История развития отдельных элементов формуляра документа

Появились такие виды как диплом - документ, удостоверяющий принадлежность лица к дворянскому сословию, патент - свидетельство о чине, сане, воинском звании или учебной степени.

Челобитные назывались нередко  прошениями вплоть до 80-х гг. когда  Екатерина II издает указ - "вместо челобитен подавать жалобницы или прошения"[29].

Грамота сохранялась лишь как документ, обращенный к иностранным государствам. В Генеральном регламенте была названа  изобразительная документация - ландкарты, или чертежи государства, содержащие описание границ, рек, городов и пр.

Можно сказать, что изменение общественно-экономического уклада определяло изменение видов  и форм документов, переход одного вида документа в другой. Это можно  увидеть на примере учетной документации. В первой четверти XVIII в. вместо приказных  и расходных книг появляются приходно-расходные  книги. К 70-м гг. XVIII в. учет приходов и доходов, денежный счет давались уже в балансовой форме с указанием в левой стороне источников доходов, в правой - всех видов расходов и целей расхода (в денежном счете указывались оправдательные документы расхода). Эти документы свидетельствовали о появлении бухгалтерского учета.

Табличную форму учетные документы  приобретают в XVIII в. Появляются книги, отражающие организацию труда крепостных и административно-полицейский режим - штрафные журналы; записные книги  мирских старост, фиксировавших  сборы на мирские нужды. В XVIII в. наметился  формуляр подворной описи.

2.2 Автор документа.

 

Оформлению автора документа был  посвящен специальный указ от 27 ноября 1741 г. "Форма о титулах…". В  нём подробно определялось, какой  царский титул употреблять в  разных видах документов. Так, в грамотах иностранным государствам титул  был самым пространным, в грамотах внутри государства - "императрица  и самодержица Всероссийская".

В указах автор обозначался вслед  наименованию вида документа: "Указ ее императорского величества самодержицы  Всероссийской". При этом автор  конкретизировался указанием: "из Сената" или "из коллегии". Приговоры  начинались с указания автора по следующей  форме: "По указу ее императорского величества". Определялись правила  титулования автора-государя в докладах, челобитных, доношениях, при этом приводились их типовые формы[30].

В документах XVIII в. автор отделяется от текста. Обычно автор указывался дважды: в подписи при указании должности и в начале текста вслед  за обозначением адресата - наименования учреждения. Например, в указах автор обозначался в начале текста "Божий милостью Петр I, первый царь и самодержец всероссийский и прочая и протчая и протчая…", в челобитной в начале текста после адресата, отделяясь от него, и от текста: "Бьет челом Первого Московского полка прапорщик Григорий Бражников…"[31]. В подписи указывались фамилия, имя, отчество автора.

 

2.3 Адресат документа.

 

Произошли изменения и в адресате документа. В начале 1700 г. издается специальный указ "О неподаче просьб мимо присутственных мест государю, кроме великих государственных дел". Документы должны адресоваться в конкретное учреждение. На имя государя могли подаваться документы по вопросам государственной важности. Это требование повторялось в законах 1762, 1765 гг. [32].

Адресат выделялся в отдельную  строку над текстом в виде заголовка ("Правительственный сенат", "В  государственную Берг-коллегию"). В письмах должностных лиц, челобитных в адресате-обращении согласно "Табели о рангах" указывался наряду с  должностью титул: "Сиятельнейший граф, высокородный и высокопревосходительный господин генерал-аншеф и разных орденов кавалер! Милостливый государь Петр Иванович!"

 

2.4 Дата документа.

 

В документах обычно указывалась дата их составления. Она писалась в начале или в конце текста часто в  одну строку с ним: "Июля 27-го 1708 году".К середине XVIII в. дата написания документа отделяется от текста и ставится под текстом с левой стороны: "Января 19 дня 1775 года". Обозначение дат имеется в отметках об отправлении: "Послано из местечка Горок, июля 11 день 1708 г. с прапорщиком Никитою Молявиным". Дата получения и регистрации проставлялась по верхнему полю документа на лицевой стороне первого листа.

2.5 Удостоверение документа.

 

В оформлении состава удостоверения  также произошли большие изменения. Прежде всего, они коснулись подписи: документы подписываются автором. Петр I после возвращения из первого  заграничного путешествия сам стал подписывать акты, исходящие от верховной  власти. В грамоте английской королеве по случаю "бесчестия" (ареста), нанесенного  российскому послу Матвееву, указывалось, что подпись Петра I была "собственноручною".

