Учет производственных запасов организации

Материалы собственного изготовления, отходы производства, материалы, оставшиеся от ликвидации основных средств, и т. п. при поступлении на склад  оформляют однострочными или  многострочными накладными на внутреннее перемещение материалов. Накладные  выписывают цехи-сдатчики в 2-х экз. Один служит основанием для списания материалов с цеха-сдатчика, второй направляется на склад, где используется в качестве приходного документа.

Подотчетные лица приобретают материалы за наличные деньги. Документом, подтверждающим стоимость  приобретенных материалов, является товарный счет или акт (справка), составляемый подотчетным лицом. В этом документе  подотчетное лицо излагает содержание хозяйственной операции с указанием  даты, места покупки, наименования и  количества материалов и цены. В  акте (справке) отражают также данные паспорта продавца товара. Этот акт (справка) прилагается к авансовому отчету подотчетного лица.

Оформление расхода  материальных запасов. Материалы отпускают  со склада на производственное потребление, на сторону, для переработки, на реализацию излишних и неликвидных запасов. Порядок оформления отпуска материалов зависит от организации производства, периодичности отпуска материалов и др. Расход отпускаемых материалов ежедневно оформляют лимитно-заборными  картами, которые выписывают в 2-х  экземплярах на один или несколько  видов материалов, как правило, сроком на один месяц. Могут быть квартальные  и полугодовые с отрывными  месячными талонами на фактический  отпуск. В лимитно-заборных картах указывают  вид операций, номер склада, отпускающего материалы, цех-получатель, шифр затрат, номенклатурный номер и наименование отпускаемых материалов, единицу  измерения и лимит месячного  расхода материалов, который исчисляют  в соответствии с производственной программой и нормами расхода. Один экземпляр лимитно-заборной карты  вручают цеху-получателю, другой остается на складе. Кладовщик записывает количество отпущенного материала и остаток  лимита в обоих экземплярах карты  и расписывается в карте цеха-получателя. Представитель цеха расписывается  в получении материалов в карте, которая остается на складе.

Материалы со склада отпуск в пределах установленного лимита, отпуск сверхлимитных материалов или  замена одного материала другим при  отсутствии материала на складе оформляют  выпиской отдельного акта-требования на замену (дополнительный отпуск) материалов. При замене в лимитно-заборной карте  заменяемого материала делают запись: «Замена, смотри требование № __" и  уменьшают остаток лимита.

Неиспользованные  и возвращенные на склад материалы  записывают в лимитно-заборную карту  без оформления документов.

Если материалы  отпускают не часто, то отпуск оформляют  однострочными или многострочными накладными-требованиями на отпуск (внутреннее перемещение). Требования выписывают цехи-получатели в 2-х экз. Один (с распиской кладовщика) остается в цехе, второй (с распиской  получателя) остается у кладовщика.

Отпуск материалов сторонним организациям или подразделениям своей организации, расположенным  за его пределами, оформляют накладными на отпуск материалов на сторону. Накладные  выписывает отдел снабжения в 2-х  экземплярах на основании нарядов, договоров и других документов.

Вместо первичных  документов по расходу материалов можно  использовать карточки складского учета. Представители цехов-получателей  расписываются в самих карточках  складского учета в получении  материалов. При этом в карточках  проставляют шифр производственных затрат для последующей группировки  записей по объектам калькуляции  и статьям затрат. Это совмещение расходных документов и карточек складского учета уменьшает объем  учетной работы и усиливает контроль за соблюдением норм складских запасов.

Отпуск материалов на производство продукции и оказание услуг в небольших организациях осуществляется без оформления специальных  документов. Фактически израсходованные  материалы по видам отражаются в  актах или отчетах о выпуске  и реализации готовой продукции. Акты составляют подекадно работником организации, ответственным за приемку, хранение и реализацию продукции. Акт  утверждается руководителем организации  и служит основанием для списания материалов.

