Отчет о практике по "Делопроизводству"

 

ФГОУ ВПО «Тверская  государственная

сельскохозяйственная  академия»

Экономический факультет

Кафедра экономики

 

 

 

 

 

Отчет о практике по делопроизводству

 

 

 

 

 

 

 

Автор

Студент 23 группы

Берешполова А.Д.

 

 

Проверил

Новиков Б.Д.

 

 

 

 

 

Тверь, 2011

 

План

1.   Резюме и правила  его составления. …………………………………3

2.   Анкеты и личные  заявления………………………………………….7

3.   Должностные инструкции……………………………………………8

4.   Номенклатура дел……………………………………………………..11

Приложения………………………………………………………………..15

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Резюме и правила его составления. Анкеты и

личные заявления

Определение и задачи резюме. Оказавшись без работы в кризисное для экономики время, человек чувствует себя, по меньшей мере, беспомощно, т. к. оказался без средств к существованию в рекордно короткие сроки. Перед ним стоит вопрос, какие предпринять шаги в первую очередь (особенно, если с поиском работы он еще не сталкивался)?

Каким бы насыщенным ни был сегодняшний  рынок труда, но спрос на хороших  специалистов не только сохранился, но и неуклонно возрастает. Безусловно, предложение намного превышает  спрос, что рождает большой конкурс  специалистов, и поэтому основная задача соискателей - привлечь внимание именно к своей кандидатуре. И визитной карточкой в этом вопросе является профессиональное резюме. Резюме - краткое описание опыта, профессиональных навыков соискателя.

Не стоит впопыхах слать свои не очень корректно составленные резюме по всем факсам или e-mail, которые  были когда-то где-то увидены в прессе, в Интернете или на телевидении. Для начала стоит обратить внимание именно на то, как составлено Ваше резюме. О том, как правильно составить  резюме, и пойдет речь в нашей  работе.

Основные пункты резюме. Резюме - это «одежка», по которой встретят работника:

· необходимо писать его заранее;

· выверяйте каждое слово;

· показывайте резюме знакомым.

         Резюме - это ваше индивидуальное представление, оставляющее первое, но самое длительное впечатление. Поэтому, перед тем, как его написать, подумайте о том, куда вы его отправляете, кто его получит, как оно будет прочитано, и в какую папку его положат. Помните, работа менеджера по персоналу направлена не на то, чтобы отобрать подходящие резюме, а на то, чтобы отбросить неподходящие.

Рассмотрим сначала основные пункты резюме, затем пункты, которые могут  быть использованы по мере необходимости  и, наконец, в заключении вы найдете  несколько общих советов по написанию  резюме. Резюме должны быть обязательно набрано на компьютере предпочтительнее в редакторе MS Word. Составим пять основных пунктов резюме:

1. Фамилия, Имя и Отчество. Слово «резюме» обычно не пишется. Лучше напишите крупными буквами (18-20 шрифт), по центру, сверху вашу фамилию, имя и отчество. Такой заголовок поможет быстро найти ваше резюме в стопке из сотен подобных бумаг. Сами слова «Фамилия», «Имя», и «Отчество» лучше не писать.

2. Информация для контакта. Здесь необходимо самым полным и тщательным образом предоставить информацию, которая позволит быстро и эффективно связаться с вами в случае, если вашей кандидатурой заинтересуются и захотят пригласить вас на собеседование. Предоставляя адрес места жительства, желательно указать, является ли этот адрес временным, например, общежития, или постоянным. Если адрес временный, то до какого срока вас можно застать по нему. Указывая телефон(ы), не забудьте сделать соответствующие пометки, например, «рабочий», «домашний», «сотовый», «для сообщений» и т.д., укажите также время, когда вам можно звонить. Если вам доступны другие средства связи, например, факс, e-mail, пейджер, ICQ, также укажите их, детализирую по возможности условия связи с вами. Помните: чем быстрее сотрудник кадрового агентства или отдела кадров свяжется с вами, тем больше у вас шансов обойти ваших конкурентов в получении той или иной работы.

