Контрольная работа по «Основы документационного обеспечения управления»

Распределение входящих писем между руководством основано на приказе о распределении обязанностей между руководством, где закрепляются направления деятельности за каждым должностным лицом.

Учет входящих писем состоит в проставлении отметки о поступлении. Она включает учетный порядковый номер документа и дату поступления (при необходимости часы и минуты). Отметка проставляется в правом нижнем углу первого листа документа. Факсимильное изображение документа имеет дату получения, поэтому в нем следует проставить лишь порядковый номер. Затем документы, подлежащие регистрации, вносятся в регистрационную форму, установленную в организации (журнал, карточка, электронная карточка).

Рассмотрение документа  руководством состоит в том, что  соответствующее должностное лицо пишет на нем резолюцию, т.е. принятое им решение по информации, содержащейся в документе. Резолюция переносится в регистрационную форму.

Документы должны исполняться  в срок, поэтому входящие письма обязательно передаются исполнителю в день получения и регистрации или в первый рабочий день при поступлении документов в нерабочее время.

Если документ предназначен к исполнению несколькими исполнителями, по согласованию с ответственным  исполнителем, его передают поочередно каждому или для всех исполнителей, обозначенных в резолюции, или снимают  ксерокопии. Всю работу по подготовке проекта документа организует ответственный исполнитель.

Исходящие — письма, созданные в пределах организации и отправляемые из нее в другие учреждения или частным лицам, приславшим обращение.

  Обработка исходящих писем включает:

• составление чернового документа;
• подготовку проекта документа;
• его согласование (визирование);
• удостоверение документа;
• отправку документа.

За подготовку проекта  исходящего письма отвечает исполнитель . Ответственный исполнитель имеет право: созывать соисполнителей на рабочие совещания, требовать от них все необходимые материалы, устанавливать очередность работы между соисполнителями.

В процессе подготовки исходящего письма исполнитель самостоятельно осуществляет составление черновика, подготовку проекта документа, его согласование (визирование).

Руководитель, ознакомившись  с проектом документа, может сразу  удостоверить его своей подписью, а может внести замечания, поправки и передать его на доработку. Тогда  исполнитель дорабатывает документ в соответствии с замечаниями» вновь собирает визы согласования. Возврат проекта может повторяться, и каждый раз исполнитель должен повторять всю процедуру подготовки проекта документа от начала до конца.

Обработка отправляемой корреспонденции включает:

• сортировку;
• вложение в конверты;
• адресование;
• сдачу в отделение связи.

Принимая письма для отправки, обязательно нужно проверить:

• правильность оформления документов;
• наличие приложений, указанных в отправляемом документе, и соответствие количества экземпляров количеству адресатов;
• правильность адресования, наличие номера записи, если документ отправлялся по факсу.

Документы, направляемые в один адрес, могут быть вложены  в один конверт. На заказную корреспонденцию в делопроизводственной службе составляется опись рассылки, в конце которой проставляется фамилия сотрудника, ее подготовившего, и дата отправки.

Все документы, исходящие  из организации, должны быть обработаны и отправлены в тот же день или  не позднее первой половины следующего рабочего дня.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Раздел 2. Вариант №7

 

Задание №1. Составить информационное письмо фирмы «Инфа-С» о продаже частным и государственным предприятиям персональных компьтеров по договорной цене и возможности принимать заказы на составление программ.

Ответ.

Фирма «Инфа С»

Россия, 355037, г. Ставрополь, ул. Доваторцев,38

Факс (8652) 249000, тел. (8652) 777777

E-mail: InfaS@mail.ru

 

 

 

Уважаемые руководители организаций и предприниматели!

 

Фирма «Инфа С» предлагает широкий ассортимент персональных компьютеров известных компаний: Samsung, Dell, Toshiba, Acer, HP и проч. по договорной цене.

В целях повышения  надёжности рабочего процесса высококвалифицированные  специалисты фирмы «Инфа С» могут принять заказы на составление различных программ.

Более подробная информация об ассортименте товаров и предоставляемых услуг по составлению программ представлена на нашем сайте infa.ru.

