Отчет по практике в ООО «ОТОЛ»

1. Государственная система  документационного обеспечения  управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения.

В настоящее время в соответствии с федеральной целевой программой разрабатывается новая редакция ГСДОУ — системы положений, определяющих основные правила работы с документами в организациях. Система ориентирована и на коммерческие структуры. Она будет состоять из двух частей: нормативной и методической. В нормативной части, как и в существующем сегодня документе, определяются основные задачи и функции, правовое регулирование деятельности службы документационного обеспечения в организации, ее примерная структура; порядок подготовки и оформления документов; все этапы работы с ними: доставка, прохождение, обработка, учет, регистрация, контроль исполнения, информационно-справочная работа, оперативное хранение документов, поиск документов и информации; защита информационно-поисковых систем; подготовка документов в архив; порядок проведения экспертизы ценности документов; организация хранения документов.

Главное отличие новой системы заключается в том, что она будет представлять собой единый комплекс автоматизированного документирования на базе современных текстовых редакторов, автоматизированного документооборота (включая электронную почту), баз данных и автоматизированного хранения и использования документов (в том числе автоматизированные номенклатуры дел, описи дел и т.д.).

2. Типовая инструкция  по делопроизводству в министерствах  и ведомствах Российской Федерации.

Инструкция зарегистрирована в Министерстве юстиции РФ. Она включает как общий порядок подготовки и оформления документов, так и особенности подготовки отдельных видов документов: приказа, указания, инструкции, протокола. В ней расписаны процедура регистрации документов, построение поисковых систем для справочной работы, организация контроля исполнения документов, порядок составления и работы с номенклатурой дел, формирование дел, проведение экспертизы ценности документов, оформление дел, составление описей, оперативное хранение дел и передача их на архивное хранение. В приложении к Инструкции даны формы номенклатуры дел, акта о выделении документов к уничтожению, описей и др. Как видно из краткого перечисления содержания Инструкции, она отражает практически все вопросы организации делопроизводства. Хотя она предназначена в первую очередь для министерств и ведомств, ею могут воспользоваться и найдут много полезного для себя службы делопроизводства организаций любых форм собственности. Она может быть положена в основу при разработке инструкции по делопроизводству конкретной организации.

3. ГОСТ Р 6.30—97 УСД Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов (с изменениями от 21.01.2000 г.).

Стандарт распространяется на «организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), — постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др, используемые в деятельности:

- федеральных органов  государственной власти, органов государственной власти субъектов Российской Федерации, включая субъекты Российской Федерации, имеющие наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, органов местного самоуправления;

- предприятий, организаций  и их объединений независимо  от организационно-правовой формы».

5. Перечни документов  с указанием сроков хранения (Типовой или ведомственный)

6. Типовое положение о  ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях и организациях.

В этом акте описаны принципиальные положения по организации работы с этой категорией документов: особенности регистрации, сроки исполнения, ведение справочной картотеки, формирование дел, сроки хранения дел, ведение аналитической справки по обращениям. Методика, изложенная в Положении, может быть использована для организации работы с любыми документами частных лиц.

Кроме того, надо знать, что работа с определенной категорией документов регламентируется специальными актами. Так, например, правила работы с бухгалтерскими документами отражает не только Федеральный закон о бухгалтерском учете, но и Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации от 28.07.1998 № 34н.

При работе с кадровой документацией необходима Инструкция о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях (утверждена постановлением Госкомтруда СССР от 20 июня 1974 г. № 162, в редакции от 2 августа 1985 г., с изменениями и дополнениями от 19 октября 1990 г.).

Пакет этих документов надо постоянно обновлять по мере замены нормативно-методических актов новыми.

 

 

 

 

 

 

3. Особенности документирования деятельности ООО «ОТОЛ» с использованием современных информационных технологий и технических средств.

3.1 Выявить виды документов, их назначение, включая унифицированные  формы и формы, разработанные  сотрудниками организации.

