История развития отдельных элементов формуляра документа

3)"просительские" документы;

4) акты.

К внутренним документам относились докладные записки, справки, журналы  заседаний. Особой категорией внутренних документов являлись отчеты: финансовый, отчет о деятельности учреждения. Отчетом называли и план улучшения  работы министерства ("отчет в  видах и предположениях"). Новыми видами внутренних документов были уставы и положения, определявшие функции, права и обязанности учреждения. К внутренним документам относились также должностные инструкции, регистрационные  журналы, описи.

Перепиской ("сношениями") назывались документы, посылаемые учреждениями или  должностными лицами другим учреждениям  или лицам: предложения, сообщения, ведения, отношения, уведомления, представления, рапорты. Вид этой группы документов определялся положением корреспондента на иерархической лестнице государственных учреждений.

Например, министр посылал в  высшие инстанции представления, в  низшие - предписания, в равные учреждения - сношения. "Просительские документы" - это жалобы, прошения, отзывы. Исчезло  такое наименование документа, как  челобитная. Жалоба перестала быть синонимом прошения, она приобретает  апелляционный характер.

Большую группу документов составляли акты. Об их видах, порядке составления  и засвидетельствования подробно говорится  в "Законах гражданских", опубликованных в X томе "Свода законов Российской империи".

 

3.2 Автор документа.

 

Изменилось оформление автора документа. Эти изменения касались, прежде всего, документов коллективных авторов. В 1801 г. были отменены указы, запрещавшие  принимать прошения за несколькими  подписями[45]. Расширяется круг авторов: по указу от 1 октября 1831 г. духовные завещания могли составлять и крестьяне[46].

Кроме того, автором служебного документа  стали считать учреждение. Предписывалось размещать обозначение автора в  левом верхнем углу. С 30-х гг. XIX в. появляются бланковые надписи. Они  писались от руки, изготовлялись типографским способом или проставлялись с  помощью резинового штемпеля. Бланки были двух видов. Один включал: наименование ведомства, учреждения, структурной  части, от которой исходил документ, номер его по реестру исходящих  документов, указание места составления. Кроме того, в состав бланка иногда входил заголовок к документу (см. приложение 1).

Другой вид бланка состоял из обозначения штатного названия должности  лица, от которого документ исходит.

На бланках писали обычно письма, иногда на бланках писали и отпуски (черновики) писем. В этом случае на левом поле документа указывалось, кто подписывал документ ("подписал", "скрепил").

Указы, журналы, протоколы, записки  и др. писались на чистых листах бумаги, без бланков. В "Положении о  письмоводстве и делопроизводстве в военном ведомстве" указывалось, что на бумаге без бланка пишутся "всеподданнейшие" рапорты и  прошения.

 

3.3 Дата документа.

 

Дата составления документов обозначалась по-разному для каждого вида. Так, в высочайше утвержденных мнениях  Государственного Совета она указывалась  в заголовке, в манифестах и именных  указах Сенату, кроме того, дата ставилась  в конце текста: в манифестах перед  подписью, в указах - после подписи.

В письмах дата составления документа  обозначалась отдельной строкой  внизу документа, с левой стороны  или в бланке документа после  наименования структурной части  учреждения. Имеются даты получения, регистрации (в регистрационном  штампе),даты резолюций, направление на исполнение ("С.Я. Никитинскому, 26 января 1910 г. "), исполнение документа, подписания его к печати и опубликования.

3.4 Адресат документа.

 

Обозначение адресата в XIX в. имелось  на сношениях, прошениях, жалобах, отзывах. Правила его написания определялись соподчиненностью учреждений. В сношениях  равных учреждений и низших с высшими  адресат начинался с предлога "в": "В Правительствующий  сенат", "В Палату гражданского суда". В отношениях высших присутствующих мест с низшими адресат писался в дательном падеже, что означало: такому-то присутственному месту что-то предписывается или предлагается. Например: "Уездному суду", "Губернскому правлению".

Если документ адресовался конкретному  должностному лицу, то при сношениях  низшего должностного лица с высшим перед обозначением должности и  фамилии указывался его титул - "его  превосходительству", "его высокоблагородии", "его благородию" и т.п.

В сношениях равных между собой  властей и старших с младшими титул опускался.

В проектах рационализации делопроизводства во второй половине XIX - начале XX вв. адресованию документов уделялось особое внимание. Так, "Положением о письмоводстве и делопроизводстве в военном ведомстве" 1911 г. предусматривалось направление документа непосредственно к исполнителю.

Всеобщее употребление конвертов  относится к первой четверти XIX в. На них повторяли адресат документа.

 

3.5 Удостоверение документа.

