Диктофонная техника и диктофонно-компьютерные технологии создания документов

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ

УО "БЕЛОРУССКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ  ЭКОНОМИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ"

       

  

 Кафедра технологий важнейших  отраслей промышленности

 

 

 

РЕФЕРАТ

 

 

 

По дисциплине: Технология и автоматизация делопроизводства

 

на  тему: Диктофонная техника и диктофонно-компьютерные технологии создания документов

 

 

 

 

Студентка

ФФБД, 2 курс, ДФН-1           (подпись)                                 Г.Г. Степуль

            (дата)

Руководитель                                                                                        

ассистент                  (подпись) (оценка)          С.В. Некраха                 (дата)         

 

 

 

 

 

 

 

 

 

МИНСК 2011

Содержание:

 

1. Диктофон ………………………………………………………...3
1. Понятие «диктофон» …………………………………………3
2. Виды диктофонов …………………………………………….3
3. Устройство диктофона ……………………………………….4
2. Диктофонно-компьютерный ввод текста ……………………...5
3. Применение диктофонов ………………………………………..6
4. Примеры диктофонов и их цены ……………………………….8
5. Заключение ………………………………………………………8

    Список использованных источников ……………….…………...10

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Диктофон

1.1 Понятие «диктофон»

 

Слово диктофон (вернее, dictaphone) является торговой маркой компании Nuance, которая занимается сервисами в области систем распознавания голоса и голосовой почты. Скорее всего, именно поэтому производители классических в нашем понимании диктофонов (Olympus, Sony и пр.) используют понятие "системы голосовой записи" (voice recorder). В русском языке, согласно Большой Советской энциклопедии диктофон - (от лат. dicto — диктую и ...фон), аппарат для звукозаписи речи с целью последующей диктовки и записи текста речи от руки на бумаге. БСЭ немного устарела с этим определением, поскольку в настоящее время очень немногие переписывают текст "от руки на бумаге". В настоящее время часто используются системы, позволяющие распознавать голос на диктофоне и переводить его в текст мгновенно. Таким образом, можно сказать, что диктофон – это устройство для магнитофонной записи речи с целью воспроизведения ее как в обычном режиме, так и в режиме диктовки, а его основным назначением является перепечатывание информации машинописным или компьютерным способом или переписывание от руки.

Диктофон является частным случаем  магнитофона – устройства для  записи звуковой информации на магнитный  носитель с целью последующего ее воспроизведения. Магнитофоны и  диктофоны появились на свет благодаря  созданию американским изобретателем  Томасом Эдисоном в 1877 г. первого  устройства для записи и воспроизведения  звука – фонографа [1].

 

1.2 Виды диктофонов

 

Виды:

• аналоговые (кассетные) диктофоны;
• цифровые диктофоны.

Аналоговые диктофоны:

Преимущества:

1. Для прослушивания записи не нужен ни компьютер, ни электричество, что повышает мобильность пользователя.
2. Низкая цена.
3. При разбирательстве дел в судебных инстанциях аналоговая запись служит более убедительным доказательством, чем цифровая, которая очень легко редактируется.

Недостатки:

1. Аналоговые диктофоны значительно крупнее и тяжелее цифровых.
2. Время записи у большинства моделей ограничено полутора часами.
3. Кассеты постепенно исчезают из продажи, что делает аналоговый диктофон заложником времени.
4. Требуется систематическая замена батареек аналоговых диктофонов, что делает их приобретение не таким уж выгодным с экономической точки зрения.

Основные функции:

• Long Play. Режим LP обеспечивает увеличение длительности аудиозаписи по сравнению со стандартным режимом.
• Автореверс. Его суть заключается в автоматическом переключении записи или воспроизведения на другую аудиодорожку.
• V.O.R. (управление голосом). Эта функция позволяет прекращать запись во время пауз в разговоре и возобновлять ее после дальнейшего оживления общения.
• Электронная простановка индекса. Позволяет разбить запись по нескольким фрагментам, что облегчает последующий поиск нужного.
• Запись с телефонной линии.
• Автостоп. Автоматическая остановка записи или воспроизведения при окончании кассеты.
• Светодиодный индикатор. Он сигнализирует о записи и состоянии батареек.
• Гнездо для микрофона.
• Стирание на повышенной скорости.

