Учёт и анализ деятельности торговых организаций

Изменения в учетной политике предприятия и причины этих изменений, а также оценка последствий этих изменений в стоимостном выражении  раскрываются в бухгалтерской документации обособленно.

2. Бухгалтерский учёт  деятельности торговых организаций

2.1 Учёт поступления товаров

Как и любые другие операции в бухгалтерском учете, операции, связанные с оборотом товара, должны подтверждаться первичными документами. Относиться к оформлению документов, связанных с поступлением и выбытием товара, следует очень внимательно, так как здесь напрямую затрагивается  материальная сторона деятельности торговой организации.

Следует начать с того, как  товар попадает на склад торговой фирмы.

Партия товара должна сопровождаться соответствующим документом, в котором  должны содержаться наименование поставщика и покупателя, их адреса, наименование поставляемого товара, единицы измерения  товара, его количество, цена и стоимость  товара, а также подписи ответственных  представителей поставщика и покупателя, заверенные печатями. Возможно отсутствие печати покупателя в том случае, если товар получает представитель  покупателя по доверенности. Регламентирующим документом по этому вопросу являются «Методические рекомендации по учету  и оформлению операции приема, хранения и отпуска товаров в организациях торговли» (утв. письмом Роскомторга  от 10 июля 1996 г. № 1-794/32-5). Ответственность за оформление, своевременную передачу для отражения в бухгалтерском учете и достоверность сведений, содержащихся в первичных документах, несут лица, создавшие и подписавшие эти документы. Формы первичных учетных документов определяются и устанавливаются торговой организацией в соответствии с применяемой ею системой учетной документации в соответствии с Альбомом форм первичной учетной документации в торговле и общественном питании, утвержденным Приказом Минторга РСФСР от 28 ноября 1988 г. № 229. Первичные документы заполняются чернилами или ручкой от руки, а также на печатных устройствах. При применении в организации компьютерного учета первичным документом служит созданный в бухгалтерской программе документ, распечатанный на бумажном носителе. Распечатка документа на бумажном носителе для покупателя производится поставщиком за свой счет. Помарки и подчистки, любые не читаемые исправления в первичных документах не допускаются. Исправления в документах производятся зачеркиванием неправильной информации и внесением соответствующей надписи над зачеркнутым текстом (или цифрами). Исправления должны быть оговорены в самом документе и удостоверены подписями соответствующих лиц. Как правило, первичные документы составляются, как минимум, в двух экземплярах (для покупателя и поставщика). В этом случае исправления вносятся одновременно во все экземпляры документа.

Движение товара от поставщика к покупателю сопровождается товаросопроводительными  документами, предусмотренными условиями  поставки товаров и правилами  перевозки грузов. Это могут быть такие документы, как товарная накладная, товарно-транспортная накладная, счет, счет-фактура, железнодорожная накладная.

Одна и та же товарная накладная выступает и как  приходный, и как расходный документ. Для поставщика накладная служит документом, обосновывающим выбытие  товаров, а для покупателя та же накладная  является основанием для оприходования  товара. Накладная выписывается материально  ответственным лицом организации-поставщика при отгрузке товаров со склада. Обязательными реквизитами накладной  являются номер и дата составления  документа, наименование поставщика и  покупателя, наименование (краткое  описание) товара, количество в единицах измерения, цена за единицу товара, общая сумма отпущенного товара с учетом налога на добавленную стоимость. Накладная подписывается со стороны  поставщика материально ответственным  лицом, сдавшим товар, а при приеме товара – материально ответственным  лицом со стороны покупателя, принявшим  товар.

Как уже говорилось выше, документ должен быть заверен круглыми печатями поставщика и покупателя. Подпись покупателя на накладной  является подтверждением того, что  товар принят в количестве, ассортименте и по ценам, которые указаны в  накладной. Предъявить претензии к  поставщику по поводу каких-либо расхождений  между фактически полученным товаром  и данными накладной после  того, как документ подписан покупателем, практически невозможно. Исключение составляют случаи, когда количественные или качественные недостатки товара не могут быть обнаружены при первоначальном осмотре. Например, при правильно  указанном количестве больших запечатанных упаковок (коробок) покупатель расписывается  в накладной за их прием, а при  вскрытии коробок обнаруживается недовложение.

Товарно-транспортные и железнодорожные  накладные могут быть использованы как приходные документы на товар  в случаях, когда доставка товара осуществляется автомобильным или  железнодорожным транспортом. Товарно-транспортная накладная состоит из товарного  и транспортного разделов. К ней  могут прилагаться и другие документы, следующие с грузом. К железнодорожной  накладной могут также прилагаться  упаковочные листы и спецификации; в этом случае в накладной делается соответствующая отметка. При транспортировке товара в железнодорожных контейнерах оформляется накладная на перевозку груза в универсальном контейнере.