 

Правила подписания документа по-прежнему определялись для каждого вида документа. Манифесты, именные указы Сенату имели собственноручные подписи царя. На копиях этих документов делалась запись: "На подлинном собственною е. и. в. рукою подписано: "Николай"[47].

Законы повторяли установленные  в XVIII в. правила подписания журналов заседаний, отношений, просительской  документации, актов, допросов. Снова  характер подписи зависит от адресата.

В законе XIX в. подчеркивалось, что  справки, сведения, записки, переводы подписывались  теми, "коими они были составлены"[48].

Особое внимание обращалось на оформление выписок и копий. В конце их указывалось, кто подписал подлинник: "Подлинный подписали…" или "На подлинном надписано". Заверяли копии  должностные лица: "Верно: вице-директор…".

Более детально определяется порядок  скрепления документов. Указы Сенату скреплялись председателем Совета Министров. Документы, составлявшие переписку  министра, скреплялись директором департамента, в котором они готовились, и  подписывались министром. Документы, исходившие из департаментов, скреплялись  начальником отделения и подписывались  директором департамента, исходившие из отделения - соответственно столоначальником и начальником отделения.

В регистрационных журналах, описях документов, на отпусках скрепу ставил делопроизводитель.

Для удостоверения документов XIX в. употреблялись три государственные  печати: большая, средняя и малая. Применение их было строго регламентировано в зависимости от вида и назначения документа.

Кроме подписи и печати, некоторые  виды документов утверждались. Отметка  об утверждении на мнениях Государственного совета, например, писалась в 80-х гг. в конце текста документа: "Воспоследовавшее мнение в общем собрании Государственного совета утвердить соизволил и  повелел исполнить"[49].

На документах начала XX в. отметка  об утверждении делается после заголовка  над текстом документа. На его  копии отмечалось: "На подлинном собственною е. и. в. рукой подписано: "Быть по сему". Эта запись скреплялась государственным секретарем.

Отметка об утверждении делалась на уставах ("Государь император устав  сей рассматривать и высочайше  соизволил в Петергофе в 5 день июля 1902 г. "), положениях ("Быть по сему") [50].

В начале XX в. акт утверждения документа оформляется специальным грифом. Так, на документе 1915 г. об условиях выдачи ссуд эвакуируемым предприятиям в левой верхней его части выделялась отметка об утверждении (см. приложение 2).

 

3.6 Резолюция.

 

Резолюции имели конкретные указания по решению вопроса: "Разрешаю перевести  в … класс гимназии без испытаний", или "К докладу со справкою". Для документов, не требующих ответа, писалось: "К сведению". Под решением Совета министров Министерства, записанном в журнале, министр писал: "исполнить".

3.6.1 Отметки на документе.

В XIX в. в правилах оформления документов большое место отводилось "особым отметкам". Они подчеркивали степень  важности документа: "нужное", "весьма нужное", "секретное", "в собственные  руки", "конфиденциально", "строго конфиденциально". Эти отметки  делались на правой стороне страницы документа. Другого рода отметки  фиксировали дату поступления документа  и его регистрации. В конце  документа, на последней его странице указывалось, когда и за каким  номером документ был исполнен или  ставилась отметка: "к делу".

3.6.2 Форма документа.

Унификации формы документа  способствовала установление правил применения гербовой бумаги. На ней писались просительские  документы и акты. Все канцелярское делопроизводство велось на простой  бумаге. В 1883 г. был установлен единый размер листа бумаги[51].

Таким образом, в XIX в. формуляр документа  выдерживается более строго. В  каждом документе имеются все  его реквизиты, они получают определенное место.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение.

 

Государственный аппарат требует  постоянного совершенствования  механизма управления. Поэтому надо уделять огромное внимание разработке требований к составлению, оформлению реквизитов служебных документов.

В данной работе рассматривалась тема исторического развития отдельных  элементов формуляра документа. На протяжении времени реквизиты  документа приобретают изменения  в своем расположении, оформлении. У каждого отдельного документа  присутствуют свои реквизиты.

В заключении работы можно сделать следующие выводы:

Во-первых, был подобран материал, связанный с данной темой. Прочитав и проанализировав различные  источники, были сделаны заключения по изменению оформления и расположения реквизитов документа. Так например, в XVIII в. в отличии от XVI-XVII вв. каждый реквизит приобретает свое самостоятельное значение, имеет свое постоянное место в документе, а оформление и расположение уже определяется нормативными актами.

Во-вторых, был изучен каждый реквизит, что он представлял из себя, какова его роль в документе.

В-третьих, было изучено историческое развитие отдельных элементов формуляра-образца  документа. Но самое главное были изучены формуляры-образцы в различные  периоды исторического развития общества, выявлены особенности построения отдельных элементов формуляра-образца  документа.

