Переписка между организациями

1.5 Стилистика делового  стиля письма.

Текст письма излагается в повествовательной манере, как  правило, при прямом порядке слов в предложении, с включением сложносокращенных слов (госкомитет, ОАО «Саратовгаз», ГипродорНИИ и т.п.) и аббревиатур (ГОСТ, ПК и др.)

Стиль письма отличается частым употреблением отглагольных существительных, отыменных предлогов (на основании, в отношении, в соответствии с , в силу, в целях и др.), сложных союзов ( в следствии того что; ввиду того что; в силу того что и т.п.), а также словосочетаний-связок, служащих для соединения частей сложного предложения (на случай, если…; на том основании, что…; по той причине того, что…; тот факт, что…; и др.)

Язык делового письма характеризуется употреблением  слов с «универсальным» значением, таких, например, как «Слабо», «недостаточно», «мало». Вот типичный случай их применения: «До настоящего времени подготовка к зимнему сезону ведется слабо (недостаточно)». Употребление подобных слов позволяет дать общую оценку ситуации с целью последующей выработки конкретных мероприятий по исправлению сложившегося положения.

В письме не следует  употреблять слова и выражения, вышедшие из употребления (архаизмы). Необходимо писать: не сего года, а этого года (текущего года). Использование новых слов (неологизмов) и заимствованных слов должно быть оправданным.

Если в деловом  письме автор документа – лицо юридическое, то действия передаются от третьего лица единственного числа: предприятие гарантирует…, не возражает…, предлагает…; от третьего лица множественного числа: Совет директоров, администрация предприятия убедительно просят…, от первого лица множественного числа: просим…, сообщаем…, подтверждаем…

Если автор - лицо физическое, то действия передаются от первого лица единственного числа: Прошу…, ставлю Вас в известность…, довожу до Вашего сведения…; от первого лица множественного числа: поддерживаем…, одобряем…, выражаем…; и т.д.

Еще одна специфическая  особенность делового языка – ограниченная сочетаемость слов, проявляющаяся в ограниченной возможности слова вступать в смысловые связи с другими словами:

инициатива –  брать на себя, выступать с, проявлять, терять, уступать;

налог – взимать, облагать, платить, снижать;

руководство –  брать на себя, возлагать, осуществлять, укреплять и т.д.

Характерной особенностью стиля делового письма является широкое  употребление в текстах устойчивых языковых оборотов:

В порядке оказания технической помощи…

В связи со сложной экономической ситуацией… и т.д.

Извещаем Вас, что мы сократили на месяц срок поставки запрошенных Вами изделий…

Обращаемся к  Вам с просьбой…

Одновременно  с этим письмом высылаются…

Просим Вас  не задерживать ответ…

Наличие их в  деловом языке – следствие четкой регламентированности служебных отношений, повторяемости управленческих процедур и тематической ограниченности текстов документов. 

Владение деловым  стилем – это во многом и есть знание и умение употреблять языковые формулы, модели речевых оборотов.

 

1.6 Требования к оформлению служебных писем.

Анализ современной  деловой переписки показывает отсутствие у многих управленческих работников навыков составления писем. Между  тем неправильное оформление письма затрудняет работу с ним.

Очень важно, чтобы  текст официального письма не допускал нескольких толкований. Ввиду правовой зависимости официальных писем их язык и стиль должны удовлетворять тем же требованиям, что и язык законов. «Всегда во все века однозначность языка деловой бумаги, строгая его формализованность рассматривалась людьми как средство ограничения произвола власти. Ещё в V веке до нашей эры древнеримский плебс требовал введения чётких «писаных» законов. Создание зафиксированных на бумаге установлений и правил было также главным требованием многих средневековых восстаний. Когда же такие законы появились, от делопроизводителей требовались абсолютная точность формулировок, доскональное соблюдение формы. Иначе документ терял юридическую силу».

При составлении  и оформлении служебных писем  должны соблюдаться следующие требования:

- письмо оформляется  на бланке письма формата А4  или А5 и подписывается руководителем  организации или его заместителями  в соответствии с предоставленной  им компетенцией;

- письмо должно  быть составлено грамотно, аккуратно,  без грубых помарок и исправлений;

- независимо  от содержания письмо должно  быть изложено официально-деловым  стилем, содержать объективные сведения  о событиях, иметь достаточную  аргументацию, в необходимых случаях  – разъясняющие и дополняющие  материалы.

