Контрольная работа по «Основы документационного обеспечения управления»

2). Письмо-приглашение – деловое письмо, разновидность письма-извещения. Отличается от письма-извещения тем, что может составляться не на бланке, иметь различный формат, цвет, дополнительные элементы оформления в виде орнамента, рисунков и т.п.

При приглашении большого количества лиц используются трафаретные, заранее изготовленные тексты приглашений.

Как правило, письма-приглашения  адресуются конкретному лицу или  лицам, поэтому в них используются формулы обращения к адресату Уважаемый…! (Уважаемые…!).

Письма-приглашения могут рассылаться по факсу, но в особо торжественных случаях следует направлять приглашения по почте или курьерской связью. В письмах-приглашениях, как правило, используются следующие выражения:

Приглашаем Вас принять  участие в…

Просим Вас принять  участие в…

Имеем честь пригласить Вас…

Примите наше приглашение…

3). Письма-просьбы – очень часто поступают в органы государственного управления, так как существует огромное количество ситуаций, дающих повод для изложения просьб от имени предприятий, организаций, учреждений.

Письмо-просьба содержит обоснование просьбы и ее изложение. Обоснование должно предшествовать изложению просьбы. Обоснование  может отсутствовать в случаях  очевидности просьбы, его типового характера, а также в случае, если осуществление действий, составляющих просьбу, является обязанностью организации, подразделения, должностного лица. Просьба излагается с помощью глагола просить:

Просим Вас сообщить…

Просим Вас предоставить…

Просим Вас предоставить данные о…

Обращаемся к Вам  с просьбой о…

Просьба может формулироваться и без глагола просить, например:

Надеемся на положительное  решение вопроса…

Надеемся, что Вы сочтете  возможным рассмотреть наше обращение…

В одном письме может  содержаться несколько просьб. В  этом случае используются следующие  языковые обороты:

Также просим Вас рассмотреть (предоставить, провести …)…

Одновременно просим Вас…

Письмо-просьба требует  письма-ответа.

4). Письмо-предложение – деловое письмо, направляемое потенциальному партнеру с предложением товаров, услуг, сотрудничества. Предложение может быть направлено по инициативе организации-автора (продавца) или в ответ на письмо-запрос.

Если письмо-предложение направляется адресату впервые, оно содержит не только собственно предложение, но и информацию об организации-авторе.

Письмо-предложение может быть направлено одному корреспонденту или сразу нескольким. Предложение партнеру может содержать конкретную детальную информацию или общую информацию, являющуюся фактически предложением к началу переговоров.

Ключевой фразой письма-предложения может быть:

Предлагаем Вам…

В подтверждение нашей договоренности предлагаем Вам…

5). Сопроводительное письмо – деловое письмо, используемое для отправки документов (проектов нормативных правовых актов, договоров, каталогов, протоколов, актов и др.), не имеющих адресной части.

Текст сопроводительного письма начинается словами: Представляем Вам… (в вышестоящую  организацию), Направляем Вам… (в подведомственную организацию), Высылаем Вам… (в стороннюю  организацию). Одновременно может быть указана дополнительная информация, отражающая характер управленческой ситуации, в которой осуществляется деловое общение:

В соответствии с предварительной  договоренностью высылаем Вам…

В соответствии с дополнительным протоколом высылаем Вам…

В подтверждение нашей договоренности высылаем Вам… и др.

Текст сопроводительного письма может  содержать просьбы, пояснения, связанные  с теми материалами, которые составляют приложение к сопроводительному  письму. В этом случае сначала говорится  о направлении документов, затем  излагаются просьбы, предложения и пояснения.

Для некоторых управленческих действий разработаны типовые формы сопроводительных писем.

Обязательным реквизитом сопроводительного  письма является отметка о наличии  приложения, которую ставят непосредственно  под текстом.

6). Письмо-запрос – деловое письмо, направляемое с целью получения каких-либо официальных сведений или документов.

 

Текст письма-запроса  содержит обоснование необходимости  предоставления сведений или материалов и собственно изложение запроса (просьбы). В обосновании могут  содержаться ссылки на законодательные  и иные нормативные акты, организационно-правовые документы, так как организация не имеет права запрашивать сведения, не обусловленные ее функциональной деятельностью.

В целом письма-запросы  составляются так же, как письма-просьбы. Письма-запросы, как правило, подписываются  руководителем организации или  официально уполномоченным на это должностным лицом. Письмо-запрос требует письма-ответа.

Особый статус имеют  запросы, направляемые органами власти. В законодательстве определен порядок  направления запросов представительных органов власти (парламентский, депутатский  запросы), а также должностных лиц других ветвей власти.

7). В последнее время в практике работы органов государственного и муниципального управления стали часто использоваться письма-благодарности.

Письмо-благодарность  – деловое письмо, направляемое организации, должностному лицу или гражданину  с выражением благодарности за совершенные действия.

Эта разновидность писем, как правило, составляется в более  свободной форме, чем другие письма. Ключевыми фразами письма могут  быть следующие выражения:

Благодарим за оказанную помощь в…

Выражаем Вам свою благодарность за…

Позвольте Вас поблагодарить  за…

Позвольте выразить Вам  искреннюю благодарность за…

8). Информационное письмо – деловое письмо, в котором адресату сообщаются сведения официального характера.

 

Информационные письма, как правило, носят типовой характер и рассылаются органами власти и управления различных уровней подведомственным организациям или организациям определенного типа. В информационных письмах могут дословно приводиться отдельные положения законодательных и иных нормативных правовых документов, а также рекомендации и предложения. В них может содержаться информация, разъясняющая особенности применения тех или иных нормативных документов или правила поведения в определенных условиях. Иногда эти письма называются методическими.