Цифровые диктофоны:

Преимущества:

1. Маленькие размеры.
2. Увеличенная длительность записи.
3. Увеличенный объем записи. Средний объем накопителя средней модели - 16 Мб. Конструкция некоторых диктофонов позволяет использование сменной памяти.
4. Наличие цифрового дисплея.
5. Наличие органайзера в большинстве моделей.
6. Редактирование и форматирование полученных записей.
7. Возможность воспроизведения с любого момента записи.
8. Приблизительно одинаковая стоимость [2].

 

3.  Устройство диктофона

 

Диктофон можно представить как устройство, состоящее из трех основных частей:

• основной блок (электронные схемы, динамик),
• блок ввода информации (микрофон),
• устройство записи информации (магнитная лента, компакт – диск или электронные накопители (флэш-карта и др.)).

Отличительной особенностью большинства  моделей диктофонов является то, что  носителем информации является магнитная  лента.

Цифровые диктофоны – это  последние достижения в области  диктофонных технологий. На стандартных  объемах флэш-памяти цифровой диктофон позволяет сохранить до несколько  десятков часов речи. При этом его  размеры сравнимы с авторучкой, а вес не превышает 50 г [3].

Современные диктофоны в качестве носителей информации используют цифровые модули памяти. Ресурс модулей памяти даже при самом интенсивном использовании  составит не менее нескольких лет. В  таких моделях отсутствует сложный  лентопротяжный механизм.

Исходя из вышесказанного, можно  сделать вывод, что главной особенностью цифрового диктофона является повышенная надежность и удобство в эксплуатации. Поэтому проектирование новых типов  цифровых диктофонов является важной задачей ввиду все более нарастающей  потребности удобства хранения звуковой информации.

 

2. Диктофонно-компьютерный ввод текста

 

Программы для диктовки текстов (одно из применений функции распознавания  речи) первоначально могли понимать только так называемую "раздельную" речь, в которой после каждого  произнесенного слова требовалось  сделать небольшую паузу. Такая  манера говорить неестественна - в процессе обычного человеческого разговора интенсивность звука практически никогда не падает до нуля. Распознавать диктовку текстов общей тематики, выполняемую в манере слитной речи, коммерческие программы научились только в 1997 году. Разумеется, что словарь подобных пакетов обслуживает так называемую общую тематику и охватывает лишь небольшую часть всей лексики. Значительная часть пользователей этим словарем не ограничивается и подключает еще специализированные (технические, медицинские, юридические и другие) словари.

Впрочем, на качество распознавания  влияет даже манера ведения разговора - непринужденную беседу с относительно небольшим количеством используемых лексических единиц запротоколировать  гораздо сложнее, чем размеренный  диктант. Проблема заключается, в основном, в вариативности и наличии  большого количества различных смысловых  оттенков у самых простых конструкций. Тяжелее всего распознаются короткие слова, в результате по сравнению  с многосложными частота ошибок при их обработке несравненно  больше [1, с. 98]. Серьезнейшая проблема - одно-двухбуквенные слова. Заставить компьютер различать английские "а" и "an" можно, только обращаясь к контексту всей фразы. Расшифровка диктофонных записей, компьютерное стенографирование конференций и обсуждений - задача, к решению которой создатели ПО для распознавания речи приблизились совсем недавно. По заявлениям разработчиков компаний Dragon Systems, IBM и Lernout&Hauspie, компьютер (при непрерывной диктовке) способен правильно распознавать до 95% текста, а меж тем известно, что для комфортной работы точность распознавания требуется довести до 99%.

Работа в зашумленных помещениях также, разумеется, оказывает самое  негативное влияние на качество распознавания. Каждый микрофон имеет свой особый "профиль", поэтому программу  требуется "обучить" не только работе с конкретным пользователем, но и  с конкретным оборудованием. Подключенному  к компьютеру диктофону тоже потребуется  свой "профиль". Специальные микротелефонные  гарнитуры поставляются вместе с  известными программами распознавания  речи -Via Voice Gold корпорации IBM Research, Naturally Speaking Preferred фирмы Dragon Systems и Voice Xdivss (Lernout&Hauspie Speech Products) [1, с. 89].

Центральным элементом любого продукта, относящегося к одной из перечисленных  групп, служит механизм распознавания  речи - существующий самостоятельно или  в виде набора алгоритмов, реализованных  в пакете ПО. Большинство механизмов распознавания речи состоит из четырех  основных блоков: препроцессора, экстрактора, компаратора и интерпретатора.

Распознавание, опирающееся на анализ речи, является важной функцией обработки  речи, выполняемой системой. Этот процесс  позволяет заменять непроизводительную работу с клавиатурой.