Бланк официального письма представляет собой лист бумаги с воспроизведенными типографским способом постоянными элементами. Служебное письмо состоит из «рамы» письма и основного текста и содержит помимо основного текста информацию об адресанте: полное и сокращённое название организации-отправителя, её почтовый и телеграфный адреса, номера телефона, факса и телетайпа, номер того письма или телеграммы, которые послужили поводом для переписки, и многое другое. Бланки могут быть как с угловым, так и с продольным расположением реквизитов.

Стандарты на формуляры-образцы  устанавливают форматы и размеры  полей документов, входящих в состав унифицированной системы документации, а также к построению конструкционной  сетке формуляра-образца, реквизиты  и правила их расположения.

Реквизиты –  это обязательные признаки, установленные  законом или положениями для  отдельных видов документов. Состав и расположение реквизитов на бланках  организационно-распорядительных документов должны соответствовать  ГОСТ Р 6.30-2003.

Формуляр-образец является основой для конструирования формуляров и бланков всех видов управленческой документации. Площадь, отводимая формулярам-образцам для расположения каждого реквизита, соответствует оптимальному объёму этого реквизита в печатных знаках.

На бланке служебного письма может присутствовать изображение  герба (Государственного герба Российской Федерации, герба субъекта Российской Федерации или герба муниципального образования) или изображение эмблемы  организации (товарного знака или  знака обслуживания).

Описание Государственного герба Российской Федерации и  порядок его официального использования  установлены Федеральным Конституционным  законом «О Государственном гербе  Российской Федерации» от 25 декабря 2000 года №2-ФКЗ.

Герб субъекта Российской Федерации и герб муниципального образования размещают на бланках документов в соответствии с законодательством и иными правовыми актами субъектов Российской Федерации и, соответственно муниципальных образований. Как правило, помещать изображение герба на бланках документов имеют право органы представительной и исполнительной власти, а также организации их подчинения.

Эмблему, товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках  в соответствии с уставом или  положением об организации. Порядок  разработки, регистрации и использования эмблем, товарных знаков установлен Законом РФ «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименованиях мест происхождения товара» от 23 сентября 1992 года №3520-1.

Эмблему (товарный знак, знак обслуживания) не воспроизводят, если на бланке помещён герб Российской Федерации, субъекта Российской Федерации или муниципального образования. На бланке эмблема размещается на верхнем поле документа.

Наименование  организации указывается на бланках  писем в полном соответствии с  учредительными документами организации. Над наименованием организации указывают сокращённое, а при его отсутствии – полное наименование вышестоящей организации.

Регистрационный номер исходящего документа –  номер письма и его условное обозначение  – обычно состоит из нескольких частей. Сначала может быть записан индекс структурного подразделения, индекс по номенклатуре дел классификатора корреспондентов, исполнителей, а последней частью будет порядковый номер исходящего письма. Например: №2/16-2955.

Адресат – наименование и адрес получателя письма – указывается на верхней правой стороне бланка письма. Это внутренний адрес письма. В адресате название организации получателя пишется в именительном падеже. Например: НПО «Оксид».

Заголовок к  тексту должен отражать основной вопрос, затронутый в письме, и быть кратким и ёмким, сформулированным в одной фразе. Заголовок помещается перед текстом письма.

Отметка о наличии  приложения делается, если к письму приложены какие-либо документы. В  левом нижнем углу письма сразу от поля ставится слово «Приложение», затем помещаются названия прилагаемых документов в цифровой последовательности с указанием количества экземпляров и листов.

Реквизит «подпись»  помещается слева под текстом  письма сразу от поля. В состав подписи  входят наименование должности лица, подписывающего письмо, личная подпись и её расшифровка. Поскольку деловые письма пишутся на бланках учреждений, название учреждения в подписи не указывается. Подписание документа является одним из способов удостоверения его. Официальное письмо без подписи не имеет юридической силы.

Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права  лиц, фиксирующих факты, связанные  с финансовыми средствами и др. Проставление печати на документах регламентируется нормативными актами.

 
 
 
 
 
 

ГЛАВА 2. Оформление деловой корреспонденции в англоязычных странах.

 

2.1 Структура формуляра и состав реквизитов делового письма. 
Оформление деловой корреспонденции в практике экономического сотрудничества с зарубежными фирмами и международными организациями характеризуется рядом особенностей. Коснемся оформления наиболее распространенного вида корреспонденции - делового письма.  
При общей тенденции к унификации форм, использованию устойчивых речевых конструкций, стандартной терминологии и стремлению к широкому применению средств механизации и компьютеризации в делопроизводстве различий в оформлении делового письма немало. Прежде всего это касается формуляра документа и состава реквизитов.

