История развития отдельных элементов формуляра документа

1.3.Адресат документа.

 

Определенное место, обычно в начале текста, занимает в документе адресат. В судебниках, актах местного управления (губных и земских грамотах) давалось подробное адресование - указание "всех служилых чинов и сословий или лиц"[14]. Конкретный адресат обозначался в царских, жалованных и указных грамотах ("Боярину нашему князю Ивану Федоровичу Мстиславскому да дьяку нашему Ондрию Щелканову", "пожалован есмь игумена Никона"; "…в Суздальский уезд княж Ондреевских сел Шуйского приказчику Медведю Клементьеву"), в памятях ("в дрвню Кучи старосте Гришке Андронову и всем крестянам…"), в некоторых сказках ("сказал постелничему племяннику Федору Михайловичу Ртищеву"), в частных письмах ("Гедрю моему племяннику князю Василью Васильевичу…") [15].

С адресата обычно начинался текст  и таких документов как отписки  и челобитные. Однако обозначения  адресата имело особенность: они  адресовались на имя царя ("Государю и великому князю"), хотя часто  их исполнение предполагало конкретное учреждение. Иногда в таких случаях  делалась особая отметка о конкретном адресате: "Отдати в посольскую избу Ондрею Щелканову". В 1680 г. вышел указ, который предписывал указывать на документах, направляемых в приказы или отправляемых из них, только фамилию главного судьи[16].

 

На документах - столбцах адресат  повторялся на обратной стороне.

 

1.4. Дата документа.

 

Одним из реквизитов документа является его дата. Дошедшие до нас многие ранние документы XII-XV вв. не датированы. Их дату можно установить лишь по каким-либо признакам. Так, время составления (вероятную  дату) берестяных грамот можно определить только по каллиграфическим особенностям и по стратиграфическим признакам (геологическим слоям). Хронологию не датированных ранних актов и других видов документов определяют приблизительно: по содержанию, факту, событию, иногда датируемых в тексте: "Лета 7059-го, майя в 17 день. Царь и великий князь Иван Васильевич всеа Руси сеи грамоты слушал…", по отметке о получении документа: "166 года января в 8 день подал отписку…".

Установить дату документа помогают и другие дополнительные признаки: наименования учреждений, употребление титулов представителей верховной  власти. Например, в Киевский период и эпоху феодальной раздробленности  употребляется титул: "Князь", "Князь великий", в 80-х годах XV в. - "Князь великий всеа Руси". В 1547 г. княжеский титул был заменен царским: "Царь и великий князь всеа Руси", позднее - "Государь царь и великий князь всеа Руси самодержец". Присоединение в 1654 году Украины и Смоленска изменило титул следующим образом: "Великий государь царь и великий князь всеа Великие и Малые и Белые Руси самодержец". Претерпел изменения и титул представителей церковной иерархии. Определить дату по церковному празднику, упоминаемому в документе, помогают церковные календари. Наконец, время создания документа помогают установить водяные знаки (филиграни) - фабричные знаки владельца и годы изготовления[17].

Место даты в документах обычно постоянно: в законах, указах, приговорах, памятях, наказах, сказках, писцовых книгах - в  начале текста, и в конце текста - в актах ("Писана на Москве лета 7000 тридесят первого апреля", "А меновные писал…лета 7068 го) [18].

При определении времени составления  документов до XVIII в. следует иметь  в виду, что в России применялась  эра (система счета лет от того или иного исходного момента  или событий, нередко фиктивного)"от сотворения мира" или византийская эра. С 1700 г. времяисчисление велось по "эре Дионисия" - "от рождества Христова". Считалось, что от сотворения мира до рождества Христова прошло 5508 лет. Поэтому для перевода даты с византийской эры на современную следует вычесть из этой даты 5508. Например, в документе упоминается 7148 год - дата от сотворения мира. По современной эре событие или документ дотируется 1640 г. .

Кроме этого нужно помнить, что  до 1492 г. (7000 г) новый год начинался  с марта (мартовский стиль), с 1492 г. - с сентября (сентябрьский стиль). По мартовскому стилю

цифра 5508 вычитается из тех исторических событий, которые произошли в  один из месяцев с марта по декабрь  включительно. Если же событие случилось  в январе или феврале, то вычитается 5507. Если событие датировано по сентябрьскому  стилю, то для перевода даты на нашу эру из даты события, произошедшего  с января по август, вычитается 5508. Для  событий, падающих на период с сентября по декабрь - 5509.

Помимо этого, для всех документов, созданных до 14 февраля 1918 г., требуется  перевод дат с юлианского календаря ("старый стиль") на григорианский  календарь ("новый стиль").

При переводе дат с юлианского календаря  на григорианский следует учитывать, что в XVI-XVII вв. отставание юлианского календаря от тропического равнялось 10, в XVIII - 11, XIX - 12, XX - 13 суткам.

