Отчет о практике по "Делопроизводству"

Должностные инструкции разрабатываются  руководителями структурных подразделений  и ими подписываются. При отсутствии структурных подразделений инструкция составляется специалистом, занимающим данную должность и им подписывается. Должностные инструкции обязательно утверждаются, как правило, первым руководителем организации.

Вопросы согласования текстов должностных  инструкций и привлечения к этому  определенных должностных лиц решаются индивидуально в каждой организации в зависимости от ее структуры, штатного состава и сложившихся традиций. Например, во многих организациях тексты должностных инструкций согласовывают с юрисконсультами.

Должностные инструкции доводятся  до работников под расписку.

Для внесения в должностные инструкции изменений и дополнений издается соответствующий приказ руководителя организации, который доводится до работников под расписку.

Приказ о внесении изменений  издается при необходимости перераспределения  функций и должностных обязанностей, при реорганизациях, сокращении штатов и т.д.

Кроме того, должностные инструкции должны быть заменены и заново утверждены в следующих случаях:

• при изменении наименования организации или структурного подразделения;
• при изменении наименования должности;
• при изменении фамилии работника, замещающего данную должность (например, при увольнении прежнего работника и замене его другим), если инструкция, в виде исключения, была именной и содержала в заголовке к тексту фамилию и инициалы работника.

Распределение должностных обязанностей между руководящими работниками организации устанавливается распорядительным документом — приказом директора.

 

4. Номенклатура дел.

Использованные в оперативной  деятельности предприятия для решения  текущих вопросов документы становятся хранителями информации, необходимость  в которой может возникнуть вновь  через определенное время. Быстрый  поиск и использование документов возможно лишь при четкой их классификации. Простейшая классификация – группировка  в дела – совокупность документов, относящихся к одному вопросу  или участку деятельности и помещенных в одну обложку. Определяет порядок распределения документов в дела на предприятии номенклатура дел – систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. В нее включают все документы, образующиеся в деятельности предприятия, кроме технической документации и печатных изданий.

При составлении  номенклатуры дел  необходимо учитывать требования, содержащиеся в Государственной системе документационного  обеспечения управления, Основных правил работы ведомственных архивов, перечнях документов с указанием сроков хранения и других нормативных документах. Номенклатура дел предприятия разрабатывается  работником, ответственным за организацию  работы с документами. Она уточняется в конце каждого календарного года, перепечатывается, рассматривается и утверждается руководителем предприятия, вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

Номенклатура дел бывает трех видов:

• типовая;
• примерная;
• конкретная (или индивидуальная).

Примерная и типовая номенклатура дел разрабатываются вышестоящими организациями для подведомственных предприятий. Они позволяют установить единую систему формирования дел, унифицировать  заголовки дел однородных документов, установить для них единые сроки  хранения.

Типовая номенклатура дел устанавливает  типовой их состав, который ведется  в делопроизводстве определенной категории  предприятий, единую индексацию дел  в системе, является нормативным  документом.

Примерная номенклатура дел определяет примерный состав дел, заводимых  в делопроизводстве предприятий, на которые она распространяется, с  указанием их индексов и носит  рекомендательный характер.

Индивидуальная (конкретная) номенклатура дел может быть принята для  предприятия в целом (в небольших  предприятиях) или отдельно для каждого  структурного подразделения. На крупных  предприятия номенклатура дел структурных  подразделений объединяется в сводную номенклатуру всего предприятия, имеющую соответствующее построение, в которой названия частей – это наименование структурных подразделений.

Особые требования предъявляются к заголовкам дел. Заголовок должен полностью соответствовать смысловому содержанию документов, группируемых в данном деле; быть кратким, четко сформулированным, предельно точным. Начинается заголовок с указания рода заводимого дела (переписка, документы, журналы и т.д.) или вида документов (приказы, протоколы, решения, планы, отчеты, акты и т.д.). Затем содержание заголовка уточняется данными об авторстве, вопросе, корреспонденте, датах (периодах), к которым относятся документы, названии территорий (местности), с которой связано содержание документов и т.д.

В номенклатуре дел не должно быть общих заголовков, не раскрывающих содержание и виды документов (например, «Общая переписка», «Руководящие материалы», «Разные документы», «Разная переписка», «Справочные материалы»).

При составлении заголовка конкретного  дела необходимо учитывать сроки  хранения документов. Документы с  постоянным сроком хранения, временным  свыше 10 лет и временным до 10 лет  не могут группироваться в одно дело. Сроки хранения документов устанавливаются  по перечням документальных материалов (типовых и ведомственных) и уточняются экспертной комиссией предприятия.

После составления заголовков и  установления сроков хранения каждого  дела приводится систематизация заголовков с учетом степени важности документов и их взаимосвязь, что позволяет  облегчить поиск конкретного  дела и документа. Нормативными документами  и методическими материалами  по составлению номенклатуры дел  рекомендуется первыми помещать дела, включающие организационно-распорядительные документы вышестоящих органов управления, затем – с организационной документацией, относящиеся к деятельности предприятия в целом, далее – с организационно-распорядительными документами самого предприятия (приказы, распоряжения, решения коллегиальных органов), затем последовательно – с плановыми, отчетными документами, перепиской и т.д.

