Учет поступления материалов

 

Введение 

Чем бы организация  ни занималась – бизнесом или некоммерческой деятельностью, для обеспечения  этой деятельности понадобится имущество, называемое материалами.

Материалы – это предмет труда или   часть имущества организации которые: а)используется в процессе производства продукции, выполнения работ, оказания услуг;

б) предназначены  для продажи;

 в) используется  для управленческих нужд организации;

В бухгалтерском  учете стоимость использованных материалов целиком включается в  стоимость продукции организации.

• 1.1      Классификация материалов

 

В зависимости  от экономической роли и от отношения  к операционному циклу организации  материалы принято подразделять на следующие группы: 1)сырье и основные материалы;

2)вспомогательные  материалы; 

3)отходы (возвратные  материалы);

4)инвентарь и хозяйственные принадлежности.

 При необходимости  можно выделить и другие группы  материалов. 

Сырье и основные материалы – это предметы труда, из которых изготавливается продукт. Они расходуются прямо пропорционально количеству выпускаемой продукции.

Разделение между  сырьем и основными материалами  определяется традицией употребления этих понятий. Сырьем принято называть продукцию сельского хозяйства  и добывающей промышленности, а материалами  – продукцию обрабатывающей промышленности.

Разновидностью  основных материалов можно считать  покупные полуфабрикаты – основные материалы, которые прошли определенные стадии обработки, но еще не стали  готовой продукцией. 

Вспомогательные материалы  - используются для воздействия на сырье и основные материалы, для придания продукту определенных свойств и облегчения процесса производства. Расход вспомогательных материалов может быть не связан напрямую с количеством выпускаемой продукции.

Деление материалов на основные и вспомогательные зачастую носит условный характер. С точки  зрения рациональности бухгалтерского учета к вспомогательным материалам удобно относить материалы, которые, по сути, являются основными, но расходуются  на производство единицы готового продукта в небольших количествах.

Из группы вспомогательных  материалов выделяются следующие подгруппы:

Топливо – это материал,  который подразделяется на технологическое (для технологических целей), двигательное (т. е. горючее для двигателей) и хозяйственное (на отопление).

Тара  и тарные материалы – это предметы, используемые для упаковки, транспортировки и хранения различных материалов и продуктов. К таре относятся мешки, ящики, коробки, бочки, банки.

Запасные  части – это материалы, которые используются для ремонта и замены износившихся деталей машин и оборудования.

Возвратные  отходы производства – это остатки сырья, основных и вспомогательных материалов и покупных полуфабрикатов, которые образовались в процессе их переработки в готовый продукт и утратили свойства исходных материалов, но тем не менее не превратились в мусор.

Другими словами, к возвратным отходам производства относятся остатки сырья, которые  еще обладают некоторой ценностью, т. е. их можно использовать внутри организации  или продать. В частности, к возвратным отходам могут относиться опилки.

Инвентарь и хозяйственные  принадлежности –материалы, которые используются в качестве средств труда в течение не более одного года или не более длительности операционного цикла организации, если длительность цикла превышает один год. Другое название инвентаря и хозяйственных принадлежностей – малоценные и быстроизнашивающиеся предметы (МБП).

Существуют другие способы классификации материалов, например, по техническим свойствам, сортам и размерам, которые могут  показаться более удобными для конкретной организации. Классификация используется для организации системы аналитического учета материалов.

• 1.2 Методы оценки сырья и материалов

Материалы принимаются  к бухгалтерскому учету по фактической  себестоимости. При поступление в организацию материалы принимаются к бухгалтерскому учету по фактической себестоимости. Фактической себестоимостью материалов, приобретенных за плату, признается сумма фактических затрат организации на приобретение, за исключением НДС.

К фактическим  затратам на приобретение материалов относятся:

1)суммы, уплачиваемые поставщику (продавцу);

2)суммы, уплачиваемые организациям за информационные и консультационные услуги, связанные с приобретением материалов;

3)таможенные пошлины (в случае приобретения материалов у иностранного продавца);

4)невозмещаемые налоги, уплачиваемые в связи с приобретением единицы материалов (НДС является возмещаемым налогом);

5)вознаграждения, уплачиваемые посреднической организации, через которую приобретены материалы;

6)затраты по заготовке и доставке материалов до места их использования, включая расходы по страхованию;

7)затраты по доведению материалов до состояния, в котором они пригодны к использованию в запланированных целях.

Фактическая себестоимость  материалов при их изготовлении самой  организацией определяется исходя из фактических затрат, связанных с  их производством.

Но материалы  одного и того же вида и сорта  могут поступать в организацию  по разной фактической себестоимости: стоимость материалов колеблется в  зависимости от инфляции, общей ситуации на рынке, поставщика, размера приобретаемой  партии и т. д. По разным партиям приобретаемого материала организация может  нести разные дополнительные расхода, например, на доставку. Все это приводит к тому, что разные единицы одного и того же материала, хранящиеся на складе, имеют разную фактическую  себестоимость.

Такие колебания  фактической себестоимости не создают  никаких проблем при отражении  в учете получения материалов. Проблемы появляются позже – при  регистрации отпуска материалов со склада.

Метод учета  материалов по средней себестоимости  является наиболее традиционным для  отечественной бухгалтерии. В этом случае предполагается, что все единицы  материала одного вида и сорта, хранящиеся на складе, совершенно равноценны в  каждый конкретный момент времени. Они  учитываются по одной и той  же цене, которая определяется умножением общей стоимости приобретения хранящихся материалов на общее количество хранящихся материалов. Цена одной единицы материала, полученная расчетным путем, называется средней себестоимостью.

При поступлении  очередной партии материалов на склад  средняя себестоимость материалов пересчитывается.