 

1.5.Удостоверение документа.

 

Особое значение имеет такой  реквизит документа как его удостоверение. Многие ранние документы не имели  подписей. Редким явлением была авторская  подпись. Законы (судебники), указы царя, приговоры Боярской думы, великокняжеские  и царские грамоты не подписывались  автором. Лишь с развитием делопроизводственной службы эти и другие документы  приобретают особый вид удостоверения "припись" (подпись) дьяка и "справу" подьячего, которая означала соответствие беловика черновику, правильность его оформления. "А на всяких делах, - писал подьячий Посольского приказа Г. Котошихин, - закрепляют и помечают думные дьяки, а царь и бояре ни к каким делам… руки своей не прикладывают, для того устроены они думные дьяки; а к меньшим ко всяким делам прикладывают руки простые дьяки и приписывают подьячие свои имена"[19].

Обычно подпись ("припись") ставилась на обороте документа по слову или слогу на каждом ставе (месте склейки листов), а кончалась на лицевой стороне листа в последней строке текста. Если столбец был длинный, то подпись повторялась несколько раз. Она писалась так, что половинки букв были на обоих концах бумаги. Свое имя дьяк писал мелким шрифтом, крупными буквами "дьяк писал от себя титул великого князя"; "Князь великий Иван Васильевич всеа Руси… А подписывал царя и великого князя диак Юрьев Сидоров"[20].

"Припись" дьяка была обязательной в указанных книгах приказов, куда записывались указы и приговоры. Об этом свидетельствуют записи в конце списков (копий) этих книг: "А в подлинной книге у той статьи дьячки приписи нет". В уставной книге Разбойного приказа 1617 г. запись о существовании уставной книги разбойной 1555-1556 гг. содержит указание, что книга была за "приписью дьяков Василия Щелканова и Мясоеда Кислого". Обращается внимание и на отсутствие таких приписей: "А у подлинной уставной книги… дьячки приписи нет". Дьячью "припись" имели судные списки, наказы, памяти: "А припись дьяка Гаврила Богданова у сей памяти"[21].

Авторскую подпись ранг, с XIV в., имели  акты феодального землевладения  и хозяйства: "Андрей Самарин Квашнин  подписывал своею рукой"[22]. Кроме  того, эти документы удостоверялись подписями послухов (свидетелей), в  число которых входили родственники вкладчика или продавца земли, соседи, представители монастырской администрации. В случае возникновения споров послухи  привлекались на судебное разбирательство.

Соборное Уложение 1649 г. имело 315 авторских  подписей - представителей духовенства, бояр, дворян, посадских людей[23]. От этого времени дошли до нас  автографы Лжедмитрия I, царя Алексея  Михайловича, Богдана Хмельницкого.

Авторскую подпись имели отписки, сказки, челобитные, расспросные речи (допросы).

Кроме подписей, документы удостоверялись печатью. Печать свидетельствовала  о подлинности документа. Еще  в начале X в. русские князья употребляли печати с изображением родовых знаков Рюриковичей. Печатью не только удостоверяли документ. Печати имели и более широкое значение: они заменяли верительные грамоты[24].

В XII в. появляются княжеские печати с изображением святого, имя которого носил князь - владелец печати, и  надписью, в которой приводилось  это имя. В XIV в. исчезает анонимность, на печатях дается подробная надпись  с именем и титулом князя.

В процессе образования Русского централизованного  государства складывалась государственная  печать, главным элементом изображения  которой был двуглавый орел - герб Византийской империи - как символ преемственности  власти из Рима и Византии московскими  князьями. Имели печати города, изображения  на которых превратились со временем в гербы. Свои печати были у центральных  государственных учреждений - приказов, местных учреждений. Русские цари имели и личные печати князей-вотчинников. Существовали печати должностных лиц - воевод, дьяков, духовенства - с самыми разнообразными изображениями.

В русском государстве XVI-XVII вв. употреблялись  две государственные печати - большая  и малая. Они отличались размером, дополнительными изображениями  и надписью. Малая печать прикладывалась к жалованным грамотам на кормление.

Материалом для печатей металл (золото, серебро), воск (черный, желтый и красный), смола. С конца XVII в. входят в употребление сургучные печати.

Наиболее древними были вислые (на шнуре) печати. Они употреблялись  до конца XVI в. К концу XVI в. вислые серебряные позолоченные печати применялись лишь для торжественных случаев. Например, грамота Бориса Годунова к королеве английской 1598 г. послана "за золотой  печатью". В конце XIV в. появились  прикладные печати (прикладывались к  документу).

Приложением печати ведали печатники. В XVII в. существовал специальный  Печатный приказ. Печать прикладывалась обычно на отгибе грамоты. В конце  документа в ряде случаев указывалось: " К сей грамоте стариц Мисаила Безнин велел печать свою приложити" или "Да у той же грамоты восковая печать приложена"[25].

