Учет поступления материалов

При исследовании учета материалов были использованы следующие нормативные документы:

1. Положение  по бухгалтерскому учету «Учетная  политика организации». Утверждено  постановление Минфина РБ от 17.04.2002 г. №62. Положение устанавливает основы формирования (выбора  и обоснования)  и раскрытия (придания гласности) и изменения учетной политики  организации. Положение является элементом системы нормативного регулирования бухгалтерского учета в Республике Беларусь и должно применяться с учетом других нормативных актов по бухгалтерскому учету [6].

2. Положение  о приеме товаров по количеству  и качеству. Утверждено постановлением  кабинета Министров Республики  Беларусь от 26.04.1996г. №285 [7]. Положение регулирует  отношения  юридических  лиц, независимо от    их    организационно-правовой    формы    и   формы собственности, и физических лиц -  предпринимателей,  осуществляющих свою деятельность без образования юридического лица, по приобретению товара, созданию  условий  для  его  сохранности,  своевременной   и правильной приемки   по   количеству   и   качеству,  кроме  товара, приобретаемого для личного (домашнего, семейного) пользования. Нормы  Положения могут  применяться при  приемке товара  по   количеству  и  качеству   по  договорам  купли-продажи, поставки, контрактации. Положение  применяется  в  случаях,  когда  актами законодательства, нормативно-технической документацией или договором между продавцом и покупателем не  установлен  иной  порядок  приемки товара по количеству и качеству.

3. Положение  о порядке учета поступления,  хранения и расходования горюче-смазочных  материалов. Утверждено постановлением  Министерства финансов Республики  Беларусь от 15.05.2002г. №74 [8]. Положение разработано в целях усиления контроля за эффективным  использованием  по  целевому  назначению и сохранностью горюче-смазочных  материалов  и является обязательным для исполнения государственными  организациями,  иными организациями, имеющими долю государственной собственности.

4. Инструкция о порядке бухгалтерского учета материалов, незавершенного производства, готовой и отгруженной продукции организаций промышленности. Утверждена постановлением Минфина, Минэкономики РБ от 31.12.2003 г. №191/263. Настоящая инструкция устанавливает особенности бухгалтерского учета сырья и материалов, покупных полуфабрикатов и комплектующих изделий. Топлива, тары и тарных материалов, запасных частей, спецоснастки, незавершенного производства, готовой и отгруженной продукции в отдельных организациях промышленности [9].

Также этому  вопросу уделяют большое внимание зарубежные и отечественные ученые, такие как:

1. Н.И.Ладутько  Бухгалтерский учет в промышленности. В настоящем издании изложен  порядок ведения бухгалтерского  учета в промышленности в соответствии  с новым Типовым планом счетов  бухгалтерского учета, действующим  законодательству и нормативными  актами [1].

2. Палий  В.Ф. Международные стандарты  учета и финансовой отчетности. В учебнике излагаются основные  характеристики и содержание  всех 34 международных стандартов  финансовой отчетности, которые  действовали по состоянию на 1 января 2003 года [2].

3. В.И.  Стражев Анализ хозяйственной деятельности в промышленности, учебник. С учетом изменений в законодательстве рассмотрена методика анализа хозяйственной деятельности промышленных предприятий всех форм собственности: финансовых результатов и финансового состояния предприятия, основных факторов, обеспечивающих эти результаты и др. показаны способы обобщения и оценки резервов, выявленных посредством анализа, а также источники информации [10].

Из всего  сказанного можно сделать вывод, что нашей стране создана достаточная нормативная база, регулирующая учет поступления материальных ресурсов, также этому вопросу уделяют внимание зарубежные и отечественные ученые. К тому же нормативная документация постоянно пересматривается, обновляется и изменяется.

2. Документальное оформление и учет поступления материалов и расчетов с поставщиками и подрядчиками

2.1. Документальное оформление поступления  материалов

Материальные  ценности поступают в ОДО «ПромСтройГарант» от поставщиков по договорам купли-продажи, поставки, иным договорам в соответствии с действующим законодательством; от списания пришедших в негодность основных средств (металлолом, запасные части, драгметаллы: лом серебра, золото и другое); приобретаются через подотчетных лиц, закупивших материалы в порядке наличного расчета; путем приходования излишков, выявленных при инвентаризации.

