История и развития делопроизводства

 
 

      Содержание 

      Введение  ………………………………………………………………. .3 

      Глава 1. Развитие делопроизводства

      дореволюционной России …………………………………………. . .4 

      Глава 2. Система документации по

      личному составу 

      2.1. Основные положения  документации 

      по  личному составу  …………………………………………… 8

      2.3. Оформление трудовой  книжки ………………………… 13

      2.4. Оперограмма составления,  оформления

        и движения  постановления  …………………………………  15 

      Заключение  ……………………………………………………………16 

      Список  используемой литературы …………………………………17 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

      Введение 

            Целью делопроизводства является упорядочение документооборота, сокращение количества документа, создание условий для эффективного применения прогрессивных технических средств  и технологии сбора, обработки и  анализа информации.

      Единая  государственная система делопроизводства (ЕГСД) – это совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к управлению документационной деятельности и организация работы с документами в органах гос. управления (на предприятии, в организациях, учреждениях).

      Совокупность  документов, образующихся в деятельности юридического или физического лица составляют документальный фонд.

      Документ  используется в различных областях деятельности, поэтому содержание понятия  документ многозначно и зависит  от того, в какой отрасли и для какой цели он используется. Гостом документ определен как материальный объект с информацией. При подготовке и оформлении документов необходимо соблюдать ряд требований, которые придают документам юридическую силу и повышают оперативность его подготовки, обработки и использования.

      Под документированием управленческой деятельности, в дальнейшем, делопроизводством, понимаются процессы оформления и записи необходимой для осуществления  управленческой деятельности. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

      ГЛАВА 1

 

1. РАЗВИТИЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

ДОРЕВОЛЮЦИОННОЙ РОСИИ 

      Документы возникли вместе с письменностью, вначале  как средство закрепления имущественных  отношений, а затем, с развитием  письменности, стали средством общения, передачи информации. Документы являются одним из важнейших хранилищ человеческой памяти.

      В конце XV в. появляются первые приказы - центральные органы государственной  власти. Оформление системы приказов позволило централизовать управление страной. В деятельности этих органов, и зародилась работа с документами, по лучившая название приказное делопроизводство.

      В приказах постепенно формировался слой профессиональных чиновников из незнатных  служилых людей-знатоков своего дела, со временем начавших оказывать влияние  на решение - государственных вопросов. Документы этого периода имели форму свитка, длина свитка часто была весьма значительной. Например, Соборное уложение 1649 г., содержавшее основные законы России XVII в., имело общую длину столбца 309 м.

      В период приказного делопроизводства царь издавал указы,  жалованные грамоты, акты. Боярская дума издавала приговоры. Соответственно издаваемым документам в то время была распространена  форма: "Царь указал и бояре приговорили". Приказ приказу писал "памяти", из приказов в приказные избы писались "грамоты", а из приказных изб  в вышестоящие инстанции посылали "отписки". Видимо, не случайно в настоящее время это название документа стало синонимом бездушного, не дающего ответа по существу дела  документа. Простые люди обращались в различные инстанции с "челобитными" и прошениями. Документооборот в период приказного делопроизводства был уже настолько значителен, что при создании документов используют вместо устава и полуустава (виды письма) скоропись, где буквы соединяются одна с другой. Характерной особенностью документов  этого периода было безмерное возвеличивание власть имущих путем перечисления всевозможных титулов, званий и полномочий.

      И все же именно на этом историческом этапе складывается первая система  работы с документами, закладываются  основные приемы и методы создания, оформления и обработки их.

      Взамен  устаревшей системы приказов в 1717- 1718гг. было создано 12 коллегий, каждая из которых  ведала определенной отраслью или сферой управления и подчинялась Сенату. В этом документе подробно и обстоятельно раскрываются функции каждого подразделения  коллегий, в том числе имеется глава о структуре и функциях канцелярии, а также глава о секретарском чине.

      Коллежское  делопроизводство более прогрессивно по сравнению с приказным  делопроизводством. Появились упорядоченные системы регистрации. Регистрация велась в специальных журналах, причем документы, поступавшие  от вышестоящих  инстанций, регистрировались в отдельном журнале, отдельный журнал регистрации велся на исходящие документы. Всего в коллегии велось четыре журнала регистрации: А и В - для регистрации документов вышестоящих органов,  С и D – для всех остальных документов. Нельзя сказать, что такая система регистрации являлась удобной и оправданной, однако и до сегодняшнего дня в некоторых учреждениях применяют журнальную форму регистрации.

      Каждую  коллегию возглавлял президент. В состав коллегии входили:  вице-президент, советники, асессоры, служители канцелярий.

      Развивая  отдельные делопроизводственные операции по работе с документами, коллежское делопроизводство оставило без изменений его бюрократическую сущность.

      На  рубеже ХVIII-ХIХ вв. в 1802г. был издан  указ о замене петровских коллегий министерствами.

