История и развития делопроизводства

p align="justify">             При приеме на работу граждан  секретарь должен  проверить  все сведения, внесенные в анкету и автобиографию, по подлинникам документов (паспорт, диплом). После издания приказа о приеме на работу секретарь заполняет на сотрудника личную карточку,  формирует личное дело.

             Основным документом по учету личного состава в учреждении является личная карточка рабочих и служащих.  Форма карточки типовая

(форма  Т2), указания по ее заполнению  разработаны Центральным статистическим  управлением СССР.  Все  записи  в  карточке должны быть документально обоснованы. На основании паспорта указываются фамилия,  имя,  отчество,  год и месяц рождения, национальность,  номер,  серия и срок действия паспорта, кем и когда он выдан, домашний адрес. Данные об общем и непрерывном стаже работы, а также  о перемещениях сотрудника указывают на основании записей в трудовой книжке.

             В обязательном порядке проставляется  дата заполнения карточки и  подпись лица,  на которое она  заведена. При увольнении работника  в  карточке  проставляется  дата и номер приказа и причины увольнения.  Эти сведения должны заполняться с особой тщательностью,  так как они нередко служат основанием для подтверждения трудового стажа. 

2.1. ОСНОВНЫЕ  ПОЛОЖЕНИЯ ДОКУМЕНТАЦИИ

ПО ЛИЧНОМУ  СОСТАВУ 

      При поступлении  на работу граждане подают письменное заявление, в котором излагают просьбу о зачислении на предприятие, в организацию, учреждение, указывая свою профессию, квалификацию, специальность, должность.

             В заявлении не принято писать  предлог "от"  (кого),  а   также употреблять архаизмы и канцеляризмы (весьма убедительно,  заранее вам признателен, прошу не отказать и т. п.).

             Заявление о  приеме на работу  рекомендуется составлять на  бумаге формата А4 (это обеспечивает  одноформатность листов  документов  личного дела,  в которое заявление о приеме на работу подшивается).  Заявление о приеме на работу может выглядеть следующим образом:

       

        ¦                            Директору Всесоюзного НИИ

      вагоностроения                             

        ¦                            т. Штанга А. С.                    

        ¦                                                               

        ¦                            гр-ки  Рыбиной  Евгении Михаиловны,

        ¦                            проживающей по адресу: 117134, Мос-

        ¦                            ква, ул. Строителей, д. 12, кв.45  

        ¦                                                               

        ¦ ЗАЯВЛЕНИЕ                                                     

        ¦                                                               

        ¦    Прошу  принять   на  работу в вычислительный  центр института 

        ¦ оператором ЭВМ.                                               

        ¦ 00.00.00                              Подпись (разборчиво)    

        ----------------------------------------------------------------- 

             Заявления о приеме на работу,  как правило,  адресуют на  имя  руководителя учреждения.  Целесообразно  вывесить образец заявления о приеме на работу, в котором указать фамилию и инициалы руководителя, тогда заявителю не придется спрашивать их у секретаря. В заявлении о приеме на работу должно быть указано полностью имя и отчество  заявителя. 

             Заявление о приеме на работу после его рассмотрения,  а также ознакомления  с остальными необходимыми документами является основанием для издания приказа о приеме на работу.  В случае  принятия отрицательного  решения заявителю сообщают о нем устно или письмом (по указанному в заявлении адресу). 

             ПРИКАЗЫ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ 

             Приказами по личному составу   оформляются  прием, перемещение  по службе, увольнение, предоставление  отпусков, объявление поощрений,  мер воздействия к нарушителям  и т.п. На крупных предприятиях эти же правоотношения иногда регулируются  приемными, увольнительными, переводными и отпускными записками.

             Оформляют приказы по личному  составу на общих бланках. В  заголовке к тексту такого  приказа пишутся слова: о приеме  на работу; о переводе на другую работу; об увольнении; о предоставлении отпуска; о поощрении; о нарушении; о наложении административного взыскания. В приказах по личному составу констатирующая  часть может отсутствовать. Распорядительная часть делится на пункты.