ПРИМЕР 

Допустим, на складе материалов хранились 120 упаковок шурупов, общая стоимость которых, по оценке бухгалтерии, – 2880 руб. Средняя себестоимость  одной упаковки шурупов составит 2880 руб.: 120 = 24 руб. (Передача в производство любой одной упаковки шурупов  при такой средней себестоимости  оценивалось суммой 24 руб., двух упаковок – 2 ? 24 = 48 руб. и т. д.) На склад материалов поступило 240 упаковок шурупов, общая  фактическая стоимость приобретения которых – 6480 руб. С этого момента  хранящиеся на складе шурупы начинают оцениваться следующими показателями: общая фактическая стоимость  всех шурупов: 2880 + 6480 = 9360 руб., общее  количество упаковок: 120 + 240 = 360, средняя  себестоимость одной упаковки: 9360 руб.: 360 = 26 руб. С этого момента  передача в производство любой одной  упаковки шурупов будет оцениваться  суммой 26 руб., двух упаковок – 2 ? 26 = 52 руб. и т. д.

Метод учета  материалов по средней себестоимости  имеет две разновидности: оперативный  метод средних цен и итоговый метод средних цен. 

Оперативный метод  средних цен предполагает, что  расчет новых средних цен производится сразу же после поступления новой  партии материалов. Списание материалов, которое последует после очередного их поступления, будет производиться  уже по новой учетной цене.

Оперативный метод  средних цен и был рассмотрен в приведенном выше примере.

Итоговый метод  средних цен является упрощенной разновидностью метода учета материалов по средней себестоимости. При использовании  этого метода расчет себестоимости  производится не в реальном времени, а только по завершении месяца или  иного периода времени. Делается допущение, что все поступления  материалов произошли в начале периода, а все расходы материалов –  в конце периода. Соответственно для всех списаний материалов, произошедших в течение периода, устанавливается  единая средняя себестоимость единицы  материала.

Очевидное достоинство  этого метода – простота расчетов, что особенно ценно, если бухгалтерский  учет ведется без использования  хорошей компьютерной программы. Недостаток метода: точное значение учетной стоимости  единицы материала становится известным  только после завершения периода. 

В основе метода оценки по себестоимости первых по времени приобретения материалов (ФИФО, от английского «FIFO – first in – first out») правило, заключенное в его английском названии: первая партия в приход –  первая партия в расход.

Оценка запасов  методом ФИФО основана на допущении, что материалы используются в  течение месяца и иного периода  в последовательности их приобретения (поступления), т. е. материалы, первыми  поступающие в производство, должны быть оценены по себестоимости первых по времени приобретений с учетом себестоимости запасов, числящихся на начало месяца.

Метод ФИФО соответствует  здравому смыслу складской деятельности. Кладовщик обычно старается отпустить  со склада материалы из той партии, которая была получена раньше всех, чтобы материалы не залежались. Ведь материалы портятся от длительного  хранения. И практически у любого материала есть срок годности.

Для бухгалтерии  метод ФИФО значительно сложнее  метода учета по средней себестоимости. Для учета методом ФИФО на каждый вид и сорт материала заводится  специальная карточка учета материалов по партиям их приобретения, с указанием  количества материала и средней  цены единицы материала в каждой партии. При этом бухгалтер должен как бы имитировать поведение  разумного кладовщика. При наступлении  хозяйственного события передачи материала  со склада бухгалтер должен вычесть  количество отпущенных материалов из наиболее ранней партии, отраженной в  карточке учета (или из нескольких наиболее ранних партий, если оставшегося количества материала в самой ранней партии не хватает).

Метод ФИФО не создает  технических проблем при использовании  хорошей компьютерной бухгалтерской  программы. Упомянутая карточка ведется  непосредственно программой и скрытно  от бухгалтера, который только просматривает  результаты расчетов учетной себестоимости. 

Организация может  применять в течение финансового  года один метод оценки по каждому  отдельному виду (группе) материалов.

Рассмотренные методы могут использоваться для  оценки себестоимости не только материалов, но и других однородных объектов бухгалтерского учета, в частности, для оценки себестоимости  объектов учета, которые числятся на счетах 41 «Товары» и 43 «Готовая продукция».  
 
 

Глава 2. Учет поступления материалов.

• 2.1 Документарное оформление поступления материалов.

 

Материалы могут  поступать в организацию из внешнего мира: как от деловых партнеров  – поставщиков при посредничестве других организаций – перевозчиков, так и через работников организации  – подотчетных лиц. Но иногда материалы  могут образовываться в самой  организации, например, в результате ликвидации ее имущества, пришедшего в  негодность. 

Факт поступления  материалов должен оформляться документом, на основании которого поступление  материалов регистрируется в бухгалтерском  учете организации.

Если материалы  поступают от поставщика (при посредничестве перевозчика), то типовой порядок  оформления поступления этих материалов будет следующим. Вместе с материалами  поставщик (или перевозчик) передает сопроводительные документы: товарно-транспортную накладную, товарную накладную или  какой-нибудь другой документ. Работник организации, ответственный за приемку  материалов (обычно это сотрудник  структурного подразделения организации  – отдела снабжения), проверяет правильность оформления сопроводительных документов и соответствие поступивших материалов сопроводительным документам.

Кроме того, поступающие  материалы должны сопровождаться счетом-фактурой. Формально он является самостоятельным  документом, но, по сути, представляет собой приложение к основному  сопроводительному документу, в  качестве которого чаще всего выступает  товарно-транспортная накладная. В  счете-фактуре дублируется информация основного сопроводительного документа.

Если никаких  расхождений между составом материалов и документом работник организации  не обнаружил, то он подписывает от лица организации сопроводительный документ (который присутствует при  грузе как минимум в двух экземплярах) и один экземпляр оставляет себе.