Отчет по практике в ООО «ОТОЛ»

4. Создание адресной книги, способы группировки контактов в адресной книге.

Адресная книга содержит список ваших контактов. Вы можете объединять их в группы для классификации, либо для использования адресов в качестве списка рассылки, т.е. отправлять сообщения сразу всем членам группы.

существует несколько способов добавления записи в адресную книгу:

1. Создать новый контакт в Адресной книге. Для вызова Адресной книги необходимо щелкнуть по значку Адресной книги на Панели инструментов главного окна программы:

2. Открыть Адресную книгу можно также через меню Инструменты -> Адресная книга или воспользоваться горячей клавишей F8

3. Чтобы создать запись непосредственно в Адресной книге, необходимо щелкнуть правой кнопкой мыши на Адресную книгу, в которой вы собираетесь создать контакт, и в всплывающем меню выбрать команду Создать новый контакт: Создать новый контакт можно, нажав на кнопку на панели инструментов, а также используя комбинацию клавиш Alt+T

4. Добавить контакт из сообщения. Это можно сделать, щелкнув правой кнопкой мыши по любой почтовой ссылке в теле сообщения и выбрав командуДобавить в Адресную книгу из всплывающего меню. При просмотре сообщения в отдельном окне добавить контакт в Адресную книгу можно, используя меню Специальное -> Добавить отправителя/получателя в адресную книгу.

5. Добавить контакт из списка сообщений. Щелкните правой кнопкой мыши по письму в списке сообщений и выберите команду Специальное -> Добавить отправителя/получателя в адресную книгу из всплывающего меню либо воспользуйтесь комбинацией клавиш Ctrl + W (для отправителя) или Shift + Ctrl + W (для получателя). Добавить контакт можно также из главного меню программы. Выделите письмо в списке сообщений и выберите в главном меню пункт Специальное -> Добавить отправителя/получателя в адресную книгу.

6. Импорт и экспорт контактов. Адресная книга The Bat! предлагает широкий выбор форматов контактов для экспорта и импорта, среди которых Электронные визитные карточки, Адресные книги таких почтовых клиентов, как Eudora, Pegasus, Outlook, а также адресные книги The Bat! более ранних версий. С недавних пор в программе стал возможен экспорт/импорт контактов Google. Для того, чтобы экспортировать/импортировать контакты, необходимо войти в Адресную книгу, в меню Файл выбрать команду Экспорт в.. или Импортировать из.., затем в выпадающем списке выбрать необходимый формат для экспорта/импорта.

7. Добавить контакты при помощи фильтров Сортировщика. Фильтры The Bat! позволяют быстро добавлять и удалять контакты Адресной книги. При редактировании правила в Сортировщике, в качестве действия выберите Добавить/удалить адрес(а) из адресной книги.

5. Пересылка почтовых сообщений.

Полученное сообщение электронной почты можно переслать другим получателям, не вводя текст заново. Программа Microsoft Outlook Express позволяет переслать полученное сообщение кому-нибудь другому. Для этого установите курсор на сообщении и нажмите кнопку Переслать на панели инструментов. Откроется окно, содержащее текст исходного сообщения. Укажите адрес получателя, добавьте к исходному тексту ваши комментарии и отправьте сообщение.

6. Способы использования бланков при составлении сообщений.

 Многие клиенты электронной  почты предоставляют пользователям  дне возможности — использование  подписей и бланков, позволяющие  несколько уменьшить количество  вводимой информации при создании  электронных сообщений.

Имя пользователя, era электронный адрес и другие идентифицирующие данные должны отображаться в конце каждого отсылаемого электронного сообщения. Для сохранения такого рода сведении многие клиенты электронной почты позволяют создавать электронную подпись (signature), то есть файл, содержащий информацию, которая будет присоединяться к каждому исходящему сообщению.

В общем случае подпись должна быть ограничена четырьмя строками. Включите в нее свое имя, электронный адрес и название организации, которую вы представляете (если таковая имеется). В подписи не следует указывать свой почтовый адрес или номер телефона, поскольку тот, кто будет видеть вашу подпись, вероятнее всего, захочет установить с вами контакт посредством электронной почты. В подпись можно включить информационную строку тега, но она должна быть короткой. Длинные цитаты, картинки, созданные с помощью символов пунктуации, другие необычные элементы подписи при их многократном просмотре воспринимаются плохо.