Тема данной курсовой работы очень  актуальна на сегодняшний день. Каждый работник любого учреждения или любой  организации, занимающийся составлением и оформлением документов, должен быть знаком с реквизитами различных  документов, их оформлением и расположением. Поэтому тема курсовой работы не только актуальна, но также очень интересна  для людей, работающих с документами.

 

 

Список  литературы.

 

1.         Акты социально-экономической  истории Северо-Восточной Руси. М.; 1952. Т.1. № 306.

2.         Буганова В.И., Левшин Б.В. Акты писцового дела 60-80 гг. XVII. М.; Наука, 1990.

3.         Духовные  и договорные грамоты великих  и удельных князей XIV-XV вв. М.; 1950. №  8.

4.         Илюшенко  М.П., Кузнецова Т.В. Формуляр документа. / Учебное пособие. М.; 1986.

5.         Каменцева Е.И., Устюгов Н.В. Русская сфрагистика и геральдика. М.; Высшая школа, 1963.

8.         Литвак  Б.Г. Очерки источниковедения  массовой документации. М.; 1979.

9.         Московская  деловая и бытовая письменность XVII века. М.; Наука, 1968.

10.      Памятники Московской  деловой письменности XVIII века. М.; Наука, 1981.

11.      Памятники русского  права. М.; Госюриздат, 1956, вып.4.

12.      Погодин М.Н.  Русский исторический альбом. М.; 1853.

13.      Сборник документов. // Под редакцией Кузеева Р.Г., Овчинникова Р.К. Уфа, 1975, № 196.

14.      Свод законов  Российской империи. СПб, 1842. Т.2. Ст. 190.

15.      Черепнин Л.В.  Новгородские берестяные грамоты  как исторический источник. М.; Наука, 1969.

16.      Черепнин Л.В.  Русская палеография. М.; Политиздат, 1956.

17.      Щепкин В.Н. Русская  палеография. М.; Наука, 1967.

[1]  Памятники русского права.  М.; Госюриздат, 1956, вып. 4, С. 178.

[2]  Там же, С. 438.

[3]  Черепнин Л.В. Новгородские  берестяные грамоты как исторический  источник. М.;  Наука, 1969, С. 18.

[4] Памятники русского права,  вып. 4, С. 233.

[5]  Там же, С. 109, 111, 112, 72.

[6]  Там же, С. 54, 56, 63, 64, 62, 69.

[7] Акты писцового дела 60-80 гг. XVII в.  // Под ред. Буганова И.В., Левшина Б.В.  М.; Наука, 1990.

[8] Московская  деловая и бытовая  письменность XVII века. М.; Наука, 1968, С. 151-157.

[9]  Акты писцового дела 60-80 гг. XVII в. // Под ред. Буганова И.В., Левшина Б.В. М.; Наука, 1990.

[10] Московская деловая и бытовая  письменность XVII века, С. 125-150.

[11]  Памятники русского права,  вып. 4, С. 233.

[12]  Из 142 изученных челобитных  подпись есть лишь в 30.

[13]  Погодин М.Н. Русский исторический  альбом. М.; 1853.

[14]  Памятники русского права,  вып. 4, С. 175, 188, 232.

[15]  Там же, с.106, 107; Московская  деловая и бытовая письменность XVII века, С. 155, 127, 23.

[16]  Полное собрание законов  Российской империи, собр. I/ПСЗ, I/- СПб, Т. 2. № 820. //  Под редакцией  Илюшенко М.П., Кузнецовой Т.В.  Формуляр документа / Учебное  пособие. М.;  1986.

[17]  См. об этом: Щепкин В.Н.  Русская палеография.  М.; Наука, 1967, С. 123-136.

[18]  Памятники русского права,  вып. 4, С. 64, 106.

[19]  Котошихин Г.О. О России в царствование Алексея Михайловича .//  Под ред.  Леонтьевой.  М.;  2000,  С.167.

[20] Памятники русского права,  вып. 4, С. 116.

[21] Там же, С. 360, 354, 370, 383.

[22] Московская деловая и бытовая  письменность XVII века, С. 199.

[23] Черепнин Л.В. Русская палеография,  С. 295.

[24] Каменцева Е. И., Устюгов Н.В. Русская сфрагистика и геральдика. М.; Высшая школа, 1963, С. 41.

[25] Памятники русского права,  вып. 4, С. 74, 107.

[26] Духовные и договорные грамоты  великих и удельных князей XIV-XVвв.  М.; 1950. № 8; см. также: Акты социально-экономической истории Северо-Восточной Руси. М.;  1952, Т. 1. № 306.