Для выполнения производственной программы организация  определяет потребность в материальных ресурсах и приобретает их. На поставку материалов организация сначала отправляет поставщику заявку       (приложение 1), если поставщик согласен и может выполнить заказ, то затем заключается договор с поставщиком, который определяет права, обязанности и ответственность сторон по поставкам продукции. Контроль за выполнением плана материально-технического обеспечения по договорам, своевременностью поступления и приходования материалов осуществляет отдел материально- технического снабжения.

При предварительной  оплате за приобретаемые ценности организация-покупатель сначала производит оплату путем  перечисления денежных средств платежными поручениями, а затем поставщик отгружает ценности покупателю.

При централизованной доставке материалов автомобильным  транспортом поставщик выписывает товарно-транспортную накладную формы  ТТН-1, которая служит основанием для приходования материальных ценностей в организации.

Для получения  материалов со склада поставщика, уполномоченному  лицу выдаются соответствующие документы  и доверенность на получение материалов формы № 2. Оформление доверенностей  производится в соответствии с законодательством. Доверенность оформляется на компьютере в одном экземпляре, где верхняя  часть доверенности отдается экспедитору, а нижняя часть (корешок) доверенности остается в бухгалтерии. В доверенности указывается полное название организации-покупателя, его адрес и реквизиты, организации (организации-поставщика), его адрес, дата выдачи, фамилия, имя, и отчество агента и его паспортные данные, а также наименование приобретаемых  материальных ценностей. Доверенность подписывается лицом ее получившим, главным бухгалтером, ставиться на ней печать и утверждается директором или лицом на то уполномоченным. Разовые доверенности выписываются на срок до 10 дней, а постоянные до 1 года. Доверенности действительны при предъявлении паспорта. Неиспользованные доверенности подлежат возврату и аннулированию. Выдачу доверенностей регистрируют в журнале учета выданных доверенностей. Данный журнал в ОДО «ПромСтройГарант» имеет типичную форму и реквизиты и заполняется вручную.

Принятые  материалы доставляются на склад  организации и сдаются материально  ответственному лицу. Здесь их тщательно  проверяют на соответствие количества, ассортимента и качества данным, указанным  в сопроводительных документах. При  отсутствии расхождений поступившие  материальные ценности приходуются  на склад в соответствующих единицах измерения путем заполнения Журнала входного контроля (приложение 2) , который содержит следующие реквизиты: дата поступления; наименование, марка продукции; номер ТТН; ед. измерения; количество; изготовитель; поставщик; номер и дата выдачи документа о качестве; количество проверенной продукции в %;  кол-во забракованной продукции по внешнему виду и т.д.

Когда поступают  однородные грузы от одного и того же поставщика несколько раз в  течение дня, их приходуют общей  массой в целом за день.

Когда материальные ценности от поставщиков поступают  прямо в цех, они отражаются в  учете как принятые на склад и  переданные в цех.

В случае если количество и качество прибывших  материалов не совпадает с данными  сопроводительных документов, то они  должны приниматься комиссией по Рекламационному акту (приложение 3). Рекламационный акт составляется в двух экземплярах с обязательным участием материально ответственного лица и представителя отправителя (поставщика) или представителя незаинтересованной организации (по согласованию с поставщиком). Он утверждается руководителем организации или лицом, на то уполномоченным. Один экземпляр передается в бухгалтерию организации для учета движения материальных ценностей, а второй - отделу материально-технического снабжения для предъявления претензии поставщику (виновнику). Также для регистрации расхождений ведется Журнал учета рекламаций (приложение 4), который содержит следующую информацию: дата, № ТТН, наименование изделия, причины брака, количество забракованных изделий, принятые меры.

На склад  поступают также материалы их цеха и подразделений своей организации (отходы, полученные от ликвидации (списания) основных средств и другие). Они приходуются на склад по накладным-требованиям на отпуск (внутреннее перемещение) материалов. Накладные-требования составляются в двух экземплярах материально ответственными лицами цехов (подразделений), которые сдают ценности. Один экземпляр остается у сдатчика цеха (подразделения) и служит основанием для списания ценностей, а второй (по которому они приходуются) - у получателя (склада, цеха).