Распоряжение разделов и дел  в номенклатуре закрепляется индексацией, то есть условным обозначением каждого  дела. Если организация маленькая, ее номенклатура строится по производственно-отраслевой или функциональной схеме и не делится на структурные части, а  индексом дела будет порядковый его номер в номенклатуре. В сводной номенклатуре в индекс каждого дела входит обозначение структурного подразделения и порядковый номер заголовка дела в пределах структурного подразделения. Индексация структурных подразделений, как правило, постоянная, следовательно, повторяется из года в год. Желательно для оперативного поиска документов устанавливать одинаковые индексы для однородных дел в разных структурных подразделениях, сохранять из года в год нумерацию дел структурного подразделения. Под одним и тем же индексом вносятся в номенклатуру переходящие дела.

Проект номенклатуры дел предприятия  рассматривается и утверждается его экспертной комиссией, визируется заведующим ведомственным архивом, согласовывается в государственном  архиве и после этого утверждается руководителем организации.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Приложение

распоряжением Правительства

Российской  Федерации

от 26 мая 2005 года

N 667-р

(форма)

 

АНКЕТА

(заполняется собственноручно)

                            

				Место
				для
				фотографии
1. Фамилия	Семенов
Имя	Иван
Отчество	Сергеевич

 

2. Если изменяли фамилию, имя  или отчество, то укажите их, а также когда, где и по какой причине изменяли	Нет (Да в связи  с замужеством) 10.09.1980
3. Число, месяц, год и место  рождения (село, деревня, город, район,  область, край, республика, страна)	1.08.1959 года  Красноярский  край г. Красноярск
4. Гражданство (если изменяли, то  укажите, когда и по какой  причине, если имеете гражданство другого государства - укажите)	Российское
5. Образование (когда и какие  учебные заведения окончили, номера дипломов) Направление подготовки или специальность  по диплому: Квалификация по диплому:	Высшее (Новосибирский электро-технический  институт 17.05.1979 ДВС 09876) Инженер-электрик   Электромеханические машины
6. Послевузовское профессиональное  образование: аспирантура, адъюнктура, докторантура (наименование образовательного или научного учреждения, год окончания). Ученая степень, ученое звание (когда присвоены, номера дипломов, аттестатов)	Нет
7. Какими иностранными языками  и языками народов Российской  Федерации владеете и в какой  степени (читаете и переводите  со словарем, читаете и можете  объясняться, владеете свободно)	Немецкий, читаю и перевожу со словарем
8. Классный чин федеральной гражданской  службы, дипломатический ранг, воинское  или специальное звание, классный  чин правоохранительной службы, классный чин гражданской службы  субъекта Российской Федерации,  квалификационный разряд государственной службы (кем и когда присвоены)	Старший лейтенант
9. Были ли Вы судимы (когда и  за что)	Нет (если есть то указать)
10. Допуск к государственной тайне,  оформленный за период работы, службы, учебы, его форма, номер и дата (если имеется)	Нет (если есть то указать)
11. Выполняемая работа с начала  трудовой деятельности (включая  учебу в высших и средних  специальных учебных заведениях, военную службу, работу по совместительству, предпринимательскую деятельность и т.п.). При заполнении данного пункта необходимо именовать организации  так, как  они  назывались  в  свое  время,  военную службу записывать с указанием должности и номера воинской части.

 

Месяц	и год	Должность с указанием	Адрес организации
поступления	ухода	организации	(в т.ч. за границей)
17.08.1979	17.04.1985	Главный энергетик ООО «Промитей»	Новосибирск
18.09.1985	12.07.2008	Главный энергетик ООО «Сибвез»	Новосибирск
13.07.2008	По н.в.	Служба занятости	Новосибирск

 

12. Государственные награды, иные  награды и знаки отличия Нет ______________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________ 13. Ваши близкие родственники (отец, мать, братья, сестры и дети), а  также муж (жена), в том числе  бывшие.

Если родственники изменяли фамилию, имя, отчество, необходимо также указать  их прежние фамилию, имя, отчество.

Степень родства

Фамилия, имя, отчество

Год, число, месяц и место рождения

Место работы (наименование и адрес организации), должность

Домашний адрес (адрес регистрации, фактического проживания)

жена

Семенова (Романова)

1960 12 апреля Г. Новосибирск

ООО «Сибвез», Новосибирск, директор

Новосибирск ул.Ипподромская 19 кв.34

14. Ваши близкие родственники (отец, мать, братья, сестры и дети), а  также муж (жена), в том числе  бывшие, постоянно проживающие за  границей и (или) оформляющие  документы для выезда на постоянное место жительства в другое государство

Нет (если есть то указать)

(фамилия, имя, отчество, с какого  времени они проживают за границей)

15. Пребывание за границей (когда,  где, с какой целью)

Турция 1989 год туристическая

поездка

16. Отношение к воинской обязанности  и воинское звание

военнообязанный

старший лейтенант запаса

17. Домашний адрес (адрес регистрации,  фактического проживания), номер  телефона (либо

иной вид связи)

Новосибирск ул. Ипподромская 19 кв.34 207-34-78  8-913-345-56-67

18. Паспорт или документ, его заменяющий

50 05 45 56 67

(серия, номер, кем и когда  выдан)

УВД Центрального района г. Новосибирска 15.09.2003

19. Наличие заграничного паспорта

Нет (если есть то указать)

(серия, номер, кем и когда  выдан)

20. Номер страхового свидетельства  обязательного пенсионного страхования  (если имеется)

23-345-234-123

21. ИНН (если имеется)

054-456-332

22. Дополнительные сведения (участие  в выборных представительных  органах, другая инфор-

мация, которую желаете сообщить о  себе)

23. Мне известно, что заведомо ложные  сведения, сообщенные о себе в  анкете, и мое несоответствие квалификационным требованиям могут повлечь отказ в участии в конкурсе и приеме на должность.