Информационные письма могут содержать приложения. Объем  информационного письма колеблется от одного абзаца до нескольких страниц.

Как правило, такие письма подписываются руководителем организации.

9). Письмо-ответ – деловое письмо, составляемое как ответ на письмо-просьбу, письмо-запрос или предложение. Ответ может быть положительным или отрицательным (письмо-отказ).

При составлении писем-ответов  должен соблюдаться принцип языкового  параллелизма: в тексте письма-ответа следует использовать те же языковые обороты, лексику, которые использовал автор в инициативном письме, исключая допущенные автором письма-просьбы ошибки.

Не следует в текст  письма-ответа включать ссылку на поступившее письмо. Для ссылки на поступившее письмо в бланке есть реквизит «Ссылка на дату и номер поступившего документа», куда и вносятся сведения об инициативном письме.

Письмо-ответ может  начинаться словами: Сообщаем Вам…; Извещаем Вас…

Отрицательный ответ  должен быть обоснован, нельзя просто отказать в просьбе без объяснения. Поэтому письмо-отказ целесообразно начинать с обоснования отказа: В связи с…

В случае отрицательного ответа рекомендуется сообщить адресату информацию о том, кто, на каких условия, когда может дать положительный  ответ на данную просьбу или запрос, если автор письма владеет такой информацией.

10). Гарантийное письмо – деловое письмо, содержащее обязательство или подтверждение.

Гарантийные письма адресуются организациям и лицам. Гарантироваться  могут оплата работы, продукции, услуг, аренды, качество и сроки выполнения работы или сроки поставки, возврат кредита, предоставление жилплощади и др.

В тексте гарантийного письма, как правило, содержится просьба  в адрес корреспондента и юридически значимая формула: Оплату (предоставление услуг и т.д.) гарантируем; Возврат кредита гарантируем и др. Если в письме гарантируется оплата, автор должен сообщить свои банковские реквизиты.

Гарантийные письма подписываются  двумя лицами: руководителем организации  и главным бухгалтером и удостоверяются печатью организации.

11). Письмо-подтверждение – деловое письмо, в котором адресат подтверждает получение сведений, документов или других материалов, ранее достигнутые договоренности, намерения и т.п. Если подтверждается предварительная договоренность, в тексте письма следует коротко изложить ее суть, если подтверждается получение документов – необходимо назвать их. В отдельных случаях в письме-подтверждении кратко излагается суть полученных документов. Письмо-подтверждение может заканчиваться просьбой, предложением.

Ключевыми языковыми  формулами этой разновидности писем  являются:

Подтверждаем получение (документов, предварительную договоренность, согласие и т.п.)…

Подтверждаем договоренности, достигнутые на переговорах…

Подтверждаем намерение…

С благодарностью подтверждаем получение материалов…

 

 

 

1.4. Правила оформления совместных деловых писем организаций (вопрос №4)

 

Организацией могут быть приняты документы совместно с другими организациями (приказы, распоряжения, инструкции, положения, письма). Если документ готовится совместно двумя или более организациями, то он составляется не на бланке, а на стандартном листе бумаги.

 При оформлении  совместных документов указываются  полные наименования организаций, участвовавших в подписании документа. В этом случае наименования организаций размещаются в соответствии с их положением в иерархии органов управления. Наименование нижестоящей организации располагают ниже наименования вышестоящей организации. Наименования организаций, занимающих равное положение, располагают на одном уровне.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»).

 Подписи руководителей  оформляются на одном уровне.

 Подписывается столько  экземпляров документа, сколько  организаций участвовало в его создании. Каждый подписанный экземпляр является подлинником и хранится в делах организаций-участников. Экземпляр совместного документа с визами согласования хранится в делах организации – инициатора создания документа. На подписанных документах проставляются номера и даты, присвоенные документу в каждой организации.

 

 

 

 

 

1.5.Оформление входящих и исходящих писем (вопрос №5)

 

Входящий документ (поступающий  документ) — документ, поступивший  в учреждение.

Исходящий документ (отправляемый документ) — официальный документ, отправляемый из учреждения.

Внутренний документ — официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации.

Каждый из документопотоков имеет особенности обработки.

К входящим письмам относятся те, которые поступают из других организаций: вышестоящих, подчиненных, общественных, муниципальных, негосударственных, от депутатов и граждан.

Обработка входящих писем включает:

• прием и первичную обработку;
• предварительное рассмотрение и распределение;
• регистрацию;
• рассмотрение руководством;
• передачу на исполнение.

Прием и первичная  обработка писем в организациях, в которые поступает большое количество документов, осуществляются службой делопроизводства, в небольших — секретарем. Входящие письма могут быть получены по почте, доставлены фельдъегерской связью, курьером, посетителями или переданы по электронной почте или по факсу.

После получения необходимо проверить правильность доставки корреспонденции. Если она доставлена не по адресу, ее необходимо переслать отправителю. Конверты вскрываются, за исключением  с надписью «лично», оценивается  физическое состояние документов, проверяется наличие приложений. Как правило, конверты уничтожаются, за исключением случаев, когда по штемпелю на конверте можно установить дату отправления или получения документа или адрес отправителя. Тогда конверт подкалывают к документу. Если текст документа поврежден, отсутствуют приложения, то составляется акт. Один экземпляр акта вместе с полученными документами отсылается адресату. Заказные письма принимаются под расписку. Если документ имеет надпись «СРОЧНО», на нем проставляют время получения. Предварительное рассмотрение документов проводится для того, чтобы освободить руководителя от рассмотрения второстепенных вопросов, ускорить движение документов и их исполнение.