Анализ организации управления персоналом ДГУП «Рыбницкая почта»

 Информационная система служит связующим звеном между хозяйственной деятельностью и людьми, принимающими решения.

Рис.1. Информационная система отдела кадра

Информационная система должна обладать следующими требованиями:

 гибкостью  к изменениям; живучестью – способность функционировать при выходе из строя отдельных частей; расширяемостью – быстрое и пДГУП ”Рыбницкая почта” занимается следующими   основными  видами деятельности:   оказание услуг почтовой связи на территории соответствующей административно- территориальной единицы ПМР; обработка отправлений по всем категориям предоставляемых почтовых услуг; заключение и выполнение договоров по доставке местных периодических подписных изданий, прием подписки стран СНГ, ПМР и их доставка; обработка входящих и исходящих переводов и их контроль; доставка и вручение всех видов почтовых отправлений; осуществление расчетов за почтовый обмен по заключенным договорам.

А также и неосновными видами деятельности:

        а) коммерческая деятельность:

         -осуществление рекламной деятельности;

         -закупка и реализация товаров  народного потребления и продукции  производственно – технического  назначения;

         -коммерческая и посредническая  деятельность;

         -ксерокопирование  

        б) транспортные услуги;

        в) прием платежей  от юридических и физических  лиц на основании договоров, заключенных  с третьими лицами.

Предприятие состоит из следующих структурных подразделений:

– бухгалтерия;

– отдел планирования и маркетинга;

– участок доставки и обработки страховой почты;

– участок распространения печати;

– отел кадров;

– касса;

– отделения связи и др.

Рассмотрим деятельность отдела кадров с целью лучшего понимания сущности  всех элементов данной предметной области: ресурсов и потоков данных, входных и выходных документов, рождающихся в данном подразделении.

Отдел кадров ДГУП “Рыбницкая почта” является самостоятельным структурным подразделением предприятия, подчиненный непосредственно его руководителю. К кадрам управления относят ту часть работников организации, которая выполняет какие–либо функции в системе управления  этой организацией. Работа  отдела кадров связана с накоплением большого количества информации.

В состав типовых функций отдела кадров входит:

• разработка, оформление, обеспечение использования и хранения

     штатного расписания  организации;

• документирование оформления приема, увольнения, перевода, перемещения работников, предоставления им отпусков в соответствии с трудовым законодательством;
• ведение учета личного состава работников организации, оформление личных дел, внесение в них новых данных, характеризующих работника и т.д.

 Информационная система служит  связующим звеном между хозяйственной  деятельностью и людьми, принимающими  решения.

Рис.1. Информационная система отдела кадра

Информационная система должна обладать следующими требованиями:

 гибкостью  к изменениям; живучестью – способность  функционировать при выходе из  строя отдельных частей; расширяемостью  – быстрое и простое добавление  новых  функций, услуг.

1.1    Обоснование предметной области                                                          Рис. 3. Диаграмма декомпозиции первого уровня

Такое построение диаграммы декомпозиции соответствует разделению ИС ОУ на четыре подсистемы. Каждая из представленных на диаграмме деятельностей в свою очередь может быть детализирована. Декомпозиция работ первого уровня  приводит к созданию диаграмм декомпозиции второго уровня.

Так для процесса «Обслуживание клиентов» (рис.4.) можно выделить следующие работы:

                  – «Оформление подписки»,

                 – «Учет денежных переводов»,

                 – «Прокат книг» 

                 – «Розничная торговля».

Глава 2.    Разработка автоматизированного рабочего места инспектора отдела кадров «Рыбницкая почта»

 

1. Назначение, основные задачи разработки АРМ

 

Автоматизированное рабочее место (АРМ) можно определить как комплекс информационных ресурсов, программно-технических и организационно-технических средств индивидуального и коллективного пользования, объединенных для выполнения определенных функций профессионального работника управления [].

С помощью АРМ специалист может обрабатывать тексты, посылать и     принимать сообщения, хранящиеся в памяти ЭВМ, организовывать и вести личные архивы документов, выполнять расчеты и получать готовые результаты в табличной и графической форме.

Для каждого объекта управления нужно предусмотреть автоматизированные рабочие места, соответствующих их функциональному назначению. Однако принципы создания АРМ должны быть общими: системность, гибкость, устойчивость, эффективность [].

Согласно принципу системности АРМ следует рассматривать как системы, структура которых определяется функциональным назначением.

Принцип гибкости означает приспособляемость системы к возможным перестройкам благодаря модульности построения всех подсистем и стандартизации их элементов.

Принцип устойчивости заключается в том, что система АРМ должна выполнять основные функции независимо от воздействия на нее внутренних и внешних, возможных факторов. Это значит, что неполадки в отдельных ее частях должны быть легко устранимы, а работоспособность системы – быстро восстановима.

Эффективность АРМ следует рассматривать как интегральный показатель  уровня реализации приведенных выше принципов, отнесенного к затратам по созданию и эксплуатации системы.

Функционирование АРМ может дать численный эффект только при условии правильного распределения функций и нагрузки между человеком и машинными средствами обработки информации, ядром которых является ЭВМ. Лишь тогда АРМ станет средством повышения не только производительности труда и эффективности управления, но и социальной комфортности специалистов.

