История и развития делопроизводства

        ¦ ланию в соответствии со ст. 31 КЗоТ РСФСР.                    

        ¦ Основание: заявление Дубровина  А. Е.                          

        ¦                                                               

        ¦ Директор училища                               Е. И. Никифоров

        ¦ Визы                                                          

        ¦ Старший мастер                                                

        ¦ Бухгалтерия                                                   

        ¦                                                               

        ¦ СОГЛАСОВАННО                                                  

        ¦                                                               

        ¦ Протокол заседания профкома                                   

        ¦ от 00.00.00   N 24                                            

        ----------------------------------------------------------------- 

        ДОВЕРЕННОСТИ. РАСПИСКИ 

             К документам по личному составу, которые приходится  нередко оформлять секретарю, относятся и такие документы личного характера, как доверенность и расписка.

             Доверенность - документ, который организация  или  предприятие выдает должностным  лицам на получение ими от  поставщиков товароматериальных ценностей.

             Доверенности оформляются на  трафаретных бланках. В зависимости  от того, кем оформляются полномочия (предприятием или отдельным лицом), доверенности подразделяются на  официальные и личные.

             Доверенность может быть оформлена рукописным  способом  и  на пишущей машине. Ниже приведен образец  оформления  доверенности. 

        ----------------------------------------------------------------

        ¦                     ДОВЕРЕННОСТЬ                              

        ¦                                                               

        ¦    Я, Морозова Оксана  Ивановна, доверяю  Скорняковой   Надежде 

        ¦ Андреевне получить в профтехучилище N 199 мою заработную плату 

        ¦ за апрель 1987 г.                                             

        ¦                                                 О. И. Морозова 

        ¦ 00.00.00                                                      

        ¦ Подпись О. И. Морозовой  удостоверяю                           

        ¦                                                               

        ¦ Директор ПТУ N 199                             Е. И. Никифоров 

        ¦ 00.00.00    Печать                                            

        ----------------------------------------------------------------- 

             Для юридической  полноценности   документа  следует  указывать  срок действия доверенности. Доверенность  выдается на срок до  трех  лет. Если срок действия в  доверенности не  обозначен, то  документ сохраняет силу в течение года со дня выдачи.

             При получении денег или материальных  ценностей по доверенности необходимо  предъявить паспорт или заменяющий  его документ.

             Расписка - письменный документ, подтверждающий  какое-либо совершившееся действие, чаще всего получение денег или  материальных ценностей от учреждения  (организации, предприятия)  или  частного лица. Составляется расписка в произвольной форме, но должна  включать следующие основные сведения: наименование документа  (РАСПИСКУ); должность, фамилию, имя и  отчество  лица, дающего  расписку; сумму денег или наименование материальных ценностей; дату; подпись автора.

             Полученную сумму денег в расписке  указывают цифрами, а в скобках   прописью (словами). В этом документе категорически не  допускается каких-либо исправлений или подчисток. Все свободные места между текстом и подписью перечеркивают. Составляют расписку в одном экземпляре и хранят наравне с денежными и ценными документами.

             Иногда в расписке указывают свидетелей, в присутствии которых она написана. В таком случае свидетели  заверяют  документ  своими подписями.

             Ниже приведен образец расписки. 
 
 
 

       

        ¦                   РАСПИСКА                                    

        ¦                                                               

        ¦    Я, заведующая отделом  универмага "Подарки", Гускина   Екате- 

        ¦ рина Васильевна, приняла   от  гражданина  Никифорова  Анатолия 

        ¦ Ивановича сувенирный кофейный  сервиз "Аромат" стоимостью  276

        ¦ (двести семьдесят шесть)  руб. 75 коп. для обмена его на  другой 

        ¦ такой же сервиз.                                              

        ¦                                                  Е. В. Гускина

        ¦ 00.00.00                                                      

        ----------------------------------------------------------------- 

              2.1. ТРУДОВЫЕ КНИЖКИ 

             Трудовая книжка - это основной  документ, подтверждающий  трудовую деятельность рабочих и служащих. Она служит  для  установления общего, непрерывного и специального стажа, поэтому трудовым  книжкам и точному их заполнению придается особое значение. Порядок заполнения этого документа регламентируется КЗоТ и другими нормативными актами.