В определенные дни документы по приходу и  расходу материалов сдают в бухгалтерию  предприятия по реестру приемки-сдачи  документов, который составляют в 2-х  экземплярах. Первый сдают в бухгалтерию, второй с распиской бухгалтера остается на складе.

Учет  на складах и в  бухгалтерии

Учет производственных запасов на складе ведет заведующий складом (кладовщик), который является материально ответственным лицом. С кладовщиком по установленной  форме заключается типовой договор  о полной индивидуальной материальной ответственности. Если в штатном  расписании предприятия должность  заведующего складом отсутствует, его обязанности могут быть возложены  на любого работника организации (с  его согласия) с обязательным заключением  договора об индивидуальной материальной ответственности. От занимаемой должности  кладовщик может быть освобожден только после сплошной инвентаризации ТМЦ и передачи ценностей по соответствующему акту.

На каждый номенклатурный номер материалов кладовщик заполняет  материальный ярлык и прикрепляет  его к месту хранения определенного  материалов. В ярлыке указывается  наименование материала, номенклатурный номер, единица измерения, цена и  лимит наличия материалов.

Движение и  остатки материалов учитываются  в карточках складского учета материалов. Для этого на каждый номенклатурный номер открывают отдельную карточку, учет ведут только в натуральном выражении. (Такой учет называют сортовым.) Карточки открывают в бухгалтерии и записывают в них номер склада, наименование материала, марку, сорт, профиль, размер, единицу измерения, номенклатурный номер, учетную цену и лимит. Потом карточки передают на склад и кладовщик заполняет колонки прихода, расхода и остатка материалов. Кладовщик делает запись в карточках на основании первичных документов в день совершения операций. После каждой записи выводят остаток материалов, благодаря чему склад располагает оперативными сведениями о состоянии запасов материалов. Если остаток материалов выше или ниже нормы запасов, заведующий складом обязан сообщить об этом в отдел снабжения.

Вести учет материалов можно также в книгах сортового  учета, при этом они должны содержать  те же реквизиты, что и карточки складского учета.

Вместо карточек складского учета применяются систематически составляемые машинограммы-ведомости  движения и остатков материалов. В  них на основании первичных документов отражаются те же данные, что и в  карточках складского учета. Машинограммы используются для контроля за движением  и состоянием материалов на складе.

Первичные документы  после записи данных в карточки складского учета передают в бухгалтерию. Лимитно-заборные карты передают по мере использования  лимита, но не позднее 1-го числа следующего месяца. Сдача документов оформляется  реестром, в котором указывают  наименование и номера сдаваемых  документов.

В цехах, имеющих  кладовые, материально ответственные  лица составляют месячные отчеты об остатках и движении материалов в подотчете  и представляют их в бухгалтерию. В отчетах даются сведения об остатках материалов на начало месяца, о расходе  и остатке на конец месяца. В  отчетах мастеров на заводах, кроме  фактических расходов материалов указывают  и расход материалов по норме. Нормативный  расход материалов вычисляют в бухгалтерии, где производят и таксировку отчета.

При использовании  материальных отчетов отпадает необходимость  в составлении других документов на расход материалов, упрощается учет материалов в подотчете, поскольку  в качестве регистров аналитического учета используются отчеты материально  ответственных лиц.

Для учета производственных запасов в бухгалтерии есть несколько  вариантов. Так, в бухгалтерии открывают  на каждый вид и сорт материалов карточки аналитического учета, в них  на основании первичных документов записывают операции по поступлению  и расходу материалов. (Эти карточки отличаются от карточек складского учета  тем, что учет материалов в них  ведут не только в натуральном, но и в денежном выражении.) По окончании  месяца по данным всех карточек составляют сортовые количественно-суммовые оборотные  ведомости аналитического учета  и сверяют их с оборотами и  остатками на соответствующих синтетических  счетах и данными карточек складского учета.

