Кадровое депроизводство

Подготовив текст распорядительного  документа, приступают к его оформлению на бланке конкретного вида документа. Подготовленные проекты документов предоставляются на подпись. Приказы  и распоряжения подписываются руководителем  или его заместителем. Постановления  и решения имеют две подписи  – председателя и секретаря (управляющего делами) коллегиального органа. Подписывается  первый экземпляр документа, изготовленный  на бланке. Распорядительные документы  вступают в силу с момента их подписания или доведения до сведения исполнителя.

Решение – это распорядительный документ, являющийся правовым актом, принимаемый коллегиальным органом: коллегией министерства или ведомства, научным советом, советом директоров и т.д.

Распоряжение- распорядительный документ, издаваемый руководителем коллегиального органа в рамках своей компетенции. Распоряжения делятся на две группы: распоряжения общего, длительного действия и распоряжения, касающиеся конкретного вопроса. Распоряжения издают министерства, ведомства, администрации областей, городов, районов, администрации предприятий в пределах прав, предоставленных им законами РБ.

Указание – распорядительный документ, издаваемый министерствами, ведомствами, организациями преимущественно по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и др. актов. Указание должно иметь конкретных исполнителей и по оформлению не отличается от приказа, его распорядительная часть начинается словами «ПРЕДЛАГАЮ» («ОБЯЗЫВАЮ»).

Приказ – распорядительный документ, издаваемый руководителем организации, предприятия, учреждения, действующим на основе принципа единоначалия. Приказ издается для решения основных задач, стоящих перед данной организацией. Приказы делятся на 2 подгруппы:  По личному составу;  Подразделяются на 2 группы: 1. О приеме на работу, переводе, увольнении, поощрении, премировании сотрудников. 2. О предоставлении отпусков,  наложении взысканий, командировках. По основной деятельности.  Текс приказа состоит из двух частей: констатирующей (В связи…… В целях…На основании…и т.д.); распорядительной ((ПРИКАЗЫВАЮ.). Перед текстом приказа пишут заголовок (о чем приказ – Об увольнении….). Оформляется приказ на бланке, где указаны наименование организации, наименование вида документа – ПРИКАЗ, место издания, регистрационный номер, дата, заголовок к тексту, подпись.

Поручение – распорядительный документ, издаваемый должностным лицом, для выполнения конкретного задания.

18. Справочно-информационные документы, правила их оформления (протоколы, акты).

Протокол – документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях.Конференциях и заседаниях коллегиальных органов. Он состоит из двух частей: вводной и основной.

Во вводной части после заголовка, даты и места проведения мероприятия  указывают фамилии и инициалы  председателя и секретаря заседания, перечисляют фамилии и инициалы присутствующих в алфавитном порядке, приводят повестку дня.

Основная часть протокола состоит  из разделов в соответствии с пунктами повестки дня. Каждый раздел строится по схеме: СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ), отдельно по каждому вопросу. Эти  слова, которыми начинается каждая часть  раздела, пишут прописными буквами, после них ставят  двоеточие и на следующей строке с абзаца указывают инициалы и фамилию докладчика. Основное содержание докладов и выступлений помещае6тся в тексте протокола или прилагается к нему: постановление печатается полностью.

Протоколы подразделяются на:  полные, краткие и сокращенные.

Полный протокол отражает все рассматриваемые  вопросы в стенографической  записи в порядке их обсуждения и принятия  решения.

Протокол краткой формы составляется при наличии  стенограммы или когда тексты докладов и выступлений прилагаются к протоколу. Кратко анализируются также оперативные совещания.

В сокращенной форме протокола  кратко излагается суть основных  докладов и выступлений.

Протокол подписывается председателем  комиссии и секретарем, нумеруются протоколы порядковым номером в  пределах календарного года.

Выписка из протокола.  В выписке записывают вводную часть протокола, включая повестку дня, а затем приводят дословную запись  основной части  рассматриваемого вопроса.

Акт – документ, составленный группой лиц, подтверждающий установленные ими факты, (акт инвентаризации, несчастных случаев, списания материальных ценностей и др.)

Основанием для составления  акта могут быть необходимость констатации  определенного факта, распорядительный документ вышестоящего органа или руководителя организации.

Текст акта состоит из двух частей: вводной и констатирующей. Во вводной части указывают основание составления акта, перечисляется состав комиссии персонально с указанием должности. В констатирующей  части указываются  установленные факты, делаются выводы, даются сведения о количестве экземпляров акта и о том, в какие структурные подразделения они направлены.  Акт подписывает председатель и члены комиссии.

