Кадровое депроизводство

-приказы, распоряжения, нормативные  акты;

-нормативно-правовые акты, устанавливаемые  законодательными и исполнительными  органами РБ;

-запросы и указания вышестоящих  органов;

- предложения, заявления и жалобы  граждан. Необходимость постановки  документа на контроль, сроки  исполнения, исполнители и должностные  лица, ответственные за контроль, устанавливаются в резолюции  руководителя или в тексте  документа. Отметка о контроле  сод. Букву К. Контроль исполнения  документов осуществляется по  журналам регистрации документов. Контроль может осуществляться  до истечения срока исполнения. Основанием для снятия документа  с контроля может быть подготовленный  и подписанный руководителем  исходящий, ответ на запрос, извещение  заявителю о принятом решении,  приказ.

 

8. Номенклатура дел, порядок ее разработки и утверждения.

Номенклатура дел - это систематизированный список документов с указанием сроков хранения.

Номенклатура дел составляется в ноябре-декабре месяце, вводится в действие с января наступающего года.

Сначала составляется номенклатура дел  в отделах, на основании дел отделов  составляется номенклатура дел организации.

Номенклатура дел составляется ежегодно. В течение года номенклатура дел может обновляться.

Номенклатура дел организация  согласовывает с экспертной комиссией  организации и экспертно-проверочной  комиссией (ЭПК) государственного архива.

Номенклатура дел  организации  согласовывает с государственным архивом 1 раз в 5 лет или в случае большого структурного изменения в организации.

Номенклатура дел отдела согласовывает  с экспертной комиссией отдела, если такая имеется.

Номенклатуру дел организации  подписывают:

Отдела – начальником общего отдела

Организации – утверждается руководителем.

Вся номенклатура печатается на общем  бланке.

Номенклатура дел отдела  печатается в 2 экземплярах, номенклатура дел организации - в 4 экземплярах.

Оформляется таблицей. В таблице  указывается:

1.Индекс дела.

2.Заголовок дела (тома части).

3.Количество дел.

4.Срок хранения и номер статьи  по перечню.

5.Примечание.

Номенклатура дел отделов согласовывается  с ведомственным  отделом.  В дело можно подшивать 250 листов. Сквозная нумерация.

9. Правила формирования и оформления дел.

Формирование дел - это группировка док-тов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри него.

Формирование дел  состоит из следующих операций:распределение док-тов по папкам (делам) и подшивка их в личное дело; расположение док-тов внутри дела в определенной последовательности; оформление дела.

Дела формируют уполномоченные на это сотрудники в каждом структурном  подразделении. Контролирует формирование дел служба делопроизводства.

Периодом формирования дел служит календарный год, но есть дела, кот. ведутся на протяжении нескольких лет (дела, в кот. содержатся док-ты по вопросам, не решенным в пределах года, а также личные дела сотрудников).

В конце календарного года заводят  столько папок, сколько дел числится в структурном подразделении  по номенклатуре дел. На обложки папок  из номенклатуры переносятся заголовки  дел и индексы. Дело считается  заведенным с момента появления  в нем первого исполненного документа.

Для упорядоченного и  четкого оформления дел существуют следующие правила:

- Подшивать  в дела только те док-ты, кот. предусмотрены номенклатурой;

- подшивать док-ты в дела только после их исполнения;

- подшивать док-ты в дела в день их исполнения;

- подшивать док-ты в дела только в одном экз.

- в деле должно быть не более 250 листов. Оформление дел при сдаче в архив

Пока дело находится в оперативном  хранении в службе делопроизводства, оно оформлено лишь частично (обложка, подшивка).  Перед сдачей на архивное хранение дело нужно оформить окончательно: составить внутреннюю опись; составить заверительную надпись; подшить дело; пронумеровать листы дела; оформить обложку.

Дела временного (до 10 лет) хранения подлежат частичному оформлению (не нумеруются листы в делах, не подшивается  лист-заверитель дела и  не помещают дело в жесткий переплет).

Внутренняя опись - это оглавление, перечень материалов, помещенных в дело. Она содержит информацию о заголовках документов и о номерах листов, на которых расположен каждый документ.

Заверительная надпись учитывает кол-во листов в деле и фиксирует особенности их нумерации. Все изменения в составе и состоянии дела отмечаются в листе-заверителе дела, кот. располагается в конце каждого дела. Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления.