3. Цель. В кадровом агентстве или фирме, как правило, набор проводится на несколько вакансий, поэтому следующим заголовком обязательно сделайте заголовок «Цель». Здесь следует написать на какую вакансию, работу, или область деятельности вы претендуете. В противном случае ваше резюме просто выбросят в мусорную корзину. Никто не будет сидеть и думать, какую работу можно было бы вам предложить. В пункте цель также можно указать ваши пожелания, требования к будущему месту работы.

4. Образование. Создайте заголовок «Образование» и перечислите учебные заведение, школы, курсы, институты, и т.д. которые вы уже закончили или еще продолжаете учиться:

• Используйте или обратный хронологический порядок, т.е. последнее место учебы укажите первым, или принцип значимости, т.е. укажите сначала место учебы наиболее значимое для искомой работы.
• Для каждого места учебы предоставьте следующую информацию: период обучения с точным (месяц, год) указанием дат начала и окончания обучения; место учебы (если из названия учебного заведения не следует его расположение, укажите город, страну) и, наконец, укажите ту квалификацию, которую Вы получили по окончанию обучения, т.е. укажите звание (аттестат, диплом, сертификат и т.д. по специальности).
• Перечислите только те места учебы, которые важны для данной, искомой работы.

5. Опыт работы. Под заголовком «Опыт работы» перечислите места вашей бывшей работы: используйте или обратный хронологический порядок, т.е. последнее место работы укажите первым, или принцип значимости, т.е. укажите сначала место работы, где полученный вами опыт наиболее значим для будущей работы; для каждого места работы предоставьте следующую информацию: период занятости с точным (месяц, год) указание дат начала и окончания работы; работодатель (укажите название фирмы, город, страну); должность; обязанности (в трех-четырех предложениях изложите круг ваших обязанностей); перечислите только те места работы, которые важны для искомой работы; не оставляйте пробелов в датах периода занятости.

 

 

Правила написания резюме:

1. Резюме должно содержать краткие, но полные сведения о вашем образовании, профессиональных навыках, опыте работы, достижениях и доступных рекомендациях;

2. Каждое резюме индивидуально, оно должно быть составлено на конкретную вакансию;

3. Резюме не должно превышать одной печатной страницы Hужно использовать хорошо читаемый и распечатываемый шрифт;

4. Ваше резюме не должно содержать грамматических, орфографических ошибок и неправильных фразеологических оборотов. Перечитывайте резюме несколько раз, дайте его прочесть друзьям и близким;

5. Нужно отредактировать резюме в соответствии с профилем работы, на которую претендуете, показав свою целеустремленность в выбранной карьере;

6. Резюме всегда отправляется вместе с сопроводительным письмом, где нужно аргументировать, каким образом ваши специальные знания и опыт делают Вас логичным кандидатом на искомую работу;

7. Ваше резюме пройдет через множество рук, пока достигнет работодателя. Заранее позаботьтесь о плотной качественной бумаге и немарких чернилах (обязательно черных). С вашего резюме возможно будет снято несколько копий. Используйте белую или бежевую бумагу, на которой не ухудшается качество копий.

 

 

 

 

 

 

 

 

2.   Анкеты при приеме на работу

Поиск новых работников – задача, с которой неоднократно сталкивался  любой руководитель производственной структуры. Выбор достойного кандидата  из обилия предложений соискателей  не отличается простотой решения. Ведь оценить достоинства, профессиональные качества, трудовые навыки потенциального сотрудника по предоставленному им резюме не всегда возможно. А в самостоятельно составленных резюме полноценно не отражены качественные характеристики, интересующие работодателя.  
Оптимальным решением, значительно облегчающим выбор и возможность составить объективное мнение о соискателе, является анкета при приеме на работу. Анкета позволит получить больше сведений о кандидате, не освещенных в резюме. Предоставляя всем кандидатам единую форму анкеты, работодатель получает возможность субъективного и объективного сравнения разных соискателей, что существенно облегчает процесс ознакомления и оптимизирует выбор. 