19. Справочно-информационные документы, правила их оформления (докладная и объяснительная записки, справки).

Докладная записка – документ информационного характера, адресуемый вышестоящему руководителю в порядке  прямого подчинения и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя. Она может составляться как по инициативе её автора, так и по указанию руководителя. Текст докладной записки состоит из двух частей. В первой описывают состояние  вопроса, факты, явившееся  основанием для  составления  докладной записки, во второй части излагают выводы и предложения.

Служебная записка – документ, аналогичный докладной записке, но направленный одним должностным лицом другому внутри организации для принятия конкретных  мер по возникшей проблеме и  требующей оперативного разрешения.

Объяснительная записка – документ, в котором работник организации  объясняет причины невыполнения какого-либо правового акта или  нормативного документа.

Справки – документы, содержащие описание, подтверждение тех или иных фактов и событий. Различают справки: служебные (о выполнении плана, штатной численности и др.) и справки, выдаваемые частным лицам для предоставления  в другие учреждения (справка о заработной плате, справка с места работы).

Текст служебной справки  может оформляться в виде таблицы,  делиться на разделы, подразделы, иметь пояснения и ссылки.

Текст личной справки начинается с  указания фамилии, имени и отчества лица, о котором сообщаются  сведения. Заканчивается текст указанием организации, куда предъявляется справка. Она подготавливается на трафаретных бланках, подписывается руководителем организации и главным бухгалтером (если по финансовым вопросам) или начальником отдела кадров, заверяется гербовой печатью.

20. Справочно-информационные документы, правила их оформления (телеграммы, телефонограммы, доверенности).

Телеграмма – вид документа, определяемый способом передачи информации по каналам телеграфной связи. В телеграмме, направляемой в несколько адресов, каждый адрес указывается индивидуально. Текст и адресат печатаются прописными буквами. Между словами в телеграмме делается пропуск в два удара. Текст печатается, начиная с абзаца через два интервала, далее красные строки и абзацы не допускаются. Адрес и текст печатаются без переноса слов. Излагается текст предельно сжато. Оформляется телеграмма либо на специальных бланках, либо на обычных листах с указанием категории перед адресом.

Пишется телеграмма без предлогов, союзов, знаков препинания. Если знаки  препинания все же необходимы, они  пишутся сокращенно строчными буквами: точка – тчк; запятая – зпт; двоеточие – двтч; кавычки – квч; скобки – скб. Даты обозначаются арабскими цифрами: число, месяц, год. Между цифрами в дате разделительные знаки не ставятся. Например, 05 11 2000. Заканчивается телеграмма указанием ее индекса. После текста указываются должность и фамилия лица, подписавшего телеграмму. Под чертой указываются служебные сведения, не подлежащие передаче: адрес отправителя, указание должности, подпись и расшифровка подписи отправителя, дата подписания, которая проставляется подписывающим телеграмму.

Текст служебной телеграммы заверяется печатью. Составляется телеграмма в двух экземплярах. Первый, подписанный, отправляется, а второй подшивается в дело.

Телефонограмма. Телефонограммой передаются несложные тексты в 20–30 слов, чаще всего, приглашения, напоминания и т.п., указания от имени должностного лица. Телефонограмма составляется в одном экземпляре и содержит реквизиты: название документа (телефонограмма), индекс, дата, адресат, текст, наименование должности (с указанием учреждения) и фамилии лица, подписавшего документ, время приема-передачи телефонограммы, фамилии передающего и принимающего, номера их телефонов.

Доверенность - документ, который организация выдает должностным лицам на получение ими от поставщиков товароматериальных ценностей. Их подразделяют на: официальные и личные.

Доверенность может быть оформлена  рукописным или машинописным способом. На доверенности следует указывать  срок действия, если срок не указан, то документ сохраняет силу в течении года.

21. Деловые письма, правила их оформления.

Служебные письма организации составляются по самым различным вопросам деятельности. Текст служебного письма должен быть простым, т.е. освещать, по возможности, один вопрос, чтобы их легче было систематизировать и осуществлять контроль за исполнением.

Письма могут состоять из одной  основной части, без пояснений. Например: «Просим выделить 175 тысяч рублей для закупки оборудования», или иметь еще и вводную часть, где излагаются мотивы создания документа, ссылки на решения вышестоящих органов.