Подотчетные лица приобретают материальные ценности, в организациях торговли, других организациях за наличные деньги. Документами, подтверждающими  стоимость приобретенных материалов, являются товарная накладная, товарный чек (приложение 5), счет, или составляемый подотчетным лицом акт (справка), в котором излагается содержание хозяйственной операции с указанием даты покупки, наименования, количества материалов, цены и другие записи. Акт (справку) прилагают к авансовому отчету подотчетного лица. К товарному чеку обязательно прикладывается чек кассового аппарата.

На излишки, выявленные при инвентаризации, оформляется  сличительная ведомость на основании  инвентаризационной описи, составленной по результатам инвентаризации. Излишки  материалов передаются на склад по накладной на внутреннее перемещение.

Для учета  поступления материальных ценностей  в ОДО «ПромСтройГарант» установлена программа 1С Предприятие, которая обеспечивает быструю разноску документов по приходу материалов - товарно-транспортных накладных (приложение 6). Обработка ТТН заключается в следующем: накладная на материальные ценности, поступившая с другими приходными документами в бухгалтерию предприятия, проверенные бухгалтером, разносится в компьютер. В документ ТТН на ПК вводится: номер ТТН по которой разносится приход, дата оформления ТТН, наименование организации поставщика (выбирается из справочника торговых партнеров), затем ниже в строке отмечается ФИО материально-ответственного лица получившего груз, номер доверенности и дата ее выписки. Далее из справочника материальных ценностей выбирается соответствующее наименование материала по накладной, с указанием номера карточки складского учета на данные материальные ценности и номер счета, затем заносится количество, цена изготовителя, учетная цена, ставка НДС, где есть НДС, после чего автоматически выбивается сумма НДС и закрывается документ, т.е. документ принят к учету.

Поступившие материальные ценности от подотчетных  лиц по товарным чекам, счетам-фактурам и т.д. в магазинах, торговых организациях также подлежат разноске на ПВЭМ, аналогично ТТН, только отличается тем, что в  строке «Наименование организации» выбирается из справочника «Продано за наличный расчет».

В целях  эксплуатации транспортных средств организация приобретает необходимые горюче-смазочные материалы. Организация не имеет собственных заправочных станций, поэтому заключен договор № 5400189 от 01.03.2002г. с Барановическим филиалом РУП «Белорустнефть» на приобретение горюче-смазочных материалов с использованием электронных карт. Каждому водителю выдана электронная карта, по которой в соответствии с заключенным договором, автозаправочная организация в счет ранее перечисленных денежных средств обеспечивает отпуск горюче-смазочных материалов.

По окончании  месяца автозаправочная организация  представляет потребителю горюче-смазочных  материалов отчет о количестве и  стоимости отпущенных нефтепродуктов и оказании услуг, в котором указываются  количество и стоимость отпущенных в течении месяца горюче-смазочных материалов в разрезе номеров электронных карт, а также остатков денежных средств на начало и конец месяца.

В конце  месяца бухгалтерия делает сальдовую  ведомость, в которой показывается остаток на начало и конец месяца, а также обороты за месяц в  суммовом выражении.

Одним из трудоемких процессов в начальной  стадии организации бухгалтерского учета является документирование хозяйственных  операций. Если бы можно было совместить процесс учета приходных ордеров  и оформление накладных на отпуск материалов с автоматическим занесением этих данных в складскою книгу, то процесс переписывания из одного документа в другой был бы исключен. Следовательно, основным направлением совершенствования в ОДО «ПромСтройГарант» является заполнение документов с помощью средств автоматизации в процессе совершения хозяйственной операции. Необходимо упростить первичные документы, совместив их с машинными носителями. 

2.2. Учет поступления материалов  и расчетов с поставщиками  и подрядчиками

Согласно  Учетной политике ОДО «ПромСтройГарант»  для обобщения информации о наличии и движении принадлежащих организации материальных ценностей предназначен активный синтетический счет 10 “Материалы”, который имеет 11 субсчетов:

1) сырье  и материалы;

2) покупные  полуфабрикаты и комплектующие  изделия, конструкции и детали;

3) топливо;