             Каждый пункт приказа по личному  составу начинается  глаголом, обозначающим  действие:  НАЗНАЧИТЬ, ПЕРЕВЕСТИ,  ПРЕДОСТАВИТЬ, ОБЪЯВИТЬ БЛАГОДАРНОСТЬ,  ОСВОБОДИТЬ и т. п. Эти глаголы  печатают прописными буквами  от 0-го положения табулятора.

             От 1-го положения табулятора  начинают  печатать  содержание текста распорядительной части. Фамилию печатают полностью прописными буквами, а имя и отчество - строчными, затем указывают должность, структурное подразделение, содержание действия в отношении лица, о котором издается приказ. Кроме того, в  пункте  приказа  о назначении на должность указывают, на какую должность, с какой даты и с каким окладом принимается сотрудник. В приказе о предоставлении отпуска указывают  вид  отпуска, количество предоставляемых рабочих дней и даты начала 

         (Наименование министерства,                           

          ведомства) 

         (Наименование учреждения,

          организации или предп-

           риятия)

                         

                 ПРИКАЗ

      

        ____________ N ______________ 

        (Место издания) _____________

             О приеме на работу             

                                                    

         Фамилия 

         Имя 

         Отчество 

         Вид приема

         Должность 

        Структурное подразделение

        Оклад 

        Дата приема  

        Основание:  

        Руководитель учреждения 

                                                                      подпись  (расшифровка подписи)   

                                                    

        Визы: отдел кадров, руководитель  структурного

        подразделения, плановый отдал               

                                                    

        С приказом ознакомлен: ______________________

                                 (подпись работника)  

             Приказ о приеме на работу  и  окончания  отпуска.  В   приказе  об освобождении  от  занимаемой должности указывают  статью КЗоТ, на основании которой  производится увольнение.

             Приказ по личному составу  должен по каждому пункту  содержать  основание,  в котором указывают  документы,  послужившие основанием  для издания приказа.  Оформляют  приказы,  как правило,  на бланках  формата А4 с угловым или  продольным расположением реквизитов штампа

             В некоторых случаях (перевод  сотрудника на более квалифицированную  работу или поощрение) основанием  для издания приказов о переводе  на другую работу или о поощрении   является  документ-представление. 

             Образец приказа о предоставлении отпуска 

        ¦ Министерство промышленного                                    

        ¦ строительства СССР                                            

        ¦                                                               

        ¦ ПРИКАЗ                                                        

        ¦ 00.00.00    N 00-ок                                           

        ¦                                                               

        ¦ Москва                                                        

        ¦ О предоставлении отпуска                                      

        ¦                                                               

        ¦ ПРЕДОСТАВИТЬ:                                                  

        ¦                                                               

        ¦    БОГАТОВОЙ Елене Сергеевне,  старшему инженеру ЦБНТИ, очере- 

        ¦ дной отпуск с 00.00.00 на 24 рабочих  дня.                     

        ¦                                                               

        ¦ Основание: график отпусков  и заявление Богатовой Е. С.        

        ¦                                                               

        ¦ Зам. министра                                   С. С. Курдюков

        ¦ Визы                                                          

        ¦ Отдел кадров                                                  

        ¦ Руководитель структурного  подразделения                       

        ¦ Бухгалтерия                                                   

        ----------------------------------------------------------------- 

             Образец приказа об увольнении

        ¦                                                   

        ¦ Профессионально-техническое                                   

        ¦ училище N 199                                                 

        ¦                                                               

        ¦ ПРИКАЗ                                                        

        ¦                                                               

        ¦ 00.00.00    N 00-ок                                           

        ¦                                                               

        ¦ Москва                                                        

        ¦ Об увольнении                                               

        ¦                                                               

        ¦ УВОЛИТЬ:                                                    

        ¦                                                               

        ¦    ДУБРОВИНА  Андрея  Евгеньевича, мастера   производственного 

        ¦ обучения, от занимаемой должности  00.00.00 по собственному же-