Как упоминалось выше, Методические рекомендации по учету и оформлению операции приема, хранения и отпуска  товаров в организациях торговли допускают оприходование товара по счету и счету-фактуре.

Счет-фактура (форма 868а) выписывается при наличии большого перечня  товаров. Второй документ, упоминаемый  в Методических рекомендациях по учету и оформлению операции приема, хранения и отпуска товаров в  организациях торговли, это счет (форма 868). По содержанию он должен быть аналогичен счету-фактуре. Счет является основанием для оплаты товаров.

Однако на практике при  приеме товара чаще всего используются именно товарные и товарно-транспортные накладные, в том числе накладная  формы Торг-12. Использование остальных  вышеуказанных документов рекомендуется  только в случаях, когда сопровождение  товара товарной накладной не представляется возможным, например, при междугородней  доставке товаров.

Как уже говорилось, накладная  заверяется подписями материально  ответственных лиц с обеих  сторон и круглыми печатями. Если прием  товара осуществляется не на складе покупателя, доверенное лицо покупателя должно при  получении товара предъявить документ, удостоверяющий личность, и доверенность на получение товара. В этом случае реквизиты доверенности заносятся  в накладную, а сама доверенность прикладывается к экземпляру накладной  поставщика и хранится вместе с ней. При невыполнении этих требований операция отгрузки и приемки товара не считается должным образом оформленной и может быть опротестована.

Проверка соответствия количества, номенклатуры и качества товара при  поступлении на склад покупателя осуществляется путем внешнего осмотра  и подсчета. Если при приемке товара обнаруживаются расхождения, они должны быть внесены в товаросопроводительный документ в соответствии с требованиями, предъявляемыми к внесению исправлений  в первичные документы.

Исправления подтверждаются подписями материально-ответственных  лиц поставщика и покупателя, причем ответственным лицом от покупателя выступает сотрудник, непосредственно  принимающий товар, а от продавца (если сотрудник, выписывавший накладную, не сопровождает груз) – экспедитор или другое лицо, сопровождающее товар до склада покупателя.

Поступивший товар приходуется  на счет 41 «Товары», который предназначен для обобщения информации о наличии  и движении товарно-материальных ценностей, приобретенных в качестве товаров  для продажи. Торговые организации  на счете 41 учитывают также тару (как покупную, так и собственного производства). Тара, служащая для хозяйственных (производственных) нужд самого предприятия, учитывается либо на счете 01 «Основные  средства», либо на счете 10 «Материалы».

Если торговая организация  принимает товары на ответственное  хранение, они должны учитываться  на забалансовом счете 002 «Товарно-материальные ценности, принятые на ответственное  хранение». Комиссионные товары учитываются  на забалансовом счете 004 «Товары, принятые на комиссию».

К счету 41 действующий План счетов бухгалтерского учета рекомендует:

1. субсчет 1 «Товары на складах»;
2. субсчет 2 «Товары в розничной торговле»;
3. субсчет 3 «Тара под товаром и порожняя»;
4. субсчет 4 «Покупные изделия».

При необходимости исходя из специфики своей деятельности организация может открывать  и другие субсчета.

Если товар поступает  непосредственно в розничную  торговлю, например, если торговая организация  небольшая и состоит из одного розничного магазина, разделение на рекомендуемые  субсчета 41.1 и 41.2 обычно не производится.

Поступление товара отражается по дебету счета 41, а его выбытие  – по кредиту счета 41. Счет 41 «Товары» корреспондирует со следующими счетами (табл. 1).

Таблица 1.

Товары (а также тара), поступившие на склад организации, отражаются по дебету 41 счета в корреспонденции  со счетом 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» по стоимости  их приобретения. Некоторые предприятия  розничной торговли ведут учет товара по продажным ценам, а не по покупным. В этом случае при поступлении  товара одновременно с записью дебет  счета 41 и кредит счета 60 делается запись по дебету счета 41 и кредиту счета 42 «Торговая наценка» на разницу  между покупной стоимостью товара и  его стоимостью по продажным ценам.

При признании выручки  от продажи в бухгалтерском учете  предприятия стоимость товара списывается  с кредита счета 41 в дебет счета 90 «Продажи». В случаях, когда выручка  от продажи товара не может быть признана в бухгалтерском учете  сразу, до момента ее признания товары списываются с кредита счета 41 в дебет счета 45 «Товары отгруженные».

