Автоматизация процесса учета движения контингента студентов

 

Содержание

 

Введение………………………………………………………………………….5

1. Описание предметной области………………………………………………6

2. Бизнес-процесс при ручном выполнении работы. Определение  проблем и пути устранения ………………………………………………………….……..9

3. Бизнес-процесс при автоматизированном выполнении работы …………11

4. Пошаговое выполнение работы…………………………………………….12

Заключение……………………………………………………………………...17

Список использованной литературы…………………………………………..18

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

 

В каждом университете производится большое количество документов, а именно, приказов, отчетов, актов, протоколов и многих других связанных с затратами на различные услуги, а также с сотрудниками и со студентами. Так каждый год большое количество студентов уходят в академический отпуск, отчисляются по собственному желанию, за невыполнение учебного плана, другие наоборот восстанавливаются и продолжают обучение и все эти процессы сопровождаются приказами.  Создание этих документов занимает относительно много времени и требует предельной внимательности, а подсчет отчислившихся и восстановившихся студентов, если и происходит, то, в журнале, заполняемом от руки. Для того, что бы можно было отследить   увеличение или уменьшения, например, количества студентов, ушедших в академический отпуск по сравнению с предыдущим годом, нам необходимо автоматизировать процесс учета движения контингента студентов.

В связи с этим целью  данной курсовой работы является создание приложения в Excel, позволяющее осуществить полную автоматизацию рассматриваемого процесса.

Задачи, выполняемые в ходе написания работы:

1. формирование базы данных, на основе которой осуществляется генерирование данных в различные документы;
2. выполнение операций для автоматического заполнения документов;
3. формирование отчетов движения контингента студентов за 2011-2012гг.;

 

 

 

 

1 Описание предметной области

 

Уфимский государственный  авиационный технический университет (УГАТУ) — ведущий и крупнейший вуз Уфы и Республики Башкортостан, центр отечественной науки и культуры, один из старейших университетов региона, победитель конкурса инновационных образовательных программ вузов. Сегодня УГАТУ - это современный центр образования, науки и культуры. Шесть факультетов: авиационных двигателей (ФАД); авиационно-технологических систем (ФАТС); авиационного приборостроения (ФАП); информатики и робототехники (ФИРТ); общенаучный (ОНФ), защиты в чрезвычайных ситуациях (ФЗЧС) и Институт экономики и управления (ИНЭК) ведут набор студентов. Желающих поступить в УГАТУ огромное множество, но, как и каждого вуза у него есть ограничения по набору абитуриентов. Для того, что бы было удобнее рассчитывать количество студентов для набора на первый курс, необходимо владеть данными за предыдущий год, автоматизация данного процесса позволит сократить время на поиски данной информации, а также не возникнет необходимости задействовать в этом большое количество сотрудников, соответственно это только улучшит производительность труда. Также автоматизация, управления движения численности контингента студентов позволяет контролировать движение денежных средств вуза и исполнение бюджетов.

В вузах большое  внимание в настоящее время уделяется  проблемам управления контингентом обучающихся, но нет ни каких документов, которые бы могли предоставить необходимую информацию об их движении.

 Информацию, которая нам понадобится, для формирования отчетов мы можем получить из приказов, издаваемых университетом, конкретно нас будут интересовать:

- приказы на отчисление за нарушение пункта договора о погашении задолженности по оплате;

- приказы  на отчисление за академическую неуспеваемость;

- приказы на отчисление  по собственному желанию;

- приказы на отчисление  в связи с переводом в другой  вуз;

-приказы на отчисление  в связи с невыходом из академического  отпуска;

- приказы на зачисление, максимальный срок погашения разницы по дисциплинам до следующей экзаменационной сессии. После сдачи разницы формируют приказ допуска к занятиям, затем приказ на зачисление;

- приказы по перемещению  внутри Вуза (перевод с одной  специальности на другую, с одной  формы обучения на другую);

- приказы на предоставление  академического отпуска в связи  призывом на военную службу, по  уходу за ребенком, в связи  большим объемом спортивно-тренировочных  занятий, по медицинским показаниям;

- приказы на восстановление.

Отчет будет формироваться  отдельно по факультетам и в зависимости от формы обучения (Рисунок 1)

Рисунок 1 –  Пример отчета по факультету ОНФ заочной  формы обучения.

База данных с каждым годом будет увеличиваться  и можно будет легко сравнивать количество, например, восстановленных  студентов с предыдущем годом.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Бизнес-процесс при ручном выполнении работы. Определение проблем и пути их устранения

 

Порядок ручного формирования документов по учету движения контингента студентов следующий (рисунок 2):

1. в ручную информация по приказам сортируется по факультетам, затем по форме обучения и по содержанию приказов;
2. суммируется количество студентов по содержанию приказов;
3. в готовый шаблон от руки выписываются все данные (факультет, форма обучения, год, количество студентов).

Основные недостатки ручного заполнения вышеперечисленных документов заключаются в следующем:

1. в первую очередь, трудоёмкость и однообразность выполняемой работы.
2. длительность заполнения необходимых документов также является существенным недостатком ручного выполнения работы.
3. Данные отчеты предоставляют также информацию о движение денежных средств, а наличие ошибок может в корне изменить ситуацию.
4. возможны несоответствия количества вакантных мест на факультете.

При совершении таких ошибок необходимо затрачивать дополнительное время для установления точных сведений.