По всем интересующим вопросам, пожалуйста, обращайтесь в наш офис по тел. (8652) 777777.

 

 

 

С уважением

 

Фирма «Инфа С»

 

 

 

Задание №2. Составить совместное письмо-ответ министерства здравоохранения Ставропольского края в администрацию Шпаковского района о выделении дополнительных ассигнований их краевого бюджета на оказание медицинской помощи жителям района.

Ответ.

Министерство здравоохранения                                            Министерство финансов

Ставропольского края                                                                 Ставропольского края

ул. Маршала Жукова, 42                                                                       ул. Толстого, 39

Ставрополь, Россия, 355000                                              Ставрополь, Россия, 355000

Тел. / факс (8652)26-78-74                                                   Тел. / факс (8652) 29-79-99

21.03.2013 №35/12-08

На №12 / 4-08 от 21.02.2012

 

О выделении дополнительных ассигнований

 

Решением №4 от 10.03.2013 г. заседания совместной коллегии краевых министерства здравоохранения и министерства финансов подтверждаем дополнительное выделение ассигнований из краевого бюджета на оказание медицинской помощи жителям района.

 

 

 

Министр здравоохранения                                                              Министр финансов

Ставропольского края                                                                 Ставропольского края

(подпись) В.Н. Мажаров                                                   (подпись) Л. А. Калинченко

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

Искусство написания  писем ценилось нашими предками, как  бесценный дар. В эпоху, когда  общение на расстоянии было возможно только посредством писем, целые  романы были созданы в эпистолярном жанре. Сегодня, во времена телефонов, сотовой связи и электронной почты составление писем для дружеской переписки или общения с родными перестало подчиняться жестким требованиям.

Однако, осталась сфера, в которой написание писем все еще необходимо, речь идет о деловой переписке. Сегодня мало кто точно знает, как правильно написать письмо близкому другу, пожилому родственнику или малознакомому человеку. В этом просто нет необходимости.

Но делопроизводство любой компании включает письма, и поэтому деловая переписка по-прежнему остается важнейшей частью взаимоотношений между партнерами, клиентами и заказчиками, работодателями и работниками. Необходимо четко знать, как правильно написать письмо, чем отличается деловое письмо от личного, что должно включать в себя оформление письма, как писать письма для разных ситуаций.

Отношения между компаниями начинаются и развиваются, базируясь  на переписке. От того, были ли соблюдены  правила написания писем, были ли произведено должное оформление официального письма, зависит успех этих отношений.

Что делать, если требуется  активная деловая переписка, а вопрос о том, как писать письма, остается открытым? Что, если написание писем  превращается в долгий и сложный  процесс, а правильное оформление письма остается тайной?

Многие пытаются в  данном случае найти хорошие образцы  писем, на которые можно ориентироваться. Взяв за основу одно бизнес письмо, нельзя постичь до конца правила написания  деловых писем. Деловая переписка  включает множество видов писем, поэтому единичный пример оформления письма не может удовлетворить все нужды компании.

Однако идея взять  за основу образцы писем неплоха. Но лучше, если под рукой имеются  многочисленные шаблоны писем, каждый из которых подходит под конкретный случай.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список использованных источников

 

1. Демин Ю.М. Делопроизводство. Подготовка служебных документов. – 3-е изд., доп. и перераб. – СПб.: Питер, 2009.

2. Кирсанова М.В. Современное делопроизводство: Учебное пособие. – 4-е

изд. – М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2008. (допущено Министерством образования и науки РФ)

3. Кирсанов М.В. Современное делопроизводство: Учеб. пособие. – 4-е изд. – М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2007.
4. Организация конфиденциального делопроизводства и защита информации: учебное пособие / А.В. Некраха, Г.А. Шевцова. – М.: Академический Проект, 2007.
5. Рогожин М.Ю. Справочник по делопроизводству.- 2-е изд., перераб. и доп. – М.: ЗАО Юстицинформ, 2007.
6. Стенюков М.В. Делопроизводство (конспект лекций). – М.: Приор-издат, 2005.