 

3. Применение диктофонов

 

Сегодня область применения диктофонной  технологии не ограничивается только записью докладов, выступлений, телефонных переговоров, устных указаний и распоряжений с целью последующего их перепечатывания  на пишущей машинке или персональном компьютере.

К примеру, диктофонная техника  широко используется в аварийно-спасательных и муниципальных службах:

Принцип постоянной готовности аварийно-спасательных служб, аварийно-спасательных формирований к оперативному реагированию на чрезвычайные ситуации и проведению работ по их ликвидации предъявляет особые требования к аварийно-спасательным средствам, в том числе к системам регистрации  поступающих сообщений.

С момента поступления запроса  о помощи до непосредственного проведения комплекса аварийно-спасательных, поисково-спасательных работ или работ по ликвидации медико-санитарных последствий чрезвычайных ситуаций счет ведется на доли секунд. От возможности повторного прослушивания  записи входящего сообщения и  оценки достоверности поступившей  информации зачастую зависит весь комплекс аварийно-спасательных работ и жизнь  людей.

Современная диктофонная техника  является оптимальным решением для  работы аварийно-спасательных служб  и муниципальных служб [4].

Диктофонная техника призвана обеспечивать высокую эффективность и продуктивность проводимых работ, способна вести запись неограниченного количества и типов  каналов. Вся поступающая информация автоматически обрабатывается и  размешается в Базе Данных фонограмм  вместе с ассоциированными данными (номер абонента, время и длительность сеанса связи и т.п.), что в комплексе  с цифровым технологиями обработки информации позволяет:

• вести быстрый поиск конкретной записи;
• передавать критически важную информацию другим службам мгновенно;
• осуществлять мгновенный доступ к любому участку записи;
• сортировать данные и формировать выборку из записей по заданному критерию;
• мгновенно передавать критически важную информацию другим подразделениям.[4, с. 81]

Немаловажную роль диктофонная  техника играет и в медицинских  учреждениях. Ее использование позволяет:

• исключить проблему стыковки аналоговых телефонных линий с диктофонной панелью, а также проблему поиска специалистов, способных выполнить такую работу, что позволяет сэкономить еще и на оплате работы этих специалистов;
• обрабатывать накопившиеся сообщения в режиме реального времени, не тратя время на замену записанных носителей в диктофонной панели и установку данных носителей на рабочем месте стенографистки для обработки записанных данных;
• исключить проблемы изнашивания механических деталей, характерных для диктофонных панелей, и физического износа магнитной ленты из-за ее постоянной перемотки в процессе прослушивания и стенографирования;
• значительно ускорить процесс оформления выписок.

Диктофоны применяются в современных  телекоммуникационных системах:

• в качестве голосового почтового ящика;
• для контроля за поведением персонала;
• для записи и прослушивания собственных телефонных переговоров;      
• в различных ведомствах для ведения как промышленного, так и политического шпионажа;
• черные ящики в различных изделиях – это тоже своего рода диктофоны для записи кризисных ситуаций [3, с.37].

 

 

 

 

 

 

4. Примеры диктофонов и их цены

 

 

Марка диктофона	Характеристики	Цена у продавца
Sanyo ICR-NT300	32 Мб, время записи: 840 мин, динамик,  функция активации по голосу, MP3, регулировка чувствительности, ЖК-дисплей	Розница от 27 до 50$ Безнал от 27 до 32$
Olympus VN-8700PC	4096 Мб, время записи: 101040 мин, динамик,  функция активации по голосу, MP3, WMA, регулировка чувствительности, ЖК-дисплей, время работы: 51 ч	Розница от 92 до 115$ Безнал от 97 до 101$
Ritmix RR-600 512MB	512 Мб, время записи: 1980 мин, динамик,  функция активации по голосу, MP3, WMA, регулировка чувствительности, ЖК-дисплей, телефонный адаптер,  время работы: 15 ч	Розница от 41 до 51$
Panasonic RR-QR270	256 Мб, время записи: 10060 мин, динамик,  функция активации по голосу, регулировка чувствительности, ЖК-дисплей, время работы: 30ч	Розница от 45 до 65$ Безнал от 45 до 64$
Sony ICD-UX512	2048 Мб, время записи: 32160 мин, динамик,  функция активации по голосу, MP3, WMA, регулировка чувствительности, ЖК-дисплей	Розница от 133 до 135$ Безнал от 133 до 143$