Кадровое депроизводство

1. Классификация документов:

По наименованию: приказы, распоряжения, планы, отчеты, акты, протоколы, договоры, уставы, инструкции, справки, докладные, объяснительные записки, письма, телеграммы, тех.условия, платежные требования и поручения, доверенности и т.д.

По способу  фиксации информации: письменные,графические и фотофоно-кинодокументы.

По степени  сложности: классифицируют на простые исложные. Простые – документы, в кот. рассматривается один вопрос, в сложных - несколько вопросов.

По степени  гласности: открытые и документы с ограниченным доступом.

По юридической  силе: подлинные и подложные.

По срокам исполнения: срочные и несрочные.

По происхождению:   служебные, и личные.

По срокам хранения: временного и постоянного срока хранения.

По степени  обязательности: информационные,директивные.

По степени  унификации: индивидуальные, типовые, трафаретные, примерные и унифицированные в виде анкеты и таблицы.

Типовые - документы, создаваемые вышестоящими органами для организаций с однородными функциями и носят обязательный характер.

Трафаретные документы имеют заранее напечатанный текст с пробелами, кот.  заполняются при окончательном оформлении документа в зависимости от конкретной ситуации.

Примерные  - используются для составления и оформления документов по аналогии.

Анкета – способ представления унифицированного текста, при кот. постоянная информация располагается в левой части листа, а переменная вносится в документ в процессе его составления в правую часть листа.

Таблица – документ, в кот. постоянная информация размещается в заголовках граф и заголовках строк, а переменная – на пересечении соответствующих граф и строк. Текст, представленный в виде таблицы, обладает большой информационной емкостью, позволяет строго классифицировать и легко суммировать аналогичные данные. В табличной форме оформляются штатное расписание, график отпусков и др. документы.

2. Унификация и стандартизация управленческой документации.

Стандартизация – это установление на длительный промежуток времени общегосударственных и общеобязательных норм создания документов. Унификация – это выбор рациональных структур их построения, приведение документов к единообразию на основе установления рационального количества их форм и типизации построения.

Основные принципы:

1. Унификация от общего к частному – заключается в построении формуляра – образца документов для конкретной системы документации.

2. Единообразие форм документов  и правил их построения, составления,  оформления – обеспеч. путем мак. типизации и трафаретизации документов.

3. Комплексность унификации - должны  соблюдаться все требования к  документу.

4. Информативность – вкл. только те реквизиты, которые нужны для конкретных задач.

5. Сокращение числа видов документов  – за счет совершенствования  методов управления.

6. Стабильность требований к  документам.

7. Сопряжение с действующими  системами классификации и кодирования  технико-экономической информации.

8. Экономичность – достигается  за счет обоснованного включения  документов в систему документации 3 способа унификации текстов:

1. Трафарет – это способ фиксации постоянной информации в виде связанного текста с пробелами, предназначенными для заполнения их переменной информацией, зависящей от конкретной ситуации.

2. Анкета – способ представления унифицированного текста, при котором постоянная информация располагается в левой части листа, а переменная вносится в документ в процессе его составления в правую часть.

3. Таблица – постоянная информация размещена в заголовках граф и боковике, а переменная на пересечении соответствующих граф и строк. Работы по унификации документов включают установленные номенклатуры действующих форм, построение единой модели документов для групп однородных задач с использованием формуляра - образца.

3. Организационные формы делопроизводства.

Выбор формы ведения делопроизводства зависит от характера деятельности, функций, организационной структуры  учреждения, объема документооборота и т.д.

Существует 3 формы организации  делопроизводства:

1.    Централизованная. Документооборот маленький, поэтому все работы по делопроизводству выполняет 1 человек или одно подразделение.

Достоинства централизованной формы организации делопроизводства:

- Освобождение основных структур подразделений от вспомогательных операций с документами.

- Высокий уровень  качества обработки документов.

- Полная и равномерная  загрузка работников.

2.    Децентрализованная. Применяется при среднем документообороте. Делопроизводство ведёт каждое подразделение отдельно (самостоятельно).

