использование знаков препинания - минимальное.  

2.3 Требования к оформлению  конвертов. 
Адрес на конверте размещается, как правило, в левой верхней части. Адресные данные при этом по содержанию и расположению элементов идентичны данным адреса в самом письме. Отдельно может быть указана фамилия лица, которому адресовано письмо. 
На конверте особо выделяются некоторые особенности отправки и способы доставки корреспонденции, например: Air Mail (или AIR MAIL) - АВИА; Express delivery или Express - срочная доставка; Registered - заказное; То be called for или Poste Restante - до востребования; и др. 
Фирмы и компании обычно заранее заготавливают конверты со своим адресом, напечатанным типографским способом. 

Заключение

Сегодня во многих странах активно идёт процесс  унификации служебного письма. Сейчас, когда компьютеризация охватывает всё новые и новые сферы  информационной деятельности учреждений, предприятий, организаций, факт эволюции служебного письма служит убедительным доводом в пользу того, что весь состав информации в служебной документации настолько стандартен, что его выражение через индивидуальную исполнительную технику совершенно не оправдано.

Под унификацией  текстов служебных документов следует понимать целенаправленную, упорядоченную работу по оптимизации структуры, содержания и стиля изложения служебных документов и созданию на этой основе типовых (универсальных) вариантов их текстов.

Унификация затрагивает  все уровни и аспекты языка: его словарный состав, морфологию, синтаксис, графику, пунктуацию и стиль. В частности, поскольку служебные письма отражают в основном не индивидуальные, а групповые интересы – интересы государственных учреждений, фирм, компаний и т.д., практически во всех странах письма сегодня составляются чаще всего от имени коллективного субъекта. Иными словами, унифицированный стиль изложения в деловой переписки в сфере промышленности и торговли имеет свою социальную базу – коллективный характер производственных отношений. Технической его базой является компьютеризация.

                                Список использованной литературы 
Нормативные документы 
1. ГОСТ 51 141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – М.: ВНИИДАД, 1988. 
2. ГОСТ Р 6.30-2003 «УСД. УСОРД. Требования к оформлению документов». – М.: ВНИИДАД, 2003.

Учебно-методическая литература

3. Кирсанова М.В. «Современное делопроизводство»-М.: "ИНФРА-М", 2008.

4.Лопатникова  Е.А. «Делопроизводство: образцы документов с комментариями»– М.: "Омега-Л", 2009.

5. Доронина Л.А. «Документоведение: Учебно-методическое пособие/ГУУ» - М.,2005. 
6. Кузнецова Т.В. «Делопроизводство» — М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез»,2007. 
7. Марков В.Н. «Справочник по делопроизводству»– Санкт-Петербург: "Альфа",2002. 
8. Кудряев В.А. «Организация работы с документами»-М.:"ИНФРА-М", 2002.

9. Басаков М.И. «Современное делопроизводство»-М.: "Феникс",2007.

10. Колтунова М.В. «Деловое письмо: Что нужно знать составителю»-М.: "Дело", 1999.

11. Картов В.В. «Система докуметооборота на предприятии»-М.: "Има-прес",2000.

12. Рогожин Ю.М. «Современное деловое письмо»- М.: "ГроссМедиа", 2006.

13. Корнеев И. К. , Пшенко А. В. «Деловая переписка и образцы документов»- М. : "Проспект", 2008.

Интернет-источники 
14. www.sekretar-info.ru

15. www.ozon.ru 
16. www.sekretarskoe-delo.ru