Если вы пересылаете определенные сообщения, внося в них очень незначительное количество изменений, проверьте, позволяет ли программа электронной почты задать бланк (stationery) — стандартную форму сообщения электронной почты. Некоторые программы электронной почты способны сохранять файлы бланков (stationery files) с заголовками и текстом, который необходимо включать в часто отправляемые сообщения. При таком способе составления сообщения сначала выбирается необходимый бланк, в который затем вносятся нужные изменения. Почтовые клиенты Onllook и Outlook Express позволяют использовать бланки, содержащие также различные графические элементы.

7. Добавление подписи ко всем исходящим сообщениям, визитной карточки во все сообщения, вставка рисунков в 1 сообщение.

Выберите Параметры в меню Сервис и откройте вкладку Подписи. Для создания подписи нажмите кнопку Создать и либо введите текст в поле Изменить подпись, либо выберите вариант Файл и укажите текстовый или гипертекстовый файл, который следует использовать для подписи. Установите флажок Добавлять подпись ко всем исходящим сообщениям. Создайте сообщение со своей подписью, используя бланк Поздравление и отправьте нужному адресату. Из меню Сообщение выбрать команду Создать с использованием и выбрать желаемый бланк. Нажать кнопку Вставить подпись на панели инструментов или из меню Вставка выбрать команду Подпись. Проверьте наличие новых сообщений в данный момент времени. Вставьте в новое сообщение рисунок из файла. Создать сообщение. Щелкнуть в том месте сообщения, куда нужно вставить изображение. Выбрать из меню Вставка команду Рисунок.

Нажать кнопку Обзор. Найти нужный файл и дважды щелкнуть по его имени.

Примечание. Если вкладывается в сообщение рисунок, то необходимо в меню ФОРМАТ окна сообщения выбрать команду HTML. При выборе этой команды рядом с ней появляется черная точка. Вставьте в новое сообщение файл-документ Word. Выбрать из меню ВСТАВКА команду Вложение файла и дважды щелкнуть по файлу, который нужно отправить. Отправьте сообщение одновременно трем любым абонентам. Из адресной книги выбрать трех абонентов. Отправить сообщение. Создайте две группы абонентов Сотрудники_1 и Сотрудники_2. Для этого нужно открыть Адресную книгу. Из меню Файл выбрать команду Создать группу или нажать соответствующую кнопку на панели инструментов. В поле Название группы ввести название группы абонентов. Нажать кнопку Выбрать участников и выбрать в каждой группе по три любых имени. Отправьте сообщение одной из групп абонентов. Из адресной книги выбрать требуемую группу абонентов. Отправить сообщение.

8. Отправка безопасных сообщений.

9. Блокирование нежелательных сообщений, список блокируемых отправителей.

В программе «Почта» можно управлять входящими сообщениями, не пропуская нежелательную электронную почту следующими способами. Фильтр нежелательной электронной почты предназначен для отслеживания явных незапрашиваемых рекламных сообщений (часто называемых «спамом») и удаления их в специальную папку нежелательной почты. Можно увеличивать и уменьшать уровень защиты от нежелательной почты в зависимости от ее количества. Можно переместить сообщения из папки нежелательной почты обратно в папку «Входящие». Можно блокировать прием сообщений с определенными адресами электронной почты, добавив их в список блокируемых отправителей. Можно запретить блокировку сообщений с определенными адресами электронной почты, добавив их в список надежных отправителей. Сообщения с адресов и доменов, перечисленных в списке заблокированных отправителей, всегда рассматриваются как нежелательные. Outlook перемещает любое входящее сообщение от отправителей, перечисленных в этом списке, в папку Нежелательная почта, независимо от содержимого сообщения. Фильтр нежелательной почты Outlook не предотвращает доставку нежелательной почты, а перенаправляет ее в папку нежелательной почты вместо папки входящих сообщений. Можно создать фильтр нежелательной почты с более строгими условиями, изменив уровень защиты. Доступны также более строгие решения сторонних изготовителей. Чтобы добавить пользователя в список заблокированных отправителей, щелкните сообщение от него. На вкладке Главная в группе Удалить щелкните элемент Нежелательные, а затем — элемент Заблокировать отправителя. Чтобы добавить имена в список заблокированных отправителей, выполните следующие действия. На вкладке Главная в группе Удалить щелкните элемент Нежелательные и выберите пункт Параметры нежелательной почты. На вкладке Заблокированные отправители нажмите кнопку Добавить

В поле Введите адрес электронной почты или имя домена Интернета для добавления в список введите имя домена или адрес для добавления в список. Например, можно добавить следующие типы адресов:

-конкретный адрес электронной  почты, например proverka@example.com;

-домен Интернета, например @example.com или example.com.