3.    Смешанная. Применяется при большом  документообороте. При данной форме часть работ выполняется одним отделом, а все остальные виды работ выполняют структурные подразделения.

Достоинства смешанной  формы организации делопроизводства:

-Полная механизация работы с документами.

- Рациональное использование технических средств.

В зависимости от объема документооборота и типовых структур могут быть следующие службы документационного  обеспечения управления: машинописное бюро, копировально-множительный отдел, канцелярия, архив.

Основные функции службы документационного обеспечения  управления:

- Внедрение государственных нормативов и разработок по совершенствованию документирования.

- Разработка и внедрение рациональных форм документов, организация работы с документами с учетом ведомственной специфики.

- Контроль за соблюдением  стандартов на документы.

- Экспедиционная обработка и доставка документов исполнителям.

- Регистрация документов и учетно-справочная работа.

- Контроль исполнения документов.

- Формирование, оформление и хранение дел, выдача их для использования.

- Оформление, издание и рассылка документов.

- Машинописное изготовление, копирование и размножение документов.

- Контроль за работой с документами в структурных подразделениях  организации.

4. Прием и обработка входящих документов.

Входящий  документ – док-нт, поступивший в учреждение. Большинство входящих док-тов должны порождать соответствующие исходящие, в установленные сроки. Сроки могут быть установлены нормативными актами, предписывающими то или иное время ответа на соответствующий вход. док-нт, или могут быть указанны непосредственно во входящем документе.

Док-ты, поступившие, в организацию начинают свой путь к исполнению с экспедиции (структурного подразделения общего отдела). Там они подвергаются экспедиционной обработке, которая заключается в проверке правильности доставки корреспонденции, вскрытии конвертов, проверке целостности вложений и предварительной сортировке док-тов нарегистрируемые и нерегистрируемые. Нерегистрируемые док-ты и док-ты с пометкой «лично» передаются по назначению. В организации обязательно составляется перечень нерегистрируемых документов, который ежегодно пересматривается.

Регистрируемые документы делятся  на два потока:

·              Документы на имя руководителя и без указания конкретного адреса;

·              Документы в адрес структурных подразделений.

Документы первого потока передаются в канцелярию, второго потока в  структурные подразделения. При  централизованной регистрации все  выше указанные документы поступают в канцелярию.

Помощники руководителя или работник канцелярии производят предварительное  рассмотрение поступивших документов. Цель  предварительного рассмотрения поступивших док-тов - распределение документов, не требующих обязательного рассмотрения руководством, установление подразделения или лица, которым должен быть направлен этот док-нт. При предварительном рассмотрении образуется два документопотока: в адрес руководителя организации и в структурные подразделения организации.

Руководству организации передаются док-ты вышестоящих органов управления и документы, содержащие информацию по важнейшим вопросам деятельности организации. Остальные док-ты передаются руководителям структурных подразделений организации или непосредственно исполнителям.

Док-ты передаются руководству или исполнителям в день поступления в организацию.

Док-ты, подлежащие регистрации, после их рассмотрения регистрируются и передаются руководителям организации и структурных подразделений. Док-ты, которые исполняются несколькими подразделениями, передаются поочередно (согласно резолюции, наложенной в документе) или размножаются и передаются одновременно в копиях.

5. Порядок работы с исходящими и внутренними документами.

Исходящий документ - официальный док-нт, отправляемый из учреждения. Большинство исх. док-тов являются ответом организации на вход. док-ты. Некоторая часть исх. док-тов готовится на основе внутренних док-тов организации. Небольшое число исх. док-тов может требовать поступления входящих док-тов (например запросы в другие организации).