Великокняжеские (царские) жалованные грамоты скреплялись вислою государственной  печатью на красном воске. Указные  грамоты имели желтовосковые печати без шнура. Жалованные грамоты великих князей, выданные в удельных центрах, имели печати на черном, редко желтом воске.

Некоторые грамоты имели по две  печати. Так, на духовной грамоте великого князя Дмитрия Ивановича были две серебряные позолоченные печати - великого князя и митрополита[26].

 

1.6 Помета (резолюция).

 

Важное значение для характеристики документа имеют пометы (резолюции) - надписи о характере и способе разрешения вопроса, затронутого в документе: "А будет один двор, а не слобода - подписати" - жалованная данная грамота 1546-1559 гг.; "гость пожаловал велел от Челобитного приказу отставит" (челобитная 1676 г. об освобождении от службы в приказе). Если документы не требовали дальнейших действий с ними, то писались такого рода пометы: "вклеить в столп", "взять отписка к отпуску", то есть подклеить к отпуску того документа, ответом на который являлась полученная отписка.

Помета могла быть пространной: в ней объяснялось, кто документ слушал и какое решение принято. Встречаются по две пометы на документе, например, помета в приказе и его  чети. С середины XVII в. встречаются  датированные пометы[27].

 

1.7 Отметки на документе.

 

Помету писал дьяк ("дьячя помета") на обороте сверху, в редких случаях - на лицевой стороне в левом нижнем углу.

Особую нагрузку в формуляре  несут отметки на документах: они  помогают определить дату их составления, способ передачи и степень секретности. Самой распространенной была отметка  о времени получения документа. Учреждение, получившее документ, делало на нем отметку, обычно на обратной стороне под адресатом.

Имеются отметки об исполнении документа, нередко самим автором. Например, на закладной грамоте 1546-1547 г. написано: "по сей кобале яз, Микита, деньги занел и вотчину заложил…"[28].

На исходящих документах делали отметки о времени отправления  по назначению. Кроме того, имелись  отметки с указанием имени  подьячего, переписывающего документ набело. Встречаются отметки о секретности: "написано о тайных делах".

 

1.8..Форма документа.

 

Документ XVI-XVII вв. отличает и его  форма. В этот период наиболее распространенными  были две внешние формы - столбцы  и книги. Примерное время появление  столбцов - XIV в. В духовной книге  Ивана Калиты (1339 г) столбцы называют "Великий сверток".

Думаю неудобство использования столбцов в справочных целях, трудность хранения заставили искать иные формы документирования. Вот почему уже в приказах наряду со столбцами имелись записные книги. Они применялись для описания местности, записей налогов и  т.д. В XVI в. появляются одновременные  книги учета - посевные, замолотные, книги прихода и расхода хлеба, сена, книги учета скота. В XVII в. появляются "записные книги мирских старост", фиксировавших сборы на мирские нужды. С конца XVI в. существовали записные книги, куда вносились все крепости на несвободных людей. Имелись так называемые посольские книги с описанием зарубежных событий.

Кроме того, в книгу писались документы, которые требовали постоянных справок. В приказах для записи указов составлялись указные книги.

Рукописные книги XVII в. представляли собою ряд сшитых тетрадей. По форматам книги различались: в полный лист (развернутый лист александрийской  бумаги), в четверть листа ("вчетверку") и в восьмую часть листа ("восьмушка").

Существовала и третья форма  документа - развернутый лист александрийской  бумаги. На нем писались обычно царские  грамоты с различного рода пожалованиями. В конце документа указывалось: "писана грамота в лист".

Вот так формировались реквизиты  этой эпохе. Позже изменилось оформление и расположение отдельных видов  формуляра документа.

 

Глава 2. Реквизиты документа XVIII в.

 

В XVIII в. происходят изменения в  формуляре документа. Постепенно к  началу XVIII в. каждый реквизит документа  приобретал самостоятельное значение, занимал постоянное место в формуляре, его оформление и расположение определялись нормативными актами. Рассмотрим это  подробнее, относительно каждого реквизита.

 

2.1 Вид документа.

 

В XVIII в. все документы себя называют. Наименование вида оформляется в  отдельный реквизит и обозначалось сначала вместе с заголовком к  тексту: "Ведомость о годовых  строениях" или вместе с адресатом: " Правительственному Сенату от военной  коллегии рапорт". К концу XVIII в. возникло большое количество новых документов. Старые виды документов получили новые  наименования. Законодательные и  распорядительные акты представлялись указами, инструкциями, регламентами, протоколами, резолюциями, приговорами. Переписка оформлялась несколькими  видами документов, которые определялись соподчиненностью учреждений или лиц. Так, сообщение нижестоящего учреждения или должностного лица высшему оформлялось рапортом. Вышестоящее учреждение или должностное лицо посылали требования. Сообщение одного учреждения другому, не связанного соподчиненностью, называлось ведением.