Отчет по практике в ООО «ОТОЛ»

2. Разделите исходный файл на файлы меньшего размера с помощью программы WinRar (архиватор). Эта программа также должна быть установлена на компьютере получателя, чтобы восстановить целостность исходного файла.

3.5 Использование  Microsoft Excel (в приложении к отчету составить прайс-лист)

Excel – это широко распространенная компьютерная программа. Нужна она для проведения расчетов, составления таблиц и диаграмм, вычисления простых и сложных функций.

На большинстве компьютеров есть набор (пакет) программ Microsoft Office. Эти программы принято называть «офисными», так как они незаменимы при работе в офисе. Самые популярные офисные программы – Microsoft Word и Microsoft Excel. Программа Microsoft Excel представляет из себя большую таблицу, в которую можно вносить данные, то есть печатать слова и цифры. Также, используя функции этой программы, можно производить с цифрами разные манипуляции (складывать, вычитать, умножать, делить и многое другое). Эта программа нужна, в первую очередь, для вычислений. Если требуется не только расчертить таблицу со словами и цифрами, но еще и произвести с цифрами какие-либо действия (сложить, умножить, вычислить процент и т.д), то тогда Вам нужно воспользоваться программой Microsoft Excel.

 Microsoft Access в офисной работе.

Microsoft Access  — это средство проектирования и развертывания приложений баз данных, с помощью которого можно отслеживать важную информацию. Данные можно хранить на компьютере, а можно опубликовать их в Интернете, чтобы другие пользователи работали с базой данных в браузере. При запуске приложения Access 2010 открывается представление Microsoft Office Backstage, в котором можно получить сведения о текущей базе данных, создать новую или открыть существующую базу данных и просмотреть материалы с сайта Office.com. В представлении Backstage также доступны многие другие команды, с помощью которых можно настраивать базы данных, обслуживать их и предоставлять к ним общий доступ. Команды в представлении Backstage обычно применяются ко всей базе данных, а не к отдельным ее объектам. Если ни один из шаблонов не подходит или данные, которые необходимо использовать в приложении Access, хранятся в другой программе, эффективнее будет создать базу данных с нуля. В Access 2010 можно создать стандартную базу данных для настольных компьютеров или веб-базу данных. Чтобы создать базу данных, выполните указанные ниже действия.

1. Запустите Microsoft Access.

2. На вкладке Создать в представлении Backstage нажмите кнопку Новая база данных или Пустая веб-база данных.

ВАЖНО   От выбранного варианта будет зависеть функциональность базы данных. Базы данных для настольных компьютеров нельзя опубликовать в Интернете, а веб-базы данных не поддерживают некоторые возможности баз данных для настольных компьютеров, например итоговые запросы.

3. Введите имя базы данных в расположенное справа поле Имя файла.

Чтобы изменить расположение создаваемого файла, нажмите кнопку Обзор  рядом с полем Имя файла, укажите новое расположение и нажмите кнопку ОК.

4. Нажмите кнопку Создать.

Приложение Access создаст базу данных и откроет в режим таблицы пустую таблицу (с именем "Таблица1").

5. Приложение Access поместит курсор в первую пустую ячейку столбца Щелкните, чтобы добавитьновой таблицы.

Чтобы добавить данные, введите их с клавиатуры или вставьте из другого источника, как описано ниже в разделе  Вставка данных из другого источника в таблицу Access.

3.6 Изучить технические и программные средства, используемые для изготовления документов и передачи информации;

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

4 Анализ и характеристика документопотоков и структура документооборота ООО «ОТОЛ»

Документопоток - это поток документов между пунктами обработки и создания информации (руководителями организации и структурных подразделений, специалистами) и пунктами технической обработки документов: экспедицией, секретариатом, канцелярией и др.

Движение документов в организацию с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот.

Технологическая цепочка движения и обработки документов в организации состоит из следующих этапов:

- приема и первичной  обработки;

- предварительного рассмотрения  и распределения;

- регистрации документов;

- направления на исполнение  и исполнения документов;

- оформления и удостоверения  документов;

- отправки.

Основные документопотоки в организации:

поток входящей документации, состоящий из поступающих в организацию документов;

потоки внутренней документации, состоящие из документов, созданных в организации и не предназначенных к выходу за ее пределы;

поток исходящей документации, состоящий из документов, предназначенных для отправки в другие организации.

    Основные характеристики  документопотока:

       - содержание;

       -  структура;

- цикличность;

- направление;

      -  объем.

Содержание документопотока определяется составом документов, входящих в документопоток, и составом информации, содержащейся в этих документах.

Структура документопотока описывается признаками, по которым могут быть классифицированы и индексированы входящие в документопоток документы, а также сформирована справочная система по документам организации.