Анкета при приеме на работу дает возможность систематизировать данные кандидатов и получить дополнительные сведения, необходимые руководителю для того, чтобы оценить потенциального сотрудника в качестве будущего работника его команды. Для этого необходимо анкету составить так, чтобы не были упущены интересующие работодателя подробности, влияющие на объективность мнения руководителя. Специализированные сайты предоставляют наиболее распространенный бланк анкеты для приема на работу (приложение 1), который разработан в качестве общего шаблона. Такая форма приемлема для большинства предприятий, но в ней нет отражения специфики определенного производства. 

Стандартный бланк анкеты о приеме на работу можно дополнить своими вопросами. У работодателя есть возможность составить анкету для кандидатов на вакантную должность самостоятельно, воспользовавшись общей формой в качестве основы. Отредактировать готовый бланк анкеты для приема на работу значительно проще, чем разрабатывать собственную форму. Ведь он уже содержит блок вопросов обязательного порядка о поле, возрасте, семейном положении кандидатов и других паспортных данных. В готовой форме есть блок вопросов об образовании, учебных заведениях, годах обучения и присвоенной претенденту специальности. Содержание третьего блока, в котором собраны вопросы о трудовой деятельности потенциального сотрудника, можно расширить для того, чтобы можно было понять сферу производственных обязанностей, выполняемых на прежнем месте работы, и его способность работать в коллективе.

 

3.   Должностные инструкции

Должностная инструкция – это правовой акт, издаваемый в целях регламентации  организационно-правового положения  работника, его обязанностей, прав и  ответственности и обеспечивающий условия для его эффективной  работы.

Правовое положение работника  организации регламентируется должностной инструкцией, устанавливающей функции, права, обязанности и ответственность должностных лиц. Унифицированная структура текста данного документа, согласно ГСДОУ, включает следующие разделы:

1. Общие положения. Устанавливается сфера деятельности данного специалиста, порядок его назначения и освобождения от занимаемой должности, замещение по должности во время отсутствия, определяются квалификационные требования, подчиненность специалиста и должностные лица, которыми он руководит. В разделе перечисляются правовые акты и нормативные документы, которыми должен руководствоваться специалист в своей деятельности.

2.   Функции. Определяются направления деятельности специалиста.

3. Должностные обязанности. Перечисляются конкретные задачи, возложенные на специалиста; указывается форма его участия в управленческом процессе - руководит, утверждает, обеспечивает, подготавливает, рассматривает, исполняет, контролирует, согласовывает, представляет, курирует и т.д.

4. Права. Определяются права, предоставляемые специалисту для выполнения возложенных на него функций и обязанностей.

5. Ответственность. Устанавливаются виды ответственности за несвоевременное и некачественное выполнение специалистом должностных обязанностей и неиспользование предоставленных ему прав.

В ГСДОУ рекомендовано включать в должностную инструкцию раздел "Оценка работы", в котором должны быть перечислены критерии оценки качества работы сотрудника.

При разработке должностных инструкций сотрудникам кадровых служб следует учитывать наименования должностей, предусмотренных для этих служб Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов: директор по кадрам и быту, начальник отдела (управления кадрами и трудовыми отношениями), специалист по кадрам, менеджер (в подразделениях (службах) управления кадрами и трудовыми отношениями), заведующий отделом по управлению кадрами и трудовыми отношениями, инженер по подготовке кадров, инспектор по кадрам, табельщик.

Нормативной базой для разработки должностных инструкций является Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденный Постановлением Министерства труда и социального развития Российской Федерации от 21 августа 1998 г. № 37. Справочник содержит квалификационные характеристики должностей служащих, являющиеся нормативным документом, регламентирующим содержание выполняемых функций работников.

В качестве нормативной базы квалификационные характеристики должностей служащих предназначены для применения в организациях и на предприятиях всех форм собственности независимо от их ведомственной подчиненности. На основе квалификационных характеристик разрабатываются должностные инструкции для конкретных работников.

Каждая квалификационная характеристика, представленная в справочнике, содержит три раздела: должностные обязанности работника, что он должен знать, требования к квалификации работника. В Квалификационном справочнике охарактеризованы следующие должности работников кадровых служб: заместитель директора по управлению персоналом, менеджер по персоналу, начальник отдела кадров, инженер по подготовке кадров, инспектор по кадрам, специалист по кадрам, табельщик.