Проект исх. док-та составляет исполнитель. Исх. док-ты оформляются в двух экз., за искл. факсов и телефонограмм (в одном экз). Проект исх. док-та может быть согласован как со специалистами др. организаций, так и внутри организации. Если док-нт проходит согласование с другой организацией, то согласование оформляется реквизитом «грифом согласования документа». Док-нт, проходящий согласование внутри организации оформляется реквизитом «визы согласования документа». Подготовленный проект исх. док-та предоставляется на подпись руководителю. К проекту док-та исполнитель прилагает список организаций, которым должен быть разослан подписанный док-нт. Целесообразно в организации установить порядок, при кот. право подписания док-тов имеют не только руководитель организации, но и др. руководящие работники, в пределах их компетенции. Руководитель организации может внести изменения и дополнения в подписываемый документ или вернуть его на доработку. После подписания руководителем, исх. док-т передается на регистрацию. Отправляемые док-ты регистрир. в «Журнале регистрации исх. док-тов». После регистрации и присвоения исх. док-ту регистрационного № необходимо зафиксировать его на обоих экз. После регистрации док-ты направляются в экспедицию. Здесь проверяется правильность оформления исх. док-тов и сортировка их по корреспондентам. После оформления адресата на конвертах проставляются виды почтовых отправлений, оформляется стоимость отправки, и составляются описи на почтовые отправления. Отправка исх. док-тов происходит в тот же день. Второй экземпляр отправляемых док-тов или единственный экз. факса (телефонограммы) подшиваются в дело.

Внутренний  документ – официальный док-нт, не выходящий за пределы подготовившей его организации. Данные док-ты используются для организации работы учреждения, т.к. ониобеспечивают решение управленческих задач в пределах одной организации. К внутрен. док-там относятся  организационно-правовые, организац.-распорядительные док-ты. Самостоятельные группы внутреннего документооборота составляют протоколы и акты, плановые и отчетные док-ты, док-ты по учету материальных и денежных средств, оборудования, внутренняя служебная переписка (докладные, объяснительные записки), личного состава и т.д. Через канцелярию проходят не все внутрен. док-ты, а только переписка наиболее крупн. структурн. подразделений организации и приказы руководителя организации. Через канцелярию также проходят внутрен. док-ты, порождающие исходящие документы.

 

6. Рассмотрение и исполнение документов.

Передача документов на рассмотрение руководству должна осуществляться после их регистрации. Руководитель должен определить ответственного исполнителя, дать конкретные указания по исполнению документа и установить индивидуальные сроки его исполнения. Указания должны быть оформлены в виде резолюции на самом документе.

При рассмотрении документов руководитель должен придерживаться рекомендаций, соблюдение которых позволяет ускорить сроки прохождения документов, избежать сбоев в их обработке, создать  условия для своевременного и  качественного их исполнения.

Документ с резолюцией передаётся ответственному исполнителю под  расписку в журнале регистрации  входящих документов с проставлением  исполнителем даты его получения. Для  обеспечения оперативного исполнения документов несколькими исполнителями  одновременно секретарь размножает входящий документ и передаёт его  копии исполнителям. Документ находится у исполнителя до момента окончательного решения вопроса, затем на нём проставляется отметка об исполнении, и документ вместе с копией ответа подшиваются в дело.

Сроки исполнения исчисляются в  календарных днях с даты подписания документа, а для поступивших  – с даты поступления. Кроме индивидуальных сроков исполнения, которые определяет руководитель, существуют и типовые, которые устанавливаются нормативными актами органов государственной власти, а также центральных органов управления. Типовые сроки исполнения на некоторые виды документов следующие:

- предложения, заявления и жалобы  граждан рассматриваются в срок  до 1 месяца со дня поступления:  не требующие дополнительного  изучения и проверки – безотлагательно,  но не позднее 15 дней.

- письма рассматриваются в течении 10 дней

- телеграммы – 10 дней, требующие  срочного решения – до 2 дней

- организационно-распорядительные  документы – согласно указанному  в них сроку.

 

7. Организация контроля исполнения документов.

Организация контроля исполнения должна обеспечивать своевременное и качественное исполнение документов. Контроль исполнения включает:

- постановку документов на контроль;

-проверку своевременного доведения  документов до исполнителя;

-предварительную проверку и  регулирование хода исполнения;

-учет и обобщение результатов  контроля исполнения документов;

-информирование руководителя.

Ответственность за организацию контроля по своевременному и качественному  исполнению документов возлагается  на руководство организации и  руководителей структурных подразделений, а так же на должностных лиц, указанных  в тексте документов. Обязательному  контролю подлежат: