Кадровое депроизводство

13. Виды бланков документов.

Бланк документа - стандартный лист бумаги с воспроизведенными на нем реквизитами, содержащими постоянную информацию, и местом, отведенным для переменной.

На бланках изготавливается  только первая страница документа, для  изготовления последующих страниц  используются стандартные чистые листы  бумаги.

Устанавливается два вида бланков, разрабатываемых в соответствии с Госстандартом РБ СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации РБ. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»: бланк для письма и общий бланк других видов организационно-распорядительных документов. При изготовлении конкретного документа наименование его вида (кроме письма) наносится на общий бланк с помощью технических средств.

На основании общего бланка могут  изготавливаться бланки для конкретных видов док-тов (приказов, распоряжений и др.). При разработке бланков документов используются стандартные листы бумаги форматов А4 (210 x 297 мм) и А5 (148 x 210 мм). Выбор формата бланка при изготовлении документа зависит от характера и объема текста. Бланк формата А5 используется для документов, имеющих не более пяти - семи строк текста.

На бланк  для письма наносятся реквизиты: Гос. герб РБ; эмблема организации; код организации; наименование вышестоящей организации; наименование организации; наименование структ. подразделения; почтовый адрес отправителя; коммуникационные и коммерческие данные. На бланк для письма наносятся ограничительные отметки и линии для реквизитов: дата, регистрационный индекс, ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа.

На общий  бланк наносятся реквизиты: Гос. герб РБ; эмблема организации; код организации; наименование вышестоящей организации; наименование организации; наименование структурного подразделения;

место составления или издания. На общий бланк наносятся ограничительные  отметки и линии для реквизитов: дата, регистрационный индекс. Для  оформления реквизита «Название  вида документа» на общем бланке отводится  свободное место между реквизитами  «Наименование организации» («Наименование  структурного подразделения») и ограничительными линиями для реквизитов «Дата» и   «Репарационный индекс».

Бланки документов разрабатываются  на основе продольного или углового расположения реквизитов. При угловом вариантереквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу. Максимальная длина строки реквизитов бланка не должна превышать 73 мм. При продольном варианте реквизиты бланка располагаются посередине листа вдоль верхнего поля без ограничения размеров по горизонтали, но с соблюдением установленных размеров палей.

Реквизиты бланка располагаются центрованным или флаговым способом. При центрованном способе начало и конец каждой строки реквизита равноудалены от границ зоны расположения реквизитов. При флаговом способе каждая строка реквизита начинается от левой границы зоны расположения реквизитов. При создании бланка на нескольких языках реквизиты бланка должны быть продублированы на этих языках.

Во всех организациях независимо от формы собственности бланк для  письма изготавливается с продольным расположением реквизитов на двух языках. Особенности изготовления и использования  бланков документов с изображением Государственного герба РБ регулируются актами законодательства РБ.

14. Реквизиты документов, их расположение и правила оформления.

СТБ 6.38-2004 стандартом установлено 32 реквизита:

1.  Государственный герб РБ. Располагается  на верхнем поле по центру. Диаметр 17 мм. Изображать герб на своих бланках имеют право только государственные организации. Гербовые бланки изготавливаются только организацией, имеющей лицензию на это. Гербовые бланки обязательно должны быть нумерные и подлежать обязательному учету.

2. Эмблема или товарный знак. Располагается  ниже герба на рабочем поле под гербом или на левом не рабочем поле перед названием  организации (при угловом оформлении до реквизитов). В частных организациях эмблема может располагаться вместо герба.

3. Код организации. Располагается  в правом углу верхнего не  рабочего поля.

4. Код документа. 5. Название вышестоящей  организации. 6. Название организации

7. Название структурного подразделения.  Пишется полностью согласно правовым  документам. Если правовыми документами  закреплено сокращенное название  организации, то его можно указывать  на бланке после полного названия  в скобках.

8. Название документа. Пишется  большими буквами. 9. Дата. Оформляется  только цифровым способом (01.10.2010). 10. Регистрационный индекс. Всегда  стоит на одной строке с  датой.  11. Место издания. 12. Почтовый адрес.  Оформл. согласно требован. оформления почтовых операций (ул.Советская,15 246000 г.Гомель, Гомельская область, Республика Беларусь).

13. Коммуникативные данные.Реквизит оформляется на бланке письма (тел (0232)445050).