В учетной политике предприятия  должен быть закреплен способ учета  товаров. Учет товаров может вестись  несколькими способами:

1. по покупным ценам;
2. по фактической себестоимости;
3. по учетным ценам;
4. по продажным ценам.

Как правило, по покупным ценам  товары учитываются на предприятиях оптовой торговли, а организации  розничной торговли могут применять  в зависимости от своей учетной  политики учет товаров как по фактической  себестоимости (непосредственно на счете 41), так и по продажным ценам (с использованием счета 42). На практике учет по продажным ценам применяется  не часто, а наиболее распространенным способом является учет по фактической  себестоимости.

2.2 Учёт расчетов с поставщиками  и покупателями.

Любая торговая организация, даже самая небольшая, ведет учет расчетов с поставщиками и покупателями. Расчет с покупателями ведется и  в случае оптовой торговли (безналичный  расчет) и в случае розничной (наличный расчет через кассу). Что касается расчетов с поставщиками, следует  иметь в виду, что, кроме поставок товара, без чего, естественно, не обойтись ни оптовому, ни розничному торговому  предприятию, существует и ряд поставок, не имеющих отношения непосредственно  к товару. Это и оказание (поставка) разнообразных услуг, в числе  которых, например, коммунальные платежи  и приобретение оборудования и других материальных ценностей, предназначенных  не для продажи, а для обеспечения  деятельности предприятия.

Для учета расчетов с покупателями используется счет 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками». Он предполагает ведение  аналитического учета по каждому  счету, предъявленному покупателем, а  при наличии расчетов по плановым платежам – по каждому покупателю. План счетов бухгалтерского учета предлагает вести аналитический учет расчетов с покупателями таким образом, чтобы  обеспечивать возможность получения  наиболее полных данных по покупателям  и заказчикам по расчетным документам, срок оплаты которых не наступил; покупателям  и заказчикам по не оплаченным в  срок расчетным документам; авансам  полученным; векселям, сроку поступления  денежных средств по которым не наступил; векселям, дисконтированным (учтенным) в банках; векселям, по которым денежные средства не поступили в срок. План счетов не предлагает конкретного разделения по субсчетам, торговая организация открывает их самостоятельно, исходя из особенностей своей хозяйственной деятельности, и отражает в приказе об учетной политике предприятия. Такой подход вполне обоснован, так как торговой организации или индивидуальному предпринимателю, специализирующимся на розничной торговле и получающим оплату за товар исключительно наличными средствами через кассу, разумеется, нет необходимости предусматривать для счета 62 субсчета для учета, например, расчетов по векселям. Им так же нет необходимости вести учет по каждому покупателю, так как в случае розничной торговли покупатель (потребитель) в бухгалтерском учете обезличен. Чаще всего на практике для учета расчетов с покупателями в розничной торговле используется обезличенный контрагент «Частное лицо». Представьте себе, во что превратилась бы покупка буханки хлеба или пачки сигарет, если бы учет расчетов с покупателями в розничной торговле велся бы по каждому покупателю в отдельности.

В то же время торговое предприятие, занимающееся оптовой или оптово-розничной  торговлей, должно будет вести аналитический  учет по счету «Расчеты с покупателями и заказчиками» уже в разрезе  каждого контрагента, а также  в разрезе каждого договора, если с одним и тем же покупателем  заключено несколько договоров, предполагающих разные условия поставки, ассортимент товара и т. д. Нередко торговые организации, занимающиеся преимущественно розничной торговлей, но продающие товар в рассрочку (в кредит без привлечения банков и других кредитных организаций) либо по предварительным заказам, сталкиваются с проблемой отслеживания платежей по каждому покупателю, с которым заключен договор купли-продажи подобного рода. Это относится, например, к предприятиям, осуществляющим торговлю бытовой техникой, мебелью и т. д. Например, покупатель делает заказ на мебельный гарнитур, который будет выполнен лишь через несколько дней из-за необходимости доставить товар из другого города, и делает первоначальный взнос (аванс) за товар, на который сделан заказ. В этом случае имеет смысл вести аналитический учет, во-первых, по конкретному покупателю, несмотря на то, что он является частным лицом, и, во-вторых, по авансам полученным. Конечно, ведение аналитического учета на первый взгляд является более трудоемким, но в дальнейшем именно оно облегчает ведение учета по счету 62 в целом. Подобный аналитический учет помогает также отследить движение товара, поступление денежных средств, а при необходимости и выявить задолженность конкретного покупателя в случае неоплаты или неполной оплаты товара. Это, кстати, и один из способов борьбы с хищениями, особенно если каждая продажа такого рода «привязана» и к определенному продавцу (менеджеру, иному материально ответственному лицу, отвечающему за выполнение заказа).