Нажмите кнопку ОК и повторите эти действия для каждой добавляемой записи.  Если уже имеются готовые списки имен и адресов надежных отправителей, можно переместить эту информацию в Outlook. Нажмите кнопку Импорт из файла и найдите требуемый файл списка. Чтобы создать файл с помощью текущего списка, нажмите кнопку Экспорт в файл и укажите расположение для сохранения файла.Чтобы изменить имя в списке, на вкладке Надежные отправители выделите необходимое имя и нажмите кнопку Изменить.При использовании учетной записи Microsoft Exchange все имена и адреса электронной почты в адресной книге организации (также называемой глобальным списком адресов) автоматически считаются надежными.

10. Получение и характеристика цифровых удостоверений.

Цифровое удостоверение позволяет отправлять сообщения, подписанные цифровой подписью с помощью Microsoft Outlook 2013. Цифровое удостоверение, известное также как цифровой сертификат, позволяет подтвердить свое авторство и предотвратить фальсификацию сообщений, гарантируя подлинность сообщения электронной почты. Кроме того, для повышения уровня конфиденциальности можно зашифровать сообщение.

   Цифровая подпись  — это не то же самое, что  подпись сообщения, представляющая  собой настраиваемое приветствие. Цифровая подпись добавляет к  сообщению уникальный код, создаваемый  на основе цифрового удостоверения, которым обладает истинный отправитель.

Получение цифрового удостоверения в центре сертификации

Цифровое удостоверение выдается независимым центром сертификации.

1. Откройте вкладку Файл.

2. Нажмите кнопку Параметры.

3. Щелкните Центр управления безопасностью.

4. В разделе Центр управления безопасностью Microsoft Outlook нажмите кнопку Параметры центра управления безопасностью.

5. На вкладке Безопасность электронной почты в группе Цифровые удостоверения (сертификаты)нажмите кнопку Получение цифрового удостоверения.

Политика организации может потребовать другой процедуры. За дополнительными сведениями обратитесь к администратору сети.

Откроется веб-браузер и отобразит страницу веб-сайта Microsoft Office Online страницу, на которой размещен список центров сертификации. Выберите центр, услугами которого вы решили воспользоваться, и в соответствии с указаниями на веб-странице выполните регистрацию цифрового удостоверения. Центр сертификации вышлет цифровое удостоверение и соответствующие инструкции по электронной почте.

Можно получить два цифровых удостоверения: одно для цифровой подписи, которая во многих областях может обладать юридическим значением, а другое для шифрования.

1. Откройте вкладку Файл.

2. Нажмите кнопку Параметры.

3. Щелкните Центр управления безопасностью.

4. В разделе Центр управления безопасностью Microsoft Outlook нажмите кнопку Параметры центра управления безопасностью.

5. На вкладке Безопасность электронной почты в группе Шифрованная электронная почта щелкнитеПараметры.

 Если цифровое удостоверение  уже существует, параметры его  использования настраиваются автоматически. Чтобы заменить используемое  цифровое удостоверение, выполните  следующие действия.

6. В разделе Настройка безопасности нажмите кнопку Создать.

7. Введите имя в поле Имя конфигурации.

8. В списке Формат криптографии выберите пункт S/MIME.

9. Рядом с полем Сертификат подписи нажмите кнопку Выбрать и щелкните цифровое удостоверение.

  Чтобы узнать, поддерживает  ли данный сертификат цифровые  подписи и шифрование, в диалоговом  окне Выбор сертификата выберите  Щелкнуть здесь для просмотра свойств сертификата. В сертификате, подходящем для шифрования сообщений (а значит, поддерживающем цифровые подписи), имеется соответствующий текст, например "Обеспечивает безопасность сообщений электронной почты".

10. Установите флажок Передавать сертификаты с сообщением, если предполагается обмен сообщениями не только внутри организации.

  Выбранные параметры  используются по умолчанию при  отправке защищенных сообщений. Если эти параметры не требуется  использовать по умолчанию для  всех защищенных сообщений, снимите  флажок Настройка безопасности  по умолчанию для этого формата.

11.Отправка больших сообщений.

Электронная почта не предназначена для отправки больших файлов и почти все почтовые сервисы ограничивают размер прикрепляемого файла 10 Мб. Yahoo и Gmail имеют ограничения в 20 Мб, но если вы хотите прикрепить большой файл, например, несколько фотографий или видео файлов, то такое электронное письмо не отправится. Существуют различные методы по отправке больших файлов.

1. Просмотрите различные программы сжатия файлов. Большинство современных операционных систем выпускается со встроенными архиваторами. Также есть много других приложений, которые можно загрузить бесплатно или за относительно невысокую цену. Обратите внимание на PentaZip , PicoZip , PKZip , PowerArchiver, StuffIt и WinZip.