14. Коммерческие данные. Указываются  на бланке письма - р/с 000 в ф-ле № 300 АСБ «Беларусбанк». 15. Ссылка на входящий документ. Оформляется на бланке письма (на №_____от_____).     16. Реквизит утверждения. Оформляется с 5 таб. положения.

17. Адресат. Пишется с четвертого  таб. положения. Ректору ГГМУ (полн.) Лызикову А.Н.

18. Резолюция. Письменное указание  руководителя. Оформляется между  адресатом и текстом на свободном  месте.

19. Заголовок к тексту. Пишется  с 0 таб. положения до 4 таб. Положения  разрешается  переносить слова, точка в конце заголовка не ставится. Если объем заголовка превышает  более 5 строк, то заголовок продлевается до 6 таб. положения.  Заголовок должен отражать краткое содержание текста. 20. Отметка об ограниченном доступе к документу. Пишется в правом верхнем углу  вверху рабочего поля документа с 5 табулярного положения.

21. Текст. Делится  на абзацы. Первая строка абзаца пишется с первого табулярного положения (12,5 мм.). вторая и последующая  строка – с  0 табулярного положения.

22. Отметка о наличии приложения. Оформляется  после текста с  0 табулярного положения.

23. Реквизит подписи. Состоит  из 3-х элементов: должности, подписи  и расшифровки подписи.  24.     Гриф согласования.    Оформляется с  0 табулярного положения.

25. Отметка о заверении  копии.   Верно:

Секретарь             подпись                    А.Н.Иванова

26.  Отметка об исполнителе. Оформ на бланке письма с 0 таб положения после реквизита подпись: Иванов 77 00 21

27.  Отметка об исполнении и направлении в дело. Оформляется  на последнем листе документа, может содержать информацию: ссылку на исх. документ или краткий отчёт по решению вопроса: В дело 13-10.

28. Отметка о регистрации входящего  документа. Проставляется на первом  листе документа в правом  нижнем углу и представляет собой штамп, в котором указаны дата регистрации и  регистрационный индекс.

29. Отметка о переносе данных   на машинные носители. Оформляется  внизу документа.

30. Гриф «приложение». Оформляется  на приложении с 5 табулярного положения:

Приложение 1

К приказу ректора  ГГМУ

от___________№___

31. Визы. 32. Печать

15. Оформление документов с использованием технических средств.

1.    Печатание и оформление документов в редакторе Word.

2.    Поля страницы: верхнее и нижнее – 20 мм.; левое – 30 мм.; правое – 10 мм (допускается до 0,8мм.).

3.    Шрифт- размер 15, обычный, за исключением  индекса структурного подразделения, в котором готовился документ.Он печатается 9 шрифтом с межстрочным интервалом – 9пт. В таблицах допускается уменьшение до 13 пт.

4.    Межстрочный интервал -  для формата А 4 – одинарный. В адресах, заголовках и подписях – точно 14 пт.

5.    Первая строка в абзаце с отступом – 12,5 мм.

6.    Выравнивание – по всей ширине, без переноса слов.

7.    Реквизиты документа, состоящие из нескольких строк, печатаются с интервалом – точно 14пт.

8.    Составные части реквизитов «Адресат», «Гриф утверждения», «Гриф согласования», «Отметка о наличии приложения» отделяются друг от друга – одним интервалом.

9.    Реквизиты документа  отделяются друг от друга – полуторным интервалом.

10.   От границы левого поля без отступа первой строки печатаются 9 реквизитов: «Заголовок к тексту», «Текст» (без абзацев), «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело», «наименования должности в реквизитах «Подпись» и «гриф согласования», заверительной надписи  «Верно», а также слова «Слушали, Выступили, Решили, Постановили», «Приказываю», «Предлагаю», «Обязываю».

11.   Начало абзацев – с отступом первой строки – 12,5 мм.

12.   Реквизит «Адресат» - с отступом от левого поля 80мм.

13.   Реквизиты «гриф утверждения» и «Гриф ограниченного доступа» - с отступом левого поля 100мм.

14.   Реквизит «Отметка о приложении к правовому акту» - оформляется в правом верхнем углу с отступом от левого поля – 120 мм.

15.   Расшифровка подписи в реквизите  «Подпись» - с отступом от левого поля – 120 мм. на уровне последней строки наименования  должности.

16.   Реквизит «Примечание» и «Основание» оформляются от левого поля без отступа первой строки, а относящийся к ним текст – через межстрочный интервал – точно 14 пт.