Можно выделить следующий типовой состав зон: 
1. Заголовок письма (Issuer Field). 
2. Ссылка на данные получателя и отправителя (Reference Line). 
3. Дата (Date). 
4. Адресат (Address). 
5. Указание на конкретное лицо (Attention Line). 
6. Обращение (Salution). 
7. Общее содержание письма (Subject Line). 
8. Текст письма (Body of the Letter). 
9. Завершающая формула вежливости (Complimentary Close). 
10. Подпись (Signature). 
11. Приложения (Enclosure). 
12. Указание на рассылку копий (СС Notation).  
Краткие сведения о размещении и оформлении реквизитов по зонам изложены ниже. В случае отсутствия указаний по оформлению отдельных элементов реквизитов рекомендуется ориентироваться на требования, оговоренные ГОСТ Р 6.30-97, и приведенные примеры.

 

2.2 Требования к оформлению реквизитов. 
Реквизит 1.

Заголовок письма. Включает эмблему фирмы, ее наименование, почтовый и телеграфный адрес с указанием индекса, номера телефона, телекса и телефакса. В заголовке может содержаться указание о роде деятельности фирмы, характеристика ее как корпорации или компании с ограниченной ответственностью (сокращенно Inc. или Ltd.), например: 
Mitchell Diesel, Ltd.; 
International Office Equipment, Inc. 
Помимо предоставления фактической информации о фирме, заголовок определенным образом характеризует ее с другой стороны: необычная форма заголовка, его дизайн, эмблема фирмы (а иногда и ее девиз), применение цветной краски, использование особой бумаги - все это создает своеобразный образ фирмы. Читая письмо, вы, безусловно, прежде всего интересуетесь его содержанием, однако невольно обращаете внимание и на оформление заголовка, которому мысленно даете оценку, иногда перенося ее и на деятельность самой фирмы. Удачное расположение компонентов заголовка, его оригинальная эмблема способствуют созданию благоприятного впечатления о фирме у тех, кому направлено письмо. 
В целях экономии времени при печатании реквизита поощряется открытая пунктуация, что означает почти полное отсутствие знаков препинания. 
Реквизит 2.

Ссылка на данные получателя и отправителя. Приводятся инициалы составителя и оформителя письма, буквенный или цифровой код фирмы, отдела, подготовившего письмо, индекс дела, например: 
Your reference  
(или: Your ref.) - Ваша ссылка 
HND/RP HND/RP 
Our reference  
(или: Our ref.) - Наша ссылка 
LA/DK/187 LA/DK/187 
Реквизит 3.

 Дата. Встречаются  две разновидности оформления дат - британская и американская. Британский способ подобен словесно-цифровому способу, принятому в российском делопроизводстве и применяемому в финансовой документации с некоторыми вариациями: 
15 Feb. 200... 
15 February, 200... 
15th February, 200... 
Способ обозначения даты, принятый в США, иной и строится по схеме: 
February 15th, 200... February 15, 200... 
Перед числительным, обозначающим год, обычно ставится запятая. В последние годы все более заметной становится тенденция к минимальному употреблению знаков препинания в деловой корреспонденции, поэтому можно встретить и такое написание даты: 4 August 2000. Не рекомендуется употреблять в датах цифры вместо названий месяцев, поскольку цифровое обозначение даты может быть истолковано по-разному в различных странах. Так, дата 2/5/2000 будет воспринята представителем американской фирмы как 5 февраля 2000 года, а представителем британской фирмы - как 2 мая 2000 года. Это связано с особенностями прочтения дат в разных странах: 
США 
2 / 5 / 2000  
месяц день год 
Великобритания 
2 / 5 / 2000  
день месяц год 
Допускается сокращение названий некоторых месяцев, имеющих много знаков в написании. Замена цифровым обозначением названий месяцев в англоязычных странах не принята. Знаки препинания в обозначении дат допускается не указывать. 
Международной организацией по стандартизации (ISO) в связи с компьютеризацией делопроизводства рекомендуется универсальное цифровое обозначение дат. Элементы обозначения приводятся в следующей последовательности: год, месяц, день. Например: 
2000-12-31 или даже - 20001231. 
Реквизит 4.