Все документы от указа до письма и челобитной имели авторскую  подпись. В указе подпись оформлялась  таким образом "…Во уверение сего мы сие собственной рукой подписали и печатью нашею укрепить велели. Петр". Имеют подпись и письма Петра I[33]. В прошениях в конце текста делалась запись о том, кто писал документ ("Прошение писал Московской полиции копиист Яков Москвинъ"), подпись оставалась прежней: "К сему прошению Григорий Брожников руку приложил"[34].

Стремясь повысить ответственность  за принимаемое решение, Петр I предписывает в 1707 г. Боярской коллегии непременно подписывать  протоколы всеми ее членами и "без того никакого дела не определяли, ибо сим всякого дурость явлена будет"[35].

Указом от 4 апреля 1714 г. отменялся  прежний способ удостоверения документов: "Секретарям и дьякам, под смертною казнью никаких указов о решении  дел не крепить одним по приказу  своих принципиалов как прежде бывало, не крепить после всех…"[36].

Правила удостоверения документов были подробно описаны в Генеральном  регламенте. Снова указывалось, что  протоколы должны были подписывать  все члены коллегии. Документы, составленные на основе принятых решений, подписывались  членами коллегий, оказывавшимися в  момент подписания налицо. Кроме подписи, каждый документ имел "скрепу" (подпись) секретаря, что свидетельствовало  о правильности составления документа  и соответствии его закону.

Указом 30 декабря 1701 г. было запрещено  подписываться уничижительными  именами (вместо "Коська Дементьев" - "Касьян Дементьев").

В состав подписи документов, направленных царю, входила формула: "Раб твой…", "Вашего величества нижайший раб…". В письмах к вышестоящим учреждениям  или лицам были такие словосочетания: "Вашего сиятельства, милостивого  государя, всепокорнейший слуга…". В состав подписи входили имя  и фамилия: "Петр Салтыков", указание должности или чина: "Адмирал", "Титулярный советник", "Граф", "Князь", "Секретарь Тайного совета" и т.д.

Указом Екатерины II предписывалось изменить состав подписи прошения: "вместо всеподданнейший раб подписывать просто всеподданнейший или верноподданнейший"

 

При Екатерине II, а затем и Павле I было запрещено подавать челобитные "скопом и заговором", прошения, подписанные многими лицами, не принимались[37].

Документы удостоверялись печатью. На государственных печатях (большой  и малой) оставалось основное изображение - двуглавый орел со всадником на груди.

Незначительно изменена лишь нижняя часть изображения. На малой государственной  печати Петра I вместо всадника помещен  Андреевский крест и буквы: "Ц. И.В.К. П.А. П.В.Р. ", то есть царя и великого князя Петра Алексеевича печать всея России". Изображение всадника было на некоторых малых печатях[38].

При вступлении на престол нового царя изготовлялась новая печать. Так, по восшествии на престол Елизаветы  Петровны издается указ "…о переделке  во всех присутственных местах печатей  на высочайшее имя государыни императрицы": "Чтоб переправили и переделали надписью Ее императорского величества немедленно и по исправлении подали б в Сенат рапорты"[39].

На городских печатях изображались гербы городов. Печати государственных  учреждений и должностных лиц  утверждались верховной властью. На печатях центральных учреждений изображался герб Российской империи  и надпись - наименование учреждения. Печати городских учреждений помимо надписи могли иметь изображение  двуглавого орла в сочетании с  гербом города. На печатях частных лиц изображался герб дворянского рода или надпись, указывающая на принадлежность печати.

Глава 13 Генерального регламента устанавливала  порядок пользования печатями. Для  каждой коллегии предусматривалась  печать с изображением государственного герба и надписью наименования коллегии. Приложении печати должно производиться в присутствии двух свидетелей.

Своеобразным было удостоверение  документов, исходящих из общего собрания - круга - Астраханского восстания 1705-1706 гг. Подписями скрепляли наиболее важные документы (обращения с призывом поддержать восстание). Остальные документы  удостоверялись печатями. Послания восставших царским сановникам не подписывались. Подписи ставились на оборотной, а печати на лицевой стороне документов.

 

2.6.Резолюция на документе.

 

Резолюция дополняет характеристику документа XVIII в. В ней выражалось отношение начальствующего лица к существу разрешения вопроса: "разрешить", "отклонить".