             При поступлении на работу  трудовая книжка заполняется  на всех рабочих и служащих  государственных, кооперативных   и  общественных учреждений, организаций  и предприятий, проработавших  свыше 5 дней.

             Если до поступления на работу в данную организацию гражданин не имел трудового стажа, то  трудовая  книжка  заводится впервые, если же он работал, то обязан предоставить трудовую книжку администрации. Трудовая книжка заводится один раз. Законом   запрещается передача трудовых книжек в пользование другим  лицам, запрещается также иметь несколько трудовых  книжек. Это уголовно  наказуемые правонарушения.

             С целью обеспечения сохранности,  а также предупреждения  правонарушений  при пользовании трудовыми книжками их хранят в  несгораемых шкафах (сейфах) того предприятия, учреждения или организации, где рабочие (служащие) трудятся.

             Трудовая книжка выдается работнику  при увольнении под расписку. В случае утери трудовой книжки  ее дубликат выдается по последнему месту работы. Прием на работу без трудовой книжки  не  допускается.

             В том случае, если работник  предварительно  решает  вопрос  о переходе на другую работу, а также при оформлении на  работу по совместительству, ему выдается заверенная выписка  из  его  трудовой книжки. Выписка из трудовой книжки заверяется подписями  руководителя, начальника  отдела кадров и гербовой печатью учреждения, организации или предприятия.

             Все записи в трудовой книжке  следует  производить рукописным

способом  чернилами синего или фиолетового  цвета в строгом соответствии с формулировками приказов по личному  составу, на  основании которых  записи вносятся. В трудовой книжке нельзя  допускать помарок, подчисток  и других исправлений. Если все же возникнет необходимость исправления записи, то эти исправления специально оговариваются и удостоверяются подписью и  печатью. Подделка  сведений  в трудовой книжке преследуется по закону.

             В трудовую книжку вносятся: сведения о работнике (фамилия, имя, отчество, дата  рождения, образование, профессия, специальность); сведения о работе (прием  на  работу, перевод на другую работу, увольнение).

             В трудовую книжку вносятся  также сведения о награждениях, поощрениях (ордена, медали, присвоение почетных званий), о награждениях  за  успехи  в работе,  предусмотренных правилами внутреннего трудового распорядка и уставами о дисциплине,  другие поощрения  в соответствии с действующим законодательством. Сведения об открытиях,  на которые выданы дипломы, об использовании изобретений и рационализаторских  предложений и о выплаченных в связи с этим вознаграждениях также вносятся в трудовую книжку. Взыскания в трудовые книжки не записываются.

             С каждой записью, вносимой в  трудовую  книжку, о назначении, перемещении и увольнении администрация обязана ознакомить владельца этой книжки.

             При увольнении все записи, вносимые  в трудовую книжку, должны быть  заверены подписью руководителя  предприятия, организации, учреждения или специально уполномоченного лица и печатью.

             В том случае, если трудовая  книжка (особенно раздел "Сведения  о работе") заполнена, выдается  вкладыш, в котором продолжается  ведение записей. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

2.3. Оперограмма составления, оформления

  и движения приказа   о назначении  на должность

  зам. директора 

по  учебно-воспитательной работе 

 

ИТОГО:          1ч. 20 мин 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Заключение

 

      В реферате мы рассмотрели историю  развития документационных служб в  нашей стране,  основы организации  труда,  а также широкий комплекс вопросов по документированию управленческой деятельности.

             Прогресс в развитии делопроизводства  протекал медленно. Создание ЕГСД  было  вызвано  потребностями  совершенствования управленческого  труда и работы с документами,  поскольку документирование организационной   деятельности аппарата управления является одной из существенных форм его работы.