Учет расчетов с поставщиками , покупателями и заказчиками

     Отсюда  риск того, что первичная документация может быть не признана в качестве подтверждающей, если будут какие-либо сомнения в правильности оформления документов и их комплектности. Факторы риска, а также возможность разного рода злоупотреблений обусловливают необходимость предварительного исследования системы первичного учета на участке расчетов с поставщиками и подрядчиками. Такой анализ позволяет более подготовлено подойти к проведению основных процедур по данному разделу учета, а также обоснованно определить объемы выборки и способы отбора элементов в проверяемую совокупность. Кроме того, предварительный анализ системы первичного учета даст возможность оценить качество первичной учетной документации, которая будет использоваться в качестве доказательств.

     Исследование  системы первичного учета строится по следующей схеме (Таблица 3.2).

        На основании проведенного исследования  составляются план и программа проверки, определяются объемы выборки на отдельных участках учета в рамках данного раздела и способы отбора элементов проверяемой совокупности. 
 

     Таблица 3.2 - Оценка состояния системы первичного учета     

                                                                                                                        Окончание таблицы 3.2

           Рассмотрим процедуры, которые могут присутствовать в зависимости от результатов в организации присутствует вся первичная документация по всем поступившим ценностям и всем оказанным услугам за отчетный период. Проверяя полноту отражения приобретенных работ, услуг, можно использовать информацию о типичном «наборе» услуг, предоставляемых проверяемой организацией за определенный период, полученную, например, в результате устного опроса или просмотра учетных регистров за предыдущие периоды.

     При этом нужно сверить данные первичных  приходных документов с договорами и на поставку с тем или иным поставщиком. Затем необходимо проверить наличие счетов-фактур от поставщиков по каждой конкретной сделке по журналу регистрации счетов-фактур. После этого необходимо сверить полученные данные с данными складского учета или с информацией от каналы поступления документов, ведется ли их централизованная регистрация и т.д. Полезно также ознакомиться с перечнем постоянных и разовых контрагентов предприятия, причем документам последних уделить особое внимание.

     Проверка  законности первичной учетной документации, оформляющей операции по расчетам с поставщиками и подрядчиками. Цель проведения данной процедуры – получение достаточного количества доказательств того, что весь массив первичной учётной документации имеет юридическую силу (т.е. соблюдены все требования к оформлению документации). К проверке документации, оформляющей операции, по которым были обнаружены расхождения, следует подойти с особой тщательностью. По результатам проведения данной процедуры можно выявить общий уровень соблюдения правил оформления документов по данному участку и, выявив нарушения, отразить их в акте проверки. Информация по тем операциям, где документов нет либо они оформлены неверно (отдельные реквизиты отсутствуют либо в документах есть исправления), обязательно должна быть учтена при дальнейшей проверке отражения этих операций на счетах учета.

     Проверка  соблюдения за движением конкретного  документа и исполнением сроков его создания и обработки. Если графиков документооборота нет или они подготовлены формально, то появляется риск того, что некоторые первичные документы могут отсутствовать или быть утеряны, будут приняты к учету (т.е. проверены и обработаны) несвоевременно, например в следующем отчетном периоде, а также риск приписок и прочих злоупотреблений. Следовательно, на документацию, на которую нет графиков документооборота или если эти графики реально не работают, при проведении следующей процедуры нужно обратить особое внимание.

     Проверка реальности дебиторской и кредиторской задолженности. Цель этой процедуры – достижение уверенности в том, что задолженности контрагентов и задолженности перед контрагентами числятся на счетах учета в реальных значениях. Данная процедура – одна из важнейших в проверке расчетов с поставщиками и подрядчиками, так как операции с кредиторской задолженностью и погашением ее наличными денежными средствами представляют расчетов), так и очень сложные, которые почти невозможно вскрыть при помощи проверки, когда мошенничество осуществляется по взаимной договоренности должностных лиц обеих сторон сделки в целях обеспечения неверных кассовых выплат. Следует убедиться также в том, что за проверяемый период не было случаев перекрытия кредиторской задолженности перед одним контрагентом дебиторской задолженностью другого. Кроме того, суммы кредиторской задолженности с истекшим сроком исковой давности должны быть своевременно списаны на внереализационные доходы организации.