Подшивка в папку скоросшиватель или переплет в жесткую обложку  обеспечивает сохранность документов, включенных в дело.

Нумерация листов необходима для того, чтобы обеспечить сохранность документов дела и закрепить порядок их расположения.

10. Хранение документов. Подготовка документов к временному хранению.

Подготовка док-тов к временному хранению включает: экспертизу ценности док-тов, оформление дел, описание дел, обеспечение сохранности док-тов, передачу дел в ведомственный архив организации.

Экспертиза  ценности док-тов осуществляется постоянно действующей ЭК учреждения, кот. определяет научно-историческое, социально-культурное и иное значение док-тов в целях их отбора на хранение и установление срока хранения. ЭК назначается приказом руководителя организации в составе 3-5 человек (председатель - один из руководящих работников). Заседания ЭК протоколируются. Отбор док-тов и дел к уничтожению оформляется актом. Акты утверждаются руководством организации.

Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу подлежат полному оформлению,  кот. предусматривает: подшивку или переплет дела; нумерацию листов в деле в правом верхн. углу черным графитовым карандашом; составление заверительной надписи дела; составление внутренней описи док-тов дела. Дела временного (до 10 лет) хранения подлежат частичному оформлению, т.е. подшиваются, листы в них не нумеруются, док-ты в них хранятся в папках-скоросшивателях.

В процессе группировки  документов в дела составляется внутренняя опись док-тов, находящихся в деле. Она помещается в начале дела и включает индексы док-тов, краткое содержание, даты и номера листов в деле. Листы внутренней описи нумеруются отдельно.

На  все завершенные дела постоянного  и долговременного хранения и  дела по личному составу, прошедшие  экспертизу ценности, ежегодно составляются описи дел. В структурных подразделениях описи дел составляются ответственными за делопроизводство по установленной  форме под методическим руководством работников архива.

В конце  описи на отдельном листе составляется итоговая запись, в кот. цифрами и прописью указывается количество дел, включенных в опись, первый и последний номера дел по описи. Опись дел подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается с руководителем делопроизводственной службы и утверждается руководителем структурного подразделения Она составляется в двух экз., один остается в структурном подразделении, а второй передается в архив вместе с делами. Описи дел по личному составу составляются в трех экз.

Сдача дел в архив организации осуществляется по графику, утвержденному руководством организации. Архив принимает дела по описям и номенклатурам дел. Вместе с делами передаются регистрационные карточки на док-ты для пополнения справочного аппарата архива. Зав. архивом расписывается в приеме дел на всех экз. годовых разделов описей, указывал дату приема и количество принятых дел.

11. Экспертиза ценности документов. Подготовка документов к сдаче в архив.

Экспертиза ценности документов проводится в двух случаях: 1. В  делопроизводстве при составлении номенклатуры дел, формировании дел и их подготовке к последующему хранению; 2.В архиве в процессе приема дел на постоянное или временное хранение, при подготовке передачи дел в государственный архив.

Работу по организации и проведению экспертизы ценности документов проводит постоянно действующая экспертная комиссия.

При проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях организации осуществляется отбор документов:

- постоянного и долговременного  хранения для передачи в архив;

- временного хранения для дальнейшего  хранения в структурных подразделениях;

- временного хранения, сроки которых  истекли, для выделения к уничтожению.

Отбор дел на пост. и времен. (св. 10 лет) хранение и выделение к уничтож. материалов с истекш. срок. хранен. проводятся сотрудниками структ. подразделений организации.

Проверка правильности отнесения  док-тов к делам с соответствующими сроками хранения и  проводится ЭК путем полистного просмотра каждого дела. Соответствие заголовка дела действительному составу и содержанию его док-тов проверяется полистно. Если док-ты постоянного хранения находятся в деле вместе с делами временного хранения, то их отделяют и формируют заново.

На отобранные ЭК к уничтожению  док-ты составляются акты, которые подписывают члены ЭК и утверждает руководитель организации. После согласования ЭК организации акт предоставляется на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии (ЭПК) архивного учреждения и утверждается руководителем организации только после утверждения ЭПК архивного учреждения описи дел постоянного хранения.