17.    В левом нижнем углу  лицевой стороны последней страницы  документа печатаются индекс структурного  подразделения, в котором готовился документ, фамилия исполнителя, номер его служебного телефона, инициалы того, кто печатал текст, дата создания документа, имя файла. Шрифт – обычный 9 пт., межстрочный интервал – точно 9 пт.

16. Организационные документы, правила их оформления.

Устав - правовой акт, определяющий порядок образования, компетенцию организации, ее функции, задачи, порядок работы.Содержание устава должно включать: наименование учреждения, организации, предприятия, его вид; местонахождение (почт. адрес); предмет и цель деятельности; порядок образования имущества; порядок распределения прибыли; порядок образования учреждения; порядок управления и прекращения деятельности; органы управления. Текст устава содержит следующие разделы: Общие положения; Уставной фонд; Порядок деятельности; Управление; Учет и отчетность; Распределение прибыли; Прочие накопления; Прекращение деятельности; Устав оформляется на общем бланке с указанием реквизитов: наименование организации – автора документа (с указанием министерства, ведомства вышестоящей организации);  наименование вида док-та – УСТАВ; дата; регистрацион. номер, место издания; гриф утверждения; текст; подпись.

Положения – правовые акты, определяющие порядок образования, правовое положение, права, обязанности, организацию работы учреждения, структурного подразделения. Положения могут быть типовыми и индивидуальными. Типовые положения разрабатываются для однотипных организаций и используются при разработке индивидуальных. Различают: положения об организациях, структурных подразделениях, о коллегиальных и совещательных органах, о временных органах (комиссиях, советах). Положения оформляют на общем бланке организации с указанием реквизитов: наименование организации, структурного подразделения, вид документа, а также дата и гриф утверждения, регистрационный номер, место издания, заголовок к тексту, текст, подпись, гриф согласования или визы согласования.Текст положения включает след. разделы: Общие положения; Цели и задачи; Функции; Права и обязанности; Руководство; Взаимоотношения с другими подразделениями. Положения подписывают должностные лица, являющиеся разработчиками, визирует юридическая служба, утверждает руководитель. Положение вступает в силу с момента утверждения.

Инструкция – правовой акт, содержащий правила, регулирующий организационные, технологические, финансовые и иные стороны деятельности организаций, (их структурных подразделений), должностных лиц. Оформляется на общем бланке организации и содержит реквизиты: наименование организации; наименование вида документа; дата; место издания; заголовок к тексту; текст; подпись; гриф утверждения; гриф согласования или виза согласования. Текст инструкции разбивается на разделы, кот. нумеруются арабскими цифрами, а кол-во разделов определяется разработчиками. Подписывается инструкция руководителем того подразделения, кот. ее разработало, а утверждается руководителем организации. Инструкции бывают:должностные; по безопасности труда и др. Должн. инструкц. определяют функции, права и обязанности сотрудников организации и разрабатываются на все должности, предусмотренные штатным расписанием. Текст должн. инструкции состоит из след. разделов: Общие положения; Должностные обязанности; Права; Ответственность; Взаимоотношения.

Штатное расписание – документ, закрепляющий должностной и численный состав предприятия, указывающий фонд заработной платы. Форма штатного расписания оформляется на общем бланке организации с указанием реквизитов: наименование организации; наименование вида документа; дата; место издания; гриф утверждения; текст; визы согласования; подпись; печать. Текст оформляется в виде таблицы, указывается перечень должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладов, надбавок и месячном фонде заработной платы. Штатное расписание визирует главный бухгалтер, юрист подписывает начальник отдела кадров, утверждает руководитель организации, подпись которого заверяется печатью.

17. Распорядительные документы, правила их оформления.

Текст распорядительного  документа состоит из двух частей – констатирующей и распорядительной. Констатирующая часть является введением в существо рассматриваемого вопроса. В констатирующей части указывается документ, во исполнение которого издается данный распорядительный документ. Констатирующая часть может и отсутствовать, если нет необходимости давать разъяснения.  Распорядительная частьизлагается в повелительной форме (ПРИКАЗЫВАЮ, ОБЯЗЫВАЮ, РЕШИЛИ). С новой строки абзаца печатается текст постановляющей части. Распорядительная часть может делиться на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами. В каждом пункте указываются исполнитель, действие, которое поручается выполнить, и срок исполнения. Если распорядительные документы имеют приложения, указание на них дается в соответствующих пунктах текста. Текст распорядительного документа должен иметь заголовок.