Режим или цикличность документопотока определяется изменением во времени информационной нагрузки документопотока. Изменения информационной нагрузки, как правило, связаны с цикличностью планирования и подведения итогов работы, периодическим изменением деловой, политической и управленческой активности, внутренними режимами работы организации.

Направление документопотока зависит от содержания конкретного этапа обработки документов: регистрируемые и нерегистрируемые документы, документы, по которым осуществляется и не осуществляется контроль исполнения службой ДОУ и т.д., а также от способа удостоверения входящих в документопоток документов: согласование, утверждение, ознакомление и др.

Объем документопотока измеряется количеством документов (подлинников и копий), который может быть дополнен объемом содержащейся в документах информации. Количество документов всех потоков составляет объем документооборота организации.

Исследование документопотоков организации проводится для следующих целей:

повышение эффективности управленческой деятельности;

ускорение движения документов в организации;

уменьшение трудоемкости обработки документов.

Документооборот (электронный документооборот) - система создания, интерпретации, передачи, приема и архивирования документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. Система электронного документооборота также контролирует выполнение работ с документами и обеспечивает защиту от несанкционированного доступа.

Документооборот - это один из инструментов управления предприятием, служащий для обмена электронной информацией как внутри предприятия (между сотрудниками предприятия), так и с внешними контрагентами.

Существует также такое понятие, как "делопроизводство", которое часто используют как синоним термина "документооборот", однако их следует разделять. Делопроизводство — это комплекс мероприятий в организации по документационному обеспечению управления. Термином "документооборот" же, в свою очередь, описывается движение документов в рамках документационного обеспечения управления.

Документооборот в организации может быть, как централизованным, так и представленным на уровне конкретных подразделений. В централизованном документообороте рассматривают три основных типа документов: входящие (от внешних контрагентов), исходящие (из подразделений) и внутренние (для рассылки внутри организации).

Выделяют ряд основных этапов документооборота:

- Составление документа (при совершении хозяйственной операции)

- Передача в бухгалтерию

- Проверка принятых документов бухгалтером

- Таксировка, группировка и контировка документа в бухгалтерии

- Сдача на хранение в архив (последняя стадия жизненного цикла документа в рамках документооборота)

4.1 Количество, порядок обработки и движения входящей, исходящей, внутренней документации

В ООО «ОТОЛ» выделяют 3 вида документации – это организационные, распорядительные и информационно-справочные документы. Среди распорядительных документов выделяют распоряжения и приказы. В состав информационно-справочной документации входят протоколы, служебные записки, заявления, отчеты, телеграммы, телефонограммы. Все документы, с которыми работают сотрудники общества можно разделить на 3 потока – входящие, исходящие и внутренние. Каждый из этих потоков имеет свой путь движения.

Движение входящей документации:

- прием и первичная  обработка;

- рассмотрение и распределение  документов;

- регистрация;

- рассмотрение документа  руководителем;

- направление документа  на исполнение;

- контроль исполнения;

- исполнение документа;

- подшивка документа в  дело.

Движение исходящей документации:

- составление проекта  документа;

- проверка правильности  оформления документа;

- согласование и визирование  документа;

- подписание документа;

- регистрация;

- проверка правильности  адресования документа;

- отправка;

- подшивка копии в дело.

Движение внутренней документации:

- составление проекта  документа;

- проверка правильности  оформления документа;

- согласование проекта;

- корректировка проекта;

- проверка правильности  оформления документа;

- подписание руководителем;

- регистрация;

- тиражирование;

- доведение документа  до исполнителя;

- отправление на контроль;

- снятие с контроля;

- подшивка документа в  дело.

4.2. Прием и первичная обработка документов, предварительное рассмотрение и распределение документов, регистрацию, контроль исполнения, информационно- справочную работу, исполнение документов и отправку применения современных информационных технологий и технических средств.

Доставка документов в ООО "ОТОЛ", осуществляется средствами почтовой или электронной связью. С помощью почтовой связи доставляются простые или заказные письма, бандероли, печатные издания. По каналам электрической связи поступают: телеграммы, телефонограммы, сообщения электронной почты.

В процессе первоначальной обработки поступающей корреспонденции проверяется правильность доставки и наличие приложений. При обнаружении повреждения, при отсутствии документов или приложений к ним составляется акт в трех экземплярах. Поступившие в общество служебные документы учитываются и распределяются на регистрируемые и нерегистрируемые.

При регистрации поступившего документа в автоматизированной программе вводятся необходимые данные о документе. Информация о зарегистрированных документах автоматически заносятся в электронные базы пользователей системы. Нерегистрируемые в автоматизированной программе служебные документы учитываются в журналах. Все зарегистрированные документы передаются по назначению под личную подпись.

Контроль за исполнением служебных документов и поручений к ним осуществляются лицами, ответственными за делопроизводство. Отправка документации может осуществлять с помощью обычной почты или электронной.