3.2 Проанализировать правильность  оформления организационных, распорядительных  и информационно-справочных документов, показав особенности электронных  форм документов.

3.3 Рассмотреть подготовку  текстовых документов, показав возможности  редактора Word, создать и дать в приложении к отчету: служебную записку, конверт, справку с места работы, страницу телефонного справочника подразделений в идее таблицы, объявление, подготовленное с использованием оформления указателей и надписей, 3 вида письма различных по содержанию с использованием шаблонов Word.

3.4 охарактеризовать возможности  почтовых программ, уточнить какое  место занимает электронное письмо  в документообороте организации, кто осуществляет данную работу, полученные данные отразить в  отчете по плану:

1. Перечислить возможности электронной почты.

Доступ к информации в глобальной сети осуществляется через специальные протоколы, программы, компьютеры-серверы. Эти компоненты, собранные вместе для обеспечения одной из услуг Интернета, называются сервисами (услугами, службами) сети. Одним из важнейших сервисов является электронная почта.

Локальные системы электронной почты характеризуются секретностью, низкой стоимостью и высокой функциональностью. Существуют два основных вида локальных систем: централизованные системы и системы на основе локальных сетей.

Централизованные системы электронной почты строятся на основе большой машины или мини-компьютера, которые выполняют все функции системы электронной почты. Сообщения передаются между терминалами, подсоединенными к центральному компьютеру. Такие системы удобно использовать в тех случаях, когда информационная система функционирует на базе большой ЭВМ или требуется абсолютная конфиденциальность в пределах одной компании.

Системы электронной почты на основе локальных сетей используют несколько персональных компьютеров вместо одной большой ЭВМ, что обеспечивает дешевизну и быструю замену вышедших из строя машин, простоту общения, наличие разнообразного программного обеспечения. Один или несколько сетевых компьютеров используются как почтовые отделения. Они хранят почту, выполняют задачи по обслуживанию каталогов и пересылке сообщений.

Существует множество программных пакетов электронной почты. К ним относятся Microsoft Outlook Express, Microsoft Mail, Novell Group Wise и др. Программные пакеты электронной почты для локальных сетей состоят из двух частей: клиента и сервера. Программное обеспечение клиента устанавливается на рабочей станции, с ним непосредственно взаимодействует пользователь. Программное обеспечение сервера применяется на сервере сети, выполняющем функции почтового отделения. Серверное программное обеспечение обычно состоит из подсистемы хранения сообщений, транспортной подсистемы, службы каталогов. Подсистема хранения сообщений отвечает за получение сообщений и их хранение перед ответом пользователя. Хранимые сообщения иногда содержат присоединенные файлы, которые могут иметь большие размеры. Поэтому подсистема часто ограничивает их количество и размер.

Транспортная подсистема (подсистема маршрутизации сообщений) осуществляет пересылку сообщений от одного почтового ящика к другому. Для многих систем электронной почты разработаны собственные транспортные подсистемы. Имеется несколько общепринятых стандартов на них:

- х 400 — международный  стандарт, поддерживает звук, графику  и мультимедиа;

-  SMTP — простой протокол  пересылки электронной почты, является  основным в сети Интернет.

Служба каталогов располагает списком имен всех пользователей в системе и обеспечивает пересылку почты адресатам. Каталоги хранят списки сетевых имен пользователей, а также другую информацию, с помощью которой пользователей можно объединять по рабочим группам.

Отправление сообщений по электронной почте состоит из следующих процедур:

- установление связи с  компьютером, сетью или системой  электронной почты;

- указание адреса получателя  сообщения;

- подготовка сообщения;

- отправление сообщения.

В зависимости от системы электронной почты и местонахождения получателя сообщение может быть получено немедленно, если система работает в режиме непосредственного подключения — online, или в течение некоторого периода (суток), если установлен автономный режим (режим отложенной передачи) — offline.