     Проверка  расчетов по неотфактурованным поставкам. С помощью этой процедуры проверяется отражение на счетах учета операций по получению ТМЦ (работ, услуг) от сторонних организаций, не подтвержденных в течение определенного срока первичными документами. Отсутствие подтверждающих документов выявляется в ходе проведения проверки системы первичного по ценам и на условиях, предусмотренных договором. Надлежит убедиться в том, что истребование документов по неотфактурованным поставкам производится в организации в разумные сроки. В случае неотфактурованных поставок, по которым подтверждающие документы отсутствуют достаточно долгое время (имеется в виду, что на момент составления отчетов – налоговых и финансовых – документы еще не поступили), нужно убедиться в том, что входящий НДС по таким поставкам не был принят к возмещению. Если же подтверждающие документы поступили и имеются расхождения в ценах и номенклатуре, то следует проверить правильность корректировки сумм по соответствующим позициям на счетах бухгалтерского учета, которые к моменту поступления документов уже были списаны на затраты проверяемого периода. Если корректировке подлежат данные за предыдущие отчетные периоды, то целесообразно также проверить правильность корректировки соответствующих налоговых и финансовых документов, приложенных к претензии и исковым заявлениям, должен быть доказательным, в частности в нем должны присутствовать, как минимум, претензионный расчет, коммерческий акт об установленном расхождении в количестве и качестве при приемке ТМЦ (в качестве – при приемке выполненных работ, оказанных услуг), претензионное удостоверение о полномочии участников количественной и качественной выбраковки, документы, подтверждающие произведенные расходы, стоимость которых возмещается за счет поставщика. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     3.7 Особенности учета расчетов в условиях автоматизации 

     В настоящее время необходимость  компьютеризации бухгалтерского учета  в такой важной отрасли экономики, как АПК, является очевидной.  К  этому принуждают: потребность в  оперативном обеспечении достоверной  информацией руководства предприятий, быстроменяющиеся экономические условия, а также усложняющаяся бухгалтерская отчетность. Опыт показывает, что именно па стадии внедрения автоматизированной формы бухгалтерского учета выявляются и устраняются многие недостатки в учете.

     Необходимо отметить низкий процент полной или комплексной автоматизации учета, который в целом составляет 7,5%, в том числе в промышленности — 11,5%, в сельском хозяйстве — 4,4%.

     Причины крайне низкого уровня автоматизации  учета предприятий сельскохозяйственного профиля следующие:

     — отсутствие проекта, отражающего специфику  бухгалтерского учета в сельском хозяйстве. Поэтому сельскохозяйственные предприятия вынуждены нести  значительные финансовые издержки, связанные  с необходимостью индивидуальной разработки проекта, его внедрения и дальнейшего сопровождения, что не под силу многим из них;

     — невозможность внедрения на многих предприятиях проекта, позволяющего обеспечить комплексную автоматизацию, ввиду  отсутствия современных технических  средств, способных обеспечить информационный обмен между автоматизированными местами специалистов, ведущих тот или иной участок учета;

     — отсутствие персонала, который имеет  достаточную квалификацию в области  информационных технологий и мог  бы сопровождать программное обеспечение;

     — ограниченность финансовых средств, направляемых руководством сельскохозяйственного предприятия на автоматизацию бухгалтерского учета, и др.

     Важным  условием скорейшей и относительно недорогой автоматизации учета  является применение современного тиражируемого программного обеспечения, максимально учитывающего особенности учета в АПК, и крупномасштабное внедрение его специализированными организациями (информационно-вычислительными центрами). Первым шагом в этом направлении стала задача выбора программного обеспечения, удовлетворяющего предъявляемые требования.  Проведена большая работа по изучению доступных пользователю программных продуктов. При этом оценивались возможность адаптировать их под специфику сельскохозяйственного предприятия, стоимость базового варианта, желание фирмы участвовать в совместной разработке и т. д.

     На  предприятиях АПК используются программные  средства семейства "Анжелика", основные причины использования которых:

     1) отечественная разработка, максимально  учитывающая белорусское законодательство и получившая признание у многих пользователей;

     2) опыт внедрения фирмой-разработчиком  систем автоматизации бухгалтерского  учета и отчетности на сельскохозяйственном  предприятии, который был оценен  жюри республиканского конкурса  бухгалтерских программ как лучшая программа для применения в сельском хозяйстве;

     3) приемлемые условия для представителей, занимающихся продвижением программных  средств семейства "Анжелика", со стороны фирмы-разработчика: цена, техническая поддержка, оперативность  в решении вопросов;

     4) программные средства в виде  отдельных блоков, охватывающих конкретные участки бухгалтерского учета, каждый из которых можно использовать как отдельно, так и во взаимосвязи друг с другом, получая в результате не только всевозможные промежуточные расчеты (расчет себестоимости, затрат и т. п.), но и сводную бухгалтерскую отчетность;

     5) постоянно расширяющийся перечень  программных средств семейства  "Анжелика". Последние разработки  — это автоматизированный склад  запасных частей, ведение автоматизированного  учета сдачи в аренду помещений,  автоматизация работы диспетчера по автоперевозкам и т. д.;

     6) разработка все программных средств  семейства "Анжелика" под операционную  систему "Windows", что обеспечивает  пользователю дополнительные удобства  в работе по сравнению с  DOS, взаимоувязка между собой,  экономичность с точки зрения ресурсов компьютера, понятный интерфейс для пользователя, документация.  

     Необходимо  отметить, что автоматизация бухгалтерского учета на уровне предприятия не решает проблемы обеспечения своевременной  и достоверной информацией органы государственного управления. Для решения этой проблемы требуется системный подход на уровне Минсельхозпрода прежде всего за счет применения программно-технических комплексов, обеспечивающих процесс сбора, передачи, контроля и накопления соответствующей информации, разработанных с использованием современных информационных технологий.