Поэтому необходимо создать приложение в Excel, которое  позволило бы быстро и безошибочно подсчитать и оформить интересующие нас сведения.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рисунок 2 –  Схема бизнес-процесса при ручном выполнении работ

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3. Бизнес-процесс при автоматизации процесса учета движения контингента студентов УГАТУ

 

Для выполнения работы по учету количества студентов  быстрее и качественнее создадим приложение в Excel.

 Проанализировав  структуру всех необходимых документов  можно автоматизировать процесс  их заполнения, так как изменяются  только те строки, в которые  вносятся названия факультетов, форма обучения и интересующий нас год.

Для заполнения всех необходимых документов в университете необходимо создать базу данных по годам с информацией перечисленной выше, взятой из статей приказов.

Автоматизации процесса формирования отчета по учету движения контингента студентов состоит из следующих этапов:

1. обрабатывается входная информация, а именно статьи приказов;
2. она вводится в базу данных;
3. в соответствии с необходимым документом, происходит автоматический пересчет количества студентов, задействованных в данной категории (отчисленные, восстановленные, ушедшие в академический отпуск, вышедшие из академического отпуска, количество переведенных)
4. осуществляется автоматическое заполнение отчета (Рисунок 3).

 

 

 

 

Рисунок 3 – Схема бизнес-процесса при автоматизации работы.

4 Пошаговое  выполнение работы

 

Для того, что  бы наглядно увидеть картину движения студентов за два года 2011-2012гг. мы автоматизируем данный процесс с помощью функций Microsoft Excel:

1. На первом этапе создаем входные данные, которые необходимы для заполнения  форм отчетов (рис. 4).

 

Рисунок 4 – Входные данные.

 

Так как входных  данных много, мы воспользуемся инструментом «Заливка» и зальем названия столбцов разные цвета для удобства отнесения совокупности колонок к типу заполняемой формы отчетов, таким образом, придадим зрительное разделение. Также для удобства закрепим область, что бы одновременно видеть на экране сроку заголовков и последние столбцы (окно - закрепить область)

2. Поочередно создадим бланки заполняемой формы, на отдельных листах. Рассмотрим пример формы заполнения отчета о количестве отчисленных студентов. Форма создается путем изменения параметров ячеек, а также с помощью применения стандартных инструментов, редактирования страницы (Рисунок 5).Оставим пустыми ячейки для заполнения информации из базы входных данных.

Рисунок 5- Форма  отчета о количестве отчисленных студентов

3. Для того, что бы автоматизировать процесс заполнения отчета необходимо создать счетчики отдельно для факультетов и отдельно для форм обучения и списки (Рисунок 6).

Рисунок 6 –  Счетчик уникальных наименований факультетов.

В отдельном столбце каждому факультету присваивается номер для упрощения работы, аналогичная процедура проводится и для форм обучения. Таким образом, с помощью установленного счетчика, данные будут автоматически вноситься в отчет.

Для установления списка необходимо на панели инструментов выбираются данные – проверка данных – тип данных – список и выбирается область с наименованием факультетов или форм обучения (Рисунок 7).

 

Рисунок 7 –  Установление списка.

4. Рядом с отчетами составляем список факультетов и для каждого прописываем формулу: =ЕСЛИ(МАКС(ДВССЫЛ("'"&$F$28&"'!A:A"))<СТРОКА(номер строки);"";ВПР(СТРОКА(номер строки);ДВССЫЛ("'"&$F$28&"'!A:G");4)), формула смотрит на номер строки, в которой она находится, ищет такой же номер в счетчике из баз данных и берет название факультета (Рисунок 8).

Рисунок 8 –  Установление названий факультетов.

 

5. На данном этапе необходимо распечатать данную форму, но для этого необходимо совершить множество команд для выполнения данной задачи. Для того, что бы избежать этого, необходимо автоматизировать данный процесс с помощью записи макроса печати.

Выделим область  для печати, затем на панели инструментов выбираем: разметка страниц – область  печати – задать. Прежде чем отправить документ на печать, необходимо осуществить предварительный просмотр (печать - предварительный просмотр), если все нормально, приступаем к записи макроса, для этого выбираем на панели инструментов вид – макрос - запись макроса, дадим ему имя «Печать1» и включаем запись макроса. Когда наш отчет вышел на печать останавливаем запись макроса. На странице создаем кнопку, отражающую запись макроса.

Применим данный алгоритм к созданию остальных документов, а именно отчет о количестве отчисленных, отчет о количестве ушедших в  академический отпуск, восстановившихся, вышедших из академического отпуска и для общего свода данных по факультетам. На каждом документе, также отразим текущую дату, с помощью формулы: =СЕГОДНЯ()(Рисунок 9).

Рисунок 9 – Установление текущей даты.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

Автоматизация бизнес - процессов предприятия позволяет оптимизировать работу организации в каждом из аспектов ее деятельности.

Автоматизация процесса учета движения контингента студентов становится удобным инструментом, необходимым для оперативного анализа, необходимой для принятия каких- либо решений. Таким образом, автоматизация бизнес-процессов предприятий позволяет не только совершенствовать процесс решения задач, но и создавать все условия для более качественного и эффективного управления.

Основной целью  автоматизации бизнес-процесса является уменьшение трудозатрат и времени на поиск необходимой информации. Экономия в процессе автоматизации достигается за счет уменьшения рутинного ручного труда, что ведет к увеличению производительности труда.

Таким образом, было разработано приложение в Excel, позволяющее автоматизировать процесс формирования таких документов как:

1) отчет о количестве отчисленных студентов;

2) отчет о количестве студентов ушедших в академический отпуск;

3) отчет о количестве студентов вышедших из академического отпуска;