Создание автоматизированного рабочего места преследует следующие цели:

– сокращение трудозатрат на выполнение типовых информационных процессов предметной области: сбора, регистрации, передачи данных по различным каналам связи, хранение, поиск и выдача информации, обработка с использованием средств вычислительной техники;

– сокращение численности управленческого персонала;

– внедрение новых информационных технологий, существенно изменяющих условие и характер деятельности управленческого персонала и позволяющих принимать обоснованные и эффективные решения;

– создание и дальнейшее совершенствование автоматизированных информационных систем, обеспечивающих повышение эффективности систем управления предметной областью;

– повышение качества информации для принятия управленческих решений.

Наиболее эффективной организационной формой использования ПЭВМ является создание на их базе АРМ конкретных специалистов (экономистов, статистиков, бухгалтеров, руководителей), поскольку такая форма устраняет психологический барьер в отношениях между человеком и машиной [].

Автоматизированное рабочее место должно отвечать следующим требованиям:

– своевременное удовлетворение информационной и вычислительной потребности специалиста;

– минимальное время ответа на запросы пользователя;

– адаптация к уровню подготовки пользователя и его профессиональным запросам;

– простота освоения приемов работы на АРМ и легкость общения, надежность и простота обслуживания;

– возможность быстрого обучения пользователя.

Создание автоматизированного рабочего места может осуществляться в различных масштабах - от отдельных информационных процессов и процедур обработки данных, задач или комплексов задач управления до создания функционально полных автоматизированных информационных систем.

Обобщенная схема АРМ представлена на рис. 1.

 

 

Рис . Схема автоматизированного рабочего места.

 

Общее программное обеспечение (ПО) обеспечивает функционирование вычислительной техники, разработку и подключение новых программ. Сюда входят операционные системы, системы программирования и обслуживающие программы.

Профессиональная ориентация АРМ определяется функциональной частью ПО (ФПО). Именно здесь закладывается ориентация на конкретного специалиста, обеспечивается решение задач определенных предметных областей.

При разработке ФПО очень большое внимание уделяется вопросам организации взаимодействия “человек-машина”. Пользователю интересно и увлекательно работать на ЭВМ  только в том случае, когда он чувствует, что он занимается полезным, серьезным делом. В противном случае его ждут неприятные ощущения. Непрофессионал может почувствовать себя обойденным и даже в чем-то ущемленным только потому, что он не знает неких “мистических” команд, набора символов, вследствие чего у него может возникнуть глубокая досада на все программное обеспечение или служителей культа ЭВМ.

Первыми появились программные средства для автоматизации труда технического персонала, что обусловлено, вероятно, большой формализацией выполняемых ими функции. Наиболее типичным примером являются текстовые редакторы (процессоры). Они позволяют быстро вводить информацию, редактировать ее, сами осуществляют поиск ошибок, помогают подготовить текст к распечатке. Применение текстовых редакторов позволяет значительно повысить производительность труда машинисток.

Специалистам часто приходится работать с большими объемами данных, с тем, чтобы найти требуемые сведения для подготовки различных документов. Для облегчения такого рода были созданы системы управления базами данных: СУБД, ORACLE и др. СУБД позволяет хранить большие объемы информации, и, что самое главное, быстро находить нужные данные. Так, например, при работе с картотекой постоянно нужно перерывать большие архивы данных для поиска нужной информации, особенно если карточки отсортированы не по нужному признаку. СУБД справиться с этой задачей за считанные секунды.

Большое число специалистов связано также с обработкой различных таблиц, так как в большинстве случаев экономическая информация представляется в виде табличных документов. КЭТ (крупноформатные электронные таблицы) помогают создавать подобные документы. Они очень удобны, так как сами пересчитывают все итоговые и промежуточные данные при изменении исходных. Поэтому они широко используются, например, при прогнозировании объемов сбыта и доходов.

Достаточно большой популярностью в учреждениях пользуются программные средства АРМ для контроля и координации деятельности организации,  где вся управленческая деятельность описывается как совокупность процессов, каждый из которых имеет даты начала, конца и ответственных исполнителей. При этом деятельность каждого работника увязывается с остальными, таким образом, создается план – график работ.

Важную роль в учрежденческой деятельности играет оперативный обмен данными, который занимает до 95% времени руководителя и до 53% времени специалистов [].

В настоящее время наблюдается тенденция к созданию так называемых интегрированных пакетов, которые вмещают в себя возможности и текстовых редакторов, и таблиц, и графических редакторов. Наличие большого числа различных программ для выполнения в сущности одинаковых операций – создания и обработки данных обусловлено наличием трех различных основных видов информации: числовой, текстовой и графической. Для хранения информации чаще всего используются СУБД, которые позволяют соединять все эти типы данных в единое целое.

 

 

 

 

 

 

2.2 Выбор средств для реализации  программного продукта

 

VisualFoxPro  5.0 является системой управления  реляционными базами данных, которые  в наше время являются наиболее  распространенными и фактически  стали  промышленным стандартом [7].

VisualFoxPro – это  визуально программируемый  язык, управляемый по событиям и в полной мере соответствующий новым требованиям, предъявляемым к современным средствам проектирования.

В нем имеются несколько уровней разработки приложений. При необходимости  данная программная среда позволяет в кратчайшее время разработать простое приложение, для этого существуют средства быстрой разработки приложений, которые представлены многочисленными мастерами для создания форм, отчетов, почтовых этикетов и многого другого. Если данных средств будет недостаточно, существуют конструкторы для создания форм отчетов, меню, запросов [8].

Преимущества Visual FoxPro:

           - обеспечение высокой скорости  поиска необходимой информации, несмотря на ее огромный объем. Пользователь таких баз данных  может выполнить поиск по любому  интересующему его параметру;