Деловая документация. Правила оформления

"присутствовали"  следует  повестка  дня  совещания  (заседания);  в

протоколе краткой  формы повестка  дня отсутствует.

 

 Основная  часть  протокола  краткой   формы изложения строится по

схеме: "СЛУШАЛИ - РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ)" - без текста выступлений.

       Основная часть  протокола   полной  формы  изложения строится  по схеме:  "СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ  - РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ)" - отдельно   по каждому рассматриваемому  вопросу согласно повестке дня.

     Постановляющая  часть    протокола    заканчивается    указанием

должностного  лица,  ответственного  за  контроль исполнения решений

(постановлений)  или отдельных пунктов решений.

     Документ, утверждаемый  коллегиальным  органом,  прилагается  к

протоколу.

     Протокол  подписывается   председательствующим  на  заседании  и

секретарём.

        Акт -   документ,  составляемый  группой лиц,   подтверждающий

установленные  ими  факты (акты инвентаризации,  несчастных случаев,

приёма-передачи материальных ценностей и др.).  Акты могут содержать

выводы,   рекомендации,   предложения   составителей  (акты  ревизий

финансово-хозяйственной  деятельности  организаций,  акты  проверки,

акты приёма объектов в эксплуатацию и др.

     Акт содержит   следующие   реквизиты:  наименование  организации

(подразделения),  составившего акт,  название вида  документа,  место

составления,  дату  и  регистрационный  номер,  заголовок  к тексту,

подписи,  при необходимости - гриф  утверждения  и согласующие  визы.

Реквизиты располагаются в установленном  порядке.

     Дата акта должна соответствовать   дате  актируемого  события   и

проставляться   должностным   лицом   (как   правило,  председателем

комиссии), подписавшим документ.

     Заголовком к   тексту   акта  является  содержание  актируемого  события:  "О выделении к  уничтожению документов и дел",  "О списании имущества" и  др.

     Текст акта состоит из вводной  и констатирующей  частей.

     В вводной  части  указывается   основание для составления акта  и перечисляются лица,  составившие   акт  и  присутствующие  при   этом. Фамилии указываются в алфавитном  порядке с наименованием должностей. Если акт составлен комиссией,  указываются  фамилии  председателя  и

членов комиссии.

     В констатирующей части акта  даётся краткое описание проделанной  работы (её сущность,  характер, методы, сроки)  и  фиксируются установленные  факты, излагаются выводы, предложения   и заключения. Если в акте отражается  ряд фактов, текст акта делится  на пункты.

     Выводы  и предложения составителей акта могут  быть  изложены  в

распорядительной  форме с указанием сроков исполнения предписываемых

действий.  При наличии  к  акту  приложений  отметка  о  приложениях

указывается после текста.

     Докладная записка  -    документ   информационного характера,

адресуемый  вышестоящему руководителю в порядке  прямого подчинения  и

содержащий  обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и

предложениями составителя.

     Докладная записка  может   быть  составлена как по инициативе  ее

автора (внесение предложений,  изложение просьбы,  фактов, явлений),

так  и  по указанию соответствующего руководителя (отчётные докладные

записки о  ходе,  состоянии,  завершении каких-либо работ, поручений,

планов и  др.).

     Внешние докладные  записки   (адресуемые     руководителям

вышестоящего  органа)  оформляются  на  бланках,  внутренние (на имя

руководителя  организации) -  на обычной бумаге формата А4 или А5.

     Реквизиты докладной     записки:    наименование    организации

(структурного  подразделения),  название  вида  документа,  дата   и

регистрационный  индекс,  адресат,  заголовок  к  тексту (для формата

А4), текст, подпись.

     Инициативные  докладные записки, требующие исполнения (решения),

регистрируются;  при  необходимости,  их  исполнение  контролируется

согласно  резолюции соответствующего руководителя.

     Приказ - правовой акт,  издаваемый  руководителем организации,

действующим на основе единоначалия для  разрешения  основных  задач,

стоящих перед  данной организацией.

     Отдельно  от  приказов  по  основной  деятельности   организации

издаются  приказы по личному составу:  о  приёме  на  работу, перемещениях  по  службе,  увольнении   с   работы,   предоставлении отпусков, наложении взысканий, поощрениях и  др.

     Составление вместо  приказов  записок  о  приёме   на   работу, увольнении, переводах не допускается.

