Формы регистрации документов. Их достоинства и недостатки

Однако регистрация  документов в MS Excel удобнее и эффективнее  по сравнению с использованием бумажных журналов и карточек. Функции MS Excel позволяют более оперативно и качественно вести информационно-справочную работу по документам. При необходимости в MS Excel кроме названных нами функций поиска и фильтрации можно использовать другие средства: сводные таблицы, диаграммы, формулы и т.д. 

Регистрация документов с использованием бумажных картотек

При данном способе  регистрации РК создаются и заполняются  на бумажном носителе, а затем вручную  расставляются в картотеки в  соответствии с используемыми классификаторами. На один документ может создаваться  несколько РК, включаемых одновременно в несколько самостоятельных картотек. При этом могут использоваться следующие картотеки:

● справочная (информационная);

● тематическая (кодификационная);

● сроковая (контрольно-справочная).

Справочная (информационная) картотека используется для регистрации документов и их дальнейшего поиска. По одной картотеке, в которой РК систематизируются по видам документов и регистрационным номерам, не всегда удобно производить поиск документов. Поэтому в организации могут одновременно вестись сразу несколько справочных картотек, в которых РК систематизируются по другим параметрам: корреспонденту, исполнителю и т.д.

Для более полного  раскрытия содержания документов создается тематическая (кодификационная) картотека. В данной картотеке составляется отдельная карточка на каждый вопрос, содержащийся в тексте документа. Сами карточки в данной картотеке систематизируются в соответствии с рубриками внутрисистемного классификатора вопросов деятельности организации.

Сроковая (контрольно-справочная) картотека используется для осуществления контроля за исполнением документов и поручений.

Формы РК самостоятельно определяет организация и закрепляет их в инструкции по делопроизводству. Обычно РК делаются на плотной бумаге формата А5 (148х210 мм) или А6 (105х148 мм). 

 

Регистрационная карточка входящего документа

Лицевая сторона 

 

1  2  3  4  5  6  7  8  9  10  11  12  13  14  15  16  17  18  19  20  21  22  23  24 25  26  27  28  29  30  31
Наименование  корреспондента ООО «Траст-Инвест»
Наименование вида Кол-во листов          Кол-во листов документа                   документа                 приложения Письмо (входящие)         2                              10
Дата документа     04.07.2011	Регистрационный номер документа 1203	Исходящая дата документа 29.06.2011	Исходящий номер  документа 02-15/589
Заголовок к  тексту (краткое содержание документа) О страховании транспортных средств
Поручение / резолюция (исполнитель, содержание, автор, дата) Резолюция Павлова Н.Н. от 04.07.2011: Смирнову Г.Н. прошу рассмотреть  предложения ООО «Траст-Инвест»  и доложить о них к 07.07.2011.
Срок исполнения 07.07.2011

 

 

Оборотная сторона 

 

Ход исполнения

Отметка об исполнении поручения и направлении документа  в дело

 

 

Для ведения  нескольких картотек, т.е. для создания нескольких РК по одному документу, используют одну из следующих технологий:

● заполняют  несколько РК и затем расставляют  их по картотекам;

● заполняют  одну карточку, затем снимают необходимое  количество копий карточки и расставляют  их по картотекам.

Итак, карточная  форма регистрации, построенная  на применении традиционных ручных средств, является неудобной и трудоемкой для самого процесса регистрации. Кроме того, такой способ регистрации не удовлетворяет современным требованиям оперативности и полноты получения информации. При работе с РК, созданными на бумажном носителе, затруднено составление статистических и аналитических обобщающих сводок, проведение оперативного многоаспектного поиска, накопление, обработка и хранение больших объемов информации.

Однако данный способ регистрации нельзя назвать  самым неэффективным. Самый трудоемкий и неудобный способ регистрации  – это регистрация в бумажных журналах. Кратко опишем особенности использования журналов на бумажном носителе. 

      Регистрация документов с использованием бумажных журналов

Регистрация документов в бумажных журналах является исторически  наиболее ранней регистрационной формой.

При использовании  бумажных журналов (аналогично с электронными) на каждую регистрируемую группу документов (входящие документы, исходящие документы, приказы по основной деятельности, распоряжения по основной деятельности и т.д.) необходимо заводить отдельный журнал. Состав столбцов в каждом бумажном журнале также самостоятельно определяется организацией.

Бумажные журналы  значительно уступают по удобству использования  электронным аналогам. Традиционные журналы не имеют никаких средств, позволяющих облегчить поиск документов, составление отчетов и т.д. Журнал на бумажном носителе предполагает запись данных о документах по порядку, т.е. только в хронологической последовательности. Поэтому при поиске нужно постранично просматривать все записи в журнале, а это очень трудоемко и неэффективно. Кроме того, несколько человек не могут одновременно работать с одним бумажным журналом и во время просмотра журнала в него нельзя вносить данные о регистрируемых документах. Поэтому использовать бумажные журналы для регистрации организационно-распорядительных документов нецелесообразно. Сегодня нужно регистрировать документы в бумажных журналах только в том случае, если требование к ведению журналов на бумажных носителях закреплено в правовых актах или когда учет документов выступает на первое место, предотвращая претензии и конфликтные ситуации (например, при выдаче документов об образовании, пропусков).

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

УНИВЕРСИТЕТ РОССИЙСКОЙ АКАДЕМИИ ОБРАЗОВАНИЯ

ТОЛЬЯТТИНСКИЙ ФИЛИАЛ

 

Тема контрольной работы: «Формы регистрации документов. Их достоинства и недостатки»

 

По  дисциплине:  «Документирование управленческой деятельностью»

 

 

 

Факультета             «Экономика и бизнес» Группа:                      Кз-07э Курс: 5                       Семестр: 10 Ф.И.О. студента: Умнова С. А. Дата  сдачи:        «      »                          2012 г. Дата  проверки:   «     »                         2012 г. Оценка:                 __________________________  Преподаватель:  Джалилова Е. И. Подпись преподавателя:  ___________________

 

 

 

                                                                       

Тольятти    2012