На указе "О должности Сената" проставлена собственноручная резолюция  Петра I: "Поступать по сей, а старую ради ее неполноты отставить"[40]. На определение Тайной экспедиции Сената о расследовании по делу о Салавате Юлаеве и Юлае Азналине в Оренбургской губернии от 16 марта 1775 г. Екатерина II написала: "Быть по сему"[41].

Другого рода резолюции определяли последующие действия с документами: "к сведению", "к делу", "к докладу со справкой". Резолюции  писались на лицевой стороне первого  листа в следующей за подписью строке или над текстом.

 

2.7. Отметки на документе.

Документ XVIII в. имеет большое количество отметок. Отметка о получении  документа делалась после подписи  и даты у левого поля: "В Сенате получено того же числа".7 марта 1726 г. или позднее - по верхнему полю первого листа документа над текстом: "Получено марта 7 дня 1726 году". Имеются отметки о рассмотрении документа ("Слушан 8 день июня", "Докладовано того же июня 17-го дня"), о характере пересылки документа ("послано с смоленским денщиком с Петром Кирилловым сыном Боткиным, Меусова полку"). В XVIII в. появились "заверительные отметки": "За подписанием тайного секретаря Петра Павловича Шафирова".

Почти над всеми приговорами  Сената есть отметки об исполнении: "Указ, состоявшийся по силе приговора, послан…"

Появились регистрационные входящие и исходящие номера. Входящий номер  ставился в левой верхней части  лицевой стороны листа, исходящий - посредине листа над адресатом или под адресатом.

Изменилась в XVIII в. и форма документа. Определенное влияние на нее оказало  введение в 1699 г. гербовой бумаги. Было утверждено три образца гербовой бумаги разной стоимости: в 20 или 10 копеек, в 2 деньги или одну копейку и одну деньгу. И на столбцах - 25 и 50 копеек. Изображения (государственный герб - орел) - "клейма" были разных размеров соответственно стоимости бумаги: "большое клеймо", "среднее" и "меньшее". Под клеймом указывалась стоимость бумаги. С 1719 г. рядом с ценой указывался год выпуска бумаги, с 1720-1723 гг. клейма не имели цены листа[42]. Проставление клейма в определенном месте организовывало текст документа, создавало определенность размера его формы.

В 1700 г. указами Петра I были отменены столбцы. Они заменялись тетрадями: "…всякие нашего великого государя и челобитчиковы дела писать в лист и в тетради дестевые (то есть в пол-листа, вместо раннее существовавшего формата "в четверть"), а не в столбцы". Введением новой формы достигалась экономия бумаги ("…А как учнут писать в лист и на обеих сторонах в тетради, бумаге расходу будет меньше"…), большая надежность их хранения ("которые дела…писаны в тетрадях…никакому повреждению, ни тлению не подлежит"), ускорение справочной работы по документам[43].

Изменение формы документа повлияло на организацию всего делопроизводства. Прежде всего, сокращалась переписка. При столбцовой форме легче было составить новый документ, чем отыскать старый. Вскоре реквизиты снова подвергаются изменениям.

Глава 3. Реквизиты документа XIX - начала XX вв.

 

Происходит строгая регламентация  содержания и оформления документов. Только за 1808-1823 гг. было издано 35 законодательных  актов по вопросам делопроизводства с приложением формуляров документов[44]. Также в эту эпоху создаются  типовые и трафаретные тексты, что свидетельствует о начавшемся процессе унификации документов. Конечно  же изменения коснулись и реквизитов документа.

 

3.1 Вид документа.

 

Задача модернизации делопроизводства, которая ставилась при создании министерств, заставляла обращать большее  внимание на оформление документа и, прежде всего его вида. Все документы, кроме писем (сношений), себя называют. Количество видов документов в рассматриваемый  период возросло. Новые виды документов порождали специализация документирования, развитие капиталистических отношений, которое втягивало в активную социальную деятельность более широкие  слои общества, и эта деятельность документировалась. Наряду с документацией  государственных учреждений появляется документация различных типов частнокапиталистических  предприятий и объединений.

С изданием положения 19 февраля 1861 г. возникли документы, оформлявшие отношения  помещиков с крестьянами: добровольные условия, акты увольнительные об обязательных отношениях, уставные грамоты. Создание новых средств связи и документационной техники привели к появлению таких видов документов, как телеграмма, телефонограмма, стенограмма и др. Законами устанавливались виды документов, создаваемых на разных уровнях управления. Мнения, манифесты, указы, повеления издавали высшие органы государственной власти. Делопроизводственные документы по характеру составления и исполнения были разделены на четыре группы:

1) внутренние документы;

2) переписка;