Второй вариант  учета: все приходные и расходные  документы группируют по номенклатурным номерам и в конце месяца подсчитанные по документам итоговые данные о поступлении  и расходе каждого вида материалов записывают в оборотные ведомости, которые составляют в натуральном  и денежном выражениях по каждому  складу отдельно в разрезе соответствующих  синтетических счетов и субсчетов. В этом варианте трудоемкость учета  заметно уменьшается, поскольку  отпадает необходимость ведения  карточек аналитического учета. Однако учет сам по себе громоздкий, так  как в оборотную ведомость  приходится записывать сотни номенклатурных номеров материалов.

Более прогрессивным  считается оперативно-бухгалтерский (сальдовый) метод учета материалов. Бухгалтерия не дублирует складской  сортовой учет ни в отдельных карточках  аналитического учета, ни в оборотных  ведомостях, а использует в качестве регистров аналитического учета  карточки складского учета материалов, которые ведутся на складах. Периодически (ежедневно или не реже 1 раза в  неделю) работник бухгалтерии проверяет  правильность произведенных кладовщиком  записей в карточках складского учета и подтверждает их на карточках  своей подписью. В конце месяца заведующий складом (или работник бухгалтерии) переносит количественные данные об остатках на 1-е число месяца по каждому  номенклатурному номеру материалов из карточек складского учета в ведомость  учета остатков материалов на складе (без оборотов прихода и расхода). После проверки и визирования  работником бухгалтерии ведомость  остатков передают в бухгалтерию, где  остатки материалов таксируют по твердым учетным ценам и выводят  их итоги по отдельным учетным  группам материалов и в целом  по складу. Сальдовый метод учета  материалов наиболее эффективный, особенно при ручной обработке учетных  данных. При использовании компьютеров  все необходимые регистры – групповые  оборотные ведомости, ведомости  остатков, сальдово-сличительные ведомости  – составляются на машинах.

Синтетический и аналитический  учет производственных запасов

Синтетический учет производственных запасов ведется  на синтетических счетах 10 «Материалы», 11 «Животные на выращивании и  откорме», 12 «Малоценные и быстроизнашивающиеся предметы», 13 «Износ малоценных и быстроизнашивающихся предметов», 14 «Переоценка материальных ценностей», 15 «Заготовление и приобретение материалов», 16 «Отклонение в стоимости  материалов».

На синтетических  счетах учет материальных ценностей  ведется по фактической себестоимости  или по учетным ценам. При учете  материалов по фактической себестоимости  в дебет материальных счетов относятся  все расходы по их приобретению. При поступлении материалов дебетуют материальные счета 10 «Материалы» или 12 «Малоценные и быстроизнашивающиеся предметы» и кредитуют следующие  счета:

• 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» – на стоимость поступивших материалов со всеми наценками сбытовых и снабженческих организаций и транспортно-заготовительными расходами, включенными в счета поставщиков, в т. ч. выплата процентов за приобретение в кредит, предоставленный поставщиком;
• 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» – на стоимость услуг, оплачиваемых чеками транспортным организациям;
• 71 «Расчеты с подотчетными лицами» – на стоимость материалов, оплаченных из подотчетных сумм;
• 23 «Вспомогательные производства» – на расходы по доставке материалов собственным транспортом и на фактическую себестоимость материалов собственного производства;
• 20 «Основное производство» – на стоимость возвратных отходов;
• другие счета.

Для синтетического учета производственных запасов  используется классификация материалов по их роли в производственном процессе. Каждая группа материалов учитывается  на соответствующем счете и субсчете. Для этого Планом счетов предусмотрены  следующие счета:

Активный счет 10 «Материалы», который имеет следующие  субсчета:

• 10-1 «Сырье и материалы»
• 10-2 «Покупные полуфабрикаты и комплектующие изделия, конструкции и детали»;
• 10-3 «Топливо»;
• 10-4 «Тара и тарные материалы»;
• 10-5 «Запасные части»;
• 10-6 «Прочие материалы»;
• 10-7 «Материалы, переданные в переработку на сторону»;
• 10-8 «Строительные материалы»;