     Служебное письмо. Письма следует оформлять на  бланках формата А4  или А5  в зависимости от объёма текста.

     Реквизитами письма являются: наименование организации -  автора документа,  почтовый и  телеграфный адрес организации, номер телефона

приёмной  руководителя,  номер счета в  банке,  дата и регистрационный

индекс,  адресат,  ссылка  на  индекс  и  дату  входящего документа.

заголовок к тексту,  текст, подпись, фамилия  составителя документа и

номер его  служебного телефона.

     Текст (содержание) письма должен касаться,  как правило, одного

вопроса. Основное требование к тексту - его краткость.

     В зависимости от содержания различают  следующие  разновидности

служебных     писем;     письма-запросы,    письма-ответы,    письма

сопроводительные,    рекламационные,    гарантийные,    напоминания,

извещения, приглашения и др.

     Указание. Текст указания, как правило, состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.

     В констатирующей части раскрываются цели и причины издания указания. Она обычно начинается устойчивыми  формулировками: «В соответствии…», «В целях…», «Во исполнение…» и т.д. Констатирующая часть может отсутствовать, если предписываемые действия не требуют  разъяснения.

     Распорядительная  часть указания может начинаться словами «Обязываю» или «Предлагаю», которые пишутся прописными буквами  с новой строки. В случае необходимости  текст указания делится на пункты и подпункты, которые излагаются в повелительной форме и строятся по схеме: исполнитель – действие – срок исполнения.

     В последнем пункте указывается наименование должности, инициалы и фамилия лица, на которое возлагается контроль за исполнением указания. 
 
 
 
 
 
 
 
 

4. Образцы документов 

     ООО «БЕЛМОР»

     ПРИКАЗ

           15.10.2011 г.  № 45

     г. Минск

     О усовершенствовании методов работы

     ПРИКАЗЫВАЮ:

     1.Организовать  работу и к 15.11.2011г. предоставить директору на утверждение новые формы планов и отчетов о усовершенствовании работы персонала.

     2.Главному  бухгалтеру И.И.Разумову разработать указания об учете приема и сбыта товара на сегодняшний день.

     3.Контроль  за исполнением возложить на  заместителя директора В.И.Лесика.

     Директор ________________   Н.К.Шавель

     С приказом _______________   В.И.Лесик

     ознакомлен: _______________   И.И.Разумов 

     15.10.2011 
 
 
 
 
 
 
 
 

     УКАЗАНИЕ  

     12.01.2011г. № 78

     г. Минск 

     О составлении графика отпусков

     на 2012 год

     Для предоставления графика отпусков на 2012 год 

     ОБЯЗЫВАЮ:

     1. Руководителей структурных подразделений  предоставить списки сотрудников  с указанием предполагаемого очередного отпуска в 2012 году.

     2. Главного специалиста фирмы Анисимов И.И. составить сводный график отпусков работников фирмы на 2012 год и представить его на утверждение в дирекцию фирмы.

     Срок  представления отпусков 20.12.2011.

     Зам. директора ________________  А.И.Карпов 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     МП  «СТОК» 

          ПРОТОКОЛ 

     ________2011 №48

     г. Минск 

     Заседание ЭК

     Председатель  –Гичик А.В.

     Секретарь –Олехнович М.И.

     Присутствовали: Анисимов Л.В.

     Приглашенные: начальник ОМТС Попко.О.Н.

       Ведущий экономист Козлов.Э.Л.

     Повестка  дня:

     О рассмотрении номенклатуры дел (НД) на 2011 год

     СЛУШАЛИ:

     Гичик А.В. – предложила рассмотрение проекта НД на 2011 год

     ВЫСТУПИЛИ:

     Пинчук  Н.С. – дала замечание по разделу «Бухгалтерия» НД

     ПОСТАНОВИЛИ:

     Доработать  раздел «Бухгалтерия» НД в соответствии с замечаниями Пинчук Н.С. к 15.04.2011

     Председатель   ___________________ И.О.Фамилия

     Секретарь  ___________________  И.О.Фамилия 
 
 
 
 

     МП  «СТАРТ»

     АКТ

     _________2011 № ____

     г. Минск

     О переоценке товаров

     Основание: приказ генерального директора «О переоценке товаров»

     15.10.2011 № 12

     Составлен комиссией:

     Председатель  – зам. генерального директора Сушин А.В.

     Члены комиссии: начальник ОМТС Овчинник.Н.П.