После проведения экспертизы ценности док-тов на дела с истекшими сроками хранения составляется акт о выделении их к уничтожению. Отобранные и подлежащие уничтожению док-ты после утверждения акта сдаются на переработку организациям, ведающим заготовкой вторичного сырья, по приемо-сдаточной накладной,

Дела, не включенные в описи, а также  дела, относительно которых к уничтожению  у ЭК нет единого мнения, в акты на уничтожение не включаются. В этом случае ЭК в письменной форме запрашивает разъяснение в Государственной архивной службе.

В ведомственный архив организации  передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям.Описи дел составляются лицами, ответственными за делопроизводство.

Завершенные дела постоян. и времен. (св. 10 лет) хранения в течение двух лет остаются в структ. подразделениях для справочной работы, а затем передаются в ведомственный архив. Дела времен. (до 10 лет) хранения передачи в ведомственный архив не подлежат, они хранятся в структ. подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке. Дела в архив передаются по графику, составленному архивом, утвержденному руководителем организации.

12. Документы по личному составу и правила их оформления.

К документам по личному составу относятся:  Труд.  контракт – док-нт, кот. фиксирует согласие сторон об установлении трудовых правоотношений и регулирует их.Заключатся в письменной форме. При заключении контракта указываются след. основные условия: место работы; конкретную работу, кот. должен выполнять работник; дату начала работы; оплату труда; обязанности сторон. Контрактная форма найма  и оплаты труда распространяется на следующие категории работников: на постоян. работников; на времен. работников; работающих на основном месте работы; работающих по совмест-ву. Труд. контракт может заключ. на неопред. срок, на определен. срок не более 5 лет, на время выполнения определенной работы. Контракт составл. в двух экз., подписыв. руководителем и работником, заверяется печатью, хранится у сторон.

Приказ  по личному составу. Прием, увольнение и перевод сотрудников предприятия оформляются приказами по ЛС. Приказы по ЛС группируются в отдельное дело и имеют самостоятельную нумерацию с добавлением индекса «л/с» или «к». Приказы  по ЛС оформляются на общем бланке и одновременно информация фиксируется в унифицированной форме первичной учетной документации.

Реквизиты приказа: наименование организации, вид документа, дата, номер, место составления, заголовок, визы, подпись. Начинаются приказы по ЛС с глагола: принять, перевести, уволить, командировать и т.д. (прописными буквами). Затем с новой строки указывается ФИО, название должности, наименование структ. подразделения, с какого числа и с каким окладом принят работник (приказ о назначении). Приказ составляется в одном экз., визируется и подписывается руководителем предприятия. Приказ о прекращении трудового договора: в графе «основание» указываются документы, послужившие причиной увольнения (заявление, докладная или объяснительная записка) или статья ТрКод  РБ, соответствующая причине увольнения. Все приказы визируются юристом и др. должностными лицами, в обязанности кот. входит работа с персоналом предприятия. Все приказы по ЛС объявляются работнику под роспись. Отметка об ознакомлении с приказом проставляется самими работником и содержит подпись работника и дату ознакомления. Приказы по ЛС  хранятся 75 лет.

Труд. книжка. На всех предприятиях независимо от форм собственности на работников ведутся труд. книжки. Труд. кн. относится к числу основных док-тов, подт. общий, непрерывный и специальный стаж работы. На титульном листе тр. кн. указываются ФИО работника, а также дата рождения. Сведения об образовании и специальности указываются на основании соотв. док-тов (аттестатов, дипломов, сертификатов). На титульном листе обязательно ставится подпись лица, выдавшего тр кн, и печать предприятия, где она была заведена. Все записи на последующих страницах тр кн производятся в точном соответст. с приказом. При увольн. тр кн выдается работнику в день увольн. Невостреб. тр кн хранятся до востреб. в сейфах не менее 50 лет.

Личное  дело - совокупность док-тов, содержащих сведения о работнике. В состав ЛД входят сл. док-ты: 1. Внутренняя опись док-тов, имеющихся в личном деле. 2. Анкета или личный листок по учету кадров. 3. Автобиография или резюме. 4. Копии док-тов об образовании. 5. Характеристики или рекомендательные письма. 6. Трудовой контракт. 7. Справки и другие документы, относящиеся к данному работнику.

ЛД заводят после издания  пр. о приеме работника. Хранится  инспектором по кадрам в сейфе. Изменения в ЛД вносятся только лицами, ответственными за их ведение. ЛД  уволенных работников должны передаваться на архивное хранение и хранится 75 лет.