Служебные письма оформляются на специальном  бланке для письма организации, имеют  реквизиты – адресат, заголовок  к тексту, текст, отметку о наличии  предложений. Подписываются должностным  лицом о рамках его компетенции, Обязательно наносится реквизит отметка об исполнителе. Наименование вида документа не указывается.

Письма, отправляемые из учреждения, делятся на две группы – инициативные и ответные. Инициативные письма – это письма, требующие ответа. Например, такие письма могут выражать просьбу (предложение, запрос) к адресату в решении каких-либо вопросов. Письма-ответы – по своему содержанию носят зависимый характер от инициативных писем. Например, излагается, все ли просьбы могут быть удовлетворены, в какой мере, в какие сроки. Если письмо содержит отказ, он должен быть хорошо аргументирован. Если письмо является ответом, составитель указывает реквизит, ссылка на регистрационный номер и дату документа, на который он отвечает.

Разновидности писем: сопроводительное, информационное, рекламное, письма-приглашения, письмо-извещение, письмо-подтверждение, письмо – напоминание, гарантийное  и др.

Исходящие письма (отправляемые) визируются (например, письма по финансовым вопросам – главным бухгалтером). Визы проставляются на лицевой стороне последнего листа копии письма, остающейся в организации. На входящих (получаемых) письмах проставляются отметка о поступлении и резолюции руководителей.

22. Организация работы ведомственного архива.

Ведомственные архивы – это архивные учреждения или структурные подразделения государственных органов, осуществляющие прием и хранение док-тов этих гос. органов, в течение периода времени, установленного законом:

- документы Президента РБ, высших  органов государственной власти  – 15 лет.

- документы госбезопасности, внутренних  дел, обороны – 30 лет.

- документы исполнительных и  распорядительных органов – 10 лет.

- городского и районного подчинения  – 5 лет.

- научно-технической документации  – до минования надобности, но  не более 25 лет.

- записей актов гражданского  состояния и документов по  личному составу – 75 лет.

В соответствии с Законом РБ «О национальном  архивном фонде и архивах в РБ» разрабатывается Положение  о ведомственном  архиве, утверждаемое руководителем организации и согласовывается с соответствующими  учреждениями государственной архивной  службы, в котором предусматривают: правовой статус ведомственного архива; источники его комплектования; состав документов, поступающих на хранение; задачи и функции архива и его права, необходимые для их осуществления. Для работников архива (согласно штатному расписанию) разрабатываются должностные инструкции, где указываются виды работ, выполняемые работниками архива, их обязанности и права.

Экспертиза ценности документов – это определение народнохозяйственного, социально-культурного, исторического и иного значения документов в целях их отбора на государственное хранение и установления сроков хранения. Она проводится в организации в двух случаях: 1. В делопроизводстве при составлении номенклатуры дел, формировании дел и их  подготовке к последующему хранению;   2. В архиве в процессе приема дел на постоянное или временное хранение, при подготовке передачи дел  в государственный архив. Работу по организации и проведению экспертизы ценности документов проводит постоянно действующая экспертная комиссия, назначенная руководителем организации, в составе не менее 3-5 человек, под председательством одного из руководящих работников.  В неё включается и представитель архивной службы. При проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях организации и в ходе формирования и оформления дел осуществляется отбор документов: Постоянного и долговременного хранения для передачи в архив; Временного хранения для дальнейшего хранения в структурных  подразделениях; Временного хранения, сроки которых истекли, для выделения к уничтожению.

Отбор дел на постоянное и временное  хранение и выделение к уничтожению  материалов с истекшими сроками  хранения проводятся сотрудниками структурных  подразделений  организации. На отобранные  экспертной комиссией  к уничтожению документы составляются акты, которые подписывают члены экспертной комиссии и утверждает руководитель организации. Отбор документов к уничтожению в структурных подразделениях осуществляют лица ответственные за делопроизводство. После согласования экспертной комиссией организации акт предоставляется на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии (ЭПК) архивного учреждения и утверждается руководителем  организации только после утверждения ЭПК архивного учреждения описи дел постоянного хранения. Подлежащие уничтожению документы после утверждения акта сдаются на переработку по приемо-сдаточной накладной, которая прикладывается  к акту о выделении  к уничтожению документов. Порядок и методика отбора документов на хранение, уничтожение и составление описей определяется  «Основными правилами работы архивов центральных и местных  органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий РБ».