Получение почты состоит из следующих процедур:

- подключение к системе;

- просмотр перечня поступивших  сообщений;

- выбор сообщения из  перечня и его просмотр;

- удаление, сохранение, печать, переадресовка выбранного сообщения  или подготовка ответа.

Сообщение в электронной почте состоит из заголовка и тела. Заголовок обычно включает:

- уникальный идентификационный  номер сообщения;

- адрес отправителя сообщения;

- адрес получателя сообщения (получателей может быть несколько);

- тему сообщения;

- время и дату отправления  сообщения.

В заголовок может вставляться информация о маршруте — узлах сети, через которые будет передано сообщение.

Системы электронной почты предоставляют пользователям следующие основные возможности:

-Оповещение о прибытии  почты.

-Наличие встроенного  текстового редактора.

-Наличие нескольких вариантов  адресации сообщений.

-Присоединение файлов  — посылка файла вместе с  сообщением.

-Чтение почты.

-Обработка сообщений.

Хранение сообщений. Многие системы позволяют распределить сообщения по папкам в соответствии с их тематикой. Системы электронной почты с расширенными возможностями позволяют хранить связанные сообщения — последовательность сообщений запоминается в формате, имитирующем диалог.

-Наличие списков рассылки  — хранение наборов имен, объединенных  под одним заголовком и рассматриваемых  как один адрес электронной  почты.

-Наличие форм — средств  отображения структурированной  информации.

-Распределение полномочий  — разрешение или запрещение  доступа к личному почтовому  ящику.

-Обеспечение безопасности  — введение пароля, шифрование  информации.

Возможности электронной почты могут быть использованы в Интернете. При этом используется система адресов, базирующаяся на доменном адресе компьютера, подключенного к Интернету. Адрес состоит из двух частей: идентификатора пользователя и доменного адреса компьютера.

2. Указать параметры, необходимые знать для создания электронной почты.

3. Создание учетной записи.

Сейчас существует много русскоязычных почтовых серверов, мы рассмотрим лишь один из них – это Яндекс почта.

Для того чтобы завести почтовый ящик на Яндексе, в адресной строке своего браузера введите www.yandex.ru и перейдите на сайт Яндекс. Слева на странице нажмите кнопку «Завести ящик».

Переходим на страницу регистрации почтового ящика на Яндексе. В открывшемся окне необходимо заполнить пустые поля, то есть придумать себе логин (любое сочетание букв и/или цифр, необходимых для Вашей идентификации и авторизации на сайте), указать имя, фамилию и придумать пароль для будущего входа в почтовый ящик. Все это нужно вводить на латинице. Предоставлять истинные личные данные не обязательно, можно ввести придуманное имя и фамилию. После того как поля заполнены введите символы с картинки и нажмите кнопку «Завести почту» У вас откроется новая страница, на которой будут указаны ваши персональные данные.  Здесь вы можете изменить свои персональные данные, нажав на соответствующую ссылку. Если вы выберите ссылку «Изменить персональные данные», откроется окно «Редактирования персональных данных». Здесь вы можете изменить свое имя, фамилию, указать свой день рождения, пол, страну, город в котором живете и выбрать свой часовой пояс, затем нужно нажать на кнопку «Сохранить». Нажав на ссылку «Изменить контрольный вопрос/ответ», откроется окно «Редактирования контрольного вопроса/ответа». Из выпадающего списка выберите любой секретный вопрос, а в поле «Ваш ответ» напишите любое слово, но обязательно его запомните или запишите. Это нужно для того, чтобы вы могли восстановить забытый вами пароль входа в электронную почту. Регистрация электронной почты окончено, теперь вы являетесь обладателем электронного почтового ящика на Яндексе. После создания электронной почты на Яндексе в верхнем правом углу появиться ссылка «Выход», нажмите на неё, чтобы закончить работу с почтовым ящиком. Это необходимо для того, чтобы никто другой не смог воспользоваться вашим почтовым ящиком (если вы использовали чужой компьютер).