      Указом  об учреждении министерств,  изданной в 1811 г., были строго разделены пределы  компетенции руководящих чиновников. В зависимости от занимаемой ими должности они имели право получать и подписывать лишь определенные виды документов.  Это привело к дальнейшей централизации государственного аппарата, к быстрому росту прослойки бюрократов-чиновников, всецело зависящих от милости царя. В 1812 г. было учреждено восемь министерств, впоследствии число их увеличилось. Равные по положению учреждения обменивались между собой сообщениями и "официальными письмами". Для служебной переписки применялись бланки с угловыми штампами, содержащими сведения об организации, которые изготовлялись типографическим или рукописным способом. Под штампом кратко излагалось содержание письма, на которое отвечали.

      Документы сложного содержания  состояли  из трех частей: введения с изложением дела, обоснования со ссылками на законодательство и "соображения и заключения" с выводами-распоряжениями или предложениями, ходатайствами или просьбами.

      Дела  и документы поступали в соответствии с их значимостью или в канцелярию министра, или в департаменты. Канцелярия принимала для министра корреспонденцию только от верховной власти и от руководителей учреждений, по  положению равных  министерству. Дела нижестоящих учреждений попадали к министру, когда  требовалась его санкция. Департаменты  получали предложения и предписания от  министра и корреспонденцию от учреждений, равных по значению и подчиненных,

Порядок прохождения  документов по инстанциям был строго регламентирован законом, который требовал, "чтобы бумаги сколь можно менее уклонялись от установленного им пути в  департаментах". В каждой инстанции входящие и исходящие документы  должны  были  регистрироваться в журналах: общих - в канцелярии и департаментах и частных - в  отделениях  канцелярии  и  департаментов.

       1969-1970гг. была разработана  и  утверждена серия государственных стандартов на управленческую документацию. С 1972г. в стране начали действовать единые правила подготовки и оформления организационно-распорядительных документов и единые правила организации работы с документами. Началась  активная разработка отраслевых стандартов и стандартов предприятий, содержащих требования к документам.

      Постановлением  от 04.09.73г. N 435 Госкомитет  СССР по науке  и технике ввел в действие основные положения ЕГСД. В 1975г. был принят ГОСТ 6.15.1- 75 "Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Основные положения", определяющий основные требования к унифицированным фондам организационно-распорядительных документов.

      В 1984-1986гг. ВНИИДАД разработал стройную систему документационного обеспечения управления, получившую название "Единая государственная система  документационного  обеспечения  управления" (ЕГСДОУ).

      Сегодня в условиях кардинальной перестройки  всего  народного хозяйства  страны резко возросли роль и значение документационного обеспечения управления, которое будет постепенно переходить на машинную основу.

      В 1970г. был введен в  действие ГОСТ 16487-70 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", включивший определения                  18 терминов (документ, подлинник  документа, черновик документа, копия, выписка  из документа, формуляр, реквизит, делопроизводство,  документирование, документооборот, регистрация, формирование дела, номенклатура  дел, оформление дела, документоведение и др.). Благодаря этому стандарту специалисты получили единый терминологический язык, толкование тех или иных понятий стало однозначным, так как применение терминов-синонимов запрещалось.  
 

ГЛАВА 2

 

             2.1. СИСТЕМА ДОКУМЕНТАЦИИ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ

                   

             Распорядительная деятельность  органов управления  заключается  в том, что они занимаются  подбором и расстановкой кадров, принимают на работу,  переводят  и увольняют граждан,  издают  ряд документов, необходимых  гражданам   при осуществлении ими права на труд.  Как правило, эти вопросы решаются в отделах кадров учреждений, организаций и предприятий.

             Документы, создаваемые при оформлении  приема, увольнения, перемещения сотрудников,  предоставления отпуска, поощрения, составляют группу документов по личному составу.  К таким документам относятся:  приказы по личному составу,  заявления,  характеристики, трудовые книжки, личные карточки, все документы, входящие в состав личного дела.

             Основной формой реализации права на труд является  заключение трудового договора о работе на предприятии,  в учреждении, организации. Трудовой договор может быть заключен устно или в письменной форме  в  соответствии  со  Кодексом законов о труде (КЗоТ).

        Прием на работу оформляется приказом по личному составу. Приказ должен быть объявлен работнику под расписку.

             При поступлении на работу  необходимо предъявить администрации

паспорт и трудовую книжку. 

             При приеме на работу, требующую  специальных знаний (например,

в качестве врача,  шофера и т.п.), администрация  вправе  потребовать от работника  предъявления диплома или иного  документа о соответствующем  образовании и профессиональной подготовке. Лица, моложе 18 лет,  поступающие  на работу,  должны представить медицинское заключение о возможности выполнения ими избранной работы.

             Документация по личному составу  ведется с момента поступления  трудящихся на предприятие.  Она  выделена в самостоятельную группу, что обусловлено ее исключительной важностью и  рядом  особенностей документирования.

             Секретарь руководителя может  и  должен  оказать  руководителю  помощь в подготовке